Российские системы электронных архивов: решения, законодательство, перспективы развития, комментарии участников рынка

Достаточно ли быстрыми темпами развиваются российские системы электронных архивов, успевают ли отечественные разработчики за потребностями заказчиков? Как влияет на этот процесс необходимость в скорейшем импортозамещении и насколько успешно законодательство способствует выполнению поставленных задач? Какие события можно ожидать в дальнейшем, будет ли путь отечественного рынка отличным от зарубежного? На тему российских систем электронных архивов за виртуальным круглым столом ICT-Online.ru беседуют представители компаний «ЭОС ПВ», ЭЛАР, «Девелоника» (ГК Softline), «Интерпроком», «Цитрос», ГЭНДАЛЬФ и Directum.

ICT-Online.ru: Как, на ваш взгляд, происходит развитие систем электронных архивов в России, успевают ли отечественные разработчики за потребностями клиентов?

Заместитель генерального директора «ЭОС ПВ» Иван Скородумов: На сегодняшний день мы видим, что потребности в этой сфере только увеличиваются. Ранее был больше запрос на оцифровку бумажных архивов, причем как в классическом понимании (с учетом номенклатуры дел, фондов, описей, дел, документов), так и просто возможность оцифровки архивных россыпей. Последние годы мы видим возросший спрос на создание архивов электронных подлинников. Часто требуется решение, которое обеспечивает работу и классического архива с бумажными документами, и с электронными документами. И если первые потребности можно закрыть достаточно неплохо, есть большое количество решений, особенно легковесных, обеспечивающих просто сканирование и атрибутирование документов, то в части качественных продуктов по хранению электронных подлинников предложений пока мало, буквально единицы. Это объясняется необходимостью грамотных технических решений и хорошей методологической проработки. Приятно, что наша компания в этой части была пионером.

Заместитель генерального директора «ЭОС ПВ» Иван Скородумов

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов: Процесс импортозамещения иностранных решений длится уже несколько лет. Российские разработчики традиционно делают акцент на функциональности СЭД и автоматизации бизнес-процессов. Среди систем управления документами за эти годы появилось много конкурентных решений. Но промышленных специализированных платформ электронных архивов меньше. Электронные архивы многими воспринимаются как часть системы электронного документооборота или отдельное файловое хранилище. И это большая ошибка. Целесообразно выделять такие решения в отдельный класс продуктов, которые обладают особыми характеристиками, недоступными для традиционных СЭД и ЭДО.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов

До недавнего времени вопросу организации хранения электронной информации не уделялось должного внимания. Только когда заказчики сталкиваются с ухудшением работы профильных информационных систем, будь то ERP или СЭД, становится ясно, что подобные системы не могут обеспечить высокопроизводительное хранение больших и постоянно возрастающих объемов документов. Возникают проблемы сквозного поиска информации, так как каждая из корпоративных систем хранит только «свой» контент. При этом возрастают риски обеспечения информационной безопасности, вследствие отсутствия развитых средств защиты информации. В этой связи заказчики начинают искать специализированные решения, позволяющие разгрузить профильные информационные системы от архивных документов и обеспечить их долговременное защищенное хранение. Становится целесообразным создание единой системы электронного архива и подключение к ней основных корпоративных источников информации. Такой подход обеспечивает объединение разрозненных данных, организацию их структурированного хранения и удобный поиск любых сведений и документов в режиме «одного окна». При правильном подходе обеспечивается сохранность не только архивной информации, система электронного архива сохраняет любые текущие сведения, обрабатывающиеся в профильных бизнес-приложениях. Фактически формируется многослойный «пирог», где основа – это промышленная платформа электронного архива, обеспечивающая через интеграционную шину маршрутизацию, обработку и хранение любых корпоративных сведений и документов различных подразделений и профильных информационных систем.

Стоит отметить, что крупные корпорации одними из первых начали решать подобные задачи, создавая специализированные системы электронных архивов на базе «тяжелых» корпоративных решений от IBM или OpenText. Сегодня, когда обслуживать и развивать иностранные решения становится невозможно, крупные заказчики ищут альтернативу из числа отечественных продуктов. При этом заменить их достаточно сложно, во многом из-за малого числа сопоставимых российских аналогов и сложности переноса большого количества системообразующих процессов, реализованных в них.

К примеру, одним из таких сопоставимых аналогов является наша разработка – отечественная платформа ЭЛАР Контекст (запись в реестре Минцифры №12298), на базе которой выполнено уже достаточно много крупных проектов по имортозамещению зарубежных ECM-систем и построению защищенных электронных архивов в госкорпорациях, на предприятиях ОПК, в органах власти и промышленности.

Руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова: Стремительное импортозамещение - главный тренд этого года. Всего несколько лет назад заказчики отдавали предпочтение зарубежным ECM-платформам для создания корпоративных информационных систем. Сейчас отечественные разработки удовлетворяют все технические запросы клиентов.

Руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова

Российские решения для системы электронных архивов имеют преимущества в:

• гибкости;
• отказоустойчивости;
• возможностях масштабирования;
• производительности;
• стандартизации всех этапов бизнес-процессов;
• быстром поиске и выгрузке документов по запросам ФНС;
• многократном снижении затрат на хранение документов;
• работе с большими объемами данных.

Они обеспечивают надежное централизованное хранение электронных документов в соответствии с высокими требованиями к их защите и сохранности. Специалисты могут подключаться любым удобным способом: с локальных или удаленных компьютеров любой конфигурации, мобильных устройств. Продукты отечественных разработчиков снижают затраты на обновление, копирование и распространение документации.

Архитектор решений компании «Интерпроком» Игорь Бреус: Электронный архив представляет собой сегодня хранилище цифровой информации самого разного формата, а не только цифровых образов и бумажных документов. Необходимо хранить не только текстовые документы, но и широкий спектр более сложных форматов, таких как графические изображения, фото, видео, аудио. Объем такого рода контента нарастает лавинообразно. Вне всякого сомнения, что управление хранением больших объемов информации требует все более сложных решений. При этом, помимо импортозамещения, я бы отметил три ключевых вызова для ИТ при работе с электронными архивами.

Архитектор решений компании «Интерпроком» Игорь Бреус

Во-первых, курс на цифровизацию экономики предполагает наличие цифровых двойников практически во всех сферах деятельности – цифровые не только документы, музыка, кино, но и цифровое проектирование, оборудование, месторождения, заводы, цифровые трудовые книжки, медицинские карты и многое другое. Все они порождают не просто огромное, а гигантское количество информации, которую надо хранить в цифровом формате. И здесь требуется наращивание объемов и мощности систем хранения, а также ПО для управления. Помочь решить эту задачу могут облачные хранилища, хотя и здесь есть риски, например, блокировки работы или отсутствия интернет-соединения, без которых документы будут вне доступа. Все упирается в уровень доверия внешнему оператору, который хранит все ваши данные.

Во-вторых, при работе с электронными архивами, с одной стороны, компаниям требуется обеспечение 24х7 доступности к электронным материалам, а с другой стороны - доступ должен быть безопасным и защищенным, включая контроль за несанкционированным копированием документов. Поэтому набор инструментов, которые приходится разрабатывать и интегрировать в электронные архивы все время расширяется - от разграничения прав доступа согласно выполняемым должностным обязанностям и биометрической идентификации до инструментария, позволяющего выявлять, кем было сделано копирование конфиденциального документа, всплывшего в публичном пространстве, для принятия реактивных мер. Появляются интересные отечественные инструменты, позволяющие действовать проактивно, обеспечивая блокировку копирования документов при попытке не только скопировать файл, а даже сделать фото экрана компьютера с мобильного телефона.

В-третьих, при больших объемах хранения постоянно возрастают потребности в более быстром и интеллектуальном поиске нужной информации. Поэтому цифровые архивы должны быть оснащены все более разумными средствами для максимально быстрого поиска необходимой информации, начиная от QR-кодов до программных роботов RPA и с вектором развития, направленным в сторону машинного обучения и искусственного интеллекта. И в этом направлении компетенции российских разработчиков тоже достаточно успешно развиваются.

Генеральный директор «Цитрос» Кирилл Соколов: Развитие систем электронных архивов происходит нормально. На рынке есть достаточно большое количество решений как для универсальных электронных архивов, типа категорий 1 и 2 из классификации выше, так и специализированных электронных архивов категории 3 для разных видов документов (финансовых, технических, банковских, клиентских, нормативных и т.п). В последнее время в связи с изменениями законодательства стали появляться и решения для архивов кадровых документов. При этом отмечу, что по-прежнему большинство организаций для юридически значимых документов использует бумажное архивное хранение из-за неотрегулированного законодательства в области архивного хранения электронных документов несмотря на то, что технологически это давно возможно.

Генеральный директор «Цитрос» Кирилл Соколов

Генеральный директор ГЭНДАЛЬФ Андрей Шеремет: Важно сопоставлять потребности и возможности. Крупные клиенты могут позволить себе большее за счет бюджетов, персональных разработок и внедрения комплексных решений автоматизации и цифровизации бизнеса. В то же время, для среднего и малого бизнеса недоступны многомиллионные системы для решения проблемы контроля и хранения финансовой документации. Для этого сегмента существует решение «Скан-Архив» на базе «1С», которое позволяет решать вопрос хранения, быстрого поиска и доступа к данным в архивах для пользователей «1С», согласно правам доступа.

Генеральный директор ГЭНДАЛЬФ Андрей Шеремет

Product manager направления «Цифровая бухгалтерия» в компании Directum Иван Агапов: Говоря о развитии, нужно учитывать два фактора. Первый – электронных документов становится больше. Растет доля цифровых оригиналов – документов, которые изначально создаются в электронном виде. И эта тенденция продолжается на протяжении последних 20-30 лет.

Product manager направления «Цифровая бухгалтерия» в компании Directum Иван Агапов

В последние годы наиболее показателен рост бухгалтерской первички, особенно в компаниях, которые активно пользуются внешним ЭДО. У ритейлеров, например, объемы таких документов могут достигать тысяч в месяц и сотен миллионов в год. Соответственно, с такими активами нужно сначала работать, а потом хранить, то есть обеспечить полный жизненный цикл.

Сценарии работы, характерные для бумажных архивных экземпляров – предоставить сотрудникам для изучения, дать доступ контролирующим органам, выдать подборку материалов по запросу – применимы и к электронным. Но способ реализации сценариев отличается и имеет свои тонкости. Например, у документа есть список прав доступа в корпоративной ИС, и надо решать, нужен ли он при долговременном хранении, и как его учитывать. Отдельная задача – сделать так, чтобы документ из системы потом можно было прочитать – визуализировать спустя 20, 40, 70 лет.

При этом перевод в цифру «захватывает» все больше разных видов документов – добавляются транспортные, страховые, разрешительные, судебные и др. Не нужно забывать и о сканах, которые широко используются для оперативной работы. И если раньше были более актуальными процессные задачи – обработка входящих, согласование, передача контрагенту, контроль поручений и т.д., то сейчас повышается интерес к работе с архивными хранилищами.

Второй фактор возник в 2022 году. Ряд западных вендоров, ранее обслуживавших крупный бизнес, уходят или ушли из России. С системами на базе SAP, Oracle, FileNet компании не смогут работать в среднесрочной и долгосрочной перспективе. А ИТ-решения для архивов как раз важно оценивать на длительный период. То есть рано или поздно бизнесу нужно будет менять эти платформы. И это определенный вызов для отечественных поставщиков – решение всех указанных выше задач на огромных объемах информации, с высоким качеством разработки, масштабируемости на уровне запросов, которые предъявляют крупнейшие компании России.

Отечественные разработчики успевают за потребностями клиентов. Скорее законодательство не успевает за появлением всё новых потребностей. Федеральные законы недостаточно детализируют, как должно происходить долговременное хранение электронных документов. Нет стандартов, которые бы описывали процесс полностью от а до я – есть разночтения, вариации.

И реальные проекты пока отстают – не все вендоры могут похвастаться масштабными внедрениями. В какой-то момент архивы перестали быть хайповой темой – больше говорили о BPM, Low-code-платформах. Но мы, понимая глубину вопроса, всегда считали проблематику цифровых активов важной, в том числе для развития российской экономики. Поэтому целенаправленно подходили к реализации масштабных проектов. И сейчас можем говорить о позитивном опыте с крупными заказчиками: система долговременного архивного хранения в ПАО «Сургутнефтегаз» работает уже в течение пяти лет, проект САХЭД госархива Удмуртской Республики был завершен в 2021 году. Есть и другие примеры.

ICT-Online.ru: Насколько существенно отразились на рынке российских систем электронных архивов события этого года и необходимость в скорейшем импортозамещении?

Иван Скородумов («ЭОС ПВ»): Вопросы импортозамещения стали крайне острыми не только на этом рынке, но и на всех остальных. Это просто уже должно быть и всё, размышлять тут бессмысленно.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): Импортозамещение жизненно необходимо. Особенно на фоне растущих угроз информационной безопасности. Атаки на информационные ресурсы корпораций и ведомств происходят постоянно. Без надежной защиты обеспечить сохранность критически важной информации невозможно. Не стоит забывать, что утечка корпоративной тайны и блокирование доступа к сведениям в электронном виде, содержащимся в информационных системах, подвергшимся атаке – это еще полбеды. В случае форс-мажора деловые процессы переходят на бумажную основу – увеличивается нагрузка на архив, становится в разы тяжелее обрабатывать документы и управлять документационным обеспечением подразделений. Любая информация или документ доходит до ответственного сотрудника не за минуту, а за несколько часов. При этом риски безвозвратной утраты важной информации растут. Как следствие вышел Указ Президента РФ от 1 мая 2022 г. N 250 «О дополнительных мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации».

Поэтому на сегодня крайне важно не только субъекту критической информационной инфраструктуры, но и каждому ведомству, корпорации и предприятию обеспечить себя полностью импортонезависимой и защищенной платформой электронного архива, которая будет в реальном времени архивировать важные сведения и документы. Обеспечивать их долговременное юридически-значимое хранение. А в случае чрезвычайной ситуации предоставлять оперативный и непрекращающийся доступ к любой необходимой информации – электронным документам, копиям архивных бумажных документов, базам знаний, справочникам и реестрам, цифровым данным корпоративных информационных систем.

Полина Дуйкова («Девелоника»): По данным Центра компетенций по импортозамещению в сфере ИКТ, в 2021 году доля российского ПО в государственных организациях составляла 30-35 %. В 2022 году использование отечественных решений из мейнстрима превратилось в необходимость. Заказчики все чаще переходят на отечественные аналоги ИТ-систем, потому что государство поддерживает развитие цифровой трансформации и отечественных разработчиков, а российские решения конкурентоспособны и являются альтернативой иностранным технологиям.

Также события этого года повлекли за собой дополнительную нагрузку на общие центры обслуживания (далее ОЦО), которые работают в бухгалтерских, кадровых, логистических, закупочных ИТ-системах. Внедрение новых проектов требует финансовых вложений, а после миграции на доступные на российском рынке системы нужно время на адаптацию и обучение персонала работе в этих программах. Важно учесть, что в переходный период будут работать параллельно решения - старое и новое, что также увеличит нагрузку на системы и людей.

Игорь Бреус («Интерпроком»): В сложившейся ситуации внешнего санкционного давления, которая масштабно затронула нашу ИТ-отрасль, системы для построения электронных архивов не стали исключением. Широко распространенные зарубежные СХД и программное обеспечение требуют в некоторых случаях срочной замены, в других – замены в обозримой перспективе. В Реестре российского ПО список класса СЭД насчитывает более 50 наименований, в нем находится порядка 90 средств управления информационными ресурсами и основными данными (ECM, MDM). Есть из чего выбрать как малым, так и крупным предприятиям. Катализатором этого процесса являются инициативы государства по льготному налогообложению компаний, разрабатывающих отечественный софт.

Однако хотелось бы отметить, что импортозамещение необходимо рассматривать комплексно и подходить к нему взвешенно. Например, есть отечественная СЭД/ЕСМ, но разработчик не позаботился о полноценном веб-клиенте, а толстый клиент для пользователей работает под Windows, тогда импортозаместить ОС может быть очень проблематично. СЭД «ЭСКАДО» и «СУПер» от компании «Интерпроком» работают через веб-клиента, мы создали мобильные приложения и сотрудничаем с ГК «Астра» на предмет сертификации нашего прикладного ПО на совместимость с отечественной ОС Astra Linux.

Кирилл Соколов («Цитрос»): События существенно сказались из-за того, что ушел ряд крупных западных вендоров, на платформах и в облаках которых было сделано большое количество электронных архивов. И теперь перед компаниями стоят вопросы дальнейшего развития и поддержки таких систем. Некоторые из компаний, которые использовали западные облачные платформы из-за блокировки доступа к этим платформам вынуждены искать альтернативу очень быстро. Те компании, которые использовали и по-прежнему используют западные платформы on-premises, могут выбирать импортозамещенную альтернативу без спешки, поскольку решения на западных платформах по-прежнему работают, правда без возможностей получения обновлений и сопровождения от вендора.

Все это вызвало серьезный всплеск интереса к российским решениям и платформам электронных архивов, который мы ощутили на собственном опыте и который по нашим оценкам будет только нарастать в ближайшее время.

Андрей Шеремет (ГЭНДАЛЬФ): Мы не можем отметить резкий рост или спад продаж. Нашими клиентами, в большинстве своем, являются представители среднего бизнеса. Поскольку мы изначально работали с предприятиями, которые работают в российском направлении, с этой проблемой мы не сталкивались. Просто меняются и растут потребности клиентов.   

Иван Агапов (Directum): Крупных проектов на полностью импортозамещенной инфраструктуре, честно сказать, на рынке пока немного. Мы планомерно двигаемся по нашей дорожной карте разработки продукта. За прошлый год выполнили ряд значимых проектов на импортозамещенном ПО с охватом 4 тыс., 5 тыс. и более пользователей в Directum RX. Недавно прошло тестирование нашей платформы с использованием Linux и Postgres Pro на 20 тыс. одновременных подключениях, что соответствует 40-50 тыс. реальных пользователей системы. Идем дальше – есть заказчики со 100 тыс. пользователей.

ICT-Online.ru: Достаточно ли существующих законодательных инициатив для развития этого рынка, какие из них особенно важны? Отсутствие каких ощущается особенно остро?

Иван Скородумов («ЭОС ПВ»): Мы видим большое внимание со стороны регулятора к этому направлению. Оценивать его можно с разных сторон, и просто здорово, что на эту тематику стали обращать внимание на самом высоком уровне.

Инициативы идут по нескольким направлениям. Есть инициативы как федерального, так и регионального уровней; есть инициативы по линии Росархива и по линиям других министерств и ведомств, создающих многочисленные государственные реестры, регистры и кадастры, содержащие правоустанавливающую и юридически значимую информацию, в том числе длительного и постоянного срока хранения.

Существующие инициативы пока что не обеспечивают твёрдой нормативно-правовой базы для создания и поддержания электронных архивов, поскольку не урегулирован до конца целый ряд ключевых вопросов, - поэтому заинтересованным организациям и учреждениям приходится принимать на себя определённые риски.

При отсутствии единой национальной концепции сохранения цифрового наследия России, которая должна определить, что в итоге должно быть достигнуто в плане обеспечения сохранности электронных документов, каждая из таких инициатив, как правило, имеет свои уникальные концептуальные, организационные, технические и технологические решения. В итоге может оказаться, что их трудно объединить во что-то целое и единое.

В то же время существующее законодательство не создаёт и принципиальных препятствий для электронных архивов.

Если говорить о неурегулированных вопросах, то они есть буквально на каждом этапе архивной работы. В качестве примера можно назвать следующие.

• Нет определённости с составом материалов, потенциально имеющих архивную ценность и подлежащих передаче на архивное хранение. Ясность есть только с бумагоподобными организационно-распорядительными документами; при этом игнорируются электронная деловая переписка и обмен сообщениями, базы данных, сайты, электронная научно-техническая документация, электронные медицинские документы и многое другое.
• Нет определённости с процессом передачи электронных документов (особенно вне узкой группы бумагоподобных ЭД) на архивное хранение. Мы видим разные крайности: если раньше говорили только о CD-дисках, то теперь – только об использовании электронных каналов связи. Зачастую непродуманно навязываются на все случаи жизни «контейнеры», технические спецификации и правовой статус которых также чётко не определены.
• В условиях многоукладности в сфере управления документами и архивного дела единая технология хранения невозможна, и не имеется сколько-нибудь последовательного описания хотя бы какой-нибудь одной технологии архивного хранения электронных документов.
• До сих пор не решен вопрос обеспечения долговременной сохранности ЭД, подписанных усиленными (впрочем, как и простыми) электронными подписями без ущерба для их юридической и доказательной силы. Не установлен правовой статус отметок времени, хешей и архивных вариантов усиленных электронных подписей. По сути дела, практически все современные технологии электронного архивного хранения могут использоваться либо на основании договоров между заинтересованными сторонами, либо на основе ведомственный нормативно-правовой базы.
• Не решена проблема создания электронных копий бумажных документов, принимаемых на архивное хранение на правах и вместо бумажных оригиналов. Существующие законопроекты содержат принципиальные дефекты как правового характера, так и в вопросах безопасности, и вряд ли принесут какую-либо пользу.
• Часто не продумывается вопрос ограниченного срока службы архивных информационных систем и необходимости регулярно переносить фонды и научно-справочный аппарат электронных архивов в новые системы – делая это эффективно и не вводя огромное количество информации заново вручную.
• Разрабатываемые требования к архивных информационным системам, хотя порой и являются весьма неплохими, тем не менее оторваны от реальной жизни и неисполнимы на практике.
• Продвигаемые некоторыми кругами типовые облачные решения, с учётом уже сложившейся ведомственной инфраструктуры, представляют интерес только для муниципальных архивов, вообще не имеющих ни сил, ни средств, и для небольших, небогатых и не очень передовых в информационном отношении коммерческих организаций. Все передовые ведомства уже создали собственную инфраструктуру, ориентированную на поддержку выполнения их основных задач, и отказываться от неё не станут. Кроме того, облачным решениям присущи серьёзные риски в плане безопасности.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): Ожидаем выхода закона об электронном дубликате, соответствующий законопроект (№ 1173189-7) о внесении изменений в Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» находится на рассмотрении в Государственной Думе. В первую очередь, этот закон позволит заказчикам создавать равнозначные электронные дубликаты бумажных документов, что позволит отказаться от дорогостоящего хранения бумаги в пользу организации электронных архивов. Нормы не будут распространяться на документы Архивного фонда, гостайну и ряд других категорий. Но всё же, это большой шаг вперед.

В этом году вышло ПП РФ от 2 марта 2022 г. N 279 «О государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов». ГИС ЦХЭД обеспечивает хранение архивных документов на федеральном уровне. При этом государство не регламентирует подобные процессы на региональном уровне. В свою очередь в соответствии с поручением Президента Российской Федерации Пр-290 п.8 от 10.02.2022 г. рассматривается вопрос о цифровизации архивной отрасли, в том числе на уровне субъектов РФ. В этой связи мы разработали комплексное решение по цифровизации архивной сферы для субъектов РФ, которое подразумевает объединение региональных органов власти-источников комплектования и государственных и муниципальных архивов региона в рамках единой цифровой экосистемы. Решение реализуется только с использованием отечественным технологий: на базе системы автоматизации архивной деятельности АИС ЭЛАР-Архив, платформы ЭЛАР Контекст и ряда других уникальных разработок. Проект подразумевает бесшовное взаимодействие ведомственных СЭД и учетных архивных систем, которые будут связаны с единым цифровым хранилищем документов. Это позволит органам власти всегда иметь доступ к своим архивным документам временных и постоянных сроков хранения в электронном виде, а муниципальным архивам автоматизировать процессы комплектования и учета, как бумажных, так и электронных документов.

Стоит отметить выход № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Закон вводит необходимость создания нотариальных архивов на база Нотариальных палат субъектов РФ. В этой области мы подготовили специализированные решения для формирования цифрового архива, включающих сканеры для перевода сшитых нотариальных документов в электронный вид и систему электронного архива.

Полина Дуйкова («Девелоника»): Для нормативно-методического обеспечения работы с электронными архивами утвержден Приказ Федерального архивного агентства N 69 от от 15 июня 2020 г «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Этот документ поможет частным компаниям и государственным учреждениям с цифровизацией бизнес-процессов. Как минимум, сократятся издержки на хранение и обработку бумажных документов.

В Минэкономразвития России разработан законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов». Особенно важная инициатива этого проекта - разрешение хранить не только электронные оригиналы, но и электронные дубликаты бумажных документов. Переводить в электронное хранение по порядку, описанному в законопроекте об электронных архивах, можно практически все виды документов, кроме содержащих государственную тайну, удостоверяющих личность и тех, что юридически могут оформляться только в бумажном виде.

Ключевым моментом в цифровизации документов стало подписание Президентом РФ закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, закрепляющий возможность и механизмы использования кадровых документов, связанных с занятостью граждан, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе.

Игорь Бреус («Интерпроком»): Поскольку состав хранимых в электронных архивах документов и материалов очень разнообразен, то помимо общих требований в части электронной подписи, отображения бумажных документов в электронном виде, выдачи дубликатов, порядке утилизации, необходимо отдельно регламентировать работу с финансовой отчетностью, отдела кадров, проектной документацией, информации медийного пространства и широкого круга других сфер деятельности с отраслевой спецификой. Ежегодно в нормативно-правовой базе электронного документооборота (ЭДО) происходят изменения и вносится ряд новых существенных положений. Законодательных инициативы и процессы, которые они затрагивают, достаточно сложные, требующие глубокой и кропотливый проработки, взвешенного и ответственного подхода.

Например, в апреле этого года Госдума приняла в первом чтении законопроект № 1173189-7 об электронных архивах документов, регулирующий перевод в цифровой формат и хранение электронных документов и их дубликатов, который был инициирован еще в мае 2021 года. Его актуальность определяется важными факторами, такими как масштабный переход госорганов и хозяйствующих субъектов на электронный документооборот, постоянным ростом количества документов, связанной с этим необходимостью оптимизации бизнес-процессов для сокращения издержек на хранение и обработку бумажных документов, а так же повышения скорости и качества предоставления сервисов и услуг.

Кирилл Соколов («Цитрос»): Состояние законодательства ещё 10 лет назад позволяло разрабатывать и эксплуатировать электронные архивы первых 3-х категорий, а вот если мы говорим про долговременные архивы электронных документов, то в текущем законодательстве есть пробелы. Рынок уже несколько лет ждет принятия закона об электронных архивах документов. В прошлом году в Думу поступил законопроект 1173189-7, но к настоящему моменту он принят только в первом чтении, и у экспертного сообщества есть масса нареканий к этому законопроекту. Лично я ожидаю, что, в лучшем случае, этот законопроект будет одобрен в 3-м чтении в следующем, 2023 году.

Андрей Шеремет (ГЭНДАЛЬФ): Более остро стоит вопрос не законодательных инициатив, а формирования осознания у клиентов, что нужно и можно переходить на работу с электронными версиями документов. Действующая законодательная база уже позволяет оптимизировать работу с соблюдением требований налоговых и иных надзорных органов, контролировать возврат, соблюдать сроки предоставления ответов для проверок и ид. Именно осознание - для чего нужно электронное хранение и оперативный доступ - должно стать движущей силой для новых инициатив.

Со своей стороны, можем отметить, что рынку не хватает популяризации и формирования единого позиционирования работы в новом формате, более быстром, удобном и управляемом.

Иван Агапов (Directum): Нельзя сказать, что законодательство не развивается или ставит препоны для отрасли. Процесс идет, но не теми темпами, которыми бы хотелось. Есть множество различных нормативных актов, регулирующих использование электронных документов в оперативной работе (от создания до временного хранения), а в части долговременного и постоянного хранения есть потребность в дальнейшей детализации нормативной базы.

Например, у определенных отраслей (банки, страховые, телеком-операторы) были свои ожидания от законотворческих инициатив по возможностям оцифровки накопленных бумажных документов с последующим уничтожением оригиналов – перевод в «цифровые дубликаты». Но пока эти проекты дальше не продвигаются.

Еще пример, когда у бизнеса возникают вопросы долговременного хранения электронных кадровых документов с ЭП. Сейчас этот процесс можно организовать, например, на основе международных стандартов. А хотелось бы, чтобы и наши ответственные ведомства в этом направлении вели активную законодательно-методическую и разъяснительную работу по практической организации хранения и снимали висячие вопросы.

ICT-Online.ru: Какие события, по вашим прогнозам, ожидают рынок российских систем электронных архивов в ближайшее время и в более отдаленной перспективе? Будут ли эти события, изменения симметричны происходящим за рубежом, или путь развития российского рынка систем электронных архивов будет уникальным?

Иван Скородумов («ЭОС ПВ»): Я не думаю, что мы глобально чем-то уникальны в отличии от всего другого мира. Во многих странах схожие задачи, есть огромные массивы бумажных документов, которые надо сохранить, есть уже огромный объем электронных документов. Вероятнее всего, в ближайшее время наше законодательство будет меняться в части регламентации хранения электронных документов, будут появляться новые инaициативы. Игроки рынка будут предлагать свои решения. Но, конечно, крен будет в сторону хранения электронной информации, не обязательно документов в классическом понимании, но и сайтов, данных из социальных сетей, аудиовизуальной информации и т.п. Абсолютно точно решения будут мигрировать на импортонезависимое системное программное обеспечение, это будет наша особенность, так как мир в этом году показал, что зависимость страны в этой части является критичным моментом. Очень надеюсь, что постепенно будет переход и на отечественную элементную базу, системы хранения, хотя это более отдаленная перспектива - разрыв с мировыми производителями пока большой, некоторых решений просто нет как класса.

Александр Кузнецов (ЭЛАР): Мы считаем, что у рынка есть потребность в специализированных системах электронных архивов и такой класс продукции не следует рассматривать через призму систем электронного документооборота. В ближайшем будущем с учетом сдвига законодательства в сторону информационной безопасности и защиты информационных ресурсов системы электронных архивов должны «учиться» хранить и обрабатывать любую категорию данных, а также обеспечивать полную импортонезависимость и постоянную доступность хранимой информации, безотносительно к уровню внешних угроз.

Полина Дуйкова («Девелоника»): Мы наблюдаем повышенное внимание к миграции на системы электронных архивов, а наши клиенты ожидают:

• снижения стоимости хранения за счет меньших требований к оборудованию и централизации всех архивных процедур в одной системе;
• ускорения работы архивистов и делопроизводителей благодаря автоматизации рутинных операций;
• уменьшения на оперативные хранилища, повышение быстродействия операционных систем.

На российском рынке представлен весь необходимый пул решений для качественного внедрения и работы собственных продуктов СЭД. Благодаря поддержке государства, решениям наших разработчиков и готовности предприятий к ведению всей документации в электронном виде, цифровая трансформация развивается вне зависимости от внешних обстоятельств.

Игорь Бреус («Интерпроком»): Основной прорыв хотелось бы увидеть в аппаратных системах, это позволило бы минимизировать объемы систем хранения и повысить быстродействие работы с хранимой информацией, чтобы все необходимые документы были буквально «на кончиках пальцев». И конечно, развитие ИИ должно открыть нам много интересных возможностей, когда можно будет осуществлять действия с электронными материалами не только при помощи голоса или программных роботов, но и с помощью мысли.

Кирилл Соколов («Цитрос»): В ближайшее время компании будут искать и переходить на российские альтернативы, причем будут стараться искать такие альтернативы, которые позволят реализовать не только электронный архив, но и все требуемые сервисы по работе с документами - ЭДО, офисные редакторы, СЭД, КЭДО и т.п. По нашим оценкам, этот процесс может растянуться на несколько лет.

Дополнительным драйвером развития рынка ЭА станет бурный перевод компаниями документооборота самых разных видов документов в электронный вид. Архивное хранение электронных документов - это следующий этап ЖЦ документа после документооборота, поэтому логично, что чем больше будет доля ЭДО, тем больше будет потребностей в ЭА.

Пути развития российского рынка электронных архивов точно будут уникальными для электронных архивов бумажных документов и долговременных архивов электронных документов, так как в этих областях наше законодательство и культура работы с документами отличается от зарубежных. Принятие закона об электронных архивах документов должно снять существующие законодательные барьеры и существенно ускорить развитие рынка. Помимо создания долговременных архивов юридически значимых электронных документов on-premises, это даст толчок и развитию «облачных» (но, конечно, российских) решений по модели SaaS по аналогии с существующими внешними сервисами по хранению бумажных документов.

Андрей Шеремет (ГЭНДАЛЬФ): Составлять прогноз и проводить подобную аналитику невозможно без полной картины развития рынка электронных архивов за рубежом. Мы не имеем полного представления – какой процент бизнеса используется этими технологиями, поддерживается ли это на законодательном уровне. Не исключено, что симметрия составит 90 %, так как используется идентичное оборудование, системы организации хранения и навигации, а также могут быть схожи потребности пользователей.

Отличительной чертой отечественных разработок являются системы безопасности хранения и передачи документов. Повсеместно внедряемые и популярные у бизнеса, вне зависимости от масштаба, системы электронного документооборота активно способствуют формированию электронных архивов документов. Но документацию, подлежащую обязательному контролю, все еще принято хранить в физическом виде. Говорить о полном отказе от бумажных архивов можно говорить только в долгосрочной перспективе.

Иван Агапов (Directum): Нет единого мирового общепризнанного стандарта работы с электронными архивами, и, скорее всего, его не может быть. Есть какие-то кусочки стандартов, – кубики, которые уже сформировались и используются повсеместно. Например, стандарт PDF/A широко применяется для документов долговременного хранения и гарантирует их воспроизводимость.

Но дальше начинается специфика, например, даже в понятиях, что мы считаем оригиналом и копией, доверенностью и т.д. Соответственно, требования к системам отличаются, часть из них вытекает из нормативной базы. Поэтому и развитие рынка ПО у нас происходило и будет происходить своим путем. Но есть страны, в том числе ближнего зарубежья (Беларусь, Казахстан, Узбекистан), где модель развития законодательства в области цифрового контента очень похожа на нашу. Такие страны нам технологически близки.

Если оглянуться на исторический процесс в теме электронного архивного хранения, то за 10 лет мы недалеко продвинулись по нормативному регулированию. Но количество документов в электронном виде за этот период сильно выросло, и объем перерастает в критическую массу. Хочешь не хочешь, ситуация стимулирует решать вопросы организации работы архивов.

Кроме того, тренд, заданный государством на цифровизацию, сохраняется - госорганы продолжают стратегию перехода на ЭДО и дальнейшей формализации документов. ФНС поэтапно разрабатывает форматы для новых видов документов. Минцифры продвигает «Госключ», МЧД и электронные договоры, Минтранс - электронные транспортные накладные. Бизнес постепенно сам понимает выгоды от перехода в цифру. Срабатывают инициативы типа маркировки, налогового мониторинга, стимулирующие, а где-то и обязывающие применять электронные, а не бумажные документы.

Поэтому отрасль е-архивов ждет поступательный рост. Наибольший подъем ожидает те решения и технологии, которые дают бизнесу понятный результат: экономию денег, сокращение затрат за счет улучшения внутренних процессов. Особенно это касается скорости взаимодействия и полного исключения ручных операций.

ICT-Online.ru: Большое спасибо за беседу!

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Directum, ЭОС, Softline, ЭЛАР, Электронные архивы, Интерпроком