Система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти республики Башкортостан.

04.05.2014

Информационный проект «Вебинары PC Week/RE» 4 апреля организовал для всех интересующихся вебинар «Как эффективно организовать межведомственное электронное взаимодействие органов государственной власти: пример Башкортостана». Главным спикером вебинара выступил руководитель агентства по информационным технологиям Республики Башкортостан Ильдар Ямалов.

В начале доклада Ильдар Ямалов рассказал о структуре органов власти Башкортостана и о задачах проекта по внедрению системы электронного документооборота.
Исполнительные органы государственной власти республики Башкортостан представляют из себя 40 организаций, являющихся самостоятельными юридическими организациями, в которых работают около 6 тыс. человек. Задачей проекта было создание как систем локального электронного документооборота в этих организациях, так и возможность организации межведомственного юридически значимого электронного документооборота. Данный проект был начат в 2012 году. Сейчас СЭД работает устойчиво. На фото 1 представлены показатели внедрения системы электронного документооборота. Основным показателем, по словам г-на Ямалова, является активность пользователей - более 90%.

 

Основные показатели внедрения СЭД в исполнительных органах власти Башкортостана

Основные показатели внедрения СЭД в исполнительных органах власти Башкортостана

 

Структура документооборота в госорганах имеет определенную устоявшуюся классификацию. Таким образом, документы подразделяется на входящие, исходящие, внутренние и приказы, а также обращения граждан. Система является высоконагруженной, в день обрабатывается около 2500 документов.

 

Структура документооборота госорганов Башкортостана

Структура документооборота госорганов Башкортостана

 

Важным элементом работы по внедрению СЭД была организация технической поддержки. Она была осуществлена по классическому принципу - созданы 3 линии тех. поддержки: call-центр, инженерный состав, поддержка вендора.

 

Распределение обращений в тех. поддержку по типу

Распределение обращений в тех. поддержку по типу

 

График отображает динамику использования СЭД и показывает, что наибольшее количество запросов происходит по администрированию и сервису, количество некорректных элементов сокращается, и определенную долю запросов составляет консультирование и обучение.

Важным вопросом внедрения СЭД является экономическая составляющая проекта. Специалисты агентства по информационным технологиям Республики Башкортостан попытались по открытым источникам оценить похожие проекты в других субъектах РФ. На графике показаны годовые расходы на тех. поддержку. Из графика видно, что затраты в Башкортостане ниже средне российского уровня.

 

График сопоставления расходов на тех. поддержку

График сопоставления расходов на тех. поддержку

 

Для исполнительных органов гос. власти Башкортостана было использовано решение на базе свободного программного обеспечения – «Логика ЕСМ. Госуправление». Эффект использования СПО заключается в отсутствии ограничений по масштабированию проекта. Это является для госорганов существенным положительным моментом. Благодаря этому стало возможным внедрить СЭД почти на каждом рабочем месте.

 

Интерфейс СЭД

Интерфейс СЭД

 

Рассказывая о месте СЭД в работе госорганов, Ильдар Ямалов отметил, что ее внедрение дало возможность перейти от традиционного делопроизводства к управлению электронными документами, то есть позволило действительно отказаться от использования бумажных документов, за исключением секретных, составляющих 3-5% от общего числа. На сегодняшний день СМЭД является частью информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства Башкортостана. В будущем планируется расширить ее функционал, обеспечить совместную работу и принятие решений.
Основным итогом внедрение СМЭД, по словам г-на Ямалова, стала организация юридически значимого электронного документооборота органов государственной власти для всех групп документов и их гарантированной доставки. Кроме того автоматизирован полный жизненный цикл всех групп документов, циркулирующих в органах гос. власти. Также существует возможность интеграции с другими информационными системами, содержавшими сведения, необходимые для принятия решений.
Благодаря развитию СМЭД организована интерактивная среда взаимодействия сотрудников в процессе решения поставленных задач с использованием механизмов социальных сетей.
Говоря об эффекте, полученном от внедрения СМЭД, г-н Ямалов отметил придание официального статуса электронным формам межведомственного взаимодействия государственных органов Республики путем использования электронной подписи.
"У нас есть собственный удостоверяющий центр, обеспечивающий выдачу квалифицированной электронной подписи. Соответственно, к моменту запуска проекта все должностные лица, которые имеют право такой подписи, были обеспечены сертификатами электронной подписи. Это позволило обеспечить юридическую значимость документооборота в соответствии с законодательством РФ."
Также в рамках проекта был обеспечен безопасный удаленный и мобильный доступ к документам. И он является достаточно востребованным на сегодняшний день.
Данный проект постоянно развивается и в планах информационного агенства:
- внедрить версию для IPad с поддержкой электронно цифровой подписи;
- внедрить подсистему «Архив» для уменьшения времени отклика системы;
- подготовить решения для использования в системах класса 1Г;
- обновить  интерфейса пользователя на основе результатов анализа текущего состояния для повышения удобства использования и оптимизации действий при выполнении операций.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: СЭД