По поводу создания архивов электронных документов

Андрей Колесов
30.04.2013 11:12:12
Увидел вчера опубликованную в конце прошлой неделе статью Ивана Агапова Особенности архивного хранения юридически значимых электронных документов. Прочитал. И честно признаюсь – мало что понял. Как-то очень все сумбурно и сильно упрощенно. И непонятно – что же собственно делать, как обеспечить архивное хранение ЮЗЭД. И главное – нужно ли это делать.

Тема долгосрочного хранения электронных документов – одна из ключевых для реального перехода на работу с электронными документами. И при этом она изучена в нашей стране крайне слабо. Ее изучение собственно и заканчивается на констатации важности проблемы, после чего в анализе ставится жирная точка.
Мне кажется, что статья не прибавляет ясности в вопросе.

Для начала сразу скажу, что в статье совершенно напрасно разделяются понятия "документ" и "юридически значимый документ". Нужно говорить о проблеме архивного хранения документов, причем по той простой причине, все документы являются юридически значимыми. Во всяком случае, понятно, что если документ попадает в архив, то это автоматически означет, что он – "важный, значимый".

Во-вторых, в статье допущена методическая ошибка, которая заключается в том, что ставится знак равенства между ЮЗД и наличия электронной подписи. Это все разные характеристики документа, примерно, как "важный" и "красный". Да, часто "важные" документы бывают "красными", но никакого тождества тут нет.

Статья начинается с упоминания о новом стандарте ISO 14533, но в чем его суть и каким именно "волшебным" образом он сможет "позволить гарантировать долгосрочную подпись" остается непонятным.

Далее упоминается проект "Электронный архив Президента РФ", но о нем тоже ничего не говорится по сути, в том числе – реализован ли этот проект. А если реализован, то как там решаются задачи долгосрочного хранения.

Честно говоря, не очень понятно, как автор предлагает решать проблему "прогресса технологий". Вот что написано в статье по этому поводу

Для этого нам понадобятся воспроизводящее устройство, операционная система и средства работы с ЭП, которые будут поддерживать формат хранимого электронного документа
.

Т.е. для чтения файлов "Лексикона" начала 1990-х, мне нужно хранить (и поддерживать в рабочем состоянии) ПК тех времен, с установленным на нем MS-DOS 6.2 и "Лексиконом"?
Мне кажется, что не нужно особых доказательств, что этот путь является тупиковым.

Тут я должен вернуться к началу поста и повторить, что тема архивного хранения электронных документов – довольно слабо изученная, но весьма актуальная. Тут есть масса разных аспектов.

Например, нужно вообще понять: должны ли организации заниматься задачами поддержки долгосрочных архивов? Какие именно документы должны "долго" храниться, какова их доля в общем объеме документов организации?

Мне кажется, что принципиальное решение вопроса архивного хранения для предприятий должно заключать в том, что они (предприятия) вообще не должны заниматься созданием подобных архивов, а передавать их к какие-то специализированные конторы (в Росархив, в нотариальные конторы, в какие-то коммерческие сертифицированные организации), которые будут заниматься этим специально и профессионально.

Т.е. нужно хранить документ более 5 лет – отдай его в Росархив (возможно, за деньги) и пусть у него дальше болит голова, как ему дальше хранить его.

В общем, тема требуется изучения и осуждения, а вот статья все же ясности в вопросе не очень прибавила.