Развитие функций СЭД/ЕСМ как средства автоматизации задач руководителей

Информационно -аналитический проект Docflow провел в конце февраля вебинар на тему «Развитие функций СЭД/ЕСМ как средства автоматизации задач руководителей». Свой доклад представил президент компании DocsVision Владимир Андреев.

Президент компании DocsVision Владимир Андреев

По словам г-на Андреева в прошедшие годы все чаще и чаще в системе документооборота начинают участвовать непосредственные руководители как высшего, так и среднего уровня. Задачи автоматизации для этой группы пользователей заставляют по-новому взглянуть на позиционирование СЭД.
В докладе были освещены типовые проблемы, с которыми сталкивается менеджер современной организации и инструменты их автоматизации, а также рассмотрены технологии современной СЭД, отвечающей потребностям менеджмента.
Труд менеджера, по мнению Владимира Андреева, на сегодняшний день является наименее автоматизированным. Руководитель в своей работе вынужден пользоваться несколькими инструментами, каждый из которых реализует свою функцию. Например, операционное управление выполняет ERP-система и специализированные приложения; проектное управление реализует СУП (Система Управления Проектами);  процессное управление - BPM-системы и СЭД/ECM. СЭД предназначена преимущественно для директивного управления. Outlook, Sharepoint и СЭД выполняют функции ситуативного управления, требующего решения задач или ситуаций, не описанных в регламентах. Кроме того, существуют различные инструменты для решения персональных задач руководителя, например, управления совещанием. Они могут быть встроены в СЭД или устанавливаться отдельно.
В последнее время на рынке СЭД/ЕСМ появляется новый класс задач Case Management - некий специализированный вид управления, который находится посередине между ситуативным и процессным управлением, то есть регулирует процессы, которые формируются «налету».
Все эти методики управления в разной степени присутствуют в различных организациях, но, по словам Владимира Андреева, нет ни одного предприятия, где использовалась бы лишь одна из них. Основная проблема заключается в том, что для всех этих методик существуют отдельные инструменты. Работа руководителя получается разорванной среди нескольких приложений.

Повседневная работа менеджера

 Повседневная работа менеджера включает в себя: фиксацию и классификацию задач, определение приоритетов, составление расписания, follow-up планирование, Getting Things Done (GTD), напоминания, анализ занятости. На сегодняшний день не существует инструмента, который объединил бы в себе все эти функции.

Ситуативное и директивное управление

В рамках ситуативного и директивного управления менеджер выполняет ряд функций в двух ролях - в качестве руководителя и в качестве исполнителя. Задач много, частично они схожи с процессным управлением.

Процессное управление

Процессное управление включает в себя реализацию, моделирование и реинжиринг процессов.

Case Management

 Case Management представляет собой решение задач, которые формируются «на лету», в ходе управления самим менеджером. Процессы Case Managment не имеют заранее описанной структуры, могут определяться динамически. Динамические процессы выполняются как в качестве руководителя, так и в качестве подчиненного.

Проектное управление

Проектное управление имеет ряд функций, которые характерны именно для этого вида управления - это планирование ресурсов, балансировка проектов. Но при этом на этапах исполнения проектов пользователь является также исполнителем того же самого базового задания.

Операционное управление

Рассматривая операционное управление, г-н Андреев отмечает, что это жестко регламентированный процесс, в котором практически не встречаются неструктурированные задания.
Все перечисленные контуры управления, за исключением операционного управления включают в себя базовые элементы, которые присутствуют во всех типах управления - работа с заданием, порядком выполнения, функции уведомления, задачи мониторинга, работа с артефактами, управление личной и групповой эффективностью.
На практике все вышеперечисленные методики управления не являются изолированными. Все объекты и процессы управления пересекаются, что доставляет определенные проблемы при их автоматизации.
Во второй части своего доклада Владимир Андреев перешел к вопросу о том, чего на сегодняшний день не хватает менеджерам в их работе. Во-первых, нет интеграции работы с задачами в единый интерфейс. Они, как правило, поступают из разных источников и не интегрируются в единую систему. Поэтому невозможно спланировать нагрузку на руководителя, понять насколько он занят. И это может приводить к тому, что руководитель сам начинает тормозить все корпоративные процессы. А введение средств персонального планирования на предприятии это одна из важных проблем, с которой сталкиваются компании. Фактически пользователь до сих пор планирует свое расписание в ежедневнике, но при этом получает задания из информационных систем. И это большая проблема с точки зрения автоматизации.
Во-вторых, менеджерам не хватает инструментов повышения продуктивности в корпоративной среде. А также неплохо было бы интегрировать инструменты группового взаимодействия.
Кроме того, важной задачей является интегрирование инструмента получения значений KPI - данных, которые бы характеризовали эффективность работы пользователя.
Что касается Case Management, то готового продукта на сегодняшний день на рынке СЭД /ECM пока нет. По мнению Владимира Андреева, Case Managament должен включать в себя возможности:
- создания простых процессов обработки на лету;
- динамической модификации процессов;
- включения в процессы разнородных артефактов;
- создания библиотеки шаблонов Кейсов менеджерами.
Идеальная модель рабочего места менеджера должна выглядеть следующим образом:

Рабочее место менеджера

 В центре находится менеджер, работающий над тем потоком заданий, который возникает в различных контурах управления. То есть у пользователя есть выделенное рабочее место с определенным интерфейсом, с помощью которого он может выдавать распоряжения подчиненным, порождать кейсы или исполнять задания, которые порождены другими менеджерами, или которые автоматически генерируются системой. Если этот интерфейс устроен правильно, снабжен необходимыми инструментами контроля, напоминания, отчетности, то возможно увидеть совсем другой подход к реализации функций менеджера.
  Обычно руководитель воспринимается как субъект управления, контролирующий огромное количество объектов управления, которые порождаются в различных системах автоматизации. Он разрывается между этими различными задачами.
В идеальной же схеме выглядело бы все наоборот. Руководитель превратился бы в объект, который управляет системой и другими менеджерами и работает с грамотно составленной очередью необходимых работ. Все работы снабжены правильной системой классификации и приоритетов. Контент, с которым работает менеджер, доставляется в систему автоматически.
Почему СЭД подходит как один из вариантов реализации этой идеальной модели? Потому что функции работы с заданиями в современных СЭД реализованы с максимальной общностью. Этому способствуют некоторые предпосылки, о которых г-н Андреев рассказал в третьей части доклада.

Инструменты СЭД

По его мнению, задачи интеграции инструментов ситуативного и директивного управления достаточно хорошо решаются современными СЭД. Любая СЭД/ЕСМ содержит систему управления Task-ми. Любая, в том числе и западная СЭД, имеет готовое решение директивного управления.
Что касается инструментов процессного управления, то большинство современных систем имеют достаточно мощные «движки» для реализации бизнес-процессов. Более того, как правило, они содержат определенные инструменты, которые позволяют автоматизировать эти процессы в достаточно высокой степени. Различные СЭД содержат различные инструменты для интеграции процессов.
Большинство систем содержат механизмы для сбора ключевых индикаторов. То есть СЭД является альтернативой внедрения BPM - системы, например, для небольших организаций.
В СЭД функции работы с заданиями решены комплексно, что является ее неоспоримым преимуществом.
Кроме того в СЭД существуют инструменты получения данных из различных систем. Такие средства интеграции поддерживают разнообразные функции.

Инструменты СЭД для менеджера

Таким образом, СЭД на сегодня - это правильная платформа для директивного и ситуативного управления, адекватный инструмент для реализации документо-центричных бизнес-процессов. Возможно использование СЭД в качестве основы для реализации корпоративной BPM-системы. СЭД может становиться местом исполнения заданий и реализации функций проектного документооборота. А также может поддерживать операционное управление, организовывать работу в нештатных ситуациях. То есть СЭД может служить агрегатором корпоративных заданий и исполнять роль базового рабочего места менеджера.
В последнее время СЭД дополняются новыми компонентами. Например, многие ведущие производители сориентировали интерфейсы своих систем на руководителя. Появляются готовые методики работы с заданиями. СЭД интегрируются с корпоративными системами взаимодействия, дополняются модулями интеграции с Outlook, со средствами моделирования процессов, оснащаются шлюзами в корпоративные системы для организации сквозных процессов, инструментами управления совещаниями. Также набирает обороты создание мобильных приложений для менеджеров.

О том, каким образом автоматизируется работа руководителя с помощью СЭД других компаний, рассказали их представители.
Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов:
«При разработке четвертой версии CompanyMedia мы изначально ориентировались на то, что система должна стать удобным инструментом для управленцев всех уровней. Для этой группы пользователей функции делопроизводства вторичны, поскольку их работа строится не вокруг документов, а вокруг управленческих задач. С помощью инструментов персонализации контента и интерфейса, заложенных в систему, рабочее место руководителя можно освободить от избыточных возможностей в области документооборота. При этом в распоряжении управленца остаются все необходимые инструменты для решения повседневных задач, выдачи поручений, контроля их исполнения, анализа результативности подчиненных на основе отчетов и т.п.
Руководители нередко сталкиваются с задачами, решение которых выходит за рамки типовых процессов, не обладающих достаточной гибкостью. Для автоматизации нерегламентированных или частично регламентированных бизнес-процессов в CompanyMedia применяется инструменты адаптивного кейс-менеджмента (ACM), позволяющие оперативно скорректировать ход работ, перераспределить ресурсы, привлечь экспертов любого подразделения организации к обсуждениям и консультациям.
Для автоматизации работы коллегиальных органов – наблюдательных советов, комиссий и комитетов – служит специализированный модуль CompanyMedia «Заседания». С его помощью автоматизируются такие процессы, как подготовка материалов, формирование повестки, голосование по вопросам заседания, составление протокола и контроль исполнения решений».

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст»
по развитию бизнеса Вадим Ипатов

Кроме того Вадим Ипатов рассказал и об использовании мобильных решений в качестве средства автоматизации задач руководителя:
«Мобильные решения, разработанные нашей компанией, также ориентированы на потребности сотрудников блока управления. Такие приложения, как iDocs VIP, iDocs и aDocs позволяют руководителям участвовать в управлении организацией, где бы они ни находились – в поездке, командировке, на конференции или переговорах. Линейка iDocs предназначена для установки на планшеты iPad, aDocs – для устройств под управлением Android. Работа с задачами, согласование документов, дистанционное участие в совещаниях и заседаниях – все эти функции доступны в мобильных клиентах системы. Руководитель может работать в системе как с планшета, так и с применением web-клиента CompanyMedia на стационарном компьютере или ноутбуке – в зависимости от местонахождения и личных предпочтений. Это достигается за счет синхронизации данных мобильного и браузерного клиентов с основным сервером системы».

 
Руководитель Управления маркетинга Елена Иванова так прокомментировала вопрос об автоматизации задач руководителя:
«В первую очередь, если речь идет о руководителе, то его функции, которые необходимо автоматизировать это - постановка задач, согласование, утверждение и контроль процессов. Процессы могут быть совершенно разнообразные - в гос. структурах одни процессы и несколько другие, если речь идет о коммерческой организации. Но в целом руководитель выполняет следующие задачи: назначает задания, контролирует их выполнение, утверждает, согласовывает, анализирует отчетность. Эти функции есть в любой СЭД/ЕМС системе. Что касается мобильных устройств, которые также есть в арсенале компании ЭОС, то они разработаны специально для руководителей и имеют оптимизированный под их задачи интерфейс с минимальным, но достаточным количеством кнопок. Компания ЭОС накопила большой опыт при разработке СЭД и мы знаем, какие функции из большого числа возможных понадобятся именно руководителю. И именно эти кнопки реализованы в мобильных приложениях ЭОС. Это согласование, утверждение, резолюции, возможность фиксировать их, в том числе и голосом. Кроме того руководителю необходима быстрая связь с офисом, когда он находится за его пределами, быстрое взаимодействие с сотрудниками, контроль и тд. А также в мобильных приложениях ЭОС теперь реализована функция подписания документов электронной подписью. Сейчас это уже стало возможным».

Руководитель Управления маркетинга Елена Иванова

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: СЭД