Бизнес-аналитика как важный компонент современных СЭД/ЕСМ-систем

Бизнес-аналитика становится все более востребованным функционалом в ЕСМ-системах. Эта тенденция зародилась достаточно давно, еще в момент создания первых промышленных BI-систем, но особенно набирает обороты в последние годы, в связи с появлением феномена big data. В ближайшем будущем интерес к аналитическим решениям в СЭД будет расти, поскольку они позволяют решать жизненно необходимые задачи – оптимизации и повышения эффективности деятельности. Об этом единогласно говорят представители ведущих игроков отечественного ЕСМ-рынка - компаний «ЭОС», «Логика бизнеса», «ИнтерТраст», «ДоксВижн», Cognitive Technologies и FTS Russia.

Подготовила Анна Тумакова

BI как инструмент конкурентной борьбы

Пожелания заказчиков и тренды развития ЕСМ-систем, когда ЕСМ постепенно становится системой управления самыми разнообразными и наиболее востребованными бизнес-процессами, мотивируют разработчиков постоянно совершенствовать наши продукты, реализовывая функционал, который гораздо шире ECM и охватывает все бизнес-процессы организации. Об этом говорит, например, заместитель генерального директора ЭОС и главный разработчик EOS for SharePoint Евгений Червяков.

Заместитель генерального директора ЭОС и главный разработчик EOS for SharePoint Евгений Червяков

И это естественно. Интерес к аналитическим решениям растет в последние годы и его можно объяснить стремлением компаний продолжать развитие в условиях жесткой конкуренции. «Любая открытая возможность заработать деньги на развитых рынках скорее всего уже используется и эффективные бизнес-процессы – один из последних оставшихся способов отстроиться от конкурентов. А как сделать бизнес-процессы эффективными? Кроме того, сложная экономическая обстановка выдвигает перед компаниями дополнительные требования к оптимизации и сокращению расходов. Где оптимизировать, что сокращать? Ответы на эти вопросы может дать аналитика», рассказывает руководитель отдела маркетинга «ИнтерТраст» Дмитрий Голосовский. В системах документооборота содержится множество информации о деятельности организации: данные о процессах согласования, исполнения поручений, проведенных заседаний, закупок и многие другие. Использование аналитических инструментов для исследования этих данных направлено на решение выше обозначенных задач, а кроме того позволяет сделать прозрачным процесс управления организацией.

Руководитель отдела маркетинга «ИнтерТраст» Дмитрий Голосовский

Руководитель направления IBM Notes/Domino компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Кирилл Соколов поясняет: жизненный цикл любых данных в информационной системе можно разделить на три этапа: ввод данных в систему, их хранение и извлечение из данных какой-либо полезной информации. Для неструктурированных данных, которыми оперируют ECM-системы, ввод данных обеспечивают системы электронного документооборота, хранение данных – электронные архивы и отчасти те же СЭД, а извлечение полезной информации и знаний – системы бизнес-аналитики.

Подавляющее большинство средних и крупных компаний уже внедрили у себя СЭД. Многие из них перешли к следующем этапу – развернули электронные архивы и переводят бумажные архивы документов в электронный вид. За время работы этих корпоративных СЭД и электронных архивов (у некоторых компаний счет уже идет на третий десяток лет!) накопились огромные объемы данных. Теперь логично попытаться извлечь из этого массива полезную информацию. Этим и объясняется востребованность бизнес-аналитики в ECM-системах. Свою роль играет и текущий экономический кризис, заставляющий компании повышать свою эффективность: быстрее адаптироваться под запросы рынка, быстрее принимать решения, сокращать неэффективные расходы. Средства бизнес-аналитики в ECM-системах позволяют наглядно увидеть «узкие» места, например, задержки в согласовании документов и исполнении заданий или ошибки в документах, которые влекут за собой штрафы.

Руководитель направления IBM Notes/Domino компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Кирилл Соколов

Компоненты BI присутствовали в СЭД всегда

Компоненты средств бизнес-аналитики в СЭД присутствовали всегда, рассказывает президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев. К примеру, отчеты о контроле исполнительской дисциплины, статистика по обработанным документам и прочее. В то время, когда функции СЭД сводились к автоматизации традиционных процессов делопроизводства и ОРД, можно было обойтись готовыми отчетами в рамках заранее определенных процедур контроля. Сегодня СЭД воспринимается как система для автоматизации широкой номенклатуры корпоративных процессов, специфичных для конкретного бизнеса: свести СЭД к набору стандартных приложений и заранее определенных отчетов стало невозможно – возникло понимание необходимости расширенного использования средств бизнес-аналитики в СЭД. Как правило, СЭД не реализует внутри себя полный набор средств бизнес-аналитики, но содержит средства, которые позволяют настраивать разнообразные синтетические и аналитические отчеты, представлять правильно организованные и подготовленные данные для внешней полноценной бизнес-аналитики. Инструменты бизнес-анализа сегодня воспринимаются как базовый компонент ИT-инфраструктуры и позволяют комплексно обрабатывать информацию из различных источников, одним из которых является СЭД.

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев

Суть бизнес-аналитики – в трансформации больших объемов неструктурированных данных в осмысленную и полезную для принятия бизнес-решений информацию. Поскольку ECM-системы часто являются основным источником контента (слабоструктурированной информации) в организации, то появление в них инструментов для анализа данной информации было неизбежным, говорит директор по развитию FTS Russia Светлин Савов.

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов

Руководитель направления продаж Cognitive Technologies Михаил Потапенко соглашается, что модуль бизнес аналитики в ECM системах всегда был важным элементом. «Понимание оценки эффективности внутренних бизнес-процессов являлось и является одной из причин внедрения ЕСМ системы. Во все времена ответственным сотрудникам организации необходимо понимать, сколько документов обрабатывается в единицу времени, с какой скоростью, как меняется исполнительская дисциплина, как выполняются KPI и т.д. «В этом смысле, наверное, правильнее говорить об изменении функциональности бизнес аналитики, чем о большей или меньшей ее востребованности», - полагает спикер.

Руководитель направления продаж Cognitive Technologies Михаил Потапенко

Функционал BI в ЕСМ будет развиваться

Все опрошенные участники рынка уверены: учитывая возрастающую динамику современного бизнеса и экспоненциальный рост объема данных, хранимых в ECM-системах, инструменты бизнес-аналитики будут применяться все чаще, постепенно становясь неотъемлемой частью практически каждого ECM-проекта. Об этом говорят, в частности, в FTS Russia. «По мере накопления данных (неструктурированной информации) в информационных системах компаний направление будет развиваться. По мере развития облачных сервисов бизнес-аналитики (таких, например, как IBM Watson) тема будет востребована и со стороны небольших компаний, которые не могут позволить себе затраты на on-premises решения бизнес-аналитики», - уверены в «Логике бизнеса».

«Кроме того аналитика - инструмент, с помощью которого можно сделать все процессы в компании более прозрачными и предоставить максимально полную информацию руководителю для принятия решений, а это может являться главным конкурентным преимуществом современной организации», - отмечают в «ИнтерТраст».

Одним из наиболее перспективных направлений развития бизнес – аналитики является реализация методов искусственного интеллекта, полагают в Cognitive Technologies. Уже в самое ближайшее время эта компания планирует автоматизировать рутинные процессы обработки информации. Искусственный интеллект может самообучаться и в дальнейшем позволить автоматически настраивать параметры системы под требования (и их изменения) руководства.

«Один из очевидных трендов рынка - дальнейшая конвергенция функциональности технологий ECM/СЭД, BPM и инструментов бизнес-анализа. Должны появляться более высокоуровневые инструменты и шлюзы для построения более интеллектуальных и визуально удобных средств анализа информации для решений СЭД и аналитики бизнес-процессов. Сегодня это все-таки высоко кастомизированные и низкоуровневые решения. Вторым трендом, пока не особо проявившимся в реальной потребности, является использование интеллектуальных механизмов получения аналитической информации. Скажем, механизмов машинного обучения для выявления закономерностей, не сводящихся к заранее очевидным алгоритмам. Пока эти технологии откатываются на крупных интернет-проектах, связанных с «большими данными», но все чаще они проникают и в среду «корпоративных решений», - резюмируют в «ДоксВижн».

Опыт отечественных ЕСМ-игроков

ЭОС

С момента выхода EOS for SharePoint версии 4.2 специалисты ЭОС начали постепенный перенос акцента при позиционировании данной системы от СЭД и ЕСМ к инструменту автоматизации бизнес-процессов: система будет продвигаться в качестве решения для организации корпоративного портала, автоматизации совещаний и заседаний, проектного управления и файлового архива.

Что касается инструментов аналитики, то в EOS for SharePoint 4.2 расшились возможности фиксирования информации, необходимой для построения аналитических отчетов. Теперь пользователям все сроки могут быть установлены с учетом времени, в системе дополнительно фиксируются сроки выполнения, неисполнения и другие, что позволяет эффективно и гибко организовывать сбор аналитической информации. Дополнительно система предоставляет следующие возможности: создание новых отчетов, ознакомление с подготовленными отчетами, анализ информации отчетов, а также публикация диаграмм и графиков на портале SharePoint.

В релиз EOS for SharePoint 4.2 уже «в коробке» включены все основные шаблоны отчетов. Многие из этих шаблонов пригодятся не только делопроизводителям и контролерам, но и менеджерам в качестве инструментов для анализа эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников. Все отчеты в EOS for SharePoint могут быть просмотрены как непосредственно через веб-интерфейс системы, так и с использованием MS Excel. Представление отчетных форм в таком формате подает аналитическую информацию, содержащуюся в отчете, более детально и наглядно, что облегчает ее восприятие.

Формирование статистических сведений по документообороту возможно как с Dashboard рабочего стола, так и с отдельного раздела портала. Также имеется возможность создания своих отчётов без программирования.

Отчеты в графическом виде в EOS for SharePoint 4.2

«Все решения, которые разрабатывает компания ЭОС, развиваются очень динамично и в одном ключе: мы стремимся делать системы более функциональными и удобными для пользователей. В планах ЭОС относительно EOS for SharePoint, в частности – полноценный аналитический блок для каждой роли пользователя в системе, где можно будет более эффективно и удобно просматривать аналитическую информации, отчеты и выгружать их системы. Дополнительно планируется визуализация движения документов и графического дизайнера бизнес-процессов в системе», - рассказывает Евгений Червяков (ЭОС).

«Логика бизнеса»

С первыми запросами на бизнес-аналитику для ECM в «Логике бизнеса» столкнулись в 2007-2008 годах. Они исходили от компаний, накопивших большие объемы данных. Однако массовыми такие запросы (если не считать стандартного для СЭД функционала отчетов по согласованию и исполнению документов) не стали. Один из самых известных примеров использования бизнес-аналитики – проект «Диссернет», где анализируются различные научные работы и диссертации на предмет некорректного заимствования.

В ECM-решениях «Логики бизнеса» средства бизнес-аналитики представлены различными инструментами:

• Различные отчеты по работе с документами, встроенные в решения. Дополнительные отчеты можно создавать при помощи генератора отчетов либо специализированной библиотеки построения отчетов.
• Средства инфографики, наглядно представляющие сводную информацию в графической форме и позволяющие вывести эту информацию на портал, в отчет, на рабочее место сотрудника.
• Интеллектуальное сравнение документов. Этот инструмент можно использовать как для простого сравнения разных версий документов (чаще всего договорных), так и для поиска коллизий (противоречий) в нормативных актах, технической документации, регламентных документах и т.п.
• Инструменты Abbyy Compreno, которые позволяют автоматически классифицировать документы. Например, можно реализовать следующий сценарий: в организацию поступает документ, его содержание автоматически анализируется, документ классифицируется и отправляется на обработку по надлежащему маршруту.

«Возьмем, например, такую актуальную задачу, как выделение важных атрибутов из текста документа. На основе анализа содержания документа можно автоматически определить его авторов, ФИО людей, упомянутых в документе, их роли/должности, различные адреса, тональность документа (положительная/негативная) и автоматически заполнить соответствующие реквизиты в информационной системе. Можно также построить модель предметной области, выделить объекты и взаимосвязи между ними. Например, из текста какого-либо регламента можно получить перечень обрабатываемых объектов, последовательность обработки, ответственных за их обработку и т.п. и отобразить всё это в графическом виде. А при анализе интернет-порталов закупок можно выделить интересующие лоты и ключевую информацию из них (стоимость, сроки, состав закупки и т.п.), включить ее в реестр сделок компании и уведомить ответственных лиц в компании», - рассказывает Кирилл Соколов («Логика бизнеса»).

«ИнтерТраст»

Универсальное аналитическое решение в составе флагманской системы компании «ИнтерТраст» - CompanyMedia - ориентировано на сбор, агрегацию, обработку и предоставление в удобном виде и в реальном времени данных, основанных на фактической информации, содержащейся в системе и отражающей различные аспекты деятельности организации в интересах принятия управленческих решений, анализа эффективности деятельности, оценки персонала.

Аналитическое решение позволяет производить выгрузку данных из CompanyMedia в хранилище, обработку данных и представление результатов обработки с помощью средств визуализации. Предметом анализа являются атрибуты различных документов, обрабатываемых в CompanyMedia: количественные, стоимостные, временные, сезонно-географические и другие показатели, а также события жизненного цикла, регистрирующиеся в системе.

«Аналитика – новое решение в линейке CompanyMedia. В качестве примера можно привести текущий проект в одном из крупнейших российских банков, в котором планируется использовать аналитику CompanyMedia в области закупочной деятельности, осуществления анализа данных, содержащихся в специализированном модуле «Закупки», с целью контроля и оптимизации процессов, связанных с закупками», - комментирует Дмитрий Голосовский («ИнтерТраст»).

Аналитика закупок в разрезе экономии средств в CompanyMedia

«ДоксВижн»

В системе Docsvision можно выделить два слоя работы с аналитическими данными. Первый – это собственно средства платформы, среди которых можно выделить, во-первых, инструменты для сбора KPI бизнес-процессов. Для этого в системе управления БП есть специальный механизм настройки, позволяющий автоматизировать получение, агрегацию, обработку различных параметров процессов. Кроме того, есть средства настройки агрегированных представлений данных, которые позволяют отображать данные из различных приложений, агрегированные в табличные отчеты, выгружать их во внешние расчетные системы (например, в Exсel), производить онлайн операции с данными – группировки, сортировки, фильтрации и пр. С этими инструментами могут работать настройщики, не владеющие специализированными инструментами бизнес-аналитики и программированием.

Вторая группа инструментов - более низкоуровневая, она потребует знания технологий OLAP, SQL сервера и, возможно, программирования. Эти средства позволяют правильно подготавливать данные для выгрузки или отображения в тех или иных специализированных инструментах бизнес-аналитики, развернутых в корпоративной информационной системе.

Рабочее место руководителя проекта – инструмент анализа хода проектов и процессов в модуле Docsvision «Менеджер задач»

Средства бизнес-анализа так или иначе используются во всех проектах «ДоксВижн», в зависимости от масштаба проекта, разнообразия процессов и требований бизнес-заказчиков. Если используются стандартные готовые коробочные решения, то обычно дело обходится стандартными встроенными в систему средствами отчетов. Но в большинстве случаев речь идет о создании проектных решений с использованием как встроенных инструментов платформы, так и внешних инструментов бизнес-аналитики.

Cognitive Technologies

Этак компания также уделяет серьезное внимание развитию функционала аналитики. Если в прежние годы для получения аналитики и построения отчетов требовалось участие разработчика, то сегодня инструментарий стал для пользователя гибким и удобным. Он сам имеет возможность решить эту задачу средствами визуального конструктора. Отдельные виды работ может выполнять системный администратор. Как правило, это требуется в случаях, когда руководство формулирует (или меняет) новые требования по представлению аналитики. В отличие от обычной статистики, модуль бизнес-аналитики позволяет визуализировать информацию, представить ее в максимально удобном для восприятия формате, с использованием графики, интерактива и так далее. В практике Cognitive Technologies функционал аналитики востребован во всех проектах.

FTS Russia

Предлагаемые компанией ECM-решения M-Files позволяют легко структурировать любой корпоративный контент (документы, изображения, сообщения эл. почты, веб-страницы и др.) при помощи метаданных, которые могут быть проанализированы и представлены в удобном для восприятия графическом виде. Для анализа и визуализации данных используются инструменты популярной аналитической платформы Power BI от компании Microsoft. Технологии Power BI позволяют пользователям быстро и просто создавать интерактивные отчеты и панели мониторинга ключевых показателей, делиться выводами, тенденциями и прогнозами. Данные могут быть доступны в любом месте и с любого устройства (ПК/планшеты/смартфоны).

Функционал бизнес-аналитики был задействован, к примеру, в проекте автоматизации закупочной деятельности крупной строительной компании с разветвленной организационной структурой. Все важные для руководства показатели в области закупок (объемы, бюджеты, сроки) были сведены в единую информационную панель мониторинга, доступную в режиме реального времени.

Панель мониторинга закупок в M-Files

Другой пример – автоматизация службы клиентского сервиса многопрофильной ИТ-компании. В рамках проекта был разработан набор ключевых показателей деятельности службы поддержки и соответствующие информационные панели для их постоянного мониторинга.

Панель мониторинга клиентского сервиса в M-Files

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Cognitive Technologies, ИнтерТраст, ЭОС, Логика Бизнеса, ДоксВижн, Тренды в СЭД, Новые технологии в СЭД, Прогнозы в СЭД, FTS