США: Слишком много документов и слишком мало места в Архивах штата Массачусетс

Статья Боба Сальсберга (Bob Salsberg), распространяемая агентством Ассошиэйтед Пресс, была опубликована 13 сентября 2015

года на сайте Yahoo! News.

Исполнительный директор Архивов Массачусетса открывает металлический шкаф и осторожно извлекает из него документ,

который считается первым международным договором, заключенным только что созданными Соединенными Штатами Америки.

Уотертаунский договор (Treaty of Watertown), подписанный с индейским племенем микмаков в июле 1776 - сразу же после

принятия Декларации независимости - является одним из наиболее известных исторических документов, которым в настоящее

время приходится конкурировать за место с горами куда более заурядных бумаг, ежедневно производимых органами

государственной власти штата.

«В этом штате много вещей поважнее, чем его история», отмечает Майкл Комё (Michael Comeau), чья работа заключается в её

сохранении.

Архивохранилище, построенное в 1986 году в расчете на то, что оно будет заполнено в течение 25 лет, уже «трещит по

швам». Официальные лица говорят, что в двухэтажном здании в районе Коламбиа-Пойнт в Бостоне (Бостон - столица штата

Массачусетс – Н.Х.) просто не осталось свободного места для хранения наиболее ценных документов штата, подлежащих

вечному хранению.

Отсутствие места спровоцировало «эффект домино», в результате которого появилась угроза вытеснения бесчисленных других

государственных документов, имеющих меньшее значение. Архивы штата уже сообщили другим органам исполнительной власти о

том, что более не в состоянии принимать на хранение их обычные документы, и что они начнут возвращать им материалы

коробами, для которых этим органам в свою очередь нужно будет найти новые места хранения - на что, как опасаются

официальные лица, могут потребоваться миллионы долларов. Некоторые из этих материалов будут уничтожены.

«В данный момент мы не можем продолжать приём документов», - говорит государственный секретарь штата Уильям Гэлвин

(William Galvin), чей офис контролирует работу Архивов.

На фотографии, снятой 9 сентября 2015 года, вход в Архивы Массачусетса в Бостоне подсвечен огнями. По словам

госсекретаря Уильяма Гэлвина, в существующих помещениях уже нет места для хранения наиболее важных документов штата и

материалов по его истории, и в настоящее время строится новое суперсовременное архивохранилище. Фото: AP/Steven Senne,

см. http://news.yahoo.com/photos/wednesday-sept-9-2015-photo-entrance-massachusetts-archives-photo-123837738.html

Вместо Центра хранения документации штата (State Records Center) - подразделения Архивов, служащего своего рода огромным

шкафом для хранения обычных государственных документов (Центр оказывает органам исполнительной власти услуги по

внеофисному хранению их документов, в том числе временного срока хранения – Н.Х.) планируется за 6,2 миллиона долларов

создать архивохранилище с контролируемым температурно-влажностным режимом для документов, которые штату необходимо

хранить постоянно, будь то драгоценные исторические артефакты или более обычные материалы, такие, как документы о

рождении, короба с которыми в настоящее время сложены как попало на полу из-за нехватки места.

Массачусетс получает всё более низкие оценки от государственных контролирующих органов, которые жалуются на то, что при

запросе государственных документов часто приходится долго ждать и платить непомерные суммы за предоставление материалов.

Однако Гэлвин и другие официальные лица настаивают на том, что проблема нехватки места хранения не помешает усилиям по

модернизации доступа к документам, в частности, благодаря строгих правилам, регулирующих отбор документов на уничтожение

и на архивное хранение.

Окончательную судьбу государственных документов контролирует малоизвестный орган под названием «Совет по сохранности

документов» (Records Conservancy Board), использующий как библию 280-страничный перечень документов с указанием сроков

хранения, предписывающий, зачастую в мельчайших подробностях, какие материалы должен быть сохранены и в течение какого

периода времени.

По словам Гэлвина, те документы, которые Совет считает подлежащими постоянному хранению, останутся в архивах, в то время

как те, срок хранения которых истекает в текущем финансовом году, будут уничтожены - с оговоркой, что ни один документ

не будет уничтожен, если он является предметом запроса на предоставление государственных документов.

Сложившаяся ситуация также привлекает внимание к вопросу об относительно медленном темпе перехода правительства на

электронное хранение документов. Архивисты говорят о том, что оцифровка в конечном счете позволит снизить потребность в

физических площадях хранения, позволив уничтожить многие бумажные документы, однако управление электронными документами

оказалось делом более сложным и дорогим, чем часто думают.

 
На этой архивной фотографии, датированной 3 июля 2001 года, Майкл Комё держит в руках подлинник написанной Джоном

Адамсом (John Adams) Конституции Массачусетса 1780 года, который хранится в здании Архивов Массачусетса в Бостоне. Фото:

AP / Lawrence Jackson, см. http://news.yahoo.com/photos/file-tuesday-july-3-2001-file-photo-michael-photo-124056245.html

По словам Комё, «любой орган исполнительной власти, который думает, что можно просто отсканировать материалы, а затем

поместить электронные копии в холодное хранилище и забыть о них, далёк от реальности».

Помимо затрат на оборудование, программное обеспечение и оплату труда специалистов, занимающихся сканированием,

государственные органы должны позаботиться об индексировании электронных файлов с тем, чтобы обеспечить возможность

легко находить их и вести по ним поиск. Электронные материалы также следует тщательно контролировать с целью защиты от

деградации носителей и устаревания форматов, отмечает Комё.

«Подумайте о 8-дорожечной магнитной ленте», - говорит он, ссылаясь на предшественника кассет, компакт-дисков и цифровых

аудиофайлов из эпохи 1970-х годов.

В данный момент государственным органам, возможно, придётся или найти место в собственных помещениях, или заключать

контракты с поставщиками услуг на хранение документов, некоторые из которых содержат конфиденциальную информацию. Эта

перспектива заставляет должностных лиц в администрации губернатора Чарли Бейкера (Charlie Baker) отбиваться от

требований Гэлвина.

«Администрация надеется на продолжение обсуждения вопроса с госсекретарем с тем, чтобы прийти к справедливому решению,

обеспечивающему защищённое хранение государственных документов», - говорит пресс-секретарь Бейкера Элизабет Гайтон

(Elizabeth Guyton).

Гэлвин, в свою очередь, подчеркнул, что он не остается глух к высказываемым опасениям. Его офис стремится сотрудничать с

другими департаментами для решения проблемы, которую он рассматривает как общую. «Мы не приказываем «Придите и заберите

своё добро»», сказал он.

Боб Сальсберг (Bob Salsberg)

Источник: Yahoo! News
http://news.yahoo.com/too-many-records-too-little-room-massachusetts-archives-152821365.html 

Автор:  Наташа Храмцовская

Ключевые слова: электронный документооборот, хранение данных