От первых цифровых решений к интеллектуальной системе: хроники внедрения СЭД CompanyMedia в научном центре

Источник: «ИнтерТраст»

В 2016 году ФГБУ НИЦ «Институт имени Н.Е. Жуковского» сделал стратегический шаг к цифровизации – внедрил систему электронного документооборота CompanyMedia. За пять лет сотрудничества с компанией «ИнтерТраст» институт полностью перестроил процессы работы с документами: от бумажного архива до современной электронной системы с криптозащитой, мобильными рабочими местами и автоматизированным контролем исполнения. Расскажем, как проходила цифровая трансформация и каких результатов удалось достичь.

О заказчике

ФГБУ НИЦ «Институт имени Н.Е. Жуковского» – ведущий российский научно-исследовательский центр в области авиационной техники. Основанный в 2013 году, институт является правопреемником Центрального аэрогидродинамического института (ЦАГИ) и носит имя «отца русской авиации» Николая Жуковского. Основные направления деятельности включают фундаментальные и прикладные исследования в области аэродинамики, динамики полета, прочности авиационных конструкций, авиационного материаловедения. Институт располагает уникальной экспериментальной базой, включающей аэродинамические трубы, стенды для прочностных испытаний и современные вычислительные комплексы. Сегодня НИЦ играет ключевую роль в разработке перспективных образцов авиационной техники, участвует в реализации государственных программ развития авиационной промышленности и подготовке научных кадров для аэрокосмической отрасли.

Об исполнителе

Компания «ИнтерТраст», основанная в 1994 году, — один из лидеров рынка автоматизации деловых процессов, делопроизводства и документооборота. Высокий уровень программного обеспечения и услуг компании подтвержден многочисленными статусами и сертификатами. В числе основных направлений деятельности «ИнтерТраст» — разработка и развитие системы электронного документооборота CompanyMedia, а также внедрение, развитие и сопровождение систем электронного документооборота заказчиков, разработанных на базе CompanyMedia. Решения «ИнтерТраст» зарекомендовали себя как надежный выбор для государственных и корпоративных структур благодаря высокой технологической гибкости и безопасности.

Ход проекта

2016: Первый шаг к цифровизации. В июне 2016 года компания «ИнтерТраст» успешно завершила внедрение системы электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia в ФГБУ НИЦ «Институт имени Н.Е. Жуковского».

Ключевые результаты:

• Автоматизирован документооборот – от регистрации входящей корреспонденции до контроля исполнения поручений.
• Внедрена электронная подпись (ЭП) – полное соответствие требованиям ФЗ № 63 и ГОСТ Р 34.201-89.
• Обучено более 20 сотрудников, включая администраторов и ключевых пользователей.
• Создано единое цифровое пространство для взаимодействия между головной организацией и подведомственными учреждениями.

Проект стал фундаментом для дальнейшей цифровизации управления в Институте.

2017-2018: Развитие и масштабирование. Техническая поддержка и обновление до версии 4.6.1.

В 2017 году «ИнтерТраст» обеспечил постоянную техническую поддержку системы, а в 2018-м – масштабное обновление до CompanyMedia 4.6.1.

Новые возможности:

• Автоматизация заседаний – внедрена подсистема «СМ-Заседания» для формирования повесток, голосования и протоколов.
• Оптимизация работы с документами – ускоренная регистрация входящих документов, улучшенные механизмы согласования.
• Повышение безопасности – резервное копирование, мониторинг работы системы.

Эффект от внедрения:

• Сокращение времени обработки документов на 30%.
• Рост исполнительской дисциплины за счёт автоматического контроля сроков.

 

Источник: «ИнтерТраст»

 

2021: Переход на современную платформу CompanyMedia 6.3. В 2021 году «ИнтерТраст» выполнил апгрейд системы до версии 6.3 с миграцией данных за последние 5 лет.

Главные улучшения:

• Улучшенный модуль «СМ-Заседания» – синхронизация данных в реальном времени, удобное голосование с цветовой индикацией.
• Интеграция с корпоративными системами – единый шлюз для обмена данными между подразделениями.
• Гарантийная поддержка 12 месяцев – стабильная работа без сбоев.

Итоги 2021 года:

• Полная цифровизация ключевых процессов управления.
• Скорость работы с документами выросла в 2 раза.
• Повышение прозрачности за счёт автоматизированного контроля.

 

 

Источник: «ИнтерТраст»

 

Перспективы проекта

Перспективы развития системы – дальнейшая интеграция с сервисом Диадок, функциональное развитие, подключение новых пользователей.

«ИнтерТраст» продолжает сопровождать систему, обеспечивая её стабильность и развитие в соответствии с актуальными требованиями.

Почему Институт имени Н.Е. Жуковского выбирает сотрудничество с «ИнтерТраст»:

• Опыт во внедрении СЭД – более 5 лет успешного сотрудничества.
• Комплексный подход – от внедрения до технической поддержки.
• Гибкость решений – адаптация системы под специфику заказчика.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: внедрение, СЭД, электронный документооборот, ИнтерТраст, цифровизация