В электронном виде, пожалуйста!

Виртуальный документооборот предоставляет все больше возможностей современным предприятиям

Системы электронного документооборота (СЭД) на текущий день способны обеспечить решение значительного числа задач современной компании. Эти задачи уже давно не ограничиваются созданием электронных копий бумажного оригинала документа. Сегодня с помощью СЭД и интернета можно, не выходя из офиса и не потратив ни одного листа бумаги, сдать налоговую декларацию или поучаствовать в тендере на получение государственного заказа. И это далеко не полный перечень возможностей электронного документооборота.

По мнению экспертов, возможности электронного документооборота растут быстрее, чем происходит осознание в их потребности у руководителей бизнеса. "Системы электронного документооборота преимущественно используются крупными компаниями и зачастую для внутренних нужд. В частности, это связано с особенностями менталитета менеджеров предприятий и чиновников. Они морально не готовы отказаться от бумаги, им трудно понять, что нажатие кнопок на компьютере может привести к правовым последствиям и обеспечит юридическую силу документа. Косность мышления имеет место быть", - рассуждает Сергей Смирнов, исполнительный директор некоммерческого партнерства "Разработчики и операторы Систем электронных услуг". Вместе с тем условия для автоматизации многих процессов посредством СЭД созданы. Это и достигший определенного уровня зрелости конкурентный рынок поставщиков систем, и устоявшаяся нормативная база, и даже позиция власти о необходимости перевести государственные услуги в "электронный вид".

Без ЭЦП не обойтись

Электронный документооборот - это единый механизм работы с документами, представленными в электронном виде. Соответственно СЭД - это система, сопровождающая процесс работы с электронными документами. Кроме того, при решении большинства задач СЭД не могут использоваться без электронной цифровой подписи (ЭЦП).

"Электронная цифровая подпись, впрочем, как и обычная рукописная, - это способ подтверждения ответственности подписывающего лица за содержащуюся в документе информацию, - говорит Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании "АйТи". - Для проверки подлинности подписи, поставленной на бумажном документе, необходимо проводить графологическую экспертизу, а ЭЦП проверяется автоматически за микросекунды".

Таким образом, ЭЦП - это просто один из реквизитов электронного документа. Для понимания технологии ЭЦП необходимо привести ряд основных терминов и их определений: ключ подписи, сертификат ключа подписи, удостоверяющий центр, средство электронной цифровой подписи. "Ключ подписи - это число, записанное в машинном коде на магнитном носителе, например на флешке, с помощью которого создается ЭЦП. Сертификат ключа подписи - это своего рода электронное удостоверение, изготавливаемое и выдаваемое удостоверяющим центром, которое закрепляет факт владения физическим лицом ключом подписи. С помощью сертификата ключа подписи проверяется созданная в документе ЭЦП, - объясняет Сергей Смирнов. - Удостоверяющий центр - организация, которая изготавливает, выдает и управляет сертификатами ключей подписи пользователей, а средство ЭЦП - это средство криптографической защиты информации, с помощью которого создается и проверяется ЭЦП. Средства ЭЦП сертифицируются ФСБ России".

Применение ЭЦП невозможно без сертифицированных средств ЭЦП. Это устанавливает закон об ЭЦП (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ). Наличие сертифицированных средств ЭЦП придает документам юридическую значимость. Интересно, что физически ЭЦП - это просто набор символов. "Подписанный электронный документ выглядит как файл, в описании которого указаны реквизиты ЭЦП - данные отправителя, время создания или редактирования и прочее. Если при подписании используется шифрование, то такой файл будет невозможно открыть, не имея соответствующих электронных ключей", - добавляет представитель НП РОСЭУ.

Для нашего офиса

Наиболее понятной и привычной областью применения электронного документооборота для большинства компаний является офис. "Среди задач, решаемых с помощью офисных СЭД, можно выделить автоматизацию канцелярии, организационно-распорядительного документооборота, архива документов, процедур согласования документов, бизнес-процессов. В последнем случае имеются в виду управление договорами, работа с проектами, обработка обращений граждан и клиентов", - рассказывает Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота компании Cognitive Technologies. По словам эксперта, в настоящее время в рамках большинства внедренных офисных СЭД в большей степени решены задачи автоматизации канцелярии и создания электронного архива. При этом следующей по актуальности стоит задача обеспечения с помощью СЭД процедур согласования документов.

Внедрение офисных СЭД сегодня является стандартным процессом, который может быть легко просчитан во времени и в деньгах. "Как правило, вся необходимая компьютерная инфраструктура в офисе уже есть. Со временем могут дополнительно понадобиться более мощные серверы или системы хранения данных", - говорит Владимир Баласанян, генеральный директор компании "Электронные офисные системы".

Внедрение может занять от нескольких дней до нескольких месяцев, наиболее длительным этапом является обучение персонала. Хотя курс обучения обычно ограничивается одним или несколькими днями, обучать нужно всех служащих, работающих с документами, то есть десятки, сотни и тысячи человек. Поэтому офисные СЭД, как правило, внедряются поэтапно, по подразделениям организации.

"Стоимость программного обеспечения для системы на 100 рабочих мест составляет в среднем от 650 тыс. до 1 млн рублей в зависимости от системы управления базой данных и количества "тонкого" клиента. Стоимость услуг по внедрению в зависимости от объема - от 250 тыс. до 600 тыс. рублей", - рассказывает Владимир Баласанян.

Среди перспективных направлений развития офисных СЭД можно выделить поддержку документооборота по основным бизнес-процессам организации. "Это требует от информационных систем гибких возможностей интеграции и отработанных на практике схем взаимодействия. Кроме этого, растет потребность в использовании технологий автоматической обработки документов без участия человека, базирующихся на технологиях понимания документов (лингвистика) и автопроцессинга", - считает Михаил Потапенко.

Контакт с госорганами

Возможность отчитываться перед налоговыми органами, не покидая рабочего места, многие бухгалтеры назвали настоящим благом цивилизации. И благо это появилось у них около восьми лет назад. Сегодня через интернет можно сдавать отчетность не только в налоговые органы, но и в Пенсионный фонд, Росстат, Фонд социального страхования, органы Ростехнадзора, Федеральную службу по тарифам.

В отличие от офисных СЭД процесс общения с государственными органами невозможен без сертифицированных средств ЭЦП. Таковы требования российского законодательства. "Мы находимся в правовом поле закона "Об ЭЦП" и нормативных документов ФНС России, которыми определено, что электронная отчетность не требует дублирования на бумаге только в случае, когда подписана ЭЦП. А по Закону об ЭЦП это должно быть сделано с использованием сертифицированных средств. Процесс получения сертификата ключа ЭЦП клиентом организован через сеть наших сервисных центров. Их у нас около 500 в каждом мало-мальски крупном городе России", - говорит Леонид Волков, руководитель Управления федеральных проектов, заместитель генерального директора компании "СКБ Контур".

Нужно сказать, что за восемь лет, в течение которых существует электронный документооборот между бизнесом и налоговыми инспекциями, процесс сдачи отчетности через интернет полностью отработан. Спецоператоры, которые осуществляют взаимосвязь компании и государственного органа, всячески опекают своих клиентов, с каждым годом совершенствуют процесс документооборота (от подписания файла до получения подтверждения о его приеме из налогового органа проходит менее часа) и предоставляют все новые сервисы. Это и "доступ к лицевому счету", и "выписка из ЕГРЮЛ", и проведение сверок.

Установка и настройка системы для передачи отчетности в госорганы в отличие от внедрения других видов СЭД занимают очень мало времени. "Процесс установки и настройки системы у нас занимает 15-20 минут. Сюда входят: установка и настройка средств электронного документооборота, установка и настройка СКЗИ "Крипто-Про", получение и установка сертификата удостоверяющего центра, создание личных ключей шифрования, - говорит Артем Меликджанян, коммерческий директор компании "Такском". - При этом никаких других технических средств кроме компьютера и доступа в интернет от пользователя не требуется".

За счет ведения электронного документооборота и существования ЭЦП у современных компаний появилась возможность участвовать в электронных аукционах. Все документы для участия в тендере компании готовят в электронном виде, посредством специальной программы, которая, как правило, предоставляется электронной торговой площадкой. Чтобы подтвердить подлинность и принадлежность документов, используют ЭЦП. Торги идут в режиме реального времени, и участники, отслеживая и сравнивая предложения конкурентов, могут вносить изменения в свои позиции.

Инженерные СЭД - это важно

Важной частью систем электронного документооборота являются так называемые инженерные СЭД. "Речь идет об управлении документами, которые разрабатывают инженеры, а также смежными с ними документами. В машиностроительном конструкторском бюро - это чертежи деталей и сборочных единиц, 3D-модели, спецификации, служебные записки, технические задания и решения. На заводе - конструкторские и технологические извещения, технологические карты, ведомости. В проектной организации - это чертежи, спецификации, сметы, пояснительные записки", - рассказывает Александр Личман, эксперт по управлению инженерными данными компании АСКОН. Системы инженерного электронного документооборота позволяют для каждого документа установить статус (стадию подготовки). А в зависимости от статуса на документы устанавливаются разные уровни безопасности (доступа) для различных групп пользователей. ЭЦП для этого вида документов используется, но редко. "Все или почти все технические решения для этого есть, но зачастую нет необходимости в шифровании, поскольку вся документация крутится внутри предприятия и во внешнюю среду отправляется редко", - резюмирует Личман.

По мнению экспертов, ввиду весьма скудного нынешнего ассортимента областей применения СЭД перспективы дальнейшего развития электронного документооборота самые радужные. "Нужно, во-первых, электронный документооборот выводить из внутрикорпоративного пространства во внешнюю среду, во-вторых, продолжать налаживание электронного взаимодействия с государством, в-третьих, налаживать внедрение СЭД в хозяйственную деятельность предприятий", - считает Сергей Смирнов.

Разделяет эту оптимистическую позицию и Артем Меликджанян. По его мнению, значительный потенциал имеет рынок электронной отчетности: "Не все государственные контролирующие органы охвачены, существует неформализованный документооборот. Конечно, спектр услуг на рынке может измениться в связи с постепенным вводом в действие портала государственных услуг, однако при этом наши услуги как удостоверяющего центра все равно будут востребованными. Существенно расширить спектр услуг спецоператора обещает внедрение разрабатываемой нами системы обмена счетами-фактурами в электронном виде".

Впрочем, для перехода к повсеместному межведомственному и межкорпоративному электронному документообороту еще предстоит решить ряд проблем. "Нужно принять или пересмотреть целый ряд нормативных актов с целью приравнивания бумажных документов к электронным, а также решить вопросы стандартизации, чтобы электронные документы, подготовленные в одной СЭД, "понимались" другой СЭД. Огромным стимулом для решения этих задач являются политические инициативы руководителей нашего государства в области перевода государственных услуг в электронную форму, а также организации межведомственного электронного взаимодействия органов власти", - резюмирует Владимир Баласанян.

Инна Зубарева

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: системная интеграция, электронный документооборот, виртуализация