Развитие импортонезависимой СЭД в банке ВТБ

Фото freepik.com

В 2000-х годах банк ВТБ столкнулся с вызовами, связанными с бурным ростом сети филиалов, увеличением объема операций и расширением спектра предоставляемых услуг. Необходимость создать единую, прозрачную и эффективную систему документооборота стала очевидной. История развития СЭД в банке ВТБ — это пример успешной цифровой трансформации крупной организации, который показывает, как последовательное внедрение инноваций может кардинально изменить подход к управлению документами.

О заказчике

Банк ВТБ (ПАО) — российский универсальный коммерческий банк с государственным участием, основанный в 1990 году как Внешторгбанк. Он является головной структурой Группы ВТБ, охватывающей страны СНГ, Западную и Восточную Европу, Азию и Африку. Банк предоставляет широкий спектр корпоративных и розничных банковских услуг.

Об исполнителе

Компания «ИнтерТраст», основанная в 1994 году, — один из лидеров рынка автоматизации деловых процессов, делопроизводства и документооборота. Высокий уровень программного обеспечения и услуг компании подтвержден многочисленными статусами и сертификатами. В числе основных направлений деятельности «ИнтерТраст» — разработка и развитие системы электронного документооборота CompanyMedia, а также внедрение, развитие и сопровождение систем электронного документооборота заказчиков, разработанных на базе CompanyMedia. Решения «ИнтерТраст» зарекомендовали себя как надежный выбор для государственных и корпоративных структур благодаря высокой технологической гибкости и безопасности.

Начало проекта: вызовы и решения

В начале 2000-х годов документооборот банка ВТБ был децентрализованным: каждое подразделение использовало локальные учетные системы и бумажные журналы. Это приводило к значительным трудозатратам, замедлению обработки информации и сложностям в контроле за прохождением документов. В 2004 году руководство банка приняло стратегическое решение: внедрить централизованную систему автоматизации документооборота, обеспечивающую прозрачность процессов и возможность работы с документами в условиях территориально-распределенной структуры.

После анализа рынка было выбрано решение CompanyMedia от компании «ИнтерТраст», которое предлагало гибкость настройки, модульный подход и способность адаптироваться к специфике крупной финансовой организации. Первоначальный этап включал доработку типовой версии системы под нужды банка, включая работу в условиях разных часовых поясов и интеграцию с внутренними системами.

Этапы развития системы

2004-2006 годы: запуск и первые результаты:

• Первая очередь внедрения СЭД в Банке ВТБ началась в конце 2004 года с установки модулей «Делопроизводство» в головном офисе. Система позволила автоматизировать учет входящих, исходящих и внутренних документов.
• В 2006 году число рабочих мест, подключенных к СЭД, увеличилось до 800. Было внедрено использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), а также создана информационно-справочная система нормативных документов.
• СЭД начала активно тиражироваться в филиалы: к концу года к системе было подключено 57 подразделений.

2010-е годы: масштабирование и функциональное развитие. В это десятилетие развитие СЭД приобрело стратегическое значение:

• Интеграция с внешними и внутренними системами: от HR-модулей до автоматизации закупок.
• Мобильное приложение и удаленная работа: в 2016 году банк внедрил мобильное рабочее место для сотрудников, что стало особенно актуальным в условиях перехода на удаленную работу.
• Автоматизация ключевых бизнес-процессов: запуск модулей «Заседания», «Закупки» и других прикладных решений.

Импортозамещение

В рамках политики импортозамещения банк отказался от платформы Lotus Domino, развернув собственное решение на основе технологий компании «ИнтерТраст». Миграция была проведена поэтапно: старая и новая системы функционировали параллельно, что позволило сохранить доступ к историческим данным.

Мониторинг и стабильность работы

Чтобы обеспечить устойчивую работу системы, была создана инфраструктура мониторинга на базе Zabbix и Grafana. Это позволило банку отслеживать производительность системы в режиме реального времени, оперативно устранять сбои и анализировать эффективность обновлений.

 

Источник: «ИнтерТраст»

 

Интерфейс Grafana интерактивный, напоминает OLAP-систему. Подсистема выводит данные, которые получает Zabbix, на единый экран, представляя информацию в виде удобных для анализа графиков и схем. Администратор легко настраивает под себя срезы, которые ему нужны.

Состав СДО банка ВТБ в 2024 году

Модули Системы документационного обеспечения в составе:

• Ядро системы (Учет входящей корреспонденции; Входящие; Исходящие; Внутренние; ОРД; Поручения)
• СДО-Учет договоров
• СДО-Заседания
• СДО-Кейсы
• СДО-Решения по тарифам и ставкам
• СДО-Доверенности
• СДО-Ревизии и Назначения
• СДО-ОРД (организационно-распорядительные документы) по кадровой деятельности
• Кроссплатформенные рабочие места СДО (WebDocs)
• СДО-Интегратор
• СДО-ИСС
• МРМ СДО на Android
• СДО-Шлюз Кадры
• СДО-Шлюз МЭДО
• СДО-Рабочее место президента-председателя Правления

Предметные справочники:

• Структура организации
• Справочник организаций и персон
• Общероссийские классификаторы (ОКВЭД, ОКДП)
• Списки рассылок

Конфигурационные справочники:

• Структура системы
• Персональные настройки
• Классификатор связей
• Нумератор
• Настраиваемые реквизиты

Базовые сервисы:

• Сервис уведомлений
• Сервис контроля заданий
• Сервис согласования
• Сервис ознакомления
• Сервис обсуждения
• Сервис построения отчетов
• Сервис запуска и мониторинга задач по расписанию
• Сервис полнотекстового поиска документов
• Сервис контекстного поиска документов
• Сервис визуализации связей между документами
• Сервис отслеживания изменений между версиями документов
• Сервис архивирования документов
• Сервис автоматической печати
• Сервис конвертации
• Сервис сканирования
• Сервис штрихкодирования
• Менеджер агентов (сервис оркестрации фоновых процедур)
• Сервис «Цифровой Помощник»
• СДО-Интегратор - подсистема интеграции с внешними системами
• Сервис архивного хранения протоколов изменений в системе

Подсистема защиты информации:

• Справочник политик подписей
• Браузерный плагин для создания ЭП в веб-клиенте
• Модуль создания ЭП в мобильном клиенте МРМ СДО
• Модуль создания ЭП в мобильном клиенте КРМ СДО
• СДО-Сервис хэширования
• Централизованный сервис проверки ЭП Сервис «Нотариус»
• Модуль заверения архивной ЭП Журнал событий безопасности

Современное состояние проекта

Сегодня СЭБ банка ВТБ охватывает более 60 тыс. пользователей и поддерживает работу всех подразделений банка от Калининграда до Петропавловска-Камчатского.

Система интегрирована с ключевыми внутренними ИТ-решениями банка и обеспечивает безопасность данных благодаря встроенным инструментам защиты информации, включая поддержку ЭЦП и контроль доступа.

Результаты внедрения:

• Единое информационное пространство: документооборот всех подразделений банка теперь интегрирован в единую систему.
• Повышение скорости работы: автоматизация сократила время обработки документов и улучшила контроль за их исполнением.
• Экономия ресурсов: благодаря отказу от бумажного документооборота снизились издержки на сопровождение процессов.
• Прозрачность и контроль: каждое действие с документом фиксируется, что упрощает аудит и обеспечивает надежность процессов.
• Мобильность и гибкость: сотрудники банка могут работать с документами из любой точки мира.

История развития СЭД в банке ВТБ демонстрирует, как стратегическое планирование и упор на инновации позволяют решать сложнейшие задачи, создавая эффективные и устойчивые системы управления информацией. Сегодня СЭД — это не просто инструмент, а ключевая часть цифровой экосистемы банка, которая способствует его развитию и повышению конкурентоспособности на финансовом рынке.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, ИнтерТраст, автоматизация банков, ВТБ