Directum Lite помог производителю сантехники избежать финансовых потерь

После цифровизации договорной работы в компании Vitra больше не терпят убытки из-за хаоса в документах. А с помощью мобильного приложения Directum Jazz руководство организации контролирует процессы, даже находясь за пределами страны.

Первый эффект от внедрения модуля «Договоры» в компании, объединяющей несколько производств, ощутили на самом проблемном этапе договорной работы — согласовании. В Directum Lite процесс занимает не более 3 дней: настроен оптимальный типовой маршрут, все замечания собраны в одной версии документа, а участники видят все промежуточные комментарии коллег.

До цифровизации согласование проходило в электронной почте. Инициаторы договора ждали «визу» на документ неделями, не могли отследить и зафиксировать все замечания проверяющих. В результате упускались из виду серьезные ошибки и недочеты, из-за которых у компании не было возможности оспорить действия недобросовестных поставщиков материалов.

Сейчас в компании заключают 1250 договоров в год. Благодаря выстроенным и унифицированным процессам сотрудники и руководители компании могут:

• быстро просмотреть историю согласования договора;
• оперативно ознакомиться с документами и задачами по сделке, подписать их через мобильное приложение;
• иметь постоянный и удобный доступ к историческим договорам;
• контролировать процессы вне офиса.

До внедрения системы исторические документы хранились в бумажных папках в шкафах или на разрозненных компьютерах сотрудников, и их приходилось долго искать. Теперь для договоров и приложений создано централизованное хранилище, в котором поиск нужной информации занимает несколько минут.

Для того чтобы быстрее получить ожидаемый результат от цифровизации, в компании организовали обучение ключевых пользователей. Часть подготовленных инструкций встроили в задачи, которые получают сотрудники. По более сложным операциям создали чек-листы с пошаговым описанием действий и скриншотами.

В скором времени в VitrA планируют доработать возможности модуля «Договоры» — оптимизируют маршрут согласования, чтобы сделать его еще более удобным и эффективным. А для быстрого обмена документами с контрагентами, без услуг почты и курьеров, настроят интеграцию с сервисом ЭДО «Диадок».

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: внедрение, Directum, ЭДО, цифровизация