User Experience в мобильных приложениях СЭД: комментарии игроков отечественного рынка СЭД/ЕСМ

User Experience (UX, существующий опыт пользователей по взаимодействию с различными пользовательскими интерфейсами), User Interface (UI, визуально упорядоченный набор активных пользовательских компонент и их осознаваемое поведение) Usability (удобство/простота/понятность достижения заложенных функций) становятся все более значимыми факторами развитии современных программных продуктов. Одна из категорий решений, где ориентация на пользовательский опыт и комфорт работы наиболее важна – это мобильные приложения. О том, как реализуют UX в своих мобильных приложениях ведущие игроки отечественного рынка СЭД/ЕСМ, за виртуальным круглым столом ECM.ICT-Online.ru рассказывают представители компаний ЭОС, «Интерпроком», FTS Russia, «ДоксВижн», DIRECTUM и SER Group.

Подготовила Анна Тумакова

ECM.ICT-Online.ru: Когда в вашей компании начались разработки мобильных приложений? Что сейчас представляет собой линейка мобильных приложений вашей компании?

Начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений ЭОС Артем Андреев: Компания ЭОС начала разработку мобильных приложений для СЭД/ЕСМ одной из первых на рынке – в 2010 году. Линейка мобильных решений ЭОС объединила такие продукты, как «АРМ Руководителя» (Windows), iEOS (iOS) и EOSmobile (Android). Базовый функционал для всех наших приложений - это работа с поручениями, инициативными поручениями, визирование, подписание документов, использование электронной подписи (ЭП) плюс возможность аннотирования и экспорта файлов в сторонние приложения.

Начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений ЭОС Артем Андреев

В 2017 году в ЭОС было принято решение радикально изменить предлагаемый продукт, поскольку некоторые ограничения работы в СЭД с помощью мобильных устройств все же были. Взвесив свои силы и оценив скорость изменений потребностей наших клиентов, мы переписали код заново, в результате чего появился обновленный EOSmobile – наше единое приложение, которое можно устанавливать на планшеты. Единый интерфейс и функционал на трех платформах - Windows, iOS и Android – стал основной отличительной чертой EOSmobile.

Руководитель практики СЭД компании «Интерпроком» Артем Андреев: Мы начали разработку мобильного приложения для СЭД «ЭСКАДО» более 5 лет назад. Сегодня мы активно поддерживаем и развиваем два мобильных приложения «ЭСКАДО: Мой кабинет» и «ЭСКАДО: Продажи».

Руководитель практики СЭД компании «Интерпроком» Артем Андреев

Первым на свет появилось «ЭСКАДО: Мой кабинет». Изначально оно было рассчитано на руководителей организации и служило для визирования документов из СЭД «ЭСКАДО». Логика была простой: руководители часто бывают в разъездах, а согласовывать срочные документы им все равно нужно. К настоящему моменту мы нарастили функционал «ЭСКАДО: Мой кабинет» и его уже достаточно, чтобы все участники документооборота на базе «ЭСКАДО» могли не только согласовывать и визировать документы в приложении, но и создавать различные типы документов, назначать исполнителей, отправлять документы на согласование, отслеживать статусы, оформлять отгулы и отпуска и многое другое. К тому же «ЭСКАДО: Мой кабинет» показывает полные контакты всех контрагентов, а также сотрудников компании с фото и полной должностью – незаменимый помощник для новых сотрудников и не только. Совершить звонок или написать письмо можно тоже через приложение.

На волне успешного развития «ЭСКАДО: Мой кабинет» мы начали разработку «ЭСКАДО: Продажи» для сотрудников отдела продаж. Участники цикла продаж получают оперативный доступа к ряду баз СЭД «ЭСКАДО», могут создать карточку компании или контактного лица, завести сделку, привязать к ней прошедшие или будущие встречи и звонки. «ЭСКАДО: Продажи» поддерживает все уведомления касаемо любых активностей по сделкам. Руководители компании могут посмотреть через приложение отчеты по сделкам прямо на экране мобильного телефона или скачать их в pdf.

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов: Мобильные приложения для ECM-системы M-Files появились в 2013 году. Сейчас пользователи могут скачать полнофункциональные мобильные приложения для операционных систем iOS, Android и Windows бесплатно как дополнение к приобретенным лицензиям.

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов

Руководитель департамента развития продукта Docsvision Сергей Пуцин: Разработка мобильных приложений у нас стартовала в начале 2010-х. Приложение было ориентировано на пользователей Apple iPad. Продукт пользовался большим спросом, быстро развивался, основные требования предъявлялись к интерфейсу: так в 2012 году появилась новая версия продукта Top-Manager для iPad, потом и для iPhone – он просуществовал более 5 лет. С растущими требованиями к интерфейсу и функциональности мы поддерживали оба форм-фактора для нового продукта. Кроме того, время диктовало свои законы - большая часть работы уходила в мобильные устройства, мы столкнулись с новыми требованиями к объемам информации, данных становилось больше. Более гибкой становилась сама платформа, с данными которой работали наши приложения, и мы пришли к выводу, что необходимо полностью переработать не только само приложение, но и его скелет – архитектуру.

Руководитель департамента развития продукта Docsvision Сергей Пуцин

Мы начали разрабатывать «Пульс». В приложение мы заложили гибкость в поддержке сценариев работы и масштабируемость по количеству пользователей и данных, передаваемых на устройство. Кроме того, полностью пересмотрели интерфейс, изменив его в современном ключе; важным требованием была и кроссплатформенность - поддержка на устройствах на базе Android, iOS. Приложение ориентировано на средний и высший менеджмент крупных организаций. С его помощью можно быстро создавать и отправлять поручения, участвовать в ознакомлении и согласовании документов, в том числе с использованием электронной подписи. Важным свойством приложения является возможность офлайн-работы: данные, загруженные с сервера, доступны без сети - можно читать документы и расписывать резолюции, например, в самолете. Как только устройство поймает сеть - данные синхронизируются с сервером.

Руководитель отдела мобильной разработки DIRECTUM Михаил Кислицын: Компания развивает мобильное направление с 2010 года. DIRECTUM предлагает два мобильных приложения: DIRECTUM Solo и DIRECTUM Jazz. Также недавно выпущено решение DIREСTUM Bot, которое не является отдельным приложением, но обеспечивает доступ сотрудников к корпоративным сервисам в мессенджерах Viber и Telegram.

Руководитель отдела мобильной разработки DIRECTUM Михаил Кислицын

Первая версия решения DIRECTUM Solo была представлена пользователям в 2013 году. Приложение предназначено для работы руководителей с планшетов на платформах iOS и Android. Интерфейс приложения учитывает сценарии работы топ-менеджеров. DIRECTUM Jazz обеспечивает работу широкого круга пользователей систем DIRECTUM и DirectumRX. Решение разработано для наиболее популярных ОС iOS и Android в соответствии с гайдлайнами по дизайну. Интерфейс решения схож с десктоп-версией системы и вместе с тем учитывает привычки пользователей смартфонов. Таким образом, сотрудники работают в привычном окружении, это сокращает время на освоение и обеспечивает вовлечение в работу на устройстве. Решение DIREСTUM Bot создано в основном для сотрудников, не имеющих стационарных рабочих мест, работающих на выезде и «в полях». Разработка интерфейса под каждый из поддерживаемых мессенджеров обогащает опыт взаимодействия пользователей специфичными для каждой платформы UI-элементами (карусели, пользовательские клавиатуры, контекстные кнопки).

Глава российского представительства компании SER Group Дмитрий Мервицкий: Мы понимали необходимость мобильного клиента с самого начала разработки текущей версии нашей ECM-платформы Doxis4. Система Doxis4 – это целый пакет разнообразных решений для обработки, хранения, управления документами и бизнес-процессами, поэтому автоматизируя те или иные задачи очень важно обеспечить их непрерывное выполнение. Мобильное кроссплатформенное приложение Doxis4 mobileCube реализует весь основной функционал, предусмотренный в традиционном клиенте.

Глава российского представительства компании SER Group Дмитрий Мервицкий

ECM.ICT-Online.ru: Насколько важным представляется сейчас User Experience в мобильных приложениях?

Артем Андреев (ЭОС): Мы и прежде выстраивали работу наших мобильных приложений с пользователем таким образом, чтобы информация и функционал показывались в соответствии с решаемой пользователем задачей, а интерфейс в свою очередь помогал и направлял его, делая его работу комфортной и простой. Теперь же, с выходом EOSmobile, принципы User Experience легли в основу идеологии продукта: пользователь получает только тот набор операций, который ему необходим для решения его задач. В условиях рыночной конкуренции, когда удобство взаимодействия человека и ИТ-решения приобретает все большее значение в момент выбора в пользу той или иной системы, это становится все более важным.

Например, таким образом выглядит инициативное поручение, где пользователю необходима лишь одна операция «Направить на исполнение». Думаю, многие найдут в нем сходство с бумажным его эквивалентом.

Артем Андреев («Интерпроком»): UX – одна из самых важных составляющих успеха не только мобильных приложений, но и ИТ-разработок в целом. Все наши действия с мобильными приложениями, разумеется, направлены на увеличение их ценности и привлекательности для пользователей. Недавно обновили дизайн приложений, работаем над эргономичностью, улучшая юзабилити и сводя к минимуму число кликов, необходимых пользователю для решения каждой задачи. И видим результат: все больше заказчиков активно используют мобильные приложения, благо мобильный клиент практически с самого своего появления стал бесплатной частью нашей системы и очень прост в настройке. Есть примеры, что пользователи, работая в десктоп версии «ЭСКАДО», получали оповещения на телефон и одним кликом давали подтверждение «Согласовал», «Принял приглашение на встречу», не переключаясь по вкладкам в толстом клиенте. Наш опыт показывает, что в UX мы движемся в правильном направлении.

Светлин Савов (FTS Russia): Пользовательский опыт важно учитывать при разработке мобильного приложения, потому что он влияет на скорость обучения, на желание открывать приложение каждый день, на общую продуктивность работы и, в конечном итоге, отражается на эффективности процессов компании. Разработчикам стоит использовать общепринятые для каждой мобильной операционной системы способы работы пользователей с приложением и жесты управления: касание, свайпы, долгое нажатие. Не нужно переучивать пользователей, лучше использовать то, к чему они привыкли.

Есть несколько принципов пользовательского опыта, которыми руководствуются разработчики M-Files при улучшении приложений: привлекательность приложения, ощущение привычного и хорошо знакомого в управлении, а также персонификация. Продукт должен быть привлекательным, вызывать желание его использовать и возвращаться к нему снова. Это достигается интуитивным управлением и простой структурой.

В приложениях M-Files применяются хорошо знакомые иконки, обозначения, навигация и привычное расположение элементов. Чем дольше пользователи знакомы с чем-то, тем меньше они раздумывают над действиями.

Изменение внешнего вида приложения помогает пользователям подстроить приложение под свои нужды и сделать его максимально удобным в использовании. В мобильном режиме M-Files можно персонализировать стартовый экран.

Старший бизнес-аналитик Docsvision Мария Седельникова: UX сейчас, как и несколько лет ранее, необходимо учитывать как при проектировании, так и при разработке любых приложений. Многое из пользовательского опыта формирует сама ОС, на базе которой работает приложение. Как известно, у Android и iOS есть свои гайдлайны – это правила размещения отдельных элементов, а также их формы, цвета, шрифты на экране мобильного устройства. Нередко складывается впечатление, что все приложения похожи друг на друга - всё это именно благодаря гайдлайнам.

Старший бизнес-аналитик Docsvision Мария Седельникова

При проектировании «Пульса» мы, разумеется, учитывали общие особенности поведения и привычки пользователя, но в целом он получился «не такой, как все», ведь он создавался не по картинкам интерфейсов в Sketch и не по кликабельным прототипам в Axure или Figma. Это было практически полноценное мобильное приложение, написанное во fusetools. Код прототипа компилировался в нативный и устанавливался на мобильные устройства, при этом можно было использовать все родные компоненты и анимации обеих платформ. Именно на прототипе мы проводили предварительное тестирование всех продуктовых гипотез и собирали пользовательский feedback. Это оказало огромную поддержку в ходе проектирования и реализации приложения.

Руководитель Центра разработки DIRECTUM в г. Уфа Руслан Габбасов: Анализ текущего пользовательского опыта - безусловно, обязательная часть разработки любого нового интерфейса. UX - это область между аналитикой и дизайном. Она подразумевает изучение, выяснение потребностей пользователя, анализ карт кликов, тепловых карт движения зрачков, применение устоявшихся трендов и так далее. Проектирование интерфейса - следующий шаг после предварительного исследования. Знания о UX помогают проектировать приложения, которые интуитивно понятны пользователю, привыкшему работать в определенной среде (веб, iOS и Android).

Руководитель Центра разработки DIRECTUM в г. Уфа Руслан Габбасов

Дмитрий Мервицкий (SER Group): User Experience – это важная часть не только мобильных приложений. Ушли времена «абсолютной монархии» в разработке пользовательского сегмента, когда существовала только одна модель – привыкание. Еще не давно в области корпоративного ПО разработчики, мягко говоря, не учитывали мнение пользователей, а пользователи были вынуждены привыкать к тому, что есть. Сегодня UX занимает особую роль в проектировании программного обеспечения. В нашей практике мы смотрим на совокупность показателей при взаимодействии человека с системой. Много внимания уделяется UI – проектированию пользовательского интерфейса, шрифтам, расположению элементов, структуре, юзабилити в целом. UX обязательно включает анализ всех возможных сценариев работы с системой и ее функциональности, которая закладывается не только с учетом требований к платформам класса СЭД/ECM, но и с учетом максимального удобства пользователей.

К примеру, мобильное приложение Doxis4 mobileCube позволяет работать с документами офлайн и оптимизировать загрузку больших файлов, открывая страницы по одной. Приложение сохраняет наиболее часто используемые документы в избранное, непосредственно на мобильное устройство и дает возможность пользователям самостоятельно формировать офлайн каталоги для последующей работы с документами даже при отсутствии Интернет-соединения.

ECM.ICT-Online.ru: Как знание о User Experience делает работу комфортней, как интерфейс помогает пользователю с работе?

Артем Андреев (ЭОС): Как я уже сказал, «фишка» EOSmobile в том, что контент приложения показывается пользователю по мере необходимости и в зависимости от важности для пользователя. В целом, ЭОС выстраивает интерфейс и работу с пользователем таким образом, чтобы постоянно «вести» его в приложении EOSmobile, подсказывать, отправлять необходимые уведомления.

Например, метка «Отчёт по документу» сигнализирует, что по поручению пользователя получен отчет. Запись о документе (РК/РКПД) отмечается как прочитанная моментально или может быть настроена индивидуально для каждого пользователя.

Настраиваемая панель quick toolbar обеспечивает быстрый доступ к инициативному поручению, синхронизации, папке «Неотправленные документы». На папках теперь отображается признак «Срочно!» - если папка/подпапка содержит документ, имеющий в СЭД «ДЕЛО» такой признак, то и в мобильной версии на папке будет соответствующая метка.

Опционально можно подключить аннотирование файлов. Система позволяет читать файл и одновременно просматривать поручение / проект поручения / отчёт / визы и подписи. Отображение признака прочитан или нет файл по документу – еще одна особенность EOSmobile.

Артем Андреев («Интерпроком»): В первую очередь знание User Experience помогает нам сделать приложение интуитивно понятным, чтобы выполнение работы в нем занимало у пользователя как можно меньше времени. Наш опыт показывает, что многие пользователи справляются с частью задач гораздо быстрее, чем в декстоп- и веб-клиентах СЭД. В мобильных приложениях есть небольшие, но довольно важные моменты, которые действительно экономят время. К примеру, при звонке контрагенту из мобильного приложения «ЭСКАДО: Продажи» карточка активности, в нашем случае, звонка создается создана автоматически, в ней сразу отражается время и продолжительность звонка, так что сотруднику отдела продаж остается лишь записать результат разговора.

Еще пример - один наш заказчик хотел проводить анализ деятельности компании, его бухгалтерия велась в 1С, а продавцы работали в отдельной CRM-системе. Мы провели интеграцию на базе «ЭСКАДО» и значительно упростили и ускорили процесс генерации нужных отчетов. Данные из 1С просто выводятся в соседний дэшборд с карточкой сделки, и сотруднику не приходится переключаться между окнами и в принципе запускать 1С.

Еще в ускорении работы очень помогают автоматизированные бизнес-процессы, некоторая логика уже заложена в коробочную версию «ЭСКАДО», а другую ее часть можно настроить и доработать под конкретные требования заказчика. Например, при правильной настройке система будет знать, что при согласовании определенного типа документов (например, договора) согласующими будет одна и та же группа сотрудников, при другом типе (например, приказ) – другая группа. Таким образом, пользователь для запуска процесса совершит меньше рутинных действий, что значительно упростит и ускорит его работу.

Светлин Савов (FTS Russia): Лучший интерфейс – это отсутствие интерфейса, незаметный интерфейс, когда для совершения действия от пользователя требуется минимальное количество шагов и они интуитивно понятны. Помимо этого бизнес-приложения должны быть максимально функциональными, чтобы приносить пользу бизнесу. То есть хороший интерфейс для мобильного ECM-приложения – это полнофункциональный, простой, интуитивный, с минимальными препятствиями для пользователей.

В деловом приложении пользователь хочет быстро и эффективно решить задачу – передать документ, поправить договор, отправить на согласование к руководителю заявку. Интерфейс не должен в этом мешать. При этом задачу желательно выполнить за минимальное количество шагов, по упрощенному маршруту. При улучшениях интерфейса разработчики M-Files учитывают самые важные и часто используемые сценарии работы: согласование и утверждение документов, извлечение документов.

Разберем пример по согласованию счетов на оплату. Допустим, сотрудник едет на конференцию, у него полчаса с интернетом до полета. Он открывает приложение M-Files и видит в назначенных задачах счет по важному проекту, от скорой оплаты которого зависит начало работ. Или есть другой способ. Он открывает письмо, которое отправила система M-Files ему на почту при назначении задачи, и проходит по ссылке. После этого ссылка запускает мобильное приложение, и сотрудник может просмотреть документ или задачу. Мобильный интерфейс M-Files позволяет просмотреть счет в pdf-формате и связанные документы, например, договор, смету, калькуляцию. Также здесь можно запустить рабочий процесс и одобрить счет. Все эти действия занимают 4-5 касаний экрана. Если возникли какие-то вопросы по счету, не выходя из режима просмотра pdf-ки, можно воспользоваться всплывающими элементами и добавить замечания или отправить другому сотруднику, здесь же можно добавить к документу электронную подпись.

Мария Седельникова («ДоксВижн»): Интерфейс призван облегчать работу, делать её приятной и комфортной. В нашем приложении, например, реализован «многослойный» подход в окнах – это принципиально новое отношение к документам и заданиям, а не привычный подход «как в почте» - папки слева, письма справа.

Рис. 1. Три уровня навигации в приложении Пульс

У нас реализованы на трёх слоях приложения две относительно независимых ленты - список папок и список элементов в папках. Можно перемещаться как между папками, так и между карточками простым и привычным пролистыванием. Кроме того, реализован быстрый доступ к основным действиям, например, быстрые фильтры в папке: «новые», «просроченные», «измененные». Изменять фильтры можно простым жестом – «свайп» по заголовку папки – и данные меняются динамически у вас на глазах:

Михаил Кислицын (DIRECTUM): Интерфейс приложения должен проектироваться, исходя из конкретных задач. Только если наше решение попало в когнитивную модель пользователя, а для достижения ранее не встречавшихся функций ему не пришлось ломать голову, UI можно считать успешным. В этом случае интерфейс будет приносить пользователю не только удовлетворение от визуальной композиции, но и создавать комфортные условия работы.

В нашей работе над решением для топ-менеджмента мы свели выполнение основных кейсов руководителя (рассмотрение входящих задач, согласование документов) до 2-3 кликов. Асинхронность операций позволила нам обеспечить максимальную отзывчивость вне зависимости от условий (медленная работа интернета или просмотр задач и документов в самолете). Из реальных примеров нашего клиента: генеральный директор выполняет в DIRECTUM Solo около 400 заданий в день, максимальное количество - более 700. С таким потоком работ лишний клик, неудобное расположение, отзывчивость - любые погрешности в интерфейсе будут носить катастрофические последствия.

Дмитрий Мервицкий (SER Group): Интерфейс унифицирует линейку продуктов и обеспечивает безболезненный переход между приложениями. Несмотря на смену устройства пользователи должны интуитивно оставаться в одной среде. Поэтому если говорить о разработке мобильного приложения, дополняющего десктопную или веб-версию, то оно не может выбиваться из общих рамок, принятых в системе. Мы используем подобный принцип и в нашей ECM-платформе Doxis4, интерфейс которой делает работу с системой комфортной во всех версиях клиентских приложений.

Если говорить в целом, то в случае с корпоративным ПО есть негласное правило следовать канонам Windows-приложений, которые за долгие годы приучили пользователей к определенным базовым вещам – элементам меню, выпадающим спискам и так далее. Если посмотреть на многие известные продукты, большинство разработчиков этого рынка придерживается общих принципов.

ECM.ICT-Online.ru: Каковы возможности персонификации интерфейса и функционала? Насколько гибко можно настроить приложение индивидуально для каждого пользователя?

Артем Андреев (ЭОС): Рабочий стол приложений представляет собой набор плиток, которые можно перемещать, переименовывать под конкретные задачи. Ведется работа над реализацией трехмерной графики Cover Flow. Фоновое изображение рабочего стола каждый пользователь тоже может настроить индивидуально – эта функция появилась только в EOSmobile.

Представление списка документов в виде Cover Flow

Линейное представление списка документов - пользователь может выбрать удобное для себя представление!

Еще одно новшество EOSmobile - drag&drop, возможность организовать свой порядок для папок/подпапок на рабочем столе. Подпапки можно перенести на основной рабочий стол, «вытащив» нужную подпапку из списка подпапок, таким образом сформировав себе комфортный рабочий стол. Папки «На визирование», «На подпись», «Все поступившие», «В работе», «На ознакомление» стали опциональными. Для папок «На рассмотрение», «На визирование» и «На подпись» появилась возможность опционального создания и индивидуальной настройки подпапок (рубрик).

Контроль размера автоматически скачиваемых файлов настраивается согласно пожеланиям каждого пользователя. Автоматическое скачивание файлов можно полностью отключить. В EOSmobile появилась опциональная операция «Экспорт файлов РК/РКПД». Пользователь может экспортировать в стороннее приложение либо исходный файл РК/РКПД, либо PDF-файл - реплику исходного файла.

Артем Андреев («Интерпроком»): На данный момент «ЭСКАДО», как и почти все современные системы, имеет очень гибкие и широкие возможности разграничения прав доступа. Помимо прав доступа мы можем персонализировать страницы под пользователя или же под группу пользователей. Например, рядовые специалисты не могут видеть несколько полей, которые видят руководители.  По такому принципу можно создать все что угодно, страницы могут полностью отличаться друг от друга в зависимости от роли пользователя. Таким же образом работают и автоматизированные процессы. Мы можем настроить бизнес-процесс таким образом, чтобы если «Пользователь 1» создал согласование, то документ пойдет по параллельному согласованию, а если это был «Пользователь 2», - то по последовательному согласованию. Это применимо практически для любых процессов и справедливо для всех типов приложений «ЭСКАДО», для декстоп-версии, веб-клиента и мобильного приложения.

Светлин Савов (FTS Russia): В последней версии приложения M-Files 2018 пользователи могут изменить внешний вид и расположение элементов, а также функционально подстроить приложение под себя: настроить индивидуальные представления, список избранного, виртуальную доску для закрепления объектов.

Сергей Пуцин («ДоксВижн»): Возможна настройка отображаемого контента, оформления и виджетов, причём как для всех пользователей, так и для группы или отдельного пользователя. Элементы, настроенные на сервере, могут быть также скрыты/изменены непосредственно на устройстве.

Пример внешнего вида интерфейса - экран «Обзор»

Настройка брендированного интерфейса - с индивидуальным логотипом и фоном - занимает несколько минут. Кроме того, фон можно менять непосредственно на устройстве.

Михаил Кислицын (DIRECTUM): В DIRECTUM Solo и DIRECTUM Jazz можно настроить папки, которые будут синхронизироваться между десктоп-клиентом и приложением, если мобильное решение является дополнительным способом работы. Также можно настроить упрощенный просмотр справочников и документов при использовании мобильных устройств. При работе в DIRECTUM Solo пользователь может выбрать часто используемую функциональность на главном экране и в проводнике, а также установить индивидуальный фон рабочего стола в приложении. При работе с заданиями и документами пользователь может настроить срок исполнения поручений по умолчанию, визуальное выделение просроченных заданий из общего списка, наборы реквизитов для поиска по документам и другое. Также для удобства можно настроить определенную частоту синхронизации данных и размер документов.

Дмитрий Мервицкий (SER Group): Конечно, существуют определенные рамки, но в современных СЭД/ECM системах достаточно хорошо развита возможность сохранения собственных настроек интерфейса для конкретных пользователей или групп пользователей. Например, в системе Doxis4 вы можете настроить интерфейс, скрыть или открыть определенные функции системы, назначить права доступа к той или иной информации для определенных сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями. С технической точки зрения практически никаких ограничений нет, здесь необходимо отталкиваться от конкретного проекта. Платформа Doxis4 – это сервис-ориентированная ECM, своего рода конструктор, с помощью которого мы можем заложить в систему любой функционал. Каждый проект сугубо индивидуален.

ECM.ICT-Online.ru: Какие варианты организации работы совместно с помощником (секретарь, референт) можно организовать?

Артем Андреев (ЭОС): В EOSmobile появились функции создания многопунктовых поручений, назначения лиц, которым документ направляется только на ознакомление, и отображения поля исполнителей категории «для ознакомления» в проекте поручения. Кстати, вариант, когда помощник полностью контролирует поток документов в адрес пользователя, также возможен.

Количество списков исполнителей теперь не ограничено. В списках исполнителей могут быть как организации, так и представители организаций, каждому из исполнителей может быть присвоена фотография. Благодаря еще одной новой опциональной операции «Направить на доработку» пользователь может отправить на доработку проект поручения и указать причину отклонения.

Артем Андреев («Интерпроком»): В «ЭСКАДО: Мой кабинет» предусмотрена функция «Заместитель». Когда один сотрудник находится на больничном или в отпуске, все его уведомления приходят его заместителю или ассистенту. Так мы поддерживаем непрерывность документооборота. При этом можно настроить систему таким образом, чтобы права на согласование и другие возможности руководителя передавались другому лицу только в отсутствии этого руководителя и с одобрения вышестоящего руководителя, а генеральный директор, допустим, подтверждал бы передачу своих прав другому лицу самостоятельно.

Светлин Савов (FTS Russia): С помощью мобильного приложения M-Files можно упростить работу личного помощника по организационной и документационной поддержке руководителя. Если секретарю нужно довести поручение руководителя до исполнителей, в M-Files он может завести задачу, установить срок и исполнителя, привязать ее к проекту или клиенту. После этого исполнитель получит уведомление на почту и сможет приступить к ее выполнению, изменяя статусы в системе. Проконтролировать выполнение поручений и задач также поможет система, которая напомнит о скором истечении сроков.

Функции мобильного приложения M-Files хорошо подходят и для организации учета административных и командировочных расходов сотрудников. Секретарь может инициировать в системе согласование расходов по проекту. Сотрудники направляют на согласование отчеты о расходах, сопутствующие документы (чеки, билеты, которые можно на ходу сфотографировать камерой телефона, приложение сохранит их в pdf-формате). После этого секретарю приходит уведомление, и из мобильного приложения он может одобрить расходы или переслать документы на дальнейшее согласование с руководителем.

Мобильное приложение M-Files годится и для управления проектами. Например, для организации и подготовки различных мероприятий. Здесь секретарь может создать задачи по подготовке к событию, связать их с исполнителями и документами от подрядчиков, запустить процесс согласования документов с руководителем.

Через приложение M-Files помощник или секретарь может регистрировать собрания, размещать итоговые протоколы по совещаниям и деловым встречам. Мобильное приложение обеспечит административных сотрудников быстрым доступом к организационным документами и управленческой документации для просмотра, пересылки или редактирования.

Сергей Пуцин («ДоксВижн»): Секретарь может, к примеру, подготовить шаблоны поручений, которые использует руководитель при создании в мобильном устройстве. Буквально в один клик заполняются все необходимые данные, и поручение отправляется исполнителю.

Использование быстрых шаблонов при создании

Еще один востребованный сценарий для работы в офлайне: директор уезжает в командировку, по пути хочет изучить документы к важному совещанию. Интернет-соединение в дороге отсутствует. Секретарь добавляет необходимые документы в нужную папку, которая синхронизируется для офлайн-режима.

Михаил Кислицын (DIRECTUM): Работу можно организовать любым удобным для пользователя способом. Не важно, работает ли помощник в десктоп-версии или через веб-доступ, на работу руководителя в DIRECTUM Solo это никак не влияет. Кроме того, и помощник, и руководитель могут работать в мобильном приложении.

Дмитрий Мервицкий (SER Group): Для каждой компании случаи могут быть разные. Бывают различные, в том числе сложные варианты организации работы разных групп пользователей. В целом очевидно, насколько в наше время важна мобильность и доступность информации и как в этом помогают современные СЭД/ECM системы.

ECM.ICT-Online.ru: Возможности сквозной работы? Например, если пользователь начал создавать поручение в вебе, может ли он завершить работу над ним в приложении и наоборот?

Артем Андреев (ЭОС): Пользователь EOSmobile, работающий, например, в офисе на компьютере с ОС Windows, дома на Android-планшете, а в командировках заходящий в СЭД с iPad, никакой разницы в интерфейсе и функционале мобильного приложения не заметит, а все данные будут синхронизироваться.

Например, в EOSmobile (Windows) можно очень комфортно работать и на стационарном компьютере, соответственно пользователь везде может работать с документами в одном и том же интерфейсе.

Артем Андреев («Интерпроком»): Если пользователь сохранит поручение, начатое в вебе, то почему нет? Пользователи группы продуктов СЭД «ЭСКАДО» видят в веб-клиенте, толстом клиенте и в мобильном приложении одно и то же.  Они могут, допустим, создать документ в декстоп-версии находясь на рабочем месте, отредактировать его уже из дома через веб-клиент, а отправить его на согласование по пути на работу через мобильное приложение.

Светлин Савов (FTS Russia): Главные преимущества интерфейса мобильных приложений M-Files мы видим в лаконичности дизайн-решений, когда пользователя ничего не отвлекает, но при этом представлена вся функциональность ECM-системы. То есть, когда пользователь переходит в режим «Мобильный доступ», он может решать те же задачи и совершать те же операции с документами, что и в других режимах, не теряя эффективности.

Один из наших клиентов, компания по управлению коммерческой недвижимостью, активно использует мобильные приложения M-Files наряду с десктоп-приложением и веб-версией. Менеджеры проектов и юристы ежедневно работают в мобильных приложениях для доступа к документам, их согласования и изменения. Большую пользу сотрудники ощущают в том, что функционал M-Files в мобильных приложениях не ограничен, он практически полностью совпадает с возможностями «полноразмерной» версии системы. Компания осуществляет деятельность из международных офисов (Москва, Лондон, Нью-Йорк, Дюссельдорф, Франкфурт, Нью-Дели, Амстердам, Лимассол), и сотрудники вдали от офиса, в пути или в условиях ограничения связи не нарушают рабочий процесс по согласованию и утверждению документов. M-Files запоминает те документы или файлы, которые пользователи начали изучать в офисе и автоматически отображает их в представлении «Последние документы» в мобильном приложении. Также сотрудник может настроить и работу без доступа к Интернету. Для этого нужно заранее отметить в системе соответствующие документы или проекты для офлайн-доступа. При первой возможности подключения к сети приложение синхронизирует данные и автоматически внесет изменения в документы и атрибуты метаданных.

Сергей Пуцин («ДоксВижн»): Сквозная работа возможна в разрезе состояний и операций: например, можно взять в работу в вебе, а завершить уже с мобильного устройства.

Михаил Кислицын (DIRECTUM): Такая возможность есть. Все ранее созданные документы в веб-версии синхронизируются с приложением. А при создании задания всегда можно сохранить его черновик, а затем изменить или отправить его в приложении и наоборот.

Дмитрий Мервицкий (SER Group): Одним из главных требований современной СЭД/ECM является получение актуальной и достоверной информации вне зависимости от местоположения, ситуации и устройства. Поэтому, безусловно, все клиентские приложения под одной учетной записью пользователя являются его единым рабочим пространством, где он может продолжать работу с документами и задачами ровно с того этапа, на котором он остановился в момент перехода между приложениями. Гибкость приложений и оперативность принятия решений - одна из главных составляющих систем, которые станут основой цифровизации и индустрии 4.0. Могу сказать, что ECM-система Doxis4 уже сегодня максимально приближена к этим стандартам.

ECM.ICT-Online.ru: Дальнейшие планы по развитию возможностей User Experience?

Артем Андреев (ЭОС): В рамках следующих версий планируется реализовать в EOSmobile возможность поиска документов в базе данных СЭД согласно выбранным параметрам. В «Истории» можно будет найти документы, которые раньше обрабатывались данным пользователем, загрузить их актуальные версии, изучить внесенные изменения.

Также появится возможность просмотра связанных документов, сделанных на основании других документов, и возможность связывать между собой документы, созданные в СЭД «ДЕЛО» и в мобильном приложении.

Совместная работа пользователя и помощника с личными папками и многое другое. Вместе с тем, мы планируем реализовать аналитику (или контроль исполнительской дисциплины), чтобы пользователю было проще контролировать ход исполнения поручений, выдавать поручения и в целом следить за динамикой работ подконтрольных подразделений.

Артем Андреев («Интерпроком»): Мы планируем и дальше расширять функционал «ЭСКАДО: Мой кабинет» и «ЭСКАДО: Продажи»  вплоть до реализации всех функций, которые необходимы и есть в декстоп-версии и в веб-клиенте. Приходится делать это постепенно и менять структуру функций, чтобы не перегрузить интерфейс и чтобы приложение продолжало быть столько же интуитивно понятным и простым в использовании, как сейчас.

Светлин Савов (FTS Russia): По мере добавления нового функционала по интеллектуальному поиску и расширения возможностей системы интерфейс мобильных приложений M-Files также меняется: добавляются новые элементы управления, упрощается процесс работы в приложении. В 2018-2019 годах разработчики продолжат несколько тенденций предыдущих релизов: максимальная информативность первого экрана и упрощение навигации.

По мнению специалистов M-Files, стартовый экран приложения должен быть насыщен важной информацией. Сейчас на первом экране пользователь видит последние документы, с которыми он работал, назначенные задачи, избранные документы и документы, отмеченные для использования в офлайн-режиме.

Что касается навигации, разработчики, отказавшись в 2017 году от гамбургерного меню (три горизонтальных черты в верхнем углу приложения), перешли к навигации в нижней части экрана и продолжают ее улучшать. Такое расположение управляющих элементов дает пользователям быстрый доступ к наиболее часто используемым представлениям в приложении. 

Также дизайнеры продолжают упрощать иконки для мобильных приложений M-Files, чтобы пользователи проще и быстрее распознавали структуры и действия по визуальным индикаторам.

Мария Седельникова («ДоксВижн»): Есть много планов по улучшению функциональных возможностей и настройки. Например, синхронизация со списком контактов в телефоне: если у вас остались вопросы по срочному поручению, можно будет в пару кликов связаться с исполнителем любым удобным способом - телефон, мессенджер, соц.сети. Также из ближайших планов - поддержать Notification Dots, которые стали доступны, начиная с Android 8.0. Эта возможность заложена непосредственно в ОС - при длинном тапе по иконке приложения появляется список быстрых операций и событий, доступных без запуска приложения! Таким образом мы планируем показывать кратко информацию о новых карточках и команду «Создать новое поручение».

Руслан Габбасов (DIRECTUM): В дальнейшем мы планируем работать над отдельными пользовательскими кейсами, например, участия в совещаниях. А для мониторинга и контроля работ планируется развитие KPI исполнительской дисциплины. Также ведется постоянное развитие приложений параллельно с обновлением фишек мобильных операционных систем: определение будущих дат для планирования, интерфейс с drag-and-drop, взаимодействие с часами. Особое внимание будем уделять развитию нашего нового решения - DIRECTUM Bot. При подключении новых мессенджеров к системе будем анализировать текущий опыт работы пользователей и привносить лучшие наработки из других платформ. Расширим возможности системы для обработки естественного языка, а также подключим систему распознавания голоса для работы с аудиосообщениями. Везде, где мы сможем использовать современные подходы машинного обучения, мы исключим лишние взаимодействия с пользователями, оставим только творческую и созидательную работу.

Дмитрий Мервицкий (SER Group): Мы уже давно используем практику фокус-групп при внедрении новых возможностей системы. И наша стратегия приносит успех. Сегодня мы имеем одну из самых глубоких интеграций с линейкой продуктов Microsoft Office. К примеру, документы из хранилища Doxis4 можно напрямую искать в текстовом редакторе Word. Это именно тот функционал, который был необходим нашим пользователям. Поэтому в будущем фокус-группы и мнения наших пользователей будут для нас по-прежнему определяющими.

ECM.ICT-Online.ru: Большое спасибо за беседу!

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ECM, Docsvision, Directum, ЭОС, FTS, мобильные приложения, Интерпроком