Directum в Правительстве Удмуртской Республики — более 10 лет совместного развития

В ноябре 2010 года Министерство информатизации и связи Удмуртской Республики во главе с заместителем Председателя Правительства УР приступили к разработке и реализации программ развития информатизации и связи в регионе. Требовалась мощная основа для формирования инфраструктуры электронного правительства Удмуртии.

Так, ключевыми направлениями стали:

• организация информационного взаимодействия между государственными органами Удмуртии, органами местного самоуправления и федеральными органами власти;
• предоставления государственных и муниципальных услуг населению в электронном виде.

На платформе Directum были созданы региональные государственные информационные системы для:

• электронного документооборота государственных органов (СЭД ГО УР);
• предоставления государственных и муниципальных услуг (СИР УР);
• автоматизации МФЦ (АИС МФЦ Удмуртии);
• сбора отчетности от исполнительных органов власти.

С системами работают исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, подведомственные учреждения и другие организации, заключившие с оператором единой системы соглашение об информационном взаимодействии.

12000 пользователей в единой системе электронного документооборота
1000 учреждений участвуют в цифровом взаимодействии
>200 групп услуг выведено на портал государственных услуг

Электронные государственные и муниципальные услуги — без очередей и нарушения сроков

Проект по переводу государственных и муниципальных услуг в электронный вид на базе «Система исполнения регламентов УР» (СИР УР) стартовал в 2011 году.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» органы, предоставляющие государственные услуги, и органы, предоставляющие муниципальные услуги, обязаны обеспечить возможность получения заявителем государственной или муниципальной услуги в электронной форме, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя. Услуги в электронной форме предоставляются через портал государственных и муниципальных услуг.

Сегодня предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде в Удмуртской Республике организовано через региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) (РПГУ) — uslugi.udmurt.ru. В число первых 28 услуг вошли первоочередные услуги из Распоряжения Правительства РФ от 25.12.2013 № 2516-р «Об утверждении Концепции развития механизмов предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде», а также другие государственные и муниципальные услуги, наиболее востребованные у граждан. В их числе такие услуги как: «Прием заявлений и выдача документов о согласовании переустройства и (или) перепланировки жилого помещения», «Постановка граждан на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях»; «Выдача гражданам справок о государственной регистрации заключения брака» и т. д.

В основе инфраструктуры лежит пул решений Directum

• Средства интеграции с региональным порталом государственных и муниципальных услуг (функций) (РПГУ) позволяют публиковать услуги в электронном виде, принимать заявки от граждан и держать заявителя в курсе статуса обращения. Другими словами, решение позволяет обеспечить комфортные электронные коммуникации между гражданином и органами власти.

• СЭД ГО УР — элемент информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства в Удмуртской Республике, обеспечивающий реализацию процессов документооборота (в том числе процессов регистрации, вынесения резолюций, исполнения поручений по входящим и внутренним документам, обращениям граждан, согласования и регистрации исходящих документов) в электронной форме.

• СИР УР. СИР позволяет передавать заявки, полученные от граждан в рамках личного приема, через РПГУ или в МФЦ в ведомство, обрабатывать их в соответствии с нормами законодательства и выдавать гражданину результат в виде электронного документа или самого факта предоставления услуги. СИР обеспечивает обмен сведениями в рамках предоставления государственных услуг между различными ведомствами. Так решение позволяет запрашивать справки и сведения, требуемые для предоставления услуги, а также предоставлять справки и сведения другим органам власти.

• Автоматизированная информационная система многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг (АИС МФЦ Удмуртии) спроектирована на основании постановления Правительства РФ от 22 декабря 2012 г. № 1376 «Об утверждении правил организации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг» и помогает специалистам МФЦ регистрировать заявления граждан в единой системе, подтверждать их с помощью электронной подписи и передавать в ведомства.

Как работают госуслуги Удмуртии

1. Гражданин заполняет заявление на РПГУ. Заполненное заявление передается через СМЭВ в СИР.
2. Ответственный получает заявку, проверяет ее корректность, далее услуга автоматически передается в ответственное ведомство.
3. В случае необходимости получения справок, документов или сведений из других органов исполнительной власти и местного самоуправления Удмуртской Республики, а также из федеральных органов исполнительной власти чиновник формирует в СИР запросы и получает на них ответы.
4. Гражданин может отслеживать ход рассмотрения своей заявки через личный кабинет РПГУ, в который передаются актуальные статусы.
5. По итогу предоставления услуги гражданин получает уведомление о факте предоставления услуги (5 этап) либо приглашение за получением результата (4 этап).

Ведомства могут производить мониторинг предоставления услуг, оценивать, сколько и каких услуг предоставлено в электронном виде или при личном приеме, проверять выполнение сроков, а также оценивать активность граждан в зависимости от дня недели, времени года и других факторов. Подобный анализ позволяет принимать правильные управленческие решения и оптимизировать деятельность госслужащих, участвующих в предоставлении госуслуг.

Цифровизация деловых процессов — как организована работа в системе электронного документооборота государственных органов УР

В соответствии с планом развития системы межведомственного электронного документооборота в 2012 году был дан старт проекту внедрения системы электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики на базе возможностей Directum.

«Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» (СЭД ГО УР) — подсистема государственной информационной системы Удмуртской Республики «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в Удмуртской Республике», реализующая автоматизацию процессов делопроизводства в органах власти и обеспечение юридически значимого межведомственного электронного документооборота.

Делопроизводство и работа с поручениями

Вся корреспонденция и организационно-распорядительные документы регистрируются в СЭД ГО УР. Руководители подразделений рассматривают документы, выносят резолюции, выдают поручения и контролируют ход их исполнения в системе. Аналогичным образом выстраивается работа с проектами документов — согласование ведется по настроенным регламентированным маршрутам с четким соблюдением сроков и участников.

Даже при работе с бумажными экземплярами контролируется перемещение документа, так что в любое время секретарь-делопроизводитель знает, у кого в работе находится документ. Благодаря тому, что к работе в СЭД ГО УР подключены Администрация Главы и Правительства Удмуртской Республики, все исполнительные органы государственной власти Удмуртии и администрации муниципальных районов, приказы и распоряжения быстро доводятся до адресатов. Кроме того, Directum подсказывает, действительно ли сотрудники ознакомились с содержанием.

• Гарантированная неизменность содержания документа за счет применения ЭП
• Строгое соблюдение исполнительской дисциплины и контроль исполнения поручений
• Своевременное и контролируемое ознакомление сотрудников с документами

Работа с обращениями граждан и интернет-приемная

Еще одно направление затронуло работу с обращениями граждан. Согласно Федеральному закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» государственные органы и органы местного самоуправления обязаны обрабатывать обращения граждан и вовремя отправлять им ответы. Для цифровизации процесса вновь использовались решения Directum — «Обращения граждан» и «Интернет-приемная обращений граждан», которые позволили:

Заявителям

• удобно формировать обращения на сайте ведомства;
• контролировать ход рассмотрения обращения.

Ведомствам

• автоматически заносить сформированные на сайте обращения в СЭД ГО УР;
• отправлять на рассмотрение по регламентированному маршруту с учетом установленных сроков;
• быстро готовить ответ заявителю прямо из карточки зарегистрированного обращения;
• вести единый реестр обращений;
• готовить отчеты по выполнению работ в рамках поступивших обращений.

Проекты нормативных правовых актов

Одно из важнейших направлений деятельности ведомств — это подготовка, согласование и учет проектов нормативных правовых актов.

Автоматизирована работа с постановлениями и распоряжениями Правительства Удмуртской Республики, указами и распоряжениями Главы Удмуртской Республики, распоряжениями Председателя Правительства Удмуртской Республики. В качестве удобств и преимуществ использования системы сотрудники выделяют:

1. в цифровой вид перевели каждый этап работы с проектом НПА: создание и согласование. Все необходимые действия удобно расположены на обложке специального разработанного модуля;
2. документы согласуются по заранее настроенным маршрутам, соответствующим регламенту Правительства Удмуртской Республики. Также автоматически формируются листы согласования и лист рассылки со списком организаций и способом доставки;
3. после внесения на рассмотрение документ автоматически заносится в единую базу. Система сразу присваивает регистрационный номер подписанному руководителем ведомства проекту НПА;
4. единая электронная база проектов НПА реализована в системе. Сотрудник, обладая необходимыми правами доступа, всегда может быстро найти нужный документ. Кроме того, справочники системы отображают этап рассмотрения НПА.

Статистика использования решения за год

>3000 проектов НПА создано в системе
4000 пользователей
>30 топ-менеджеров работают в системе

Сбор отчетности от исполнительных органов власти

В 2020 году в единую информационную систему добавлена функциональность для межведомственного электронного взаимодействия. Появился удобный инструмент, позволяющий повысить прозрачность процессов:

• распределенного сбора информации с исполнительных органов власти городских округов и муниципальных районов, для оценки эффективности их деятельности за отчетный год и прогнозирования на 3-летний период;
• согласования значений параметров для измерения результатов деятельности органов местного самоуправления с региональными органами исполнительной власти;
• расчет размера дотаций из бюджета УР в виде грантов за достижение наилучших показателей.

Проект с историей — результаты и перспективы

Цифровизация ведомственных процессов дает возможность контролировать этапы и сроки работ, и это положительно отражается на исполнительской дисциплине. Мобильная работа руководителей с помощью приложения Directum Solo позволяет сохранять гибкость в работе — оперативно подключаться к срочным вопросам, соблюдать регламентированные сроки по рассмотрению документов.

Электронные государственные услуги и выстроенная система работы с поступающими заявками сокращают стоимость и ускоряют государственные процессы. Снижаются трудозатраты на рутинные операции, исключается необходимость передачи бумажных документов между ведомствами.

В 2016 году, в рейтинге Минкомсвязи Удмуртская Республика вошла в десятку регионов по количеству зарегистрированных граждан на едином портале государственных услуг. В 2019 году показатель увеличился в два раза, и сегодня 68% жителей УР используют преимущества доступа к ЕСИА.

Правительство УР совместно с Министерством информатизации и связи УР поступательно развивают возможности систем.

Ведутся работы по реализации проекта системы архивного хранения электронных документов. На 2021 год запланировано развитие маршрутов согласования проектов НПА.

Кроме того, за счет внедрения механизмов искусственного интеллекта ожидается снижение количества рутинных операций в работе с обращениями граждан.

Также планируется запуск проекта «Система параллельной обработки заявок «Единое окно», для автоматизации получения технических условий и договоров технического присоединения для объектов капитального строительства. Проект «Единое окно» предполагает подачу единой заявки посредством РПГУ и обеспечивает сокращение сроков согласования за счёт параллельного направления документов в разные инстанции.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Directum