Особенности внедрения СЭД в госучреждениях

В конце ноября состоялась конференция CNews «Рынок СЭД: новые тренды», на которой выступали представители коммерческих и государственных организаций. Тему использования систем электронного документооборота в госструктурах на примере Аналитического центра при Правительстве РФ осветил в своем докладе руководитель дирекции по информационным технологиям Алексей Хромов.

Перед  ИТ-системами Аналитического центра стоит ряд важных задач: построение архивов, учет кадров, контроль исполнения поручений и планирование. Именно эти задачи, по мнению г-на Хромова, являются основными стыковыми вопросами развития систем электронного документооборота в госсекторе. «Роль и место СЭД в госструктурах является, на мой взгляд, центральной системообразующей с точки зрения построения автоматизации внутреннего контура» - отмечает г-н Хромов. В своем докладе он выделил четыре группы вопросов, возникающих у государственных заказчиков при выборе и внедрении СЭД. Первая группа вопросов, по наблюдению г-на Хромова, относится к проблеме выбора платформы, которая способна обеспечить  все потребности организации.

«Государственные заказчики сталкиваются с проблемой многообразия платформ для создания СЭД при схожих технических характеристиках в условиях достаточно жесткой конкуренции. Это приводит к тому, что нужный и руководству, и конечным пользователям продукт выбрать не так-то просто. Кроме того, выбор осложняет использование разработчиками СЭД различных PR-приемов, в результате чего, у потенциального заказчика возникает иллюзия решения всех основных задач документооборота сразу после приобретения той или иной программный платформы. На практике получается не совсем так. Еще одной проблемой выбора нужной платформы является отсутствие общепринятой системы оценки платформ» - добавил Алексей Хромов.

Руководитель дирекции по информационным технологиям Аналитического центра при Правительстве РФ Алексей Хромов

Вторая группа проблем, возникающих перед началом внедрения, по его мнению, - это большое количество процессов в контуре управления, в том числе тех, которые направлены на обработку документов в условиях финансовых, временных, технических и юридических ограничений. Осложняют процесс внедрения как различные потребности подразделений, так и различные степени их заинтересованности во внедрении СЭД. Следующая группа вопросов – непосредственная реализация работ по внедрению. «Формирование требований на вербальном уровне, их компенсирование и включение в техническое задание - достаточно кропотливая работа. Недостаток опыта и знаний современных практик проектного управления в госсекторе – проблема, которую осознают и над которой работают»- заметил г-н Хромов. Четвертая группа проблемных вопросов появляется уже после внедрения СЭД, на стадии промышленной эксплуатации. К этой группе относятся: влияние изменений в системе на решение смежных задач; необходимость сохранения и переноса накопленных электронных документов и сведений на новые версии СЭД; учет рисков и затрат на техническую поддержку и закупку дополнительных лицензий на ПО.

Функциональный облик будущей СЭД Аналитического центра

Далее руководитель дирекции по информационным технологиям Аналитического центра при Правительстве РФ поделился своим опытом по выбору и внедрению системы электронного документооборота, отметив, что ему пришлось столкнуться со всеми группами проблем, описанными выше. «Для начала мы сформировали функциональную структуру СЭД, зафиксировали основные направления автоматизации тех процессов, которые должны быть реализованы и поддержаны в рамках будущей системы. Все эти группы функций вполне типовые, за исключением новой тенденции - взаимодействия с МЭДО и работы в системе с мобильного устройства. После того, как функциональный облик будущей системы был сформирован, мы начали выбирать платформу. Предварительный анализ, который был проведен по аналитический статьям, рекламам, выставкам и т.д., не дал четкого ответа на вопрос, какие платформы являются более продвинутыми и какие из них подходят именно нам. В конце концов, из некоторого количества платформ через анализ функциональных возможностей и положительного опыта внедрения в госсекторе мы выделили пять. И после этого, связавшись с представителями организаций, которые эти платформы внедряют, провели с каждым из них по рабочей встрече» - рассказал г-н Хромов.

После этого разработчикам было предложено создать и представить для оценки небольшой пилотный проект для Аналитического центра. Через неделю  четыре из пяти организаций представили свои т.н. пилотные проекты по системе электронного документооборота и контролю исполнения поручений Аналитического центра. «Тестирование пилотных проектов проводилось большим количеством сотрудников, представителями каждого подразделения по определенным параметрам. Оценивалась функциональность, удобство использования, качество интерфейса, технологичность, простота настройки, дополнительные возможности, понятность выполнения действий. В оценке участвовали 15 сотрудников из 7 подразделений центра, 6 сотрудников из Аппарата Правительства РФ, 1 сотрудник ФСО и 5 приглашенных экспертов» - отметил в своем докладе г-н Хромов.

Опыт Аналитического центра при Правительстве РФ: ключевые параметры оценки ПП для СЭД

Затем был объявлен конкурс, который выиграла одна из компаний, как ни странно, не являвшаяся лидером по оценкам проведенного тестирования. «На текущий момент ведутся работы по внедрению СЭД, организованные в 3 этапа. Сейчас мы находимся на завершающей стадии. Все основные вопросы, касающиеся проектирования, пробной эксплуатации, перегрузки информации из старой системы в новую, проведены. Производится доработка СЭД, и 26 декабря 2013 года я надеюсь на успешный ввод СЭД в промышленную эксплуатацию, не прогнозируя при этом особых проблем. Поскольку солидное количество времени и усилий затрачено на предпроектное исследование, то можно надеяться на большую вероятность получения именно того продукта, который нужен как самой организации, так и отдельным ее пользователям» - рассказал г-н Хромов.

Создание СЭД АЦ и текущее состояние работ в Аналитическом центре при Правительства РФ

В завершении своего доклада Алексей Хромов поделился своими наблюдениями по поводу особенностей и тенденций СЭД в государственных структурах: «При высокой степени эквивалентности автоматизированных процессов всегда есть такие, специфика которых пока не позволяет добиться высокого уровня унификации СЭД в госструктурах. При первичном анализе опыта использования СЭД в госструктурах мы получили целый спектр платформенных решений, на основе которых построены СЭД. В настоящий момент представителями Минкомсвязи декларируется, что есть некая концепция унификации систем электронного документооборота, с возможностью распространения на все органы государственной власти. Но оценить вероятность успеха этой концепции пока не представляется возможным. Сопряжение с СЭД в госструктурах в настоящее время осуществляется через систему МЭДО. Переход на полностью безбумажные технологии с применением СЭД в госструктурах в настоящее время затруднен ввиду несовершенства нормативной базы РФ в части юридической значимости электронного документооборота и излишней бюрократизацией систем управления».

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, Регулирование

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, правительство РФ