СЭД размера XXL. Мнения участников рынка об особенностях проектов и решений СЭД/ECM для крупного бизнеса18.10.2017
Граница между крупными и средними компаниями зачастую очень условна: например, крупный горно-обогатительный комбинат или торговая сеть могут оказаться небольшим заказчиком с точки зрения системы документооборота, заказав, скажем, СЭД на 10 рабочих мест. В данном обзоре речь пойдет компаниях, критерием величины которых будет количество автоматизированных рабочих мест от 1 тыс. и больше. О таких заказчиках и особенностях СЭД для них ECM.ICT-Online.ru беседует с представителями компаний ЭОС, «Логика бизнеса», «ИнтерТраст», «ДоксВижн», КРОК, FTS Russia, WSS-Consulting, Cognitive Technologies, HAULMONT, Syntellect, «1С-КПД» и Softline. Подготовила Анна Тумакова Подтверждая правило ПаретоВ ЭОС полагают, что любому автоматизатору работа с крупной компанией интересна – это стабильность платежей, широкие горизонты планирования, возможность решать более сложные задачи с точки зрения отказоустойчивости и качества кода. Для самой компании ЭОС крупные клиенты являются важнейшей составляющей клиентской базы. О важности крупных заказчиков в бизнесе интегратора говорят и цифры, предоставленные игроками. Так, в Cognitive Technologies вспоминают известный принцип Парето (80/20), добавляя, что он трансформируется в 90/10, когда речь идет о соотношении крупного бизнеса и доходности для компании. Среди всех клиентов Syntellect, в том числе тех, которые закупали у лицензии СЭД TESSA через партнерскую сеть, присутствует как крупный, так и малый и средний бизнес примерно с одинаковым распределением, однако более 80 % выручки приносит крупный бизнес, практически вся проектная работа консолидирована в этом сегменте. Примерно 20 % клиентов компании FTS Russia относятся к крупному бизнесу, и они приносят более 50 % выручки. У WSS Consulting примерно 10 % клиентов - крупный бизнес, проводящий проекты с количеством пользователей более 1 тыс. (крупнейшие проекты охватывают до 60 тыс. пользователей) и формирующий более 60 % выручки. У некоторых игроков процент клиентов в крупном бизнесе выше: так, в списке «ДоксВижн» количество крупных клиентов составляет 34 %, выручка от них составляет 59 % от общей суммы за 2016 год. Система CompanyMedia изначально разрабатывалась как система корпоративного класса, которая ориентируется на потребности крупной организации, и крупная компания - это основная целевая аудитория «ИнтерТраст», доля крупных компаний среди клиентов которой составляет 54 %, при этом они формируют 76 % выручки. Наконец, есть и такие, как компания КРОК, которая работает преимущественно с крупными организациями, при этом на представителей бизнеса приходится порядка 80 % заказчиков (представители среднего бизнеса встречаются среди заказчиков компании в основном в части области облачных услуг). Специализируется на внедрениях ECM-продуктов в основном в крупных организациях и компания «Логика бизнеса». Особенности СЭД/ECM-проектов у крупных заказчиковВ Банке ВТБ (Азербайджан) внедрена система электронного документооборота на базе решения компании ЭОС - EOS for SharePoint. Внедрением и интеграцией со смежными службами занималась компания «Офис-док», партнер ЭОС из Санкт-Петербурга. Систему выбирали по комплексу критериев, главными из которых стали наличие требуемой функциональности, низкая совокупная стоимость владения, реальные примеры внедрений предлагаемого решения в аналогичных структурах и возможность расширения системы в будущем. По этим пунктам EOS for SharePoint наиболее полно подходила для решения поставленных задач. Уже первые результаты использования СЭД показали правильность выбора: система позволила сэкономить рабочее время сотрудников, а также значительно снизить непосредственные расходы на печать. Внедрение EOS for SharePoint стало не только проектом по реализации бизнес-процессов документооборота, но и заложило основы для автоматизации иных внутренних процессов. Некоторые дополнительные задачи возникли уже после старта проекта, в частности потребовалась интеграция в СЭД локальной электронно-цифровой подписи, имеющей юридическую силу на территории Азербайджана. В качестве провайдера ЭЦП было выбрано мобильное электронное удостоверение личности Asan İmza (Асан Имза). Таким образом, Банк ВТБ стал первым, кто интегрировал законодательно признаваемую в Азербайджане ЭЦП во внутреннюю систему электронного документооборота. У заказчика налажено взаимодействие EOS for SharePoint и службы техподдержки банка - HelpDesk. Это стало возможным за счет наличия функциональных библиотек API SharePoint, существенно упрощающих интеграцию со сторонними ИT-решениями. В перспективе планируется интегрировать СЭД с другими информационными системами банка. Также рассматривается возможность использования мобильных рабочих мест (см. проект раздела «ЭОС» от 19 января 2016 г.). По наблюдениям руководителя направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергея Полтева, специфика крупных заказчиков проявляется на многих этапах проекта. Так, на этапе выбора она проявляется следующим образом: чем больше компания, тем, зачастую, важнее для нее референсы в той же отрасли. На этапе внедрения в крупных компаниях важна не столько динамичность процесса, сколько соблюдение регламентов. В силу большей регламентированности таким заказчикам зачастую необходимы дополнительные услуги по консалтингу, помощь в написании регламентов, соблюдении всех нормативов, возможно, обобщению лучших практик аналогичных компаний. Для компании ЭОС оказание консалтинговых услуг никогда не было проблемой, эксперты ЭОС участвуют в формировании как отечественных, так и международных стандартов.
Руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев
Технологический слой предполагает тщательное и неоднократное тестирование отказоустойчивости и быстродействия, продолжает Сергей Полтев. С точки зрения человеческого фактора в крупных компаниях выше риск возникновения ситуации, когда каждый участник группы будет «тянуть одеяло на себя», преследуя интересы своего подразделения. Кроме того, в любой крупной компании есть служба безопасности, которая тоже обоснованно и не совсем вносит дополнительные ограничения, особенно в части совместной работы или удаленного доступа. В итоге за счет более сложного принятия решений и дополнительных ограничений новые решения в крупные компании приходят позже – такие заказчики более консервативны. Что касается функционала СЭД, то в российских крупных компаниях развита сложившаяся еще в советское время культура управления на основе документа, иерархическая структура поручений, здесь полностью востребованы все наработки отечественной школы управления документами. Наконец, для СЭД крупной компании важна нетребовательность к ресурсам, поскольку в регионах запас по аппаратному обеспечению не везде одинаков. «В отличие от СМБ, переходящего на облачные сервисы, большие компании инсталлируют решения в собственной ИТ-инфраструктуре, чтобы, храня данные у себя, чувствовать себя увереннее в том, что касается защищенности данных, соответствовать регуляторным требованиям к хранению данных и так далее. Почти все крупные предприятия давно решили вопрос автоматизации ОРД при помощи СЭД. Но организационно-распорядительная документация - только часть корпоративного контента. Банкам, например, нужно анализировать, как клиенты погашают кредиты, с кем связаны владельцы компаний-заемщиков, где еще они кредитуются. Этот цифровой контент должен быть централизован и включен в бизнес-процессы компании. И СЭД здесь не поможет. Для автоматизации бизнес-деятельности организации на основе всех генерируемых ею данных нужны именно ЕСМ-системы. Наш опыт показывает, что крупный бизнес уже хорошо понимает, что такое ЕСМ и чем она отличается от СЭД», - говорит генеральный директор компании «Логика бизнеса» (ГК АйТи) Виктор Вайнштейн.
Генеральный директор компании «Логика бизнеса» (ГК АйТи) Виктор Вайнштейн
Компания «ИнтерТраст» 10 лет назад ввела в Ямало-Ненецком автономном округе в промышленную эксплуатацию региональную межведомственную систему электронного документооборота. Сегодня РМСЭД (CompanyMedia) охватывает все органы исполнительной власти ЯНАО, в системе ежедневно работают более 4 тыс. пользователей, а ежегодный объем обрабатываемых документов достиг 7 млн. На данный момент в системе работают все органы исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, в том числе представительства округа за его пределами (гг. Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Тюмень, Курган). Система активно используется и в других структурах округа: в Законодательном Собрании, Счетной палате, Избирательной комиссии автономного округа. Также к системе подключен аппарат Главного федерального инспектора. Завершив в своё время полный охват государственных органов, «ИнтерТраст» начала подключение бюджетных организаций. Сейчас все лечебно-профилактические учреждения и большинство государственных учреждений иной направленности реализуют общее документационное обеспечение с использованием системы. Аналогично в городах и районах автономного округа к СЭД подключены все органы местного самоуправления и значительное количество муниципальных учреждений. В некоторых муниципалитетах подключены даже школы и детские сады. Первоочередная задача сейчас - это включение поселковых муниципальных образований в общий контур электронного документооборота. Речь идет о селах и поселках на территории автономного округа, до которых иногда физически невозможно добраться. Система CompanyMedia получила высокую оценку руководства Ямало-Ненецкого автономного округа. Компания «ИнтерТраст» была награждена грамотой за значительный вклад в повышение эффективности государственного управления Ямало-Ненецкого автономного округа. Внедряя СЭД, крупные компании в первую очередь решают задачу организации документационного обеспечения управления. СЭД корпоративного класса формирует в распределенной структуре организации единое информационное пространство, в котором осуществляется электронное документированное взаимодействие всех сотрудников, подразделений и филиалов. В организации обеспечивается режим сквозного документооборота и сквозных деловых процессов между всеми структурными элементами. Документооборот превращается из специализированной системы делопроизводителей в сервис документирования всей деловой активности в организации. Об этом рассказывает заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов. По его словам, в крупной компании в работу в системе документооборота вовлечено большое количество сотрудников от высшего руководства до рядового исполнителя. Для организации эффективного взаимодействия сотрудников СЭД предоставляет возможности совместной работы с контентом: настраиваемые механизмы согласования, возможность обсуждения задач и документов непосредственно в интерфейсе СЭД/ECM, мобильные решения для разных групп пользователей. По мере того, как сервисами документооборота начинают пользоваться все больше сотрудников, в компании появляется желание реализации частных решений для отдельных подразделений и служб. Современная корпоративная СЭД должна располагать инструментами для быстрой разработки решений.
Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов
В крупной компании часто исторически внедрено несколько разных систем на различных предприятиях компании. При этом процесс консолидации чаще сводится к попыткам выбрать какое-либо одно «стандартное» решение и тиражировать его на все бизнес-единицы; стратегию внедрения единой ECM-платформы и интеграции с ней всех частных решений выбирают реже – так считает президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев. По его словам, парадоксально, но часто уровень ИТ-зрелости крупной компании ниже, чем зрелость ее подразделений: уровень интеграции систем недостаточен, часто не интегрированы службы каталогов - в результате у компании нет общего LDAP, что мешает внедрению корпоративных платформ, и задача интеграции локальных LDAP подразделений оказывается нетривиальной. Крупные компании довольно часто внедряют решения департаментного уровня, при этом во владении компании в результате оказывается несколько «конкурирующих» СЭД. Экономически это, вероятно, обосновано, поскольку подразделение крупной компании часто имеет масштаб среднего предприятия. Самый крупный на сегодняшний день проект на базе Docsvision - автоматизация документооборота Сбербанка РФ - выполнен крупнейшим партнером «ДоксВижн» компанией Digital Design. Когда он начинался, в Сбербанке для автоматизации офисного документооборота использовались несколько систем: система для регистрации и учета входящих и исходящих документов (переписки с внешними контрагентами), система для регистрации внутренней служебной переписки между подразделениями, система обмена пересылки документов между Центральным аппаратом и территориальными банками. Решение было разработано и внедрено первоначально в Центральном аппарате. Тиражирование началось с пилотной зоны, включившей три территориальных банка: Северо-Западный, Московский и Среднерусский, потом началось поэтапное тиражирование на остальные территории, в которому участвовали и другие партнеры Docsvision. На сегодня это распределенная система, охватывающая Центральный аппарат банка и 14 территориальных банков. В общей сложности с системой работает более 100 тыс. пользователей, а суммарный документооборот достигает 200 тыс. документов в день. Именно опираясь на опыт этого проекта и компетенции, накопленные «ДоксВижн» и «Диджитал Дизайн», была реализована новая редакция Docsvision ECM, которая должна поддерживать централизованное решение такого масштаба.
Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев
«Во-первых, внедрение СЭД в крупной компании практически всегда сопряжено с адаптацией решения под заказчика. Коробочные решения практически не имеют шансов внедриться «как есть». Поэтому крупным заказчикам при выборе исполнителя нужно обращать внимание, насколько хорошо он способен вносить изменения в функции платформы и как к этому относится вендор. Во-вторых, перед внедрением СЭД у крупного заказчика важно обследовать ИТ-инфраструктуру и ключевые бизнес- и ИТ-процессы, подготовить концепцию развития ИТ-ландшафта, спланировав этапность внедрения системы. В идеальном случае – проект должен начинаться с пилотной зоны, и продолжаться тиражированием на другие участки. Только так внедрение СЭД в крупной компании не принесет неприятных сюрпризов, которые могут повлиять на исход всего проекта в целом», - говорит руководитель направления BPM&ECM компании КРОК Сергей Плаунов. Среди наиболее интересных проектов КРОК - разработка и внедрение централизованной корпоративной информационной системы для автоматизации документооборота и управления хранением всей документации в ПАО «СИБУР Холдинг». По итогам проекта удалось оптимизировать процесс делопроизводства, ускорить документооборот, а также усилить контроль за исполнением поручений и договорных обязательств в рамках группы компаний. В настоящее время заказчик перешел от разрозненных инструментов документооборота во всех её ключевых предприятиях к централизованной ECM-системе, интегрированной с основными корпоративными информационными системами компании, включая системы класса «Клиент-банк», управления персоналом и так далее. Решение позволяет осуществлять организационно-распорядительный и договорной документооборот, а также управлять хранилищем первичной финансовой, юридической и инвестиционной документации всей группы. На данный момент к системе подключен корпоративный центр и более 40 региональных предприятий. Ежемесячно в системе регистрируется в среднем более 100 тыс. документов, а в числе пользователей – порядка 7,5 тыс. сотрудников. По отзывам самого заказчика, проект позволил снизить трудозатраты при работе с документами почти на 10 %, а время реакции на запросы по подбору документов сокращено на 20 %. В основе внедренного решения лежит собственный программный продукт КРОК КСЭД.
Руководитель направления BPM&ECM компании КРОК Сергей Плаунов
«По мере укрупнения бизнеса процессы в компании усложняются, в их исполнение вовлекаются больше отделов и сотрудников. При этом управление бизнес-процессами находится уже на достаточно высоком уровне. Компании целенаправленно автоматизируют деятельность с помощью ERP, CRM, аналитических, проектных, закупочных и других систем. В том или ином виде в крупных компаниях уже организовано управление документооборотом: с помощью собственных разработок, классических СЭД. Прирост количества документов в крупных компаниях может составлять до 10 % в год. Документы и информация, которой управляет компания с помощью различных систем, нуждаются в консолидации. Поэтому крупным компаниям требуется реализация более сложного взаимодействия в ECM-системе и гибкость ИТ-решения при изменении бизнес-процессов. От внедрения ECM-системы такие заказчики ожидают ускорения процессов, повышения их управляемости и улучшения конкретных показателей эффективности бизнеса: сокращения времени на принятие решений и согласование, увеличение скорости обработки документов. Крупные компании готовы инвестировать в прогрессивные технологии, например, использование искусственного интеллекта в управлении информацией. При выборе ECM-решения такие компании учитывают возможности интеграции с существующими системами, совокупную стоимость владения, перспективы решения в будущем, а также возможности реализации в системе специфических процессов», - комментирует директор по развитию FTS Russia Светлин Савов.
В Россельхозбанке благодаря проекту, проведенному на основе решений компании «Логика бизнеса», срок принятия решения о выдаче кредита сократился с двух дней до 15 минут, когда оцифровка документов избавила от необходимости доставлять их автотранспортом из подразделений в головной офис. ПАО «Траснефть» с помощью ЕСМ-решений, построенных на IBM FileNet и ABBYY FlexiCapture, оптимизировало работу с первичными финансовыми документами. В результате проектов сократилось количество ошибок в документах, повысилась безопасность, исчезла необходимость в доставке бумажных оригиналов в центры обработки каждые три дня.
Генеральный директор компании Syntellect Павел Каштанов: «Для крупных заказчиков чрезвычайно важна технологическая готовность платформы СЭД к высоким нагрузкам, которыми сопровождается любое крупное внедрение. Деградация производительности часто начинается неожиданно. Сегодня система работает, завтра достигнут критический порог – и начинаются трудности. Их нужно уметь быстро решать. Хорошо знакомы попытки решать такие проблемы за счет апгрейда железа – но это лишь временное приглушение проблемы и серьезные дополнительные затраты. Проблема многих систем в том, что оптимизация часто требуется на уровне, который недоступен разработчикам решений на платформе и тем более заказчику решения. Может потребоваться вмешательство вендора и изменение объектов схемы данных. Это всегда долго и не всегда вообще возможно, не говоря уже о больших затратах. Чтобы внедрение СЭД не зашло в тупик, крайне важным аспектом при выборе СЭД в крупной компании является возможность масштабирования и оптимизации конечного решения на всех уровнях архитектуры платформы. Кроме того, каналы передачи данных часто бывают недостаточно широкими или могут быть сильно перегружены, СЭД для нормальной работы не должна предъявлять высоких требований к каналам. Также в инфраструктуре крупной компании, как правило, уже есть множество различных ИТ-систем, с которыми платформе СЭД нужно эффективно интегрироваться. Таким образом – основные ориентиры для выбора СЭД в крупной компании это экспертиза компании-интегратора в масштабных внедрениях, гибкость платформы, готовность к масштабированию и оптимизации на всех уровнях системной архитектуры, в комплексе с функциональными, эргономическими и, разумеется, ценовыми показателями». Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов
По словам управляющего партнера WSS-Consulting Геннадия Попова, в крупных компаниях распространенная решаемая задача – внедрение электронной подписи во все внутренние и внешние документы. Это позволяет массово отказываться от бумаги, что для крупных заказчиков позволяет отказать от печати на бумаге до 1 млн документов в год. Особенно актуально это для крупных производственных компаний, для внутренних и внутригрупповых документов.
Управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов
Руководитель департамента проектных решений Cognitive Technologies Андрей Буренков отмечает: когда речь идет о крупных компаниях, штат которых превышает 1 тыс. сотрудников, существуют определенные особенности, которые необходимо учитывать на этапе внедрения СЭД. Крупные компании зачастую также являются территориально-распределёнными, то есть их офисы расположены в разных городах или даже странах. В связи с большим штатом сотрудников, их функционалом, а также возможной удаленностью от головного офиса, этап утверждения технического задания может длиться до нескольких месяцев, пока в крупной компании не пройдет финальное согласование. Тем не менее, это необходимо для создания наиболее оптимальной вариации продукта, которая устроит клиента. Таким образом, всем крупным компаниям больше всего подходит индивидуально разработанное решение. Стоит также обратить внимание, что в крупных компаниях зачастую выделяется группа лиц, ответственных за внедрение, что ускоряет процесс непосредственной интеграции продукта в ИТ-окружение компании, когда все этапы согласования пройдены. Генеральный директор компании «Логика бизнеса» (ГК АйТи) Виктор Вайнштейн: «Компания «Логика бизнеса» специализируется на внедрениях ECM-продуктов в основном в крупных организациях. Это ПАО «Транснефть», Россельхозбанк, дочерние общества НК «Роснефть», ФНС России, ФСИН России, Tele2 и другие крупные организации. Крупным заказчикам мы предлагаем электронные хранилища и архивы финансовой и технической документации, других типов документов, которые обеспечивают основные направления деятельности крупных компаний. На уровне платформы мы гарантируем масштабируемость, целостность бизнес-информации, возможность ее территориального распределения в геокластерах для обеспечения непрерывности деятельности организации и многое другое».
Руководитель департамента проектных решений Cognitive Technologies Андрей Буренков
Руководитель отдела маркетинга HAULMONT Людмила Князева называет следующие типовые критерии, на которые ориентируются большинство клиентов: функциональность, удобство использования (интерфейс системы, юзабилити), стоимость, скорость внедрения. Но, безусловно, у крупных клиентов есть и свои требования. Особое внимание такие заказчики всегда уделяют возможности гибкой модификации СЭД и создания проектов расширений, возможности разработки уникальных модулей для автоматизации своих бизнес-процессов. По слова спикера, у крупных клиентов есть сложившаяся ИТ-инфраструктура, соответственно для них важно чтобы будущая СЭД могла также интегрироваться с уже существующими в организации системами.
Руководитель отдела маркетинга HAULMONT Людмила Князева
Несмотря на многообразие крупных проектов внедрения у Syntellect, наиболее интересным вот уже много лет остается проект в банке ВТБ24, где универсальность платформы и ее показатели производительности и надежности раскрываются наиболее масштабно. За время сотрудничества банка ВТБ24 и компании Syntellect был создан и запущен в эксплуатацию целый комплекс автоматизированных решений на базе платформы Tessa, в том числе электронный архив клиентских и продуктовых досье, система управления логистикой и архивом бумажных документов, ряд бизнес-процессов Операционного департамента, связанных с обработкой документов на рассчетно-кассовое обслуживание, зарплатные проекты, кредиты, депозиты, досье проблемного актива, заявки на эквайринг, обработка и электронный архив документов валютного контроля с функционалом акцепта платежей, электронный архив запросов и ответов ФОИВ (ФССП и ФНС); ряд процессов Финансового департамента по согласованию договоров, распоряжений на оплату, корректировок лимитов, а также управление доверенностями, командировками и авансовыми отчетами, распоряжениями на оприходование по первичным бухгалтерским документам, согласование актов на списание и ввод в эксплуатацию, а также ряд других бизнес-процессов и подсистем. В части решений активно задействовано ПО ABBYY для автоматической классификации и распознавания документов с целью оптимизации работы фронт-линии Банка, где производится первичная обработка и ввод документов в систему. Tessa интегрирована с более чем 20 различными системами в инфраструктуре Банка, хранит и обрабатывает в общей сложности более 600 млн документов, с решениями на базе Tessa одновременно работают более 30 тыс. сотрудников в рамках централизованного решения. Генеральный директор компании Syntellect Павел Каштанов добавляет: специфику проектов внедрения СЭД в крупных компаниях можно смотреть в двух взаимоувязанных между собой аспектах - организационном и техническом. В организационном плане крупная компания, как правило, представляет собой сеть территориально распределенных организационных единиц, связанных общей деятельностью. В зависимости от типа и структуры бизнеса возможны разные схемы подчинения организационных единиц друг другу, с учетом этого прорабатывается план внедрения, опираясь на экспертизу и опыт внедрения в аналогичных компаниях. В части архитектуры распределенного решения сейчас, благодаря все большей доступности широких каналов связи, определенно наблюдается тенденция к централизации. В качестве площадки для запуска, как правило, выбирается головной филиал и один из дочерних филиалов компании. К обсуждению и анализу бизнес-процессов могут быть также привлечены ответственные сотрудники и от других филиалов, что бы в проектируемом решении можно было сразу заложить все особенности взаимодействия при тиражировании разработанного решения. Однако, как бы ни была грамотно спроектирована архитектура решения, не менее важна технологическая готовность платформы СЭД к высоким нагрузкам, которыми сопровождается любое крупное внедрение. Проблема производительности решения СЭД – один из самых опасных рисков, который может свести на «нет» все остальные плюсы системы. Крупная компания – это десятки тысяч активных пользователей, десятки и даже сотни миллионов документов, сложная система прав распределения доступа сотрудников к документам и функциям, сотни тысяч экземпляров бизнес-процессов в активной стадии жизненного цикла.
Генеральный директор компании Syntellect Павел Каштанов
Руководитель отдела продаж «1С-КПД» Надежда Меркурьева прежде всего упоминает об ориентации на внедрение комплексных систем автоматизации. Во-вторых, в холдингах и крупных компаниях у высшего руководства уже есть понимание, что именно компания хочет изменить и улучшить в процессе внедрения СЭД. Это значительно сокращает сроки уточнения требований, повышает взаимодействие проектной команды и влияет на управляемость проекта. На систему смотрят не в разрезе стоимости продукта, а в разрезе стоимости владения и окупаемости комплексной системы управления компанией. Еще один важный аспект – быстродействие системы. «Бывает, клиент сам настаивает, чтобы было произведено нагрузочное тестирование. Он понимает, что при высоконагруженных системах скорость работы - приоритетный фактор, требующий самостоятельных работ. Мы рекомендуем этап нагрузочного тестирования для всех высоконагруженных систем с большим количеством документов, пользователей, процессов. Проведение нагрузочного тестирования необязательно, но желательно, особенно для проектов в крупных компаниях, где в систему подключается большое количество пользователей, обрабатывается большой объем документов, где требования к производительности высоки. В этом случае, проводя нагрузочное тестирование, мы можем взять на себя обязательства по выполнению нормативов времени выполнения ключевых операций в системе, которых требует заказчик», - говорит Надежда Меркурьева. На одном из крупных проектов «1С-КПД» используются функции потокового сканирования и штрихкодирования. Он уникален большим объемом вводимых данных: уже работает в системе 200 пользователей, это регистраторы, операторы, бухгалтеры, планируется обрабатывать 6 млн документов в год, порядка 25 тыс. документов в день. На втором проекте «1С:Документообоот» также выступает центральной системой регистрации всех первичных документов, которые могут поступать через спецоператоров связи (через 1С-ЭДО) или в бумажном виде. Все компании холдинга переведены на обмен документами по ЭДО, и этим шагом уже удалось сократить количество бумажных первичных документов на 30 %. Планы состоят в переводе максимального количества контрагентов на обмен документами по ЭДО. Для документов, приходящих в бумажном виде, внедрено оптическое распознавание документов, которое сокращает время обработки документа в десятки раз. Например, модуль распознает 1 страницу за 7 секунд, производит поиск соответствий реквизитов в информационной базе по контрагентам и номенклатуре. Человеку на такую работу потребуется несколько минут.
Руководитель отдела продаж «1С-КПД» Надежда Меркурьева
Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова: «Если говорить о специфике внедрения в крупных компаниях, то очень важно, чтобы современная ECM-платформа была высокомасштабируемой не только в рамках подключения пользователей к системе, но и давала возможность быстрого вовлечения в новые процессы, интеграции в единое информационное пространство систем компании и интеграции в ландшафт ИТ-инфраструктуры. Готовая ECM-платформа должна иметь набор средств интеграции для объединения справочников и создания сквозных процессов. Если в больших холдинговых структурах не принят единый корпоративный стандарт систем документооборота, должна быть возможность интегрировать с помощью шины все системы документооборота. Также для крупного бизнеса очень важна доступность распределённой и удалённой работы, что подразумевает возможность работы через web-клиент с любого браузера. Если мы имеем дело с большой территориально-распределённой структурой, то важна доступность работы через репликацию. Например, у платформы, которой занимается компания Softline на базе Directum, есть опыт масштабирования и одновременной работы более 10 тыс. пользователей. Обязательна ориентация на мобильные приложения, чтобы руководители и пользователи могли продолжать процессы согласования с мобильных телефонов и планшетов, не находясь в офисе. Следовательно, необходима поддержка Android, iOS и Windows Mobile. Также для крупного бизнеса должна быть доступна возможность централизованного администрирования (система управления, при которой центр компетенций управляет разработкой и поддержкой серверов из одной точки). Обязательно наличие федеративного поиска, который позволяет искать документы и задачи одновременно во всех системах, которые развёрнуты в холдинговой структуре. Для масштабирования проектов важно, чтобы в рамках развёрнутой ECM-платформы уже существовали готовые бизнес-решения, которые смогут закрыть текущие задачи». Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова предлагает рассмотреть подробнее задачи различных департаментов крупного предприятия, которые может закрывать ECM-система. По ее оценке, для высшего руководства это может быть управление корпоративными действиями. Большие задачи стоят перед финансовым сектором и закупками - финансовый архив, согласование счетов на оплату, управление закупками - включая интеграцию с тендерными площадками (с возможностью единого согласования бизнес-процессов и публикации этих данных на площадке) и с корпоративными порталами в виде сквозной интеграции. На масштабируемой системе документооборота также можно полноценно выстроить управление сервисом по методологии ITIL (управление сервисом), которой зачастую пользуются ИТ-департаменты. Управление проектами является значительной частью бизнес-процессов крупных организаций, следовательно, система класса ECM должна качественно интегрироваться со специализированными решениями (Microsoft Project, Primavera и другими). Менеджеры могут выполнять свою работу в системах управления проектом, а исполнение поставленных задач должно осуществляться в ECM. Для департаментов управления персоналом будут актуальны задачи управления командировками и подбора персонала. Для юридического блока важны управление договорами, управление претензиями, управление доверенностями, юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО).
Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова
Оптимальные решения СЭД/ЕСМ для крупных заказчиковУ каждой из опрошенных компаний есть предложения, сформированные с учетом вышеназванных особенностей крупных клиентов. О них и пойдет речь в завершающей части данного обзора. ЭОС: СЭД «ДЕЛО», «Архивное Дело»
|
Дайджест |
Другие новости |
Руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев: «Есть более сотни продуктов, которые могут успешно работать с 10-20 пользователями, но непригодны для компаний от 1 тыс. пользователей. Крупные проекты подразумевают другой уровень требований к производительности и культуре кода. Решения ЭОС могут охватывать и более 50 тыс. «живых» пользователей!
Отказоустойчивость и быстродействие для крупных заказчиков становятся особенно важными критериями. Не исключено, что в обозримом будущем поставщики систем начнут формировать альянсы со страховыми компаниями и продавать программно-аппаратные комплексы вместе со страховкой рисков - об этом уже говорят в ИТ-сообществе».