Администрация Клинcкого муниципального района автоматизировала процессы учета и контроля исполнения поручений
Компания АйТи реализовала проект по автоматизации процессов учета и контроля исполнения поручений Главы Клинского муниципального района. В результате был сделан первый шаг к замене традиционных способов ведения документооборота на электронный. Начало использования новой системы уже позволило добиться сокращения временных затрат и более эффективного планирования рабочего времени сотрудников администрации.
Деятельность Администрации Клинского муниципального района предполагает работу со сложной системой документопотоков и большими объемами различных документов: обращения граждан, официальные бумаги от руководителей предприятий, внутренняя и межведомственная документация, распоряжения и постановления от федеральных и региональных органов власти. Поэтому вопрос выбора современной системы электронного документооборота (СЭД) был достаточно актуален. Несмотря на довольно высокий уровень компьютеризации, в администрации использовался полностью бумажный документооборот. Большой объем информации в виде документов и электронных таблиц накапливался в виде многочисленных отдельных файлов параллельно с традиционными бумажными архивами.
Принимая решение об автоматизации, администрация преследовала несколько целей, в том числе: добиться повышения эффективности рабочих процессов, за счет применения современных информационных технологий, создать базу для дальнейшего использования электронных технологий на открытых платформах (СПО) в своей деятельности. Выбор СЭД на основе системы БОСС-Референт на открытой платформе (СПО) был обусловлен наиболее оптимальным соотношением цена/качество.
Внедрение системы электронного документооборота коренным образом изменяло привычный стиль работы сотрудников администрации. Поэтому крайне важным этапом внедрения СЭД стала адаптация сотрудников к новой системе. Этот процесс прошел практически безболезненно, что обусловлено большим опытом компании АйТи в области внедрения СЭД и выработанными на практике методиками подготовки пользователей к максимально комфортному переходу и началу использования системы документооборота.
Система электронного документооборота позволила автоматизировать процесс учета и контроля исполнения поручений главы администрации, в связи с чем сократились временные затраты на эту составляющую рабочих процессов. Кроме того, благодаря внедрению СЭД удалось улучшить контроль исполнительской дисциплины, а это способствовало повышению эффективности делопроизводства всей Администрации в целом.
«В процессе внедрения СЭД в Администрации Клинского муниципального района мы работали в тесном контакте непосредственно с будущими пользователями системы. Такой подход позволил нам не только осуществить внедрение в довольно короткие сроки, но и создать максимально удобное для работы программное решение. При настройке рабочих процессов в системе были учтены привычные формы и методы работы сотрудников с документами. В результате пользователи смогли быстро освоить новую для них схему работы в СЭД и начать ее полноценное использование. А это и есть главная цель проекта», — отметил Николай Пашкин, исполнительный директор департамента технологий информационного менеджмента компании АйТи.
В настоящее время СЭД установлена на 30 рабочих местах. В дальнейшем планируется масштабное внедрение системы электронного документооборота на основе системы БОСС-Референт на СПО для полноценного охвата всего аппарата администрации.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Тематики: Интеграция