В крупной компании, производящей питание для авиапассажиров, внедрена импортонезависимая СЭД CompanyMedia

В компании успешно внедрена современная импортонезависимая система электронного документооборота, что стало важным шагом в модернизации процессов управления документами. В рамках проекта была проведена миграция старых документов в новую систему, что обеспечило непрерывность работы и сохранность данных. Система автоматизирует ключевые процессы, включая делопроизводство, договорную деятельность, управление поручениями и проведение заседаний. На данный момент в системе активно работают 125 пользователей, что подтверждает ее востребованность и значимость для бизнеса.

История внедрения системы электронного документооборота началась в 2018 году, когда был реализован первый этап проекта. Основной предпосылкой стало увеличение объема бумажных документов и сложности в управлении документооборотом. Среди ключевых проблем, с которыми столкнулась компания до внедрения системы, были потери документов, долгий поиск информации, слабый контроль исполнительской дисциплины и затянутые процессы согласования. Все это потребовало комплексного решения.

Выбор системы был обусловлен несколькими факторами:

• Повышение эффективности работы за счет автоматизации процессов согласования и контроля исполнения документов.
• Снижение затрат на бумагу, печать и хранение документов.
• Улучшение контроля исполнительской дисциплины и безопасности данных.
• Гибкость и масштабируемость системы, позволяющие адаптироваться к изменяющимся требованиям.

Со временем возникла необходимость в расширении функциональности системы, переходе на web-клиент и решении вопросов импортозамещения. Было принято решение о переходе на актуальную версию системы CompanyMedia, которая полностью соответствовала этим требованиям.

Процесс внедрения был организован с высокой степенью взаимодействия между командами разработчика и техническими специалистами компании. Общение велось через общий мессенджер, что позволяло оперативно решать вопросы и обмениваться данными. Специалисты компании развернули облачные мощности и передали данные для миграции. Разработчики успешно справились с развертыванием новой системы и переносом исторических документов, обеспечив стабильное внедрение.

Результаты внедрения были положительно оценены сотрудниками. Новые функциональные возможности системы значительно упростили и ускорили работу с документами. Особенно отмечается повышение скорости обработки входящих и исходящих документов, а также ускорение согласований благодаря переводу процессов в электронный формат.

Один из представителей компании отметил: "Мы очень довольны результатами модернизации. Процесс был организован четко и оперативно, без лишних сложностей. Новая система значительно облегчила ежедневную работу, ускорила процессы и обеспечила надежную защиту данных. Это важный шаг для повышения эффективности и дальнейшего развития."

Внедрение системы стало не только техническим обновлением, но и значительным шагом к оптимизации бизнес-процессов, повышению производительности и улучшению контроля над документами.

Тематики: Интернет

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ИнтерТраст