Электронный обмен первичными документами в сети магазинов «Подружка»

Цели и задачи проекта

Компания «Табер Трейд» имеет распределенную структуру — множество отделений по всей стране, более того, специфика работы торговой сети подразумевает взаимодействие с сотнями поставщиков товаров. Масштабы документооборота впечатляющие, и минимизировать издержки помог переход на электронное взаимодействие с контрагентами через сервисы обмена.

Так как контрагенты работают с разными операторами электронного документооборота, в «Табер Трейд» подключились сразу к нескольким сервисам обмена. Учитывая высокий трафик документооборота по каждому направлению и особенности обработки первичной учетной документации, потребовалась серьезный пересмотр всего процесса.

Предпосылки оптимизации работы с первичными учетными документами (ПУД):

1. необходимость работы с несколькими сервисами обмена;
2. отсутствие единого электронного финансового архива документов;
3. трудоемкость обработки поступивших документов;
4. потребность в удобном инструменте согласования;
5. нацеленность на централизацию бизнес-систем компании.

Решение задач

Решение: внедрить единую систему приема, согласования и хранения электронных финансовых документов из разных сервисов обмена.

Этап 1. Нетоварные первичные учетные документы

Задачи:

1. Автоматизировать работу с нетоварными ПУД, поступающими из сервисов обмена.
2. Организовать электронный финансовый архив документов.

У нетоварных сделок, связанных с арендой помещений, рекламой, хозяйственными закупками и т.д., есть важная особенность — условия каждой сделки индивидуальны. Именно поэтому работа с такими документами подразумевает дополнительные согласования и проверки.

Как это работает

1. Первичный учетный документ поступает из сервиса обмена прямо в систему электронного документооборота (СЭД), где автоматически связывается с договором по сделке.
   Все документы по договору образуют единый комплект, так пользователь легко может найти всю информацию по сделке, если у него есть права доступа.
2. СЭД автоматически определяет ответственного за обработку менеджера — как правило, это сотрудник «Табер Трейд», который заключал сделку (ответственный за договор) или за кем закреплена организация-контрагент.
   Ответственному за обработку приходит задача на рассмотрение входящего ПУД — ему нужно только проверить соответствие содержания документа условиям сделки.
3. После согласования ПУД ответственным задача автоматически направляется бухгалтеру.
   Как только документ согласован в СЭД, он автоматически подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного и заносится в 1С для отражения в учете. Ответ отправляется контрагенту через сервис обмена.

Подписание документов КЭП гарантирует их неизменность и юридическую значимость.

Этап 2. Товарные первичные учетные документы

Задачи:

1. Автоматизировать работу с товарными ПУД, которые сопровождают процесс заказа-приемки товара.
2. Организовать хранение полученных файлов в едином финансовом архиве.

Документы по товарным сделкам, связанные с непосредственной деятельностью — приобретением продукции для последующей продажи, как правило, однотипны и их количество велико. Процессы проверки и обработки таких ПУД давно четко выстроены.

Как это работает

1. Заказ на поставку отправляется через EDI-систему. Поставщик комплектует его и отправляет, а «Табер Трейд» получает уведомление об отгрузке с полным перечнем информации по товару (размер, вес, наименование, количество и т.д.).
2. После приемки товара сотрудник «Табер Трейд» направляет поставщику уведомление о приемке с информацией по фактически принятому товару, это помогает сформировать корректный счет-фактуру.
   На основе этого уведомления в учетной системе создается проект проводки.
3. После получения уведомления о приемке товара поставщик создает универсальный передаточный документ (УПД), который отправляется в «Табер Трейд» через сервис обмена.
4. Пришедший УПД автоматически загружается в СЭД, где по номеру заказа автоматически сверяется с проектом проводки в учетной системе.
   - суммы заказа;
   - суммы НДС;
   - GLN (международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции).
5. Если сверка прошла успешно, то СЭД автоматически подписывает документы КЭП утверждающего (в зависимости от контрагента).
6. После подписания документа автоматически создается проводка в учетной системе, затем УПД направляется поставщику через сервис обмена.
7. Если документ в учетной системе не был найден или выявились расхождения, то в СЭД автоматически формируется задание бухгалтеру с результатом сверки. После устранения расхождений документ отправляется на повторную проверку или оформляется отказ. Ответ контрагент получает через сервис обмена.

Если проект проводки в учетной системе и УПД были составлены корректно, процесс с момента получения документа в сервисе обмена до отправки подписанного экземпляра контрагенту проходит без участия человека.

Результаты проекта

Единый финансовый архив, организованный в СЭД, обеспечивает безопасность хранимой информации с учетом прав доступа, при этом поддерживается работа как с формализованными, так и с неформализованными документами. Также в системе DIRECTUM предусмотрены специальные сценарии подготовки к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов, а документы выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов.

За счет автоматизации процесса регистрации и отправки УПД контрагенту существенно сократились издержки на доставку, проверку и подписание документов. Факты отправки, получения и возврата строго контролируются.

Интеграция сервисов обмена и системы электронного документооборота на базе DIRECTUM сыграла решающую роль в оптимизации внутреннего цикла согласования ПУД. На сегодняшний день «Табер Трейд» выделяет несколько ключевых преимуществ такого подхода:

• обработка товарных и нетоварных ПУД в системе электронного документооборота подразумевает строгую маршрутизацию документов — соблюдаются все регламенты и влияние человеческого фактора минимизируется;
• процесс обработки ПУД по товарному документообороту возможен без участия человека, благодаря чему освобождается полезное время сотрудников;
• снижаются финансовые риски по обработке некоторых первичных учетных документов со строго ограниченным временем на подписание;
• все финансовые документы организации хранятся в едином архиве, который облегчает поиск информации и подготовку к проверкам, обеспечивает контроль доступа к данным.