Экспансия во имя Родины

Новая версия программы «1C:Документооборот 2.0» представлена фирмой «1С» уже несколько месяцев назад. Клиенты вовсю используют новый функционал, но вопросы остаются. Чтобы разобраться в ключевых преимуществах версии 2.0, главный редактор Клерк.Ру Алена Тулякова встретилась с человеком, который вот уже 20 лет занимается системами документооборота. Александр Безбородов, руководитель отдела разработки программ документооборота «1С», рассказал об особенностях новой версии, о том, как повысить эффективность работы компании в три раза и как освободить 30 сотрудников от беготни с бумажками.

Александр Безбородов, руководитель отдела разработки программ документооборота «1С». Фото предоставлено фирмой «1С»

Александр, какие из инструментов, включенных в версию 2.0, можно было бы назвать принципиально новыми, ключевыми?

2.0 - это совсем новая версия. Можно даже сказать, что это другой продукт, хотя он и является полноценным приемником предыдущей версии. Программа настолько сильно изменена и с точки зрения интерфейса, и с точки зрения взаимодействия с пользователем, что можно сказать, что это вообще другая программа, и в этом одна из ключевых ее особенностей.

Почему вы пошли на столь серьезные изменения? Людям же обычно сложно привыкать к новому.

Мы меняли интерфейс на новый, значительно более удобный, а вместе с ним решили реализовать все то, что мы давным-давно накопили. Новый интерфейс светлее, крупнее, на нем легче и проще работать – люди совершают меньше человеческих ошибок, что очень важно.

Мы подумали, что раз уж все равно пользователям привыкать к новому, то хорошо бы предложить и совершенно иную парадигму работы. Основная наша цель – повышение удобства и эффективности использования программы, но, помимо этого, мы добавили много функций – они все направлены на повышение эффективности совместной работы сотрудников.

Например, взять учет отсутствия сотрудников – теперь можно зафиксировать, что сотрудника не будет, где он, а программа, когда вы планируете взаимодействие с ним, вас об этом предупредит, предоставит информацию о том, сколько он будет отсутствовать, доступен ли по мобильному, предложит перенаправить задачу его заместителю. Это очень важная информация для людей, которые планируют совещания, пишут друг другу письма в надежде получить ответ, ставят задачи, ведут совместно календари – осуществляют взаимодействие с помощью наших программ.

Я говорила с пользователями ваших программ при подготовке к интервью, и были люди, которые жаловались, что нет механизма замещения отсутствующего сотрудника. То есть раньше это вообще никак не реализовывалось?

Нет, этого механизма не было только в самом начале работы программы, уже года 4 он существует и называется «делегирование прав».

Работает это так: в случае, если сотрудник уезжает в командировку, в отпуск или заболел, в системе оформляется делегирование. А недавно мы еще добавили автоматическое прекращение делегирования. Раньше, если вы оформляли делегирование, то по возвращению должны были его закрыть. Сейчас же достаточно указать даты, например, командировки и программа сама прекратит делегирование.

Возможно, ваши собеседники просто еще не освоились с этим функционалом.

Да, наверное. Александр, а еще какие-то новые функции появились?

Принципиально новых, наверно, нет, но почти все ключевые механизмы обросли большим количеством новых дополнительных возможностей, связанных и с удобством. Например, раньше нужно было самостоятельно вручную искать документы, имеющие к вам прямое отношение -  которые вы сами создали или которые вам пришли на исполнение. Сейчас в программе появился список «Мои документы», который ведется автоматически. Также появились списки «Мои процессы», «Мой календарь», «Мои задачи». Их нельзя называть принципиально новыми, но их раньше не было, а они делают удобной повседневную работу.

Знаю, что у пользователей были жалобы на процесс заведения нового пользователя в программе. Приходилось долго ждать и работать в этот момент было невозможно. Это изменилось?

Да, тут надо пояснить. Программе пять лет. Многие пользователи работают в версиях 1С:Документооборота,  которые были выпущены 2-3 года назад – эти версии не были рассчитаны на работу при большом объеме данных. Но в последних версиях программы (1.4, 2.0), которые работают на платформе 1С:Предприятие 8.3.6, таких проблем нет.

То есть тем, у кого эти проблемы, надо обновить программу?

Во-первых, им надо обновиться, во-вторых им нужно выполнить правильно настройки программы: включить обновление прав в фоновом режиме, тогда программа не будет замирать, а будет делать это «в свободное от основной работы время».

Мы внедряли новую версию программы в «Башкирэнерго» с 3500 пользователями, и увидели ускорение почти в 10 раз на таких операциях, как заведение пользователя, добавление пользователя в группы.

В новых версиях программы, которые сейчас готовятся к выпуску, еще более ускоренные механизмы работы. Какие-то в 10 раз, какие-то в 2-3 раза.

Я правильно понимаю, что теперь эти процессы не будут заметны совсем?

Да. Сейчас в версиях 1.4 и 2.0 никаких проблем с настройкой прав быть не должно.

Жалобы в основном от пользователей старых версий программы. Почему? Они в свое время сняли программы с поддержи, добавили в них свой собственный функционал, изменив при этом алгоритмы работы системы. Им теперь очень сложно перейти на типовую конфигурацию, так как надо выполнять все те доработки, которые делались на внедрении новой версии программ. Вот у таких пользователей и возникают сложности.

А вообще какие цели преследует компания, которая принимает решение внедрять эту программу?

Очень разные. Цели часто зависят от того, кто инициирует этот процесс.

Бывает, что сам директор хочет навести порядок: его что-то беспокоит, и он это беспокойство может назвать вслух – и это и есть цель внедрения. Например, его может беспокоить, что документы теряются, что они согласуются неправильно, что клиентам уходят не те документы, которые были согласованы.

Или же, например, у нас был случай, когда руководитель юридического отдела пришел на работу и не увидел никого на рабочих местах. Стал разбираться, и оказалось, что все сотрудники стоят у кабинетов топ-менеджмента с бумажками на подпись. Глава юридического отдела инициировал внедрение электронного документооборота для автоматизации процесса согласования документов, чтобы люди не тратили время, за которое им платят.

У нас в программе около 70 разных отчетов, каждый из них ориентирован на конкретные категории сотрудников (руководитель, контролер, ответственный за договоры и т.п.), , отвечает на какой-то конкретный вопрос. Например, есть отчет об исполнительской дисциплине, который показывает, сколько задач по подразделениям было выполнено, сколько не выполнено, сколько и кем выполнено не в срок. И именно здесь заложен потенциал повышения эффективности компании.

Случалось, что задача внедрения была изначально поставлена неверно и это приводило к разочарованию в программе?

Очень часто у компаний нет четких целей внедрения. Более того, бывает, что нет конкретного заказчика - ни одного заинтересованного лица.

Но чтобы было разочарование по внедрению – такого не было ни разу. Просто потому, что в программу заложены определенные методики, которые позволяют получать в среднем трехкратное повышение эффективности работы сотрудников.

А для тех, кто не понимает, зачем им это надо – мы сделали специальные опросники. Там вопросы к топ-менеджерам о том, как ведется у них учет договоров, кто следит за целостностью документации, кто отвечает за процесс согласования договоров. И часто опросник превращается в цели внедрения, потому что в процессе ответов руководитель начинает понимать, где у него непорядок.

Кстати, если список целей в процессе работы меняется – это тоже совершенно нормально! Поэтому мы призываем внедрять программу поэтапно, по целям и по процессам, не распыляться сразу: например, делаем согласование договоров, закрываем этот процесс, а только потом двигаемся дальше.

Сколько времени займет у компании внедрение документооборота с нуля, от того, что они приняли решение и до налаженной работы?

Это зависит от размера компании и целей внедрения. Бывает, что за месяц внедряют, а одна компания четыре года работала над этим.

Как четыре года? Это была очень большая компания?

Понимаете, процесс внедрения документооборота может никогда не прекращаться и постоянно обрастать новыми вводными. В данном случае проект начали, думая сделать только служебные записки. Через год понадобилось отладить работу с приказами, другими организационно-распорядительными документами. Потом взялись за договоры, кадровый документооборот, а еще через год хотят ввести контроль исполнения. И понеслось! За четыре года проект из маленького превращается в большой.

Когда предприятие внедряет документооборот, оно получает очень мощный стимул к саморазвитию, и, развиваясь, требует уже другую систему документооборота, а документооборот, меняясь, опять стимулирует предприятие развиваться. Получается, мы вместе развивается, мотивируя и поощряя друг друга.

А иногда, если четко поставлены задачи, программу внедряют за месяц. Например, одному из клиентов надо было закрыть «входящие-исходящие».  У компании была Инструкция по делопроизводству, и они просто применили эту инструкцию к нашей программе.

Источник: Клерк.Ру

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот