Как перейти на электронный кадровый документооборот
28.12.2020
Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании верно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом и закрепить основы регулирования взаимодействия сотрудников. Чтобы повысить прозрачность, упростить и ускорить кадровое делопроизводство, государство запустило эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат.
В статье рассмотрим, в чем плюсы перехода на кадровый электронный документооборот и какие есть решения для организации КЭДО.
Бумажный и электронный кадровый документооборот
К кадровым документам относят: трудовой договор, приказы, предупреждения, графики, извещения, инструкции и др. Они необходимы для контроля и регулирования кадровых процессов. Без рабочей системы кадрового делопроизводства сотрудники могут лишиться льгот и выплат, а компания получит штрафы от контролирующих органов.
В среднем за год на одного сотрудника компания может оформить около 30 кадровых бумажных документов. Расходы на печать, доставку и хранение, а также потеря времени на организацию процессов и поиск в архиве делают бумажный документооборот затратным и неудобным. Рассмотрим на примере.
Стандартная схема кадрового документооборота при оформлении отпуска:
- Сотруднику необходимо составить заявление по шаблону и подписать у руководителя. Ошибки и неточности затрудняют и удлиняют процесс, личная встреча с руководителем требует времени.
- Руководитель должен свериться с графиком, проверить заявление и подписать документ. Снова трата времени.
- Подписанное заявление на отпуск сотрудник должен лично отнести в отдел кадров. Дождаться приказа об отпуске и подписать его. Только после этого кадровый сотрудник направит документы в бухгалтерию для выплаты отпускных.
- Бухгалтер проверяет заявление, формирует бланк выплаты и направляет в банк.
- Когда бухгалтер оформит все документы, кадровый сотрудник должен подшить приказ об отпуске в личное дело работника.
В лучшем случае весь процесс займет около часа, а может затянуться до нескольких дней.
Тот же самый процесс в электронном формате можно пройти быстрее. Нужно заполнить электронный бланк, подписать электронной подписью и отправить руководителю за несколько кликов. Не нужно печатать, ходить по кабинетам или отправлять документ курьером. Когда электронное заявление пройдет все этапы утверждения, кадровому специалисту не нужно подшивать его в дело. Система автоматически сохранит документ в электронном архиве. Найти его в случае необходимости можно за секунду. А ошибки в электронных документах можно легко исправить.
КЭДО позволяет быстро обмениваться данными, легко их обрабатывать, а также экономить на ресурсах. Поэтому многие компании постепенно переходят на электронный формат работы.
Кроме того, пандемия помогла многим убедиться в удобстве удаленной работы. По исследованиям и опросам, многие компании и сотрудники не вернутся в офисы. В таком случае без кадрового электронного документооборота в решении кадровых задач не обойтись.
Тематики:
Интеграция
Ключевые слова:
электронный документооборот, СберКорус
|
