“Инфодокум 2012": об актуальных проблемах архивного дела и не только

Переход на безбумажный документооборот проходит в нашей стране достаточно давно и успешно во многих организациях. Все большую популярность завоевывают системы управления информационными ресурсами организаций (ECM). Однако проблемы, связанные с регламентированием этих работ и последующим хранением электронных документов по-прежнему находятся на пике актуальности и их просто невозможно игнорировать и замалчивать дальше. Все эти вопросы обсуждались на декабрьской конференции “Инфодокум Архив” 2012, посвященной эффективным технологиям современных архивов.

Не ошибусь, если предположу, что многие из присутствующих, как и автор статьи, предполагали, что на конференции главным образом речь пойдет не столько о вопросах документационного обеспечения управления, перечислении многочисленных законодательных актов, рассекречивании архивных документов, сколько о практическом опыте внедренных программных решений, позволяющих успешно организовать хранение электронных архивов.

Однако проблем смежной с архивами области, видимо, накопилось много, а возможности донести их до широкой аудитории предоставляются не часто. Очевидно, исходя из этих соображений организаторы посчитали нужным озвучить и их в том числе. Отсюда несколько сумбурное восприятие всего услышанного, и нет ничего удивительного в том, что по завершении мероприятия возникло больше вопросов, чем ответов…

В первую очередь отметим отсутствие на конференции руководства Росархива. На протяжении всего мероприятия чуть ли не единственным упоминанием (представителем ВНИИДАД) его позиций в деле хранения электронных документов прозвучала рекомендация об исключительном переводе в электронную форму документов сроком до 10 лет хранения. Отсюда — ощущение самоустранения Росархива от проблем, продиктованных временем, когда весь мир переходит от бумажного к электронному документообороту (ЭДО) и решает задачу дальнейшего архивного хранения документов.

Исполнительный директор Гильдии управляющих документацией Сергей Афанасьев обозначил проблему менеджмента качества для системы управления электронными документами и формальный характер разработанных Минкомсвязью требований к системам электронного документооборота. По его мнению, причина такого положения дел кроется в бессистемности и беспрограммности предпринимаемых шагов.

Им же была затронута проблема системы добровольной сертификации ДОУСЕРТИФИКАТ, которая давно сформирована, однако на практике не работает. “Следует использовать катализатор процесса, который запустил бы механизм. Требуется административная поддержка, способная создать необходимые условия для возбуждения потребности рынка в контроле качества своих товаров и услуг, в том числе в эволюционном процессе повышения качества программных продуктов. Такое положение дел не должно повториться при реализации планов создания единой системы управления электронными документами в органах власти, — пояснил г-н Афанасьев. — Исполнителем этого важного и сложного проекта является Ростелеком — монополист в делах, касающихся обеспечения программными продуктами органов власти”.

По-прежнему нерешенными на сегодняшний день остаются задачи по разработке новых регламентов, словаря терминов и понятий в области управления электронными документами, переводу международных стандартов, которые могли бы способствовать развитию ЭДО и разработке соответствующих законодательных актов.

Проблема профессиональной квалификации персонала в условиях стремительно развивающихся информационных технологий, использования стандартов качества и в то же время обязательного знания нормативной базы актуальна в любой сфере деятельности. Делопроизводство и архивное дело — не исключение. Требования к специалистам зафиксированы в Едином квалификационном справочнике.

“Кто из присутствующих может уверенно сказать, что аттестация специалистов проходит в рамках и в соответствии с этими требованиями? К сожалению, аттестация, как правило, проводится посредством устного собеседования и с большой степенью субъективизма”, — продолжил г-н Афанасьев.

В этой связи он рассказал, что Гильдией управляющих документацией разработана система аттестации управляющих документами. Была осуществлена глубокая проработка предметной сферы деятельности специалистов в области традиционного и электронного документооборота, архивов, тесты приведены в соответствие с современными требованиями. Работу проводили ученые из ведущих вузов страны и специалисты-практики, имеющие громадный опыт преподавательской, научной и практической деятельности. Создан инструмент, который может быть успешно применен в любом уголке нашей необъятной страны, поскольку в его основе лежат интернет-технологии. По его словам, система добровольной аттестации специалистов проста в употреблении и весьма объективна.

Татьяна Рыжикова, начальник отдела контроля и электронного документооборота Счетной палаты РФ, рассказала об успешном функционировании СЭД, которая используется внутри Палаты и, как следствие, возникшей потребности в организации как внутренней, так и публичной работы с электронным архивом: “Целью данной работы было вернуть принятые архивом Счетной палаты бумажные документы в структурные подразделения аппарата Счетной палаты в ином качестве — в электронном виде, а также представить информационно-поисковый механизм работы с этими документами в режиме удаленного доступа”.

В ходе работы были сформулированы следующие задачи:

    автоматизация деятельности архива (внедрение системы “Архивное дело”), в рамках которой было необходимым провести работы по подготовке номенклатуры дел, внутренних, сдаточных, сводных описей дел; осуществить ввод топографической информации о хранении архивных дел; организовать учет и контроль выдачи дел и документов, обеспечить контроль сроков хранения и поточное сканирование документов и дел организации;
    организация доступа пользователей к электронным образам дел и документов (подсистема “Читальный зал”);
    перевод архивного фонда в электронный вид;
    участие архива в развитии электронного документооборота организации.

Автоматизация деятельности архива включила себя комплексные работы:

    по регистрации пользователей с правом работы с номенклатурой дел в режиме формирования дел;
    ведению справочников системы;
    подготовке методических материалов;
    обучения работников структурных подразделений, организации необходимых консультаций;
    организации рабочих мест для поточного сканирования;
    написанию подробных инструкций по аннотированию архивных документов.
    организации доступа пользователей к электронному архиву (внедрение подсистемы “Читальный зал”).

Безусловно, успешное проведение таких сложных и объемных работ подразумевает вовлечение максимального числа структурных подразделений. И принципиальную роль здесь играет деятельность архива, который в том числе активно участвует в развитии электронного документооборота организации и осуществляет:

    сдачу документов в архив в бумажном и электронном виде (2011—2012 гг.);
    подготовку перечня документов, образующихся в процессе деятельности Счетной палаты с указанием сроков хранения (2012—2013 гг.);
    хранение в электроном архиве документов ограниченного пользования;
    отказ от хранения документов на бумажных носителях в структурных подразделениях Счетной палаты.

“Работа с базой архивных документов очень удобна — осуществляется перекачка из базы СЭД в систему архива, — пояснила г-жа Рыжикова, — Плюсы очевидны. Если срочно понадобится какой-нибудь документ, то не нужно искать его в папках, снимая с полки. Кроме того, при наличии архива нет необходимости хранить документы в структурных подразделениях”.

Открытым для электронных архивных документов Счетной палаты остается вопрос дальнейшей передачи их на госхранение.

Небезынтересным оказался опыт зарубежных коллег, представленный на конференции Жаклин Слатс, директором по информационным технологиям Национального архива Голландии, председателем совета директоров фонда “Открытые планеты”. Она рассказала об организации архивного дела в государственных организациях и работе Национального архива Голландии, который выступает в роли доверенного электронного хранилища для источников комплектования и обслуживания других архивных учреждений страны.

Внедрение в деятельность государственных органов электронных информационных систем побудило Национальный архив создать инфраструктуру, позволяющую работать с электронными документами постоянного срока хранения так же, как и с документами на бумажных носителях. В ходе этих работ выяснялось, что используемые государственными органами информационные системы не всегда проектируются с расчетом на поддержку функциональных возможностей, необходимых для долговременного архивного хранения, так как их основной задачей является поддержка оперативной работы. “В результате они оказываются не в состоянии обеспечить долговременную сохранность документов, отобранных на постоянное хранение”, — считает г-жа Слатс.

Сложным организацию электронного хранилища также делает факт планирования создать ещё более широкий подход к решению проблем долговременной сохранности электронных материалов — оно призвано стать многофункциональным хранилищем документов государственных органов. Это хранилище будет поддерживать как прием документов на постоянное архивное хранение по истечении установленного законом срока временного хранения и использования в государственных органах (20 лет), так и использоваться в качестве промежуточного хранилища для документов временного срока хранения, которые предполагается через несколько лет уничтожить, но нужно сохранять слишком долго для того, чтобы задачу их защищённого хранения можно было решить с помощью систем управления документами государственных органов.

Для передачи документов в Национальный архив применяются следующие принципы:

    это должны быть только закрытые дела;
    дела должны пройти экспертизу ценности;
    необходимо использовать схему метаданных для электронного правительства Голландии, основанную на международном стандарте ISO 23081.

Г-жа Слатс также рассказала о проекте создания портала архивов Европы APEx (Archives Portal Europe network of eXellence), который стал продолжением проекта APEnet, завершившегося 15 января 2012 г. Проект APEnet объединил 18 европейских архивов, которые коллективными усилиями создали портал архивов Европы, ставший первой версией столь необходимой точки доступа к архивному контенту.

Важную и не теряющую актуальности тему подняла Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией “Электронные офисные системы”, член Гильдии управляющих документацией. Ни для кого не секрет, сколько в одной только Москве предприятий малого и среднего бизнеса разорилось после кризиса 1998 г. Г-жа Храмцовская назвала цифру — 20 тыс.

При этом в Московское городское объединение архивов документы поступили только от 2700 дел, что составляет менее 15% от общего числа! Отсюда — невозможность подтвердить при необходимости трудовой стаж на момент работы в разорившейся и не обеспечившей сохранность своих документов организации. Как следствие (вдобавок к давнишней проблеме страны — нищете пенсионеров) — начисление меньшей или минимальной пенсии.

В контексте этой насущной проблемы г-жа Храмцовская утверждает: “Сохранность документов по личному составу = стабильность общества”. По ее мнению, проблемы с подтверждением пенсионных прав в ряде случае способны спровоцировать массовые волнения, повлиять на то, как люди голосуют, свести на нет стимулы честно платить налоги и взносы в Пенсионный фонд. По мнению г-жи Храмцовской, об этой проблеме должны думать не только архивисты, но и президент и губернаторы.

Кроме того, судебная практика показывает, что государственные архивы отказываются бесплатно принимать дела по личному составу. Эта проблема требует немедленного решения на законодательном уровне. Тем более что существует интересный опыт регионов.

Пенсионный фонд не принимает от граждан справки с прежних мест работы и требует доказывать свой трудовой стаж и зарплату архивными справками. А если в архивах документов нет, трудовой стаж и зарплата не засчитываются. Нет единого источника сведений о том, в какой архив были переданы документы.

“Государство играет с огнем, потому как данный вопрос в сочетании с другими проблемами провоцирует социальную нестабильность в стране. Некоторые регионы это уже почувствовали и начали вкладывать средства в обеспечение сохранности документов по личному составу, в строительство новых архивов. Кроме того, можно обратиться к опыту зарубежных стран, где архивы стремятся стать нужными для государства и граждан, — пояснила г-жа Храмцовская. — Многие архивисты и руководство отрасли, к сожалению, не понимают, что серьёзные деньги сейчас дают только на решение неотложных проблем, а не на сохранение истории и музейно-выставочную деятельность. Отказавшись от документов по личному составу, архивы откажутся и от финансирования”.

Выходом, по мнению докладчика, является немедленный пересмотр законодательства. Если государство не выполнило свою обязанность по обеспечению сохранности документов — бремя доказывания следует переложить на Пенсионный фонд, а гражданам дать возможность получать компенсацию нанесенного им ущерба.

Следует пересмотреть отношение к приему документов ликвидированных организаций. В том случае, если у организации нет возможности оплатить хранение дел, то документы обязательно должны приниматься за государственный счёт.
Круглый стол “Организация хранения электронных документов”

В ходе круглого стола Валентина Янковая, заместитель директора ВНИИДАД, член Гильдии управляющих документацией, обратила внимание присутствующих на два сравнительно недавних документа:

    Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”.
    Приказ Росархива от 29.04.2011 № 32 “Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности”.

В настоящий момент ВНИИДАД разработал рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций и соответствующие рекомендации для государственных и муниципальных архивов. Озвученные выдержки из рекомендаций удивления не вызвали, так как очень схожи с рекомендациями “Основных правил работы архивов организаций”, за исключением форматов хранения. Для хранения электронных документов свыше 10 лет и постоянного срока хранения в организации создается архив электронных документов, который может быть отдельной (обособленной) частью архива управленческой документации.

Электронные документы после придания им статуса официальных включаются в состав электронных дел — компьютерных папок (каталогов). Индексы электронных дел и заголовки электронных дел формируются по тем же правилам, что индексы и заголовки дел на бумажном носителе.

Электронные документы постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения при включении их в электронное дело конвертируются в электронной системе в один из форматов хранения — pdf, pdf/A, tiff или иной графический формат. Электронные документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) формируются в электронные дела в форматах, в которых они были созданы в информационной системе.

Немало вопросов в ходе доклада вызвал вопрос доказательной силы электронно-цифровой подписи (ЭЦП) при ограниченном сроке ее действия относительно последующего хранения и передачи электронных документов в архив.

В этой связи, по мнению представителей ВНИИДАД, еще в момент подписания документа ЭЦП, учитывая ограниченный срок ее действия и перспективу дальнейшего хранения, следует озаботиться доказательной базой, т. е. отслеживать, не закончили ли свое действие сертификаты подписи, действительны ли криптоалгоритмы, есть ли в наличии криптосредства. В обязанности архивного органа входит проведение всесторонней проверки — действительна ли подпись. Только после этого архивист вправе включать документ в архивную систему.

Также были обозначены правила и структура передачи электронных документов на хранение. При передаче на хранение в электронное дело включается не только сам документ, но и его метаданные. Единица хранения электронных документов — электронное дело имеет следующую структуру: внутренняя опись электронного дела, файл или файлы электронных документов, файл или файлы метаданных, файл или файлы электронных подписей электронных документов или файл, содержащий в хронологической последовательности отметки о результатах проверки подлинности электронных подписей. Для передачи электронных документов в архив каждое электронное дело записывается на физически обособленные материальные носители (диски) в двух экземплярах — рабочем и резервном.

Вера Иритикова, заведующая отделом ДОУ ВНИИДАД, член Гильдии управляющих документацией, дала некоторые рекомендации для участников — представителей архивных организаций в части приема на хранение электронных документов и взаимодействия с организациями, чьи документы впоследствии станут источниками комплектования архива.

Так, говоря о работе по отбору документов и организации хранения, следует руководствоваться действующей нормативной базой, которая, к сожалению, не учитывает разнообразие современных документов, и обобщать имеющиеся успешные практики. Архивист должен изучать ситуацию создания электронного документа всесторонне — процесс внутреннего управления, систему делегирования полномочий, подписание документов в том или ином статусе. При этом важно помнить, что электронная подпись закрепляется за должностью, а не за персоной.

В деле подтверждения юридической силы, важно учитывать — на какой платформе внедрена СЭД, с какой периодичностью обновляется система, какие есть лицензии, т. е. понимать весь процесс, при котором создается и функционирует документ. В рамках кураторства важно проводить оргпроектную работу: определять, какие документы являются основными в работе, какие новые виды документов появляются. Необходимо фиксировать перечень тех электронных документов, которые созданы как электронные оригиналы и в перспективе будут сданы на хранение.

В свете многочисленных проблем в области хранения документов, о которых много говорили докладчики, пожалуй, самым позитивным стало утверждение Натальи Храмцовской: в использовании ЭЦП, закрепленном на законодательном уровне, мы впереди планеты всей! В части применения ЭЦП в электронных государственных закупках Россия — мировой лидер. Отрадно было услышать, что законы информационного блока соответствуют мировому уровню — хоть и используется пока лишь часть их потенциала.

Хотя проблем в отрасли остается еще очень много. Федеральное архивное агентство, по мнению г-жи Храмцовской за эти годы сильно ослабло, отказалось от полномочий в сфере делопроизводства и пока что не сумело их вернуть. Росархив так и не проявил себя в вопросах электронного делопроизводства и архивного дела. ВНИИДАД “обескровлен” в кадровом и финансовом отношении. И эффективного сотрудничества с коммерческим сектором не налажено (т. е. теряется ещё один источник ресурсов, опыта).

“Залог успеха — в правильном позиционировании роли отрасли. Архивам нужно себя вписать в текущие, наиболее приоритетные государственные программы, такие как “электронное/открытое правительство”. Необходимо использовать зарубежный опыт — архивы более-менее благополучно существуют лишь там, где они сумели вписаться в текущую деятельность государственных органов и в современную информационную экономику, — считает г-жа Храмцовская. — Руководство отрасли должно регулярно поднимать в правительстве и у президента “неудобные” вопросы об оплате труда архивистов и специалистов по управлению документами по его реальной рыночной стоимости, о статусе государственных служащих и др.”.

Ей же в рамках мастер-класса “Проблемы определения сроков хранения бумажных и электронных документов” был затронут очень важный для архивистов и практический вопрос об источниках определения сроков хранения документов. Думаю, не ошибусь, если скажу, что аудитория немало удивилась, что всем знакомый и чаще всего используемый в работе “Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения” стоит в списке не на первой позиции.

Определяя срок хранения, необходимость уничтожения документов, прежде всего, следует опираться на законодательные и нормативные акты РФ, региональные законы и нормативные акты, несмотря на их многообразие и количество! В том числе учитывать контрактные обязательства, общепринятую отраслевую практику, собственные потребности организации в документах, интересы сотрудников, клиентов, третьих сторон, зарубежное законодательство, сроки исковой давности, а также учитывать и отслеживать судебную практику.

Конференция позволила ознакомиться с нынешним положением дел в архивной отрасли и узнать мнение экспертов на сей счет. А также пожелать приглашать в дальнейшем на подобные мероприятия больше докладчиков — представителей организаций, чей практический опыт внедрения электронного архивного дела мог быть очень полезен аудитории.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг

Ключевые слова: электронный документооборот