Хранение электронных документов — как организовать и обеспечить юридическую значимость

Цифровые бизнес-процессы и документооборот — уже привычная модель работы для большинства компаний, тем более если это крупное предприятие, где оптимальная организация взаимодействия между удаленными подразделениями — основа эффективности и конкурентоспособности.

Даже в средних компаниях внедрено множество ИТ-решений, все больше видов документов переводятся исключительно в цифровой вид. Хранение столь объемного массива информации становится проблематичным — оперативные хранилища заполнены, это сказывается на быстродействии систем. Решением становится долговременный архив электронных документов.

Источник: артбук «The Art of Game of Thrones»

Как обеспечить юридически значимое хранение электронных документов?

Казалось бы, нетрудно перенести данные из одного места в другое. Выделили систему хранения электронных документов — хорошо, туда все и перенесем! Однако в случае с юридически значимыми комплектами важно обеспечить не просто хранение, а правильное воспроизведение информации, в том числе о подписании электронной подписью (ЭП).

Как известно, сертификат ЭП действует лишь в течение года. При организации долговременного хранения используются метки доверенного времени на основе технологии CAdES. Так, вместе с ЭП остается информация о доверенном времени (или подтвержденном времени), а еще перечень сертификатов ЭП или подтверждение Удостоверяющего Центра о том, что данный сертификат был действующим при подписании.

До окончания срока действия сертификата службы штампов времени (Time Stamping Authority — TSA) документы должны пройти процедуру перештамповки. Таким образом, при долговременном хранении получается целая цепочка ЭП, завершает которую подпись с действующим сертификатом. Сама процедура перештамповки является автоматической, если используется специализированное решение.

Почему обычной СЭД недостаточно и когда нужен электронный архив документов?

Привычная многим СЭД выступает в качестве оперативного хранилища так же, как и архивы клиентских досье в банках, финансовые архивы. Но нормативные сроки хранения некоторых документов исчисляются десятками лет. То есть на протяжении 10, 25, 75 лет их необходимо сохранять. Ни СЭД, ни HR и ни любая другая система не могут эффективно выполнять роль долговременного архива.

Специализированная система хранения электронных документов, такая как Долговременный архив Directum, обеспечивает:

• централизованное хранение документов из разных информационных систем до 75 лет с поддержанием их целостности и юридической значимости за счет перештамповки;
• поддержку особого формата долговременного хранения (PDF/A, CAdES-XL и CAdES-A) — документ и вся сопутствующая информация по нему, в том числе метки времени, хранятся в виде единого цифрового контейнера;
• регулярность архивных процедур и соблюдение нормативных сроков хранения, по истечении которого информация уничтожается;
• минимальную стоимость хранения — за счет переноса информации на более дешевые носители и использования контейнеров (которые по сути являются zip-архивами);
• управление архивом не только цифровых, но и бумажных документов, что упрощает работу делопроизводителям и архивариусам.

Как устроен долговременный архив и что говорит опыт ПАО «Сургутнефтегаз»?

В долговременный электронный архив принимаются документы из любых систем (ERP, HR, CPM и т.п.), но в едином установленном формате, и сразу определяются в дела по настроенным критериям. ВНИИДАД при этом рекомендует соблюдать тот же порядок ведения дел, что с бумажными носителями.

Интеграция систем — пожалуй, самая трудоемкая задача при создании архива электронных документов. В ПАО «Сургутнефтегаз» работают с 500 формами документов и множеством систем-источников. Используются рекомендуемые форматы PDF/A, CAdES-XL и CAdES-A, а также метки доверенного времени.

Но архив служит не только для обеспечения целостности хранимых комплектов, компании важно при необходимости обращаться к информации. В случае с бумагой, понятно, легко взять копии, справки, выписки. В случае с цифровым архивом нужно убедиться в наличии прав доступа, а затем запустить специальный сценарий выгрузки отдельного документа или целого дела.

Проект ПАО «Сургутнефтегаз» — один из первых проектов по созданию долговременного архива. Работы велись с опережением законодательства и успешно завершились.

В компании предполагают, что ежегодно в хранилище электронных документов (ХЭД) будет поступать более 1 000 000 экземпляров по разным направлениям деятельности.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, Directum