Новая версия CompanyMedia 4.3: о ключевых особенностях, дополнительных возможностях и ближайших планах по развитию

Компания «ИнтерТраст» выпустила новую версию корпоративной системы управления документами, задачами и личной продуктивностью CompanyMedia 4.3. В рамках данной версии получил дальнейшее развитие инструментарий адаптивного кейс-менеджмента, расширены возможности гибкой настройки интерфейса, доработана функциональность нескольких модулей системы. Реализованные новшества облегчают работу пользователей, позволяют адаптировать прикладные решения к бизнес-процессам организаций-заказчиков, делают процесс эксплуатации и развития системы существенно проще.

Как отмечает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, основная особенность CompanyMedia 4.3 в том, что с выходом новой версии завершилось формирование набора инструментов, которые необходимы для разработки бизнес-решений и их кастомизации по требованиям заказчиков. К числу таких инструментов относятся: конструктор форм с настраиваемыми реквизитами, общесистемные сервисы, средства workflow и элементы адаптивного кейс-менеджмента (ACM, adaptive case management).

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст»

В частности, для модификации штатных модулей CompanyMedia («Делопроизводство», «Договоры», «Заседания» и другие) применяется механизм настраиваемых реквизитов, который позволяет администратору системы модифицировать реквизитную часть документов, в том числе добавлять, удалять и скрывать как отдельные поля, так и целые секции реквизитов. Подобные изменения не требуют программирования и сложного моделирования, проводятся в рамках типовой версии. При этом модификации могут вносить ИТ-специалисты организации-заказчика, не привлекая разработчиков «ИнтерТраст».

Если речь идет о создании новых прикладных бизнес-решений, которых нет в типовой конфигурации, то выбор инструментов и их сочетаний зависит от поставленной заказчиком задачи. Для доработки регистрационно-учетных хранилищ документов используются все те же настраиваемые реквизиты в сочетании с возможностями типовых модулей «Документы» и «Нормативно-распорядительные документы». В свою очередь, для разработки бизнес-решений, предназначенных для работы в парадигме адаптивного кейс-менеджмента, применяются стандартные инструменты ACM в паре с настройками реквизитов. Если же требуется автоматизация регламентированных бизнес-процессов, то для создания такого решения необходимы средства workflow, конструктор общесистемных сервисов и инструмент визуального моделирования.

Что касается изменений в функциональности, то они коснулись множества модулей, включая «Кейсы», «Договоры», «Библиотека документов», «Обращения граждан» и другие. В частности, в модуле «Обращения граждан» теперь поддерживается работа с сопроводительными письмами. Это позволяет установить связи между обращениями, поданными одним и тем же лицом по одному поводу в различные инстанции. Например, гражданин подает одинаковые по содержанию обращения в администрацию президента, а также в областную и городскую администрации. Если непосредственная обработка такого запроса осуществляется на уровне города, то два других обращения регистрируются в системе в качестве сопроводительных писем. В этом случае по завершении работы с обращением соответствующие отчеты  автоматически рассылаются не только руководству по месту исполнения, но и в другие организации, куда обращался заявитель.

Также, Вадим Ипатов подробно рассказал об изменениях инструментария ACM : «Упрощены алгоритмы работы с инструментами адаптивного кейс-менеджмента, и это сделано на основе той обратной связи, которую мы получаем от заказчиков. В предыдущей итерации инструментарий ACM был слишком сложен для рядового пользователя, а нам важно было предложить заказчикам простой и понятный инструмент, с которым можно работать без долгой предварительной подготовки и изучения. Нужно руководствоваться принципом, который сформулировал один из «крестных отцов» кейс-менеджмента Кит Свенсон, главный ИТ-архитектор североамериканского подразделения Fujitsu. Он говорит о том, что инструмент должен быть не сложнее электронной почты — иначе именно ее пользователь и выберет. Все, что нужно пользователю — это возможность быстро спланировать основные этапы работ, определить, какие задачи необходимо решить и какие создать документы, сформировать список ответственных и запустить кейс в работу. И, конечно, должна быть обеспечена возможность оперативного изменения хода работ — в этом суть адаптивного подхода.

Скриншот CompanyMedia 4.3

В модуле «Кейсы» появился такой элемент, как тайм-лайн. Он предназначен для визуального отображения текущего состояния кейса и его сущностей, а также для просмотра активностей в нем, контрольных точек, взаимосвязи кейса с внешними и внутренними событиями. Таймлайн является условной временной шкалой, на которой отмечаются события — изменение кейса и его сущностей, внешние события и жесткие даты. События могут создаваться автоматически в ходе работы над кейсом либо добавляться вручную участниками кейса. На вкладке с элементом «Таймлайн» также инициируется и отображается цепочка обсуждений по кейсу. Благодаря таймлайну всегда можно понять, что выполнено, какие задачи будут решены в ближайшее время и где возникли затруднения, которые, возможно, требуют перегруппировки ресурсов или изменения первоначального плана работ».

Скриншот CompanyMedia 4.3

В новой версии системы получил развитие модуль «Библиотека документов», который предназначен для создания структурированного хранилища контента, не требующего делопроизводческого учета. Модуль позволяет создавать тематические каталоги документов для информационной поддержки бизнес-процессов организации, формировать корпоративные базы знаний по различным вопросам, связанным с основной деятельностью организации. В качестве наполнения таких баз и каталогов могут использоваться файлы произвольного формата: сканированные образы, электронные текстовые документы, аудио- и видео-файлы и т.п. Для документов модуля доступны стандартные сервисы системы, такие как использование шаблонов, согласование и обсуждение, установление связей с другими документами системы и помещение документов в избранное. Также реализована связь с модулем «Кейсы», что позволяет формировать новые кейсы на основе документа либо создавать документы из контекста завершенных или находящихся в работе кейсов.

Значительные функциональные изменения коснулись сервиса согласования. В частности, в системе реализован автоматизированный выбор шаблона согласования для различных документов. Ранее список таких шаблонов, доступных пользователю, определялся только типом документа. В версии 4.3 перечень доступных шаблонов вычисляется в зависимости от атрибутов. Так, например, в системе можно задать правила, согласно которым шаблоны согласования договоров будут зависеть от таких параметров, как сумма контракта, контрагент, вариант оплаты и т.п. Это значительно сокращает  список доступных пользователю маршрутов согласования — вплоть до единственного варианта при определенном сочетании атрибутов. Благодаря этому вероятность ошибки исполнителя сводится к минимуму.

Скриншот CompanyMedia 4.3

Наряду с перечисленными доработками выполнен ряд других улучшений в части интерфейса, поисковых функций, работы с содержанием. В основном эти изменения коснулись работы с Web-клиентом CompanyMedia.

Г-н Ипатов поделился планами по дальнейшему развитию системы CompanyMedia: «У нас есть три целевых программы. Первая из них называется «Открытая СЭД», в рамках этой программы мы будем развивать разработку на базе открытого ПО. Главная цель - предложить рынку решение, отвечающее требованиям импортозамещения, принципам доверенности и защищенности программной среды СЭД. В ближайшее время выйдет версия CompanyMedia, в рамках которой заказчики при желании смогут полностью отказаться от использования проприетарного ПО.

Вторая программа касается развития инструментов адаптивного кейс-менеджмента. В частности, мы развиваем библиотеку типовых кейсов — преднастроенных шаблонов, созданных на основе проектного опыта и анализа бизнес-процессов, с которыми мы встречаемся у наших заказчиков.

Рабочее название третьей программы «Облачная СЭД» говорит само за себя. Мы намерены в ближайшие несколько месяцев предложить заказчикам сервисы электронного документооборота в облачной модели».

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот