Электронный документооборот в компании "АктивФинансМенеджмент

Компания "АктивФинансМенеджмент" (ООО "ФАМ") объявляет о запуске в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота CompanyMedia (разработана специалистами московской компании "ИнтерТраст"). Конфигурацию, установку, настройку и внедрение системы осуществляла компания "АРКОМ", Оренбургский партнер ИнтерТраст.

Ведение документооборота в традиционном – "бумажном" - виде перестало в 2011 году удовлетворять растущим требованиям к управлению потоками документов и качеству рабочих процессов: увеличение объема документов требовало большего количества времени на их обработку, возникли затруднения с поиском документов. С развитием новых направлений и созданием подразделений возникла необходимость в обмене документами между ними, возможности оперативной выдачи и контроля исполнения поручений, своевременном ознакомлении сотрудников с распоряжениями руководства. При традиционном -бумажном- документообороте это невозможно было осуществить. Таким образом, компания "АктивФинансМенеджмент" столкнулась с задачей, свойственной всем растущим, переходящим на новый уровень качества деятельности организациям, – необходимостью автоматизировать делопроизводство и тем самым привести документооборот и бизнес-процессы в соответствие с возросшими требованиями к их организации.

Для повышения оперативности и качества обработки документов, приема-передачи информации, создания условий успешной работы справочно-информационной службы, четкой организации структурированного хранение документов, их поиска и использования потребовалась гибкая, наделенная необходимым функционалом система управления документами. Также нужно было решить задачу создания механизма контроля исполнения поручений, разделения полномочий доступа к некоторым организационно-распорядительным документам.

После проведенного в мае 2011 года анализа представленных на рынке систем руководство компании "АктивФинансМенеджмент" выбрало систему автоматизации документооборота, делопроизводства и деловых процессов CompanyMedia, разработанную сотрудниками компании "ИнтерТраст ". Система соответствует всем требованиям российского делопроизводства, обладает богатым функционалом по управлению различными видами документов, их обработке, контролю исполнения и хранения. В целом CompanyMedia обладает всеми возможностями для создания корпоративного электронного документооборота.

Установку, настройку и обучение персонала компании "АктивФинансМенеджмент" работе с системой CompanyMedia осуществляли специалисты компании "АРКОМ", бизнес-партнера ИнтерТраст в Оренбургской области. Проект был реализован в течение 3 месяцев.

В рамках проекта сотрудники компании описали основные типы и жизненные циклы различных документов, установили систему и настроили ее. Затем CompanyMedia была введена в опытную эксплуатацию. Система показала хорошие результаты, и руководством "АктивФинансМенеджмент" были поставлены дополнительные задачи к СЭД, такие, например, как:

    создание специализированных "баз знаний" (баз данных, в которых хранятся необходимые документы по предметным областям);

    миграция документов из существующих "самописных" систем хранения в систему электронного документа;

    создание специфических, удобных в использовании шаблонов документов;

    разработка и настройка системы отчетов.

Также были разработаны регламенты по применению СЭД CompanyMedia и инструкции для делопроизводителей-пользователей системы, что значительно облегчило процесс ее "приживания" в компании "АктивФинансМенеджмент".

По мнению сотрудников АктивФинансМенеджмент, эксплуатация системы позволит своевременно получать информацию о точном местонахождении, состоянии, истории движения и согласования, исполнении любого зарегистрированного в системе документа, обеспечит хранение документов и их сохранность. С ее помощью также будут реализованы: возможность быстрого поиска необходимых документов как по реквизитам, так и полнотекстового; разграничение прав доступа к ним; контроль на постоянной основе исполнительской дисциплины.

На сегодняшний день система электронного документооборота CompanyMedia внедрена на более чем 30 рабочих местах. И это только начальный этап автоматизации. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест, а также расширение существующего функционала системы, создание в ее рамках специализированных баз данных.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД