Британская Колумбия, Канада: Электронные документы требуют новых мер защиты

Заметка Лори Масфарлейна (Lawrie McFarlane) была опубликована 13 сентября 2015 года в канадской газете «Times Colonist»

Хиллари Клинтон (Hillary Clinton), претендующая на выдвижение в качестве кандидата от демократической партии на

президентских выборах в США в следующем году, сейчас в большой беде. В период пребывания с 2009 по 2013 год на посту

государственного секретаря она всю свою официальную переписку по электронной почте вела через частный сервер,

установленный в её доме. Когда о подобной практике стало известно, она удалила 30 тысяч электронных писем, утверждая,

что они касались лишь семейных дел и иных личных вопросов. Оставим нашим американским соседям решать, как этому следует

отнестись.

Но есть вопрос, к которому я хотела бы привлечь внимание. Бумажные дела, которые исторически составляли основу

государственных архивов, уничтожать было трудно и опасно. Это было связано с тем, что существовала цепочка ответственных

хранителей, включавшая печатавший документы технический персонал, сотрудников службы делопроизводства, обеспечивавших их

доставку, и делопроизводителей, которые размещали документы в дела. Немало руководителей государственных органов было

осуждено на основе показаний, данных против них их секретарями.

По контрасту с прежним положением дел, доминирующую сейчас электронную переписку можно отправлять и удалять без ведома и

участия вспомогательного персонала. Можно обойтись без дополнительных людей, через руки которых раньше проходили

аналогичные документы.

Действительно, существуют методы и устройства, которые в некоторых случаях способны восстановить стертые материалы. Но

это удается не всегда, причём восстановление обычно бывает успешным лишь тогда, когда было известно о существовании

данного материала либо были соответствующие подозрения. В противном случае, достаточно нажать клавишу удаления, и он

исчезает навсегда.

В 2009 году во время слушания дела о коррупции в компании «Бритиш Коламбиа Рейл» (B.C. Rail) выдвигалось обвинение в

том, что соответствующие электронные письма от государственных чиновников были стерты, - но лишь в прошлом году советник

провинциального министерства транспорта сознался в том, что получил указания об уничтожении электронных сообщений с

целью сорвать исполнение запроса, поданного на основании закона о свободе доступа к государственной информации. По его

словам, это была обычная практика.

Короче говоря, имеет место огромная уязвимость. Если не ввести железобетонные нормы, обеспечивающие защиту электронных

документов, то велика вероятность, что с ними может случиться то же самое, что и с перепиской Хиллари Клинтон.

Существуют ли подобные строгие требования в государственных органах провинции Британская Колумбия? Вот подсказка: за

последние 10 лет на архивное хранение не поступило ни единого документа, будь то бумажного или электронного. Почему?

Потому, что на это нужны деньги.

Совершенно серьёзно. На складах болтается 33 тысячи коробов с документами, потому что правительство не выделяет средства

на их обработку. Об этом стало известно только после того, как Уполномоченная по вопросам информации и защиты

персональных данных провинции не побоялась «сунуть руку в огонь» и опубликовала в прошлом году резко критический отчёт.

После этого правительство пообещало решить проблему.

Был подготовлен меморандум о согласии и разработан проект нового законодательства, которое, предположительно, позволит

создать надлежащую систему сохранения документов государственных органов. Я говорю «предположительно», поскольку

содержание законопроекта, мягко говоря, неубедительно.

Во-первых, сообщения электронной почты по большей части не охватываются требованиями на том основании, что они, как

правило, имеют мимолётную ценность. Это означает, что они считаются «проектами и копиями для удобства работы». Держу

пари, что они «удобны»! Особенно они удобны для того, чтобы держать деятельность государственных органов подальше от

глаз общественности.

Далее, есть простор для юридического крючкотворства. Определение «документов мимолётной ценности» (transitory records)

настолько расплывчато, что действительно непонятно, что конкретно имеется в виду. Однако выведение огромной массы

электронной переписки из-под строгого контроля является прямо-таки приглашением к нечестной игре.

Кроме того, хотя законодательство и устанавливает политики по сохранению электронных документов, но большая часть

ответственности за их выполнение ложится на отдельных сотрудников. Однако большинство сотрудников не имеет понятия о

том, как им следует действовать.

Когда-то существовал провинциальный архив, который выполнял эту работу. Придя к власти, нынешнее правительство передало

его в подчинение Королевского музея Британской Колумбии (Royal B.C. Museum), и в этом малоподходящем «местом упокоения»

он в течение десятилетия пребывает в спячке, подобно Рипу Ван Винклю (Rip Van Winkle).

Давайте говорить прямо. Всесторонний комплекс исторических документов на сегодняшний день является наиболее

информативным «увеличительным стеклом», с помощью которого деятельность правительств после их ухода от власти изучается

и оценивается, и они привлекаются к ответственности. Это и является причиной того, почему на сегодняшний день мы им не

располагаем.

Что нам нужно, так это центральное хранилище, имеющее по закону полномочия ввести обязательную «пуленепробиваемую»

систему управления документами, ресурсы для контроля и управления и опыт, необходимый для создания по-настоящему

всестороннего архива. Ничто меньше нам не подойдёт.

Лори Масфарлейн (Lawrie McFarlane)

Источник: сайт газеты «Times Colonist»
http://www.timescolonist.com/opinion/columnists/lawrie-mcfarlane-electronic-records-demand-new-safeguards-1.2056588

Автор:  Наташа Храмцовская

http://rusrim.blogspot.ru/2015/10/blog-post_17.html

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Ключевые слова: электронный документооборот