ЕСМ-решения российских игроков на базе платформы Microsoft SharePoint

В последние годы всю большую популярность при автоматизации электронного документооборота приобретает портальное решение Microsoft SharePoint. Его активное продвижение на российском рынке в качестве основы для электронного документооборота началось в 2007-2008 гг. С тех пор российскими разработчиками было создано несколько решений на базе Microsoft SharePoint, каждое из которых имеет как сильные, так и слабые стороны. Некоторые из них завоевали заслуженную популярность, постоянно совершенствуются и насчитывают сотни тыс. пользователей, другие, менее успешные, не развиваются и не пользуются спросом.

Материал подготовил Андрей Блинов

Популярность платформы Microsoft SharePoint объясняется ее широким функционалом и, в то же время, гибкостью. Она заключает в себе следующие возможности:
- имеет систему хранения контента;
- дает возможность совместной работы с ним;
-выполняет функции корпоративного портала;
-обладает встроенными средствами автоматизации бизнес-процессов, а также поиска и бизнес-аналитики;
-имеет возможность интеграции с приложениями MS Office.

Также важным преимуществом Microsoft SharePoint является простота обслуживания и возможность доработки функционала системы собственными силами заказчика.Однако стандартные процессы SharePoint обладают недостаточными возможностями для автоматизации электронного документооборота, сама по себе платформа не предполагает возможности использования электронной цифровой подписи, поточных сканеров, не имеет шаблонов документов, мобильных мест и слабо реализует настройку рабочих процессов. Кроме того, у Microsoft SharePoint есть некоторые проблемы с производительностью, которые увеличиваются по мере накопления объема контента. Поэтому при использовании платформы для полноценной автоматизации документооборота требуется переработка и оптимизация некоторых составляющих. Как правило, все разработчики в той или иной степени это понимают и осуществляют в своих решениях.

При создании системы электронного документооборота на Microsoft SharePoint существует два различных подхода к архитектуре решения: портальная, то есть реализованная на портале, и интегрированная с внешней СЭД. Примером такой портальной системы является ECM-система EOS for SharePoint, созданная компанией «Электронные Офисные Системы» в начале 2008года и постоянно обновляемая.

EOS for SharePoint - это готовое «коробочное» решение, которое практически не требует доработок и может быть установлено в более короткие сроки, по сравнению с другими системами. Вся настройка выполняется стандартными инструментами SharePoint. Основным отличием, которое дает ряд преимуществ EOS for Sharepoint, является произведенная разработчиками переработка тех компонентов, которые снижают производительность платформы Microsoft SharePoint. При этом те функции, которые реализованы эффективно были оставлены без изменений (например, поля карточек, бизнес-процессы (workflow), разрешения на доступ, гибкие настройки списков и библиотек и др.). Это позволяет самостоятельно дорабатывать систему в случае необходимости без привлечения разработчика и упрощает переход на новые версии платформы. Что в конечном итоге снижает затраты на обслуживание СЭД.

Примером второго подхода, когда внешняя СЭД интегрирутся с корпоративным порталом, расположенном на платформе Microsoft SharePoint,  может служить система Directum, созданная одноименной компанией и  появившаяся на рынке в 2003 году.

Интеграция СЭД Directum обеспечивается с помощью 20 различных портальных компонентов для работы с объектами СЭД (папками, справочниками, документами, задачами) через веб-интерфейс портала. Например, для просмотра папки «Входящие» в системе DIRECTUM,  необходимо воспользоваться специальной веб-частью «DIRECTUM-Входящие». А для работы с более сложным модулем требуется взаимодействие с несколькими такими веб-частями. По задумке разработчика от подобной интеграции должны были получиться лишь преимущества - исключается повторный ввод данных, облегчается работа с ними, появляется возможность отслеживать изменения и получать данные с узлов SharePoint, а также публиковать в библиотеках и списках портала документы DIRECTUM, с сохранением связей между ними.

Однако, такой подход только усложняет систему, затрудняет и увеличивает сроки внедрения (от 3 до 10 месяцев, против 1 месяца у EOS for SharePoint). Доработка такой системы уже не может быть произведена одними силами заказчика, требуется привлечение разработчика. Это, несомненно, сказывается на стоимости обслуживания СЭД. Кроме того, подобные системы не являются кроссбраузерными и поддерживают работу клиентов лишь на Internet Explorer.

Интерфейс системы Directum

Еще одной системой, реализованной на портале Microsoft SharePoint, является разработка компании WSS-Consulting, выпустившей в 2009 году решение для автоматизации электронного документооборота WSS Docs. Система не имеет большой популярности, всего около 50 компаний выбрали ее для использования (тогда как, EOS for SharePoint внедрена более чем в 3 тыс. компаниях).

Это объясняется несколькими ключевыми отличиями данных СЭД.

Во-первых, WSS Docs использует в качестве базового ядра Microsoft SharePoint Foundation - бесплатную версию Microsoft SharePoint. С одной стороны, это, конечно, снижает стоимость внедрения. Но в то же время существенно ограничивает возможности WSS Docs, поскольку обладает меньшим функционалом по сравнению с SharePoint Server 2010, который использует компания ЭОС.Именно поэтому, разработчикам WSS Docs пришлось на 90% использовать собственные решения и только на 10% задействовать функционал платформы. По большому счету, такой подход мало чем отличается от рассмотренного выше варианта с внешней СЭД, интегрированной с порталом SharePoint с помощью шлюзов. Безусловно, внедрение СЭД со значительными доработками требует большего объема программирования и сказывается на сроках внедрения.Кроме того, WSS Docs не предусматривает возможности настройки интерфейса под каждую группу пользователей. Интерфейс для всех один, что приводит к жалобам пользователей на неудобность, запутанность системы и наличие лишних, ненужных полей данных на экране.

Интерфейс системы WSS Docs

В EOS for SharePoint же возможность скрывать, удалять и добавлять поля предусмотрена. Таким образом, можно настроить интерфейс под конкретную категорию пользователей, при этом он останется привычным, знакомым по программам Microsoft, в отличии от собственной разработки WSS Docs.

Интерфейс EOS for SharePoint

 Помимо рассмотренных ранее систем на платформе Microsoft SharePoint, на рынок была выпущена система электронного документооборота Enterprise TerraDocs for SharePoint компанией «Терралинк». Изначально данный продукт задумывался как «коробочный» вариант СЭД, но внедрение системы занимает около 2-3 месяц, поэтому ее можно отнести скорее к «полузаказным» решениям.
Из плюсов данной системы можно отметить достаточно широкие функциональные возможности, удобный и привычный интерфейс портала SharePoint, возможность масштабирования, резервирования и восстановления. Кроме того, TerraDocs реализована без использования сторонних СЭД, что добавляет ей гибкости и сокращает время внедрения.

Интерфейс системы TerraDocs

Тем не менее, TerraDocs имеет ряд недостатков, которые не позволили ей занять значимой доли рынка. Одним из них являются слабые возможности по настройке workflow, система позволяет разрабатывать шаблоны бизнес-процессов только в специальных программах SharePoint Designer и MS Visual Studio, работа с которыми требует определенных знаний и опыта программирования. Это увеличивает сроки и стоимость внедрения, а также последующей доработки. В системе EOS for SharePoint стандартный маршрутизатор переписан, что позволяет создавать и настраивать workflow без специальных программ, силами штатного сотрудника IT.

Отдельно нужно сказать про такие актуальные на данные момент функции систем электронного документооборота, как электронная подпись и шифрование, а также использование поточного сканирования. В системах WSS Docs и TerraDocs отсутствует специальная опция для электронной подписи, она может быть реализована только за счет внутренних возможностей Microsoft Crypto API. Решение EOS for SharePoint 2010 для ЭЦП использует специальную систему - «КАРМА», которая может применяться практически в любых системах различного уровня и назначения, нуждающихся в использовании средств ЭЦП и шифрования (используются все наиболее популярные криптосистемы, к примеру, «КриптоПРО», Signal-COM, Microsoft Enchanced Provider, Microsoft Base Provider и т.д.). Помимо этого EOS for SharePoint имеет дополнительные опции сканирования и поточного сканирования, которые позволяют автоматически прикреплять образы документов к соответствующей карточке, в том числе и с использованием технологии распознавания текста. В системах WSS Docs и TerraDocs эти опции могут быть реализованы только с помощью внешних систем распознавания текста - продуктов ABBYY и Captiva.

Кроме перечисленных, на рынок было выпущено еще несколько систем на базе Microsoft SharePoint: «DocsVision: Документооборот для SharePoint» (компания DocsVision), DocShare ( компания «ЛАНИТ») и DocHouse (компания TopS BI). Они были представлены на выставке Docflow в 2008 году (см новость от 21.05.2008). Однако большого спроса среди потребителей так и не нашли. Разработка DocsVision уже в 2009 году не числилась в списке решений на сайте интегратора. По результатам тестирования DocShare на пилотных заказчиках компания «ЛАНИТ» приняла решение выпустить вместо нее более функциональное решение. Сейчас компания предлагает системы управления документами и деловыми процессами на основе собственной разработки – программно-технологической платформы LanDocs и на базе среды Open Text. Системы электронного документооборота на основе решения DocHouse компании Tops BI были внедрены в нескольких крупных компания, например, DHL, «ИнвестКиноПроект», «ТНТ-телесеть» и на настоящий момент DocsHouse продолжает существовать как продукт для автоматизации документооборота.

Исходя из вышесказанного, можно смело утверждать, что корпорации Мicrosoft удалось реализовать проект по продвижения платформы SharePoint как базы для создания систем электронного документооборота (см. новость от 20.06.2008). Microsoft SharePoint благодаря своей гибкости, широкому функционалу, возможности интеграции с приложениями MS Office приобрела широкое распространение в среде разработчиков СЭД.
Самым массовым решением на данной платформе стала разработка ЭОС EOS for SharePoint, которая внедрена во многих крупных коммерческих компаниях и государственных организациях. В сентябре 2013 компания «Электронные Офисные Системы» объявила о выходе новой версии программы – EOS for SharePoint 3.5, главными особенностями которой стали повышенная производительность, дополнительные функции и обновленный интерфейс.

Благодаря увеличению производительности, появилась возможность реализовывать проекты с практически неограниченным числом пользователей и обрабатывать большие объемы информации, порядка нескольких терабайт. Существенно изменился интерфейс системы, стал интуитивно понятным. Теперь можно настроить виртуальный «рабочий стол» пользователя таким образом, что с него будут выполняться все необходимые операции по работе с документами.

Также реализованы такие новые функции как: делегирование полномочий так называемым «задним числом»; выдача запретов давать «подчиненные» поручения, в сроки превышающие установленные для их исполнения; полноценные «каскады» поручений с автоматическим исполнением «сверху вниз» или снизу «вверх». Кроме того новая версия совместима с приложением iEOS, которое позволяет работать с системой посредством iPad. Подробнее об обновленной EOS for SharePoint 3.5 в материале рубрики «ЭОС» от 23.09.2013

Опубликовал: Андрей Блинов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг

Ключевые слова: электронный документооборот, Docsvision, Directum, ЭОС, Microsoft, EOS for SharePoint