Проблемы и задачи, которые электронные документы ставят перед архивистами

Данная заметка Джона Ластера (John Laster) была опубликована 9 октября 2015 года на блоге Национальных Архивов США «Пролог: фрагменты истории» (Prologue: pieces of history) – Н.Х..

10 октября 2015 года в США в рамках традиционного «Американского месячника архивов» (American Archives Month) отмечался «День электронных документов» (Electronic Records Day). Национальные Архивы США отметили это событие серией публикаций на своём блоге о президентских библиотеках. Документы, созданные президентами США во время исполнения ими своих обязанностей, становятся частью Национальных Архивов, и в конечном итоге будут использоваться исследователями. Данная заметка рассказывает о том, как это происходит.

Предлагаемую вниманию читателей заметку написал Джон Ластер (John Laster), директор Отдела Президентских материалов (Presidential Materials Division) в Национальных Архивах США – Хилари.

Сейчас – время месячника американских архивов! Это возможность рассказать о нашей профессии и её достижениях – обо всём, чего мы сумели достичь, и о захватывающих проблемах, которые ждут нас в будущем. Для меня нет ничего более увлекательного – и более сложного – чем те проблемы, которые электронные документы ставят перед архивистами.

Как руководитель Отдела президентских материалов, я по собственному опыту знаю те проблемы, которые возникают, когда каждые четыре или восемь лет (т.е. по окончании срока полномочий Президента США – Н.Х.) осуществляется передача на архивное хранение изначально-электронных президентских документов, - а также на последующих этапах жизненного цикла, когда проводится отбор, анализ и раскрытие этих документов.

Электронные документы не являются чем-то новым (завидую коллегам, которые с легкостью это говорят! – Н.Х.), но с каждым годом они становятся все более распространенными и всё более тесно вплетаются в нашу профессиональную жизнь. Что касается президентских документов, то от получения базовой переписки по электронной почте администрации Рейгана мы дошли до подготовки к принятию на хранение широкого спектра информации с сайтов социальных сетей, используемых Управлением электронных стратегий (Office of Digital Strategies) президента Обамы (российские архивы на этот путь ещё даже не вступили, а руководители Росархива и ВНИИДАД по-прежнему утверждают, что электронные документы и информационные ресурсы – не их забота, и с раздражением воспринимают ссылки на зарубежный опыт – Н.Х.). Увеличивается разнообразие создаваемых электронных документов. Также нарастают объемы. Если администрация Клинтона создала менее 4 терабайт, то администрация Джорджа Буша произвела более 80 терабайт электронных документов.

Мне было предложено рассказать о проблемах, которые электронные документы создают для архивистов. Труды многих форумов и встреч профессиональных организаций содержат обсуждения важных нюансов этого вопроса. Простой поиск в Google выдает множество интересных и наводящих на размышления материалов, посвященных этой теме. Изначально-электронные документы ставят под сомнение традиционную архивную точку зрения на упорядочение документов, использование серий и даже на архивное описание. Однако для большинства из нас теоретические дискуссии приходится балансировать с практическим решением вопроса о том, как нам выполнять свою работу.

Занимать крайние точки зрения всегда рискованно, но, думаю, можно с уверенностью сказать, что никогда ранее архивисты не зависели так сильно от не-архивистов при выполнении ими своей работы. Мы полагаемся на ИТ-специалистов, помогающих нам принимать на хранение электронные документы и разрабатывать способы обеспечения их долговременной сохранности, анализа и раскрытия. Это одна из самых больших проблем, с которыми мы сталкиваемся. Наше собственное управление информационных технологий хорошо разбирается в потребностях архивистов; однако при взаимодействии с ИТ-профессионалами, работающими в других ведомствах, архивистам приходится учиться говорить на их языке, чтобы обеспечить соответствие предоставляемых ими услуг нашим нуждам.

Так что же нам нужно? Нам нужно принять документы на архивное хранение, но даже эта, казалось бы, простая задача на самом деле сложна.

Проблема передачи документов выходит далеко за рамки перехода оборудования от создателей в руки архивистов. Существует число логистическая проблема, связанная с обеспечение передачи электронного контента в установленный период времени. Есть проблемы и с форматами, однако нам нужно обеспечить сбор данных и способность сохранять их вечно. Согласно положениям Закона о президентских документах (Presidential Records Act), всё, что подходит под определение документа, должно передаваться в Национальные Архивы на постоянное хранение. Это обязывает нас находить способы приёма на хранение (или предварительно проводить соответствующие преобразования) документов в разнообразных форматах, используемых их создателями.

Поскольку мы стремимся идти в ногу с прогрессом и изменениями в способах создания документов, нам также нужно анализировать форматы, определяя их пригодность для долговременного архивного хранения. Анализ форматов и планирование процессов экспорта и передачи требуют значительного внимания со стороны архивистов и ИТ-специалистов, работающих над решением этих задач. Так как мы стремимся сохранить и обеспечить доступ к данным, а не к системам, проприетарные форматы порой могут создать проблемы при экспорте и приёме на архивное хранение. Мы не хотим оказаться в ситуации, когда нам придётся постоянно поддерживать возможность использования проприетарных форматов.

Есть также проблемы, связанные с поиском и обеспечением доступности. Традиционные методы поиска электронных документов позволяют со 100% надежностью обнаружить заданное слово или фразу, что в ряде случаев полезно. Однако когда приходится искать общеупотребительные слова в большом объеме документов, - скажем, среди примерно 200 миллионов электронных писем, полученных Национальными Архивами от администрации Джорджа Буша, - то отыскание нужных документов может стать сложным делом. Например, поиск с применением логических операторов часто неадекватен для многих тематических запросов, поступающих на основании закона о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act). Чтобы воспользоваться достижениями, достигнутыми в области э-раскрытия (поиска и представления электронной информации сторон в ходе судебных споров и расследований – Н.Х.) в интересах обеспечения максимально беспроблемного поиска и доступа, необходима интеграция с уже имеющимися у нас инструментами и системами

 Нам следует продолжить поиск путей для интеграции в деятельность Национальных Архивов новых и более совершенных технологий – таких, например, как технология, позволяющая ускорить цензурирование персональных данных или выделять защищаемую законом информацию, которая не должна раскрываться, Технология является ключевым элементом для обеспечения возможности Национальных Архивов анализировать столь большие объемы изначально-электронных документов \с целью предоставления общественности доступа к ним.

Нависшие над представителями архивной профессии проблемы, связанные с изначально-электронными документами, велики, однако при этом у нас появляется уникальная возможность использовать гибкость архивной теории для надлежащего обеспечения их сохранности и доступа всё более заинтересованной общественности к этим документам. Сейчас невероятно захватывающее время для того, чтобы быть архивистом!

Джон Ластер (John Laster)

Источник: блог Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/prologue/?p=16218 

Автор:  Наташа Храмцовская

Опубликовал: Андрей Блинов (info@spbit.ru)

Ключевые слова: электронный документооборот