Мобильная СЭД – электронный документооборот для руководства

На отечественном рынке в настоящее время присутствует более тридцати систем электронного документооборота, в задачи которых входит прежде всего поддержка системы управления, используемой организацией. Другая не менее важная функция таких систем заключается в управлении документированным корпоративным контентом – всей той информацией, которая была зафиксирована в документах организации и представляет для нее ценность. Возможность получить доступ к такой системе дистанционно, то есть не будучи на рабочем месте в офисе, привлекает пользователей СЭД уже довольно длительное время: попытки создания мобильных СЭД, вернее, мобильных рабочих мест в корпоративных системах электронного документооборота реализуются уже на протяжении около десятка лет (первые варианты представляли собой интерфейсные реализации, предназначенные для КПК, смартфонов и просто мобильных терминалов – сотовых телефонов).

Интерфейс рабочего места СЭД на КПК

Но для полноценной работы с корпоративной СЭД необходим достаточных размеров экран, позволяющий отобразить довольно большой объем как информации, так и элементов управления ею. Именно этой возможностью мобильное оборудование не обладало до появления на рынке в начале 2010 года первого планшетного компьютера, сочетающего в себе надлежащий коммуникационный комплекс, большой экран, позволяющий отобразить необходимый объем информации, длительный срок работы от батарей и модель взаимодействия с пользователем, основанную на прикосновении пальцем к сенсорному дисплею – Apple iPad, а в дальнейшем и целая группа планшетных устройств от различных производителей на основе конкурирующей платформы – Google Android. Компании-производители систем электронного документооборота увидели в появившихся на рынке планшетах возможность создания мобильного интерфейса для уже имеющихся у них СЭД-решений и в том же 2010 году несколько крупнейших вендоров анонсировали создание собственных центров компетенций по созданию рабочих мест в СЭД под iPad. К началу 2011 года уже несколько решений такого типа были выведены на отечественный рынок СЭД (о мобильных решениях ЭОС, к примеру, можно узнать здесь – прим. редакции).

Создание «толстого клиента» для iPad, т. е. приложения, которое инсталлируется на планшет посредством фирменного магазина приложений App Store либо ad hoc-инсталляций на предварительно известные устройства, является процессом достаточно длительным, занимая от трех до четырех месяцев на выпуск новой версии, вне зависимости от конкретного вендора. Планшетные устройства требуют существенно отличных подходов при проектировании интерфейса приложения и его юзабилити. Если исключить указанные работы, к примеру, воспользовавшись встроенным в программное обеспечение планшета web-браузером, возникнет ситуация, не позволяющая использовать сильные стороны решения, ведь юзабилити такого портала разрабатывается с точки зрения управления представленным на нем контентом посредством мыши и клавиатуры (мелкие элементы управления, ссылки, текст), тогда как при использовании планшета для этих целей элементы управления должны быть сделаны соизмеримыми с размером пальцев пользователя и ориентированы на ту модель управления, которая заложена в планшетных устройствах такого типа первично.
Вследствие того, что любая разработка должна опираться на ее целевую аудиторию, определение этой аудитории и ее потребностей первично и должно быть произведено еще до формирования требований к такой системе. Одним из главных вопросов, который может быть поставлен в данной ситуации, является вопрос: «Какая категория работников организации, имея выраженную потребность в участии в корпоративном документообороте, не всегда имеет возможность быть включенным в него вследствие постоянного либо периодического отсутствия за рабочим местом, т.е. за терминалом СЭД?»

В приведенной диаграмме заметно, что всего две категории пользователей обладают выраженной потребностью в мобильном участии в корпоративном документообороте:
●    топ-менеджеры организации (ее высшее руководство), ранее решавшие указанную проблему делегированием задач на постоянно находящихся на рабочем месте подчиненных – секретарей либо консультантов;
●    менеджеры, постоянно находящиеся в разъездах у клиентов (менеджеры по продажам, консультанты и пр.), ранее решавшие указанную проблему лишь путем снижения рабочей нагрузки в части работы с СЭД и ее перенесения на начало/конец рабочего дня, т. е. на время, когда работник находится за терминалом СЭД.
Основными процедурами, в которых требуется участие топ-менеджера, являются:
●    директивное управление предприятием (согласование и утверждение распорядительной, организационной и нормативной документации);
●    коллегиальное управление предприятием (участие в формировании проекта совещания и пр.).
Рассмотрим реализацию коллегиального управления предприятием посредством iPad.
Процедура выработки коллегиальных (совместных) решений группой руководящих работников с возможным привлечением отраслевой экспертизы является одной из самых используемых процедур документационного обеспечение управления. В различных организациях такая деятельность может носить разные наименования:
●    совещание;
●    заседание;
●    коллегия;
●    собрание (акционеров);
●    совет (директоров).

Являясь практически идентичными с точки зрения автоматизации деятельности, с точки зрения самой организации СЭД может использоваться для реализации различных механизмов коллегиального принятия решений.
Процедура коллегиального управления может быть представлена следующим образом:
1)    принятие решения об инициативном проведении совещания (при проведении инициативных совещаний, т. е. незапланированных совещаний, собираемых вследствие безотлагательной необходимости принятия решений по одному, либо нескольким вопросам);
2)    формирование повестки совещания (производится секретарем руководителя, вопросы, вносимые в проект повестки, устанавливаются либо на этапе принятия решения о проведении совещания, либо на основании соответствующего плана при плановом порядке проведения совещания);
3)    утверждение повестки совещания (производит должностное лицо, которое в дальнейшем председательствует на нем);
4)    рассылка информации о совещании заинтересованным лицам (осуществляется секретарем либо посредством корпоративной информационной системы, либо с помощью непосредственного информирования указанных лиц);
5)    проведение совещания, на котором производится повопросное заслушивание выступающих, экспертов, приглашенных заинтересованных должностных лиц с последующим принятием коллегиальных решений должностными лицами – участниками совещания, имеющими соответствующее право голоса;
6)    документирование принятых на совещании решений (производит секретарь совещания, после чего осуществляет подготовку результирующего распорядительного документа – протокола совещания);
7)    формирование поручений на основании протокола совещания (обычно выполняет сотрудник документационного обеспечения управления организацией – это могут быть канцелярия, общий отдел и т. д.).

Очевидно, что непосредственное участие топ-менеджеров, выполняющих в рамках этого процесса работы по согласованию повестки, ее утверждению, утверждению протокола, достаточно ограничен, и не требует участия указанных должностных лиц в остальных этапах процесса в целом, что позволяет направлять на «планшетную СЭД» руководителя только те сведения, которые необходимы ему для формирования мнения на основании полной, актуальной и достоверной информации.

К примеру, работа руководителя в приложении iMeetings (мобильном рабочем месте в СЭД CompanyMedia) характеризуется тем, что требует минимального времени для того, чтобы полностью овладеть функциональностью.

Фактически руководители организаций получили вместе с этим приложением полноценную возможность, будучи, например, в командировке, планировать собственную занятость, знакомиться с вопросами, вынесенными на обсуждение, дополнительной информацией, которой при подготовке к совещанию снабжается каждый из рассматриваемых вопросов, а также с результатами согласования.
Работая с такой системой, руководитель организации получает полноценную информационную поддержку при подготовке и участии в засекданиях, совещаниях, собраниях и коллегиях посредством загрузки на мобильное устройство всех материалов к готовящемося, текущему либо уже проведенному мероприятию. В частности, участник коллегиального органа получает в свое распоряжение следующую функциональность:
●    ознакомление с перечнем заседаний, сгруппированных по дате, виду и отсортированных в удобной для руководителя последовательности;
●    ознакомление со списком участников заседания;
●    работа с проектами решений по каждому из вопросов заседания, включая возможность непосредственной работы с файловыми приложениями к ним;
●    ознакомление с записками секретарей/референтов/консультантов/помощников;
●    работа с дополняющими материалами по вопросам обсуждения, в том числе в виде приложений;
●    работа с проектами протоколов проводимых совещаний, утвержденными протоколами проведенных совещаний, а также сопроводительной информацией к ним;
●    работа с результатами согласований и утверждений протоколов проведенных совещаний.

Также участник коллегиального органа управления обеспечивается возможностью комментировать любые материалы совещаний: от повестки дня и сопроводительных материалов к ней до проекта итогового решения, причем доступ к данным обеспечивается интеллектуальной синхронизацией, обеспечивающей доступ к любому из совещаний как в режиме непосредственной связи с сервером корпоративной СЭД, так и в режиме off-line.
Безусловно, рассмотренный подход к автоматизации коллегиальной работы в организации и вовлечение в работу с системой электронного документооборота руководства организации при подготовке к собраниям, их проведению, выработке коллегиальных управленческих решений и документированию является одним из интереснейших в этом отношении.
Для топ-менеджмента актуальны также такие возможности «мобильных» СЭД, как согласование и утверждение документации, оргнаизация доступа к документам компании и реализация этих документоориентированных процедур – многие из них уже появилась в версиях для iPad нескольких вендоров.

Сегодня можно уже говорить о том, что создание рабочих мест в СЭД под iPad - вполне самостоятельное направление, которое будет набирать еще большие обороты  в течение ближайших лет.

Алексей Назаренко, директор по качеству компании «ИнтерТраст»

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интернет, Маркетинг, Оборудование, ПО