Подготовлено очередное издевательство над терминологией делопроизводства – на этот раз на уровне закона

Автор: Наталья Храмцовская

На Едином портале для размещения информации о разработке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатов их общественного обсуждения сообщено о завершении разработки федерального закона «Проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»», см. http://regulation.gov.ru/project/15414.html (прямая ссылка на файл - http://regulation.gov.ru/get.php?view_id=15&doc_id=51966 ).

Данный закон должен скорректировать терминологическую часть федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Как принято на Руси, терминологией у нас не занимается только ленивый, и очередная когорта засучивших рукава ученых мужей и дам никогда особенно не стремится посмотреть, что было сделано до них (про зарубежный опыт я вообще молчу). Не хотят они следовать вполне уместному в терминологической сфере принципу «Не навреди!», не желают задуматься о том, что иногда даже одно неудачно добавленное слово может привести к кардинальному изменению судебной практики и к очень ощутимым последствиям как для частных лиц, так и для организаций.

Ниже приведены предлагаемые определения терминов делопроизводства в сопоставлении с определениями совсем ещё «тёпленького» терминологического стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Следует иметь в виду, что новые определения (если этот закон увидит свет) будут иметь преимущество перед определениями стандарта, поскольку будут опираться на авторитет ключевого закона информационного блока. Их будут использовать суды, и не исключено, что именно у государственных органов в результате будет больше всего дополнительных неприятностей. Итак:

Документ – зафиксированная на материальном носителе документированная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и определить лицо, ее подписавшее.

Для сравнения: «Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, п.3.1 (7)).

Мой комментарий: Складывается впечатление, что авторы подобных новаций в своей жизни ничего не видели, кроме бумажных и «бумагоподобных» документов, у каждого из которых обычно есть подписавшее его лицо. Не читали они и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в котором приведено международное определение данного понятия. Но вот попробуйте применить предложенное определение к современным электронным документам, таким, как базы данных, аудио- и видеозаписи, к документам, формируемым информационными системами и устройствами …

Документирование – запись информации на носителе по установленным правилам

Мой комментарий: Является ли запись информации на носителе по правилам, установленным соседом Васей, документированием? Думайте сами, решайте сами :) И как быть информацией, зафиксированной в информационной системе – будет такая система считаться носителем? Как быть, если система облачная? Если это Интернет?

Документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе по установленным правилам документирования;

Для сравнения: «Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, п.3.1 (11))

Мой комментарий: Оба определения никудышные. В определении ГОСТ непонятно, как понимать «структурированность» информации, и вообще неясно, с какой стати структурированная (что бы под этим ни подразумевалось) информация вдруг получает статус документированной. Предлагаемое новое определение – просто издевательство над логикой и замкнутый круг. Оба определения плохи тем, что создают неясность – является ли документированная информация документом или нет?

Электронный документ (документ в электронной форме) – документ, зафиксированный на электронном носителе, снабженный метаданными и реквизитами, позволяющими определить лицо, подписавшее документ, а также идентифицировать его содержание.

Для сравнения: «Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, п.3.1 (10)).

Мой комментарий: Я считаю, что новое определение – просто подарок юристам, которые смогут доказать, что значительная часть электронных документов на самом деле таковыми не является. Про носитель и подписавшее лицо я уже сказала выше. Сомневаюсь, что кто-либо сможет внятно объяснить, что значит идентифицировать не документ в целом, а его содержание (!).

Электронная копия документа – документ в электронной форме, полностью воспроизводящий информацию документа на бумажном носителе и его внешние признаки, созданный, в том числе путем сканирования

Для сравнения: «Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, п.3.1 (24)).

Для сравнения: «Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, п.3.1 (23)).

Мой комментарий: Жаль, что люди иногда сначала пишут, а потом через несколько лет начинают задумываться над тем, что же они натворили. Внешние признаки бывают разные – одни могут играть существенную роль для правильного понимания документа, другие – незначительную. Сохранить в электронной копии абсолютно все внешние признаки бумажного документа (к ним, например, относится цвет) часто невозможно, и не менее часто – ненужно. С моей точки зрения, нужно было писать «существенные внешние признаки».

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе

Для справки: «Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, п.3.2.2 (79)).

Сканирование документа - получение электронной копии документа

Мой комментарий: Звучит вроде бы правильно, - но не всё так просто! Предположим, готовим мы бумажный документ, и готовим, само собой, в компьютере. Чем является (после подписания бумажного документа) файл, который был распечатан? Я бы сказала, что копией - электронной копией, которая, однако, не была результатом сканирования. Кроме того, не оговорено, что сканироваться могут аналоговые документы – а ведь уже существуют и электронные копии электронных документов :)

Аутентичность - свойство документа, гарантирующее, что документ идентичен заявленному

Для сравнения: «Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, п.3.1 (16))

Мой комментарий: Интересно, что это за магическое свойство, способное гарантировать идентичность? Наверное, все-таки следовало сказать попроще - «свойство документа быть именно тем, что заявляется» :)

Целостность документа - свойство документа, при котором содержание электронного является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

Для сравнения: «Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, п.3.1 (18)).

Для сравнения: «Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью» (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, п.7.2.4)

Мой комментарий: По-моему, просто глупость получилась. Целостность – это однозначно проверяемое, «техническое» качество, под которым обычно понимают неизменность образующего электронный документ потока битов. При чём здесь точность представления фактов (которая «в глазах смотрящего»), доверие или недоверие (такое качество называется совсем иначе – достоверность, надёжность).

Неизменность - состояние документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.

Мой комментарий: Те, кто не поленятся прочитать п.7.2.4 «Целостность» ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, заметят маленький, но существенный «прокол» в этом определении, делающий его очень скользким не только при использовании в отношении электронных документов, но и в сфере бумажного делопроизводства. Дело в том, что достаточно многие документы не остаются неизменными после создания, а продолжают жить – в паспорт ставятся новые штампы, на документы накладываются резолюции, всё время пополняются новыми записями многочисленные журналы… В этом нет ничего страшного, если такие изменения являются разрешёнными и санкционированными.

Ключевые слова: электронный документооборот