Универсальная платформа СЭД-ECM-BPM-CMS. Специалисты «ДоксВижн» рассказали о преимуществах одноименного решения в условиях кризиса

Бизнес-завтрак «Оптимизация бизнеса в условиях кризиса» провела в Петербурге компания «ДоксВижн». Это первое мероприятие из серии «Автоматизация внутренних бизнес-процессов компании – зачем, когда и так все работает?», которая подразумевает формат круглого стола, живое общение и максимальное взаимодействие участников. Перед аудиторией выступили президент «ДоксВижн» Владимир Андреев и руководитель направления «ДоксВижн» Алексей Рождественский, кейсы представили инженер по АСУП «НТФФ «Полисан» Евгений Коноплев и начальник отдела систем управления неструктурированной информацией ОАО «Кировский завод» Елена Ващенко.

В рамках серии мероприятий «Автоматизация внутренних бизнес-процессов компании – зачем, когда и так все работает?» «ДоксВижн» предлагает рассмотреть, как с помощью автоматизации управления и бизнес-процессов повысить контроль исполнительской дисциплины, скорость и качество работы сотрудников, производительность труда, построить эффективную интеграцию филиалов и удаленных офисов в других городах для экономии ресурсов и ускорить бизнес-процессы. «Наш прежний опыт проведения мероприятий показал, что говорить о СЭД как о СЭД особого смысла уже не имеет - заказчик понимает, что это такое, предложений и информации очень много. Поэтому мы решили проводить целенаправленные мероприятия, рассчитанные на небольшие аудитории, где можно глубоко погрузиться в проблему и показать возможности использования СЭД за границами традиционного применения. Это, например, специализированные процессы, BPM, ситуативный менеджмент. Мы хотим показать, что платформа DocsVision обладает возможностями внесения в инсталляционную базу компонентов, которые повышают эффективность ее использования», - сообщил президент «ДоксВижн» Владимир Андреев.

На бизнес-завтраке «Оптимизация бизнеса в условиях кризиса» Владимир Андреев выступил перед аудиторией с докладом «Автоматизация управления и внутренних процессов: делаем бизнес эффективным». «Для традиционного управления документами есть масса решений, но я не буду говорить об этом. Весь цикл данных семинаров – рассказ о том, какое место СЭД может занять в ИТ-структуре предприятия и помочь в кризис. Китайский иероглиф слова «кризис» имеет две составляющие: «опасность» и «возможность», и сколько раз мы переживаем кризис – столько раз он дает нам новый стимул. В частности, сейчас мы видим, что на фоне кризиса интерес к нашей системе не снижается, и мы знаем, почему. В кризис бюджеты на ИТ смещаются с развертывания железа на оперативные задачи ПО, кризисный период – это не складирование денег в сундуке, а эффективное их расходование. Снова на рынке появляется понятие Workflow и BPM, но мы должны обеспечивать некую стратегию: ПО должно обеспечивать возможности развития за границами оперативных задач, а так же быть применимо для решения задач стратегических. В тренде микропоектные системы, покрывающие задачи ситуативного менеджмента, и в этом направлении СЭД может много чего предложить», - начал свое выступление Владимир Андреев.

Спикер уверен: Docsvision – это универсальная платформа СЭД-ECM-BPM-CMS: решение включает полнофункциональный СЭД/ECM и BPM платформу, инструментарий управления задачами, ситуативного управления и динамическими процессами (Case Management) и инструментарий быстрой разработки «документо-центричных» приложений, а также набор готовых типовых кастомизиремых приложений (договоры, совещания, обращения, претенциозно-исковая работа). Все компоненты системы реализуются на единой платформе и все модули связаны между собой.

 Стратегия развития СЭД – от ДОУ к комплексной СЭД/ECM

У Docsvision богатая функциональность работы с задачами в базовой редакции, система обеспечивает автоматическое замещение и делегирование, обработку различной информации в рамках задач, интерфейс оптимизирован для различных видов задач, имеется универсальный доступ к данным с любого мобильного устройства. «Есть большое количество нетрадиционных для СЭД, но по сути документоцетричных задач, таких как бюджетирование, и для их автоматизации СЭД более удобный инструмент, чем ERP», - уверен спикер.

 Легкий клиент Docsvision на мобильном телефоне

 «TOPМенеджер» в Docsvision покрывает все задачи руководителя высшего звена

Новый модуль Docsvision - «Менеджер задач» - это современный «воздушный» интерфейс контроля задач, гибкое управление простыми проектами (микро-проектами, процессами), корпоративная база знаний (сохранение лучших бизнес-практик в виде шаблонов), средства персональной продуктивности согласно методологии Getting Things Done и возможность интеграции с другими источниками задач в организации.

 Дашборд задач и проектов в Docsvision

В части процессов для пользователей Docsvision быстрая автоматизация не требует привлечения разработчиков, есть возможность постепенного наращивания и усложнения процессов, не нужна дополнительная инфраструктура. Полнофункциональный BPM в Docsvision – это готовые функции для документооборота, алгоритмов процессов и интеграции. Мониторинг, декомпозиция, модифицируемость процессов на ходу дают возможность отладки и итеративного проектирования, есть возможность разработки новых функций и скриптов в процессах и бесшовной интеграции. В плане общей инфраструктуры заданий и форм документов у Docsvision гораздо более развитая функциональность инструментария, нежели у систем класса BPM. Процесс в Docsvision можно написать человек без использования кода. Что касается экономической эффективности внедрения СЭД Docsvision, то только на 3 процессах – ознакомления, подготовки и контроля – она может достигать 100 тыс. рублей в месяц, резюмирует Владимир Андреев.

 Элементы модели процесса Docsvision

Руководитель направления «ДоксВижн» Алексей Рождественский в своем выступлении напомнил, что «ДоксВижн» работает на российском рынке СЭД более 14 лет, за это время система DocsVision получила более 1000 внедрений в различных отраслях, наибольший процент приходится на госсектор (34 %), нефтегаз (15 %), финансы, банки и страхование (13 %).«Что нас выделяет – так это то, что мы осуществляем внедрения преимущественно через наших партнеров, которых сейчас в России и СНГ уже 116. Такого числа партнеров нет ни у одного нашего конкурента, если не считать 1С. Мы, как разработчики, курируем наши ключевые проекты и участвуем во внедрениях», - подчеркнул спикер.

 Docsvision в различных отраслях

Далее спикер рассказал про приложения для Docsvision для различных задач бизнеса и провел соответствующие демонстрации. В частности, он представил аудитории такие приложения, как «Управление документами», «Делопроизводство», «Менеджер задач», «Управление договорами», «Управление совещаниями», «Обращение граждан».

 Регистрация совещания в DocsVision

 Регистрация исполнения поручений по итогам совещания в DocsVision

Из проектов Алексей Рождественский упомянул внедрение в компании Ferrero. Он отметил, что благодаря DocsVision и использованию технологии штрихкодирования заказчик достиг экономии примерно 4 тыс. человекочасов в день. Автоматизированную обработку первичной документации проходят примерно 600 тыс. документов в год (это товарные накладные, транспортные накладные и прочие формы документов). СЭД помогает работать с информацией о возврате ТН и ТТН, появлении актов несоответствия товара, оперативно предоставлять копии ТН и ТТН по запросу бухгалтерии и сотрудников офиса.

 Docsvision – платформа для автоматизации процессов

Инженер по АСУП «НТФФ «Полисан» Евгений Коноплев рассказал об автоматизации внутренних процессов в компании «Полисан». Предприятие основано в 1992 году и занимается разработкой и внедрением в медицинскую практику инновационных лекарственных средств, входит в топ-10 крупнейших российских производителей лекарственных средств и топ-3 компаний-экспортёров готовых лекарственных средств. Число его сотрудников в Петербурге - порядка 1500 человек.

Docsvision внедряется у данного заказчика с 2005 года, когда было открыто собственное производство компании, удовлетворяющее всем показателям стандарта GMP (Good Manufacturing Practice). Тогда же возникла необходимость в реализации удобного инструмента для управления документацией системы управления качеством. В начале 2007 года было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, также 2007 год ознаменовался реализацией модуля «Управление документацией СМК» на платформе Docsvision. В итоге была повышена эффективность работы с документацией СМК, средняя длительность согласования сократилась с 2 недель до 1-2 дней, были исключены потери документов, решена проблема удаленности структурных подразделений и повышен уровень контроля исполнительской дисциплины.

В дальнейшем с помощью Docsvision были автоматизированы управление канцелярией, согласование договоров и управление ОРД (декабрь 2008 – февраль 2011 года), документация по упаковочным материалам, заявки на билеты, должностные инструкции и заявки в финансовую службу (март 2011 – июнь 2012 года), счета на оплату (март 2013 – декабрь 2013 года), согласование нарядов, документация по валютному контролю, внутренняя документация, планы продаж и производства и заявки в отдел снабжения (январь 2014 – июль 2015 года).

 Контроль исполнительской дисциплины в Docsvision

 Управление документацией по упаковочным материалам в Docsvision

Docsvision интегрирована с Infor ERP LN и 1С: ЗУП в разрезе договоров подряда с физическими лицами. В общей сложности в «Полисан» автоматизировано 14 бизнес-процессов, в системе зарегистрировано 320 пользователей, заведено около 35 тыс. карточек, из них 15 тыс. договоров и приложений к ним. Объем базы данных достиг 80 Гб.

Грамотная организация ведения документации по управлению качеством на платформе Docsvision позволяет заказчику ежегодно успешно проходить аудиты качества. Хранение документации компании в единой информационной базе и разграничение прав доступа к ней значительно уменьшило риск несанкционированного доступа, ушла необходимость организации доставки документов курьером между удаленными структурными подразделениями. Пользователи отмечают интуитивно понятный интерфейс и удобство поиска документов, руководители получили инструмент оперативного принятия управленческих решений и контроля исполнительской дисциплины.

«Таким образом, изначально выбор системы был обусловлен именно необходимостью соответствовать стандартам качества, и мы решали, как это сделать. Теперь мы не сомневаемся: чтобы соответствовать GMP, грамотное ведение документации просто необходимо, и без надежной системы электронного документооборота реализовать это невозможно», - резюмирует Евгений Коноплев. «Действительно, СМК без автоматизации становится профанацией», - подтверждает Владимир Андреев.

Продолжила мероприятие начальник отдела систем управления неструктурированной информацией ОАО «Кировский завод» Елена Ващенко с презентацией «Внедрение электронного документооборота в Группе компаний ОАО «Кировский завод». Она рассказала, что в общей сложности в данной группе компаний работает порядка 5,5 тыс. человек, к Docsvision подключены управляющая компания «Кировский завод» и 10 дочерних организаций.

Необходимость автоматизации документооборота в организации возникла в начале 2008 года – чтоб повысить уровень исполнительской дисциплины сотрудников, ввести четкую процедуру согласования документов (оно проходило без четких регламентов и правил, требовало значительных временных затрат), сформировать электронный архив документов и обеспечить быстрый поиск документа по различным атрибутам. Основными критериями выбора платформы стали открытость системы (возможность своими силами настраивать и развивать систему) и ее отечественное происхождение. По результатам тендера была выбрана СЭД Docsvision, партнером по внедрению - Digital Design.

Проект внедрения системы Docsvision в ГК «Кировский завод» прошел такие этапы, как анализ бизнес-процессов, подготовка постановочной документации по проекту, настройка справочников и мета-данных, настройка шаблонов документов, настройка бизнес-процессов согласно утвержденным схемам, тестирование системы, устранение ошибок и обучение пользователей.

 Внедрение СЭД Docsvision в ДО

К настоящему времени благодаря Docsvision сокращены сроки обработки ОРД, повысилась доступность документов, стал возможным оперативный поиск в электронном архиве, постоянно пополняемая база знаний, поддерживается единый механизм безопасности работы с документами, реализация распоряжений руководителей происходит своевременно. В настоящее время группа компаний работает с версией Docsvision 5.3, в системе около 1000 пользователей, в год регистрируется более 10 тыс. входящих документов, более 3 тыс. исходящих писем, около 5 тыс. договоров. Согласно планам, внедрение системы охватит  все 30 дочерних обществ, в том числе, произойдет запуск Легкого клиента. На вопрос из зала о том, подключены ли к системе акционеры, спикер ответила, что такого направления развития системы нет и не планируется.

 Карточка внутренних документов

Завершился бизнес-завтрак круглым столом, за которым присутствующие обсудили представленные в ходе выступлений кейсы и связанные с развитием проектов задачи.

Отметим, что до недавнего времени «ДоксВижн» работал через партнеров, а теперь и сам выступает в роли интегратора, не только курируя крупные проекты, но и работая с клиентами - в основном, в СЗФО. В связи с этим компания начала активнее контактировать с ИТ-сообществом, в том числе, стала партнером Санкт-Петербургского клуба ИТ-директоров SPb CIO Club (см. новость раздела «Интеграция» от 1 сентября 2015 г.). Серия мероприятий «Автоматизация внутренних бизнес-процессов компании – зачем, когда и так все работает?» – еще одна инициатива «ДоксВижн» в данном направлении.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: ДоксВижн, Тренды в СЭД, Новые технологии в СЭД, Прогнозы в СЭД