СЭД в энергетике

Чем интересны предприятия энергетического комплекса - сбытовые, сетевые, управляющие компании — в качестве потребителей систем СЭД/ECM? Перспективен ли этот сегмент автоматизации бизнес-процессов для поставщиков СЭД? В обзоре ECM-ICT.Online.ru принимают участие представители ведущих компаний-интеграторов, имеющих успешный опыт работы с энергетиками.

Материал подготовила Анна Тумакова

Традиционный и ключевой рынок интегратора

Специалисты компаний-интеграторов, специализирующихся на СЭД/ECM-системах, сходятся во мнении: волна глобальных проектов на этом рынке прошла, но СЭД продолжает играть важнейшую роль и, соответственно, иметь большие перспективы развития на предприятиях энергетического комплекса. Среди них, по данным портала Tadviser на 2014 год , системы СЭД/ECM с 13,8% внедрений заняли второе место по популярности после систем ERP. Большинство крупных компаний них уже не первый год активно используют СЭД и ECM в своей работе, и сегодня наиболее востребованными направлениями их развития становятся решения, связанные с интеграцией уже существующих на предприятии систем между собой (например, с учётными системами 1С и SAP) или интеграция между системами разных предприятий энергетической отрасли (для электронного согласования технологических схем и т. д.) а также решения, созданные специально для энергетических компаний. С течением времени появляются небольшие задачи, которые удобно решать с помощью отдельных систем, привязанных к общей инфраструктуре.

Таким образом, для интеграторов электроэнергетика продолжает являться одним из ключевых рынков. Этому способствовала волна структурных изменений в отрасли, начавшаяся в 2008 году после реорганизации РАО «ЕЭС России» и появления новых федеральных и региональных предприятий, и изменения в законодательном регулировании. По словам руководителя направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергея Полтева, работа энергосбытовых компаний с конечными потребителями сегодня значительно изменилась, в том числе благодаря внедрению актуальных ИТ-технологий: личного кабинета пользователя,  возможности  удаленной автоматической передачи показаний приборов учета и многому другому. «Здесь, как и в других отраслях, СЭД/ECM-решение может выступать не только как важный и необходимый инструмент управленческой деятельности, но и как единая платформа для наглядного доступа к  накопленным в различных информационных системах данным», - замечает он.

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев

Администратор проектов внедрения компании DIRECTUM Ольга Федорова выделяет три основных причины заинтересованности предприятий в СЭД: огромные объемы документов; ограниченные сроки их подготовки, согласования и подписания, регламентированные государством; характерный для многих гибридный документооборот, когда работа ведется параллельно с бумажными и электронными экземплярами.

Администратор проектов внедрения компании DIRECTUM Ольга Федорова

Как на любом крупном территориально-распределенном предприятии, в энергетической компании наиболее востребованы такие направления СЭД, как автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренний документооборот, процессы создания и распространения организационно-распорядительных документов, контроль исполнительской дисциплины. Большой объем договорной работы с подрядчиками и клиентами диктует необходимость внедрения специализированного модуля для управления контрактной документацией.

Энергетический комплекс действительно является перспективным рынком для СЭД/ECM систем по многим причинам, подтверждают в «ICL-КПО ВС» (Docsvision Certified Software & Service Partner Gold). Во-первых, в энергетике существует множество бизнес-процессов, которые целесообразно автоматизировать в СЭД. Это базовые процессы делопроизводства, кадровые задачи (согласования отпусков/отгулов и прочие сервисы), электронный архив первичной и технической документации. Помимо этого, основные бизнес-процессы компаний энергетического сектора хорошо регламентированы и могут быть включены в контур СЭД. Например, обработка обращений потребителей (характерно для энергосетевых и энергосбытовых компаний), формирование и согласование инвестиционных программ (сетевые и генерирующие компании), управление заявками на технологическое присоединение (сетевые компании), согласование объемов потребляемой энергии (сбытовые и сетевые компании при участии потребителей). Во-вторых, многие энергетические компании, еще до реформы РАО ЕЭС России, успешно внедрили у себя СЭД и получили значительный опыт по работе с ними. «В течение последних трех лет мы с коллегами наблюдаем устойчивый тренд на замену существующих СЭД системами «нового» поколения в таких компаниях ввиду устаревания уже используемого ПО», - говорит руководитель отдела бизнес-решений Центра системных технологий ОАО «ICL-КПО ВС» Илья Федоров. В-третьих, в силу большого количества административных ограничений в работе энергетических компаний, с одной стороны, и узких рамок по изменению тарифной политики, с другой, руководители большинства компаний озабочены повышением эффективности работы. В этом направлении, без преувеличения, существенную роль играют СЭД.

Руководитель отдела бизнес-решений Центра системных технологий ОАО «ICL-КПО ВС» Илья Федоров

Специфика рынка: организационная, функциональная, правовая

Остановимся подробнее на специфике рынка, которую приходится учитывать разработчикам и инсталляторам СЭД.

В первую очередь, представители интеграторов отмечают широкую географическую распределенность своих клиентов и, соответственно, их филиальную организационную структуру, зачастую характеризующуюся параллельным использованием различных учетных систем в подразделениях и слабыми каналами связи между филиалами и головной организацией. Эти факторы могут стать причиной возникновения трудностей в синхронизации данных между учетной системой и внедряемой системой электронного документооборота, и между учетными системами в филиалах. Необходима унификация стандартов между ними, то есть перед внедрением СЭД - проведение работ по стандартизации процессов. Помимо всего прочего, распределенная структура накладывает требования к возможности бесперебойной работы с документами и другим корпоративным контентом независимо от качества каналов связи.

Другая структурная отраслевая особенность: в энергетике преобладают холдинги, в состав которых входят независимые предприятия разных профилей деятельности. Как следствие, энергетикам необходимо постоянно работать с большими объемами как внутренней, так и внешней - в данном случае первичной — документации. Также здесь важно, чтобы СЭД поддерживала федеративный режим – возможность установки собственной СЭД на каждом предприятии и объединение всех инсталляций в единое информационное пространство.

Кроме того, энергосбытовая компания вынуждена работать с внушительными потоками документов в рамках взаимодействия с каждым из контрагентов (счета, акты  выполненных работ, акт снятия показаний, и т. п.), отсюда логичным образом возникает потребность в надежном хранении большого объема данных и высокой скорости  процессов обработки (в том числе за счет автоматизации типовых процессов и удобного пользовательского интерфейса автоматизированных рабочих мест). Необходимость обработки такого количества данных в короткий срок требует простого и удобного интерфейса для руководителя: возможность максимально быстро получить всю необходимую информацию, согласовать документ или назначить исполнителей проекта.

Управление документами в сбытовых и сетевых компаниях осуществляется в двустороннем порядке: с одной стороны, заключаются договоры с поставщиками, с другой, – принимаются заявки от потребителей энергии. В подобной ситуации преимущества имеют системы с гибкими настройками и масштабируемостью. Предприятиям энергетического комплекса часто необходима интеграция как минимум с двумя системами: учетными системами для осуществления хозяйственной деятельности и специализированными комплексами программ, например, автоматизирующими бизнес-процессы биллинга электрической энергии.

Внутренние процессы энергетических предприятий зачастую жестко контролируются федеральными или местными регламентами, за неисполнение которых на ответственных сотрудников налагается взыскание, в том числе и материальное. Это способствует дальнейшему переходу к электронному формату взаимодействия как между компаниями, так и с госведомствами: используются сервисы, позволяющие обмениваться электронными документами, имеющими силу бумажных оригиналов и принимающиеся органами государственной власти (контролирующими органами, судами). В этом смысле преимущество получают такие сервисы, как, например, юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО), предоставляемый «Сервионикой» и подразумевающий контролируемую на всех этапах передачу документов, высокий уровень защиты данных, и контроль соответствия форматов документов требованиям проверяющих органов.

По словам генерального директора WSS-Consulting Геннадия Попова, заказчики рассматриваемого сектора «уделяют особое внимание контролю исполнительской дисциплины в СЭД, для них критичным является точное и своевременное принятие и исполнение управленческих решений. Поэтому СЭД должна иметь развитые возможности контроля исполнения поручений и документов, хорошую отчетность и проработанный функционал».

Генеральный директор WSS-Consulting Геннадий Попов

Несмотря на то, что для решения задач энергетических компаний часто требуется комплексное нестандартное решение, широко востребованы и типовые проекты. Руководитель отдела электронного документооборота Cognitive Technologies Иван Тарханов поясняет: «Важно, куда именно внедряется СЭД и с какой целью. Если это секретариат, финансовый или делопроизводственный отдел, то, как правило, стандартные конфигурации вполне устраивают заказчиков. Более того, часто они отличаются самостоятельностью и готовы сами внедрять продукт, не прибегая к дополнительной помощи вендора. Сейчас на рынке малых и средних компаний популярен вариант внедрения системы силами своего ИТ специалиста (или группы), Всё чаще заказчикам требуется система «чтобы потом не докупать». Люди хотят иметь инструмент для решения текущих задач и понимать возможность масштабирования системы. Именно системы, которые имеют максимально простую, но широкую возможность по самостоятельному внедрению сейчас получают максимум заказов».

Руководитель отдела электронного документооборота Cognitive Technologies Иван Тарханов

Специфика внедрения СЭД определяется также направлением деятельности самого предприятия. Для производства электроэнергии более важны технические вопросы: эксплуатация имеющихся объектов, их содержания и обслуживания, строительство новых — то есть работа с проектно-сметной и нормативно-правовой документацией. Для сбытовых и управляющих компаний - непосредственная работа с клиентами-реальными потребителями: выставление счетов, обработка платежей, тарификация и автоматизация учета электроэнергии, а также претензионная работа с неплательщиками.

«Главная специфика: интегратору нужно понимать особенности всех бизнес-процессов клиента, - считает генеральный директор ООО «Контек» Алексей Семидетнов. - Иначе будет трудно понять причинно-следственную связь между требованиями к автоматизации, которые формулирует заказчик, и причинами их возникновения, а значит, невозможно будет предложить наиболее правильное решение, предвосхищающее все требования. Если вы «в теме», то сможете сделать так, что СЭД/ЕСМ система будет идти на шаг впереди требований заказчика и предвидеть их.

Генеральный директор ООО «Контек» Алексей Семидетнов

ОАО «ICL-КПО ВС» имеет многолетний опыт внедрения систем управления документами и бизнес-процессами на базе платформы Docsvision, в том числе проектный опыт в крупных компаниях энергетической отрасли. Спецификой внедрения СЭД в энергетике является тесная работа с бизнес-пользователями, ответственными за разного рода прикладные задачи. При создании СЭД специалисты компании ICL-КПО ВС часто сталкиваются с необходимостью автоматизации процессов управления взаимодействием с потребителями, управления технологическим присоединением, управления закупками. Все эти процессы не имеют никакого отношения к канцелярии, но они намного важнее учета входящих/исходящих документов. Именно решение указанных задач позволяет сокращать издержки на ведение основной деятельности компаний, что, в свою очередь, повышает качество сервиса, оказываемого потребителям. «Приятно слышать от заказчиков, что внедрение системы взаимодействия с потребителями сократило время обслуживания обращений на 30 % (и это не маркетинг – это факт из ежедневной работы). Обратная сторона медали – высокая длительность проектов. Производственные процессы автоматизируются дольше, чем стандартный документооборот. Надо учитывать намного больше нюансов, система влияет на работу большого количества людей, ожидания руководства компаний от системы очень высокие. Поэтому проекты могут длиться годами, но в результате получается действительно полезный продукт», - делится Илья Федоров (ICL-КПО ВС).

Типовые проекты и индивидуальные решения

Каждый крупный интегратор имеет практику внедрений СЭД на предприятиях энергетики — как типовых инсталляций, так и разработок, сделанных под конкретного заказчика. Так, среди наиболее значительных проектов компании ЭОС - автоматизация документооборота таких организаций, как ОАО «Мосэнерго», ОАО «Московская городская электросетевая компания», ЗАО «ТГК-6», ОАО «Татэнерго». Компания FTS Russia, предлагая компаниям из энергетического сектора международную практику в переложении на российские реалии, реализовала проект внедрения ECM-системы M-Files в одной из компаний госкорпорации «Росатом».

У компании DIRECTUM также накоплен положительный опыт внедрения СЭД в энергосбытовых компаниях: и организация работы с распределенными базами данных, и интеграционные решения. Так, в одной из организаций налажена интеграция системы DIRECTUM с биллинговой системой СТЕК-ЭНЕРГО, учетной системой 1С, системой обмена документами Synerdocs. В другом случае, на территориально-распределенном предприятии, специалисты успешно решили проблему синхронизации данных между учетными системами в филиалах и системой DIRECTUM.

Cognitive Technologies сегодня может похвастаться примерно 100 действующими внедрениями в энергетике: это крупные электро-, гидро- и атомные станции, сбытовые и обслуживающие компании. Все эти активности вписываются в рамки типовых проектов. Более 20 внедрений за плечами специалистов WSS-Consulting: это генерирующие, сбытовые и управляющие компании.

Среди крупнейших клиентов интегратора «ИнтерТраст» - «Русэнергосбыт» и «Русэнергоресурс», Евроазиатская Энергетическая Корпорация, где с успехом применяется система CompanyMedia.

Компания ЛАНИТ внедрила автоматизированную систему документационного обеспечения на базе LanDocs, интегрированную с корпоративным удостоверяющим центром, в 66 филиалах ОАО «СО ЕЭС». В настоящее время в системе работает более 6000 сотрудников и обрабатывается свыше 5000 документов в день. Другим значимым проектом стало внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) на платформе LanDocs в ООО «Газпром энерго». Система охватила администрацию промышленного гиганта в Москве и 11 филиалов компании, действующих на всей территории страны. Масштабные проекты по индивидуальному заказу ЛАНИТ осуществляет в ПАО «РАО Энергетические системы Востока» (индивидуальное решение на базе платформы LanDocs: RAO-ESV) и ПАО «ФСК ЕЭС» (комплексное аппаратно-программное и технологическое ECM-решение «Global Content Management» ОАО «ФСК ЕЭС»).

Компания «Сервионика» в составе ГК «Ай-Теко» создает и развивает i-Конто – сервис и специализированное ПО для организации ЮЗЭДО (юридически значимого электронного документооборота).

Ольга Федорова (DIRECTUM) подводит итог, который, пожалуй, будет актуален для каждого интегратора: «Практика работы с различными учетными системами позволила нашей компании создать универсальный инструмент и методику интеграции практически с любой учетной системой. Это дало возможность сократить не только продолжительность проектов внедрения, но и их стоимость для конечного потребителя».

Перспективы

Как уже отмечалось, спрос на решения СЭД/ECM в энергетическом секторе не снижается и, во многом за счет увеличения активности малых и средних компаний, среди которых, по мнению специалистов, появляется больше всего интересных заказчиков. С другой стороны, в свете текущей экономической ситуации все без исключения заказчики предпочитают так или иначе придерживать средства и не закладывать рост бюджетов на развитие IT инфраструктуры. Так считает и коммерческий директор FTS Russia Светлин Савов: «По нашим наблюдениям, рынок автоматизации энергетических предприятий дает стабильный прирост в среднем на 10% в год. В текущем году рост замедлится в связи с общей тенденцией сокращения бюджетов, выделяемых на ИТ. Однако место для роста на рынке есть, и мы уверены в своем продукте и качестве услуг».

Коммерческий директор FTS Russia Светлин Савов

Об этом говорят и оценки  Tadviser: согласно им, российский рынок автоматизации энергетических предприятий по итогам 2013 года составил в объеме более 40 млрд рублей, увеличившись по отношению к 2012 году примерно на 9%. Расходы на ИТ в российской энергетике растут в среднем на 10-12% в год, составляя около 5% рынка.

По мнению директора Департамента систем управления документами ЛАНИТ Александра Родионова, перспективами данного направления является создание конкретных решений по автоматизации работы энергетической компании, в зависимости от ее специфики: производство, сбыт и учет электроэнергии, работа с клиентами, персоналом, бизнес-аналитика процессов предприятия и др. «Перед нами часто ставятся задачи создания уникального решения, способного удовлетворить весь спектр потребностей предприятия энергетического комплекса, сделать работу с поставщиками и потребителями максимально удобной и повысить скорость и качество обслуживания», - говорит он.

Директор Департамента систем управления документами ЛАНИТ Александр Родионов

Значительные перспективы имеют и проекты, связанные с консолидацией данных и интеграции систем в единое информационное пространство с удобным пользовательским интерфейсом.

Сергей Полтев (ЭОС) добавляет, что с точки зрения обработки и хранения документов в СЭД/ECM сегодня возникает целый ряд  задач: повышение скорости обработки,  внедрение современных технологий перевода в электронный вид, обеспечение надежного хранения документов с электронной  подписью. О последних наработках и тенденциях в этой области ЭОС обещает рассказать на своей традиционной конференции «Осенний документооборот –2015».

Илья Федоров (ICL-КПО ВС) видит перспективы этого рынка в широком применении СЭД за пределами канцелярии. Более того, СЭД становится сервисной системой для всей компании. То есть, в идеальной ситуации, СЭД должна позволить сотрудникам компании получить любой внутренний сервис (заявка на отгул, на отпуск, согласование договоров и т.д.) с максимальным качеством. Руководство же компании увидит, насколько быстро и четко работают внутренние и внешние бизнес-процессы.  

Наконец, руководитель направления Юридически Значимого Электронного Документооборота ООО «Сервионика» (ГК «Ай-Теко») Полина Руэда-Маэстро видит рост применения решений ЮЗЭДО в связи с постепенным изменением законодательства, в частности – с появившейся возможностью обмениваться документами в электронном виде, без дублирования бумажными оригиналами, при участии Доверенного оператора ЭДО СФ: «Как известно, ФНС стала одним из пионеров внедрения электронного документооборота среди госструктур, и технологии успешно доказывают свою эффективность: в апреле 2015 года руководитель ФНС РФ Михаил Мишустин сообщил Президенту России В. В. Путину, что в I квартале в бюджет поступило 680 млрд. рублей НДС, что на 20,2 % больше, чем годом ранее, и одним из факторов, позволившим повысить собираемость налога, стало внедрение нового автоматизированного риск-ориентированного подхода при контроле за возмещением НДС – системы «АСК НДС».

Руководитель направления Юридически Значимого Электронного Документооборота
ООО «Сервионика» (ГК «Ай-Теко») Полина Руэда-Маэстро

«Сложно себе представить крупную сбытовую компанию, где СЭД не внедрена, ведь речь идет о территориально распределенном бизнесе со сложной организационной структурой — и на уровне департаментов головного офиса, и на уровне региональных филиалов, - резюмирует заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов. - Без системы электронного документооборота, без инструментов управления самым разнообразным корпоративным контентом эффективная работа таких компаний фактически невозможна». В качестве максимально востребованных спикер называет решения для автоматизации работы коллегиальных органов, а также функциональность, связанную с централизованным управлением закупочной деятельностью.

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: Cognitive Technologies, ИнтерТраст, Directum, ЭОС, ЛАНИТ, Ай-Теко, WSS-Consulting, M-Files, Conteq