BPM-система и управление процессами

Концепция BPM – Business Process Management рассматривает бизнес-процессы как особые ресурсы организации. С точки зрения процессного управления, компания – это сеть связанных процессов, а не набор самостоятельных функциональных блоков.

Реализуется концепция BPM в особом классе корпоративного программного обеспечения – BPMS (Business Process Management Suite/Systems). С помощью BPM-систем ведется мониторинг бизнес-процессов, выявляются несоответствия и точки улучшения, моделируются новые схемы взаимодействия. Такие системы ориентированы на управление процессами в условиях частых изменений, соответственно, заказчики имеют дело с непрерывным циклом действий:

1. Анализ текущих процессов и выявление узких мест
2. Проектирование и моделирование новых
3. Мониторинг исполнения процесса. На этом этапе оценивается корректность исполнения, сотрудники формируют пожелания, новые требования, которые передаются на этап анализа.

Однако, когда в организации встает вопрос об автоматизации, бывает сложно выбрать класс ПО. Казалось бы, нужно выбрать систему управления контентом (ECM), потому что практически каждый процесс связан с каким-либо контентом. В то же время специализированное решение (ERP, CRM или др.) эффективно решает профильные задачи. А может быть все-таки BPM – для комплексного управление процессами?

BPM, ECM, CRM – что выбрать?

Безусловно, внедрение BPM-системы несет с собой важнейшее преимущество для бизнеса в конкурентной борьбе – процессы становятся гибкими и быстро адаптируются под требования и новые реалии бизнес-окружения. Хотя BPMS – это отдельный класс информационных систем, который занял собственную нишу, все же эти системы не заменяют, а дополняют другое прикладное ПО (ECM, ERP, CRM). Более того с развитием технологий и самих ИТ-решений функциональность разных классов систем тесно переплетается.

Грань в функциональных возможностях современных BPM- и ECM-систем крайне тонкая. Управление процессами неотделимо от создания контента. Поэтому разработчики BPM-систем включают в поставку своего продукта модули управления контентом (Enterprise Content Management). Поставщики ECM-решений предлагают встроенный инструмент управления процессами.

ECM-система DirectumRX уже в базовой поставке предоставляет возможности управления бизнес-процессами. Схема взаимодействия, как конструктор, собирается в графическом редакторе из отдельных блоков. Проектирование новой схемы взаимодействия с помощью инструментов моделирования позволяет схематично представить все этапы и предусмотреть возможные «узкие места».

Моделирование процесса «Согласование договора» в системе DirectumRX

Благодаря встроенному механизму workflow, где каждый шаг процесса – это отдельное действие в системе (задача), заказчики получают целостную картинку о ходе процесса. Так можно отследить соответствие сроков, состава исполнителей действующим нормам и требованиям компании. Результаты анализа процессов представляются руководителю в виде отчетов.

Внедрение BPM – основные этапы

С чего начинается внедрение концепции BPM:

1. Обучение сотрудников. Каждый руководитель и все ключевые сотрудники компании должны понимать основы управления бизнес-процессами, сущности и отличия от функционального управления
   Да, основную работу будет делать проектная команда, но аналитикам нужны специалисты в своей области и грамотный заказчик, чтобы на выходе получилось именно то, чего ожидает компания. Так, чтобы проект мог развиваться, заказчики и проектная команда должны разговаривать на одном языке – должны понимать друг друга.

2. Определение бизнес-процессов верхнего уровня. Процессы организации условно можно разделить на 3 группы: основные – связаны с непосредственным созданием ценности для клиента, обеспечивающие – поддерживают основные процессы, управленческие – связаны со стратегическими целями и задачами компании.

   В рамках каждой группы выделяется верхний уровень. Так, например, в компании пищевой промышленности процессами верхнего уровня в основной группе будут закупка сырья, изготовление продукции, хранение, доставка. К обеспечивающим можно отнести все бухгалтерский учет, обеспечение кадрами и административно-хозяйственные работы. Управленческие процессы верхнего уровня – финансовое планирование, стратегическое управление.

3. Описание процессов «как есть». Верхний уровень. Определив бизнес-процессы верхнего уровня, нужно их грамотно описать такими, какие они есть сейчас. Именно на этом этапе следует раскладывать процесс на составляющие подпроцессы. Например, закупка продукции будет включать в себя сбор заявок на закупку, формирование общего перечня, поиск поставщиков, заказ товара и его возврат в случае ненадлежащего качества продукции или сырья.

   Описываются подробности: с чем сотрудники работают на входе, что должно быть на выходе, кто ответственный, какие сроки на исполнение процесса. Следует еще раз подчеркнуть, что процессы описывают в том состоянии, какие они есть на настоящий момент, а не такими, какими их хочется видеть.

4. Анализ бизнес-процессов. Оптимизация бизнес-процессов, согласно концепции BPM, – это не однократное действие, а последовательная работа. Улучшить сразу все невозможно, нужно учитывать пожелания, требования и возможности все сторон.

   С чего начать? Существует ряд критериев, по которым выбирают процессы для начала проекта: важность процесса с точки зрения стратегии, проблемность – как далек он от идеального исполнения, насколько возможно его изменить – сложно или просто, сколько потребуется затрат.

5. Регламентация. Фактически этап регламентации представляет собой закрепление внесенных изменений на уровне компании – описывается порядок и норма исполнения процесса. Регламентируют только оптимизированные процессы.
6. Управление процессами. Когда все основные этапы пройдены, в организации (у заказчика) выделяется группа сотрудников, которая поддерживает процессы и регламенты в актуальном состоянии. Имеет смысл выделять такую группу сотрудников еще в ходе проекта внедрения, тогда к моменту опытной эксплуатации у специалистов заказчика имеются достаточные компетенции, чтобы самостоятельно сопровождать дальнейшие изменения.

Решение «Управление бизнес-процессами» от компании DIRECTUM

Возможности BPM, т.е. управление бизнес-процессами – это стандартная функциональность ECM-системы DIRECTUM и DirectumRX. В системе реализуется настройка и исполнение процессов разной сложности, ведется их мониторинг, организуется взаимодействие сотрудников в едином информационном пространстве.

Как это работает:

• моделирование ведется в графическом редакторе. Настроенный бизнес-процесс можно сразу опубликовать. Все новые задачи будут уходить по обновленному маршруту, а ранее стартованные закончат работу по предыдущей версии.
• система агрегирует данные по всем процессам — аналитик может легко проанализировать информацию и выявить узкие места.
• используются как статические роли (генеральный директор, главный бухгалтер), так и вычисляемые (руководитель инициатора задачи, ответственный за направление по теме договора;
• для создания сквозных межсистемных процессов используются механизмы интеграции;
• совместная работа сотрудников организуется через отправку задач и выполнение заданий, где указываются сроки и суть работ. Для типовых операций с участием большого круга лиц используются преднастроенные маршруты;
• ход работ можно отследить на схеме маршрута, которая наглядно отображает, на каком этапе исполнение. Инициатор полностью контролирует процесс — видит переписку и историю изменений вложенных документов. По завершении работ инициатор получает задание-контроль с результатами и ответом от исполнителя.

Опубликовал: Ирина Рыбченко (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Directum, BPM-системы