Компания Этлас-Софт совместно со специалистами МОГАУ МФЦ начали полномасштабный проект внедрения системы электронного документооборота

Магаданское областное государственное автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» начало проект внедрения системы электронного документооборота на базе платформы ЭТЛАС.

Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг – это бесплатное, оперативное, качественное, комфортное предоставление комплекса государственных и муниципальных услуг в режиме «одного окна».

Учредителем МОГАУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» является Министерство труда и социальной политики Магаданской области.

На данный момент в МОГАУ МФЦ используется информационная система, с помощью которой производится автоматизированная обработка полученных документов от населения при предоставлении государственных услуг. Так как данная система не направлена на ведение внутреннего документооборота, то руководством многофункционального центра было принято решение о проведение конкурса на поставку и внедрения внутреннего электронного документооборота. 

Внедрение  СЭД в МФЦ направлено  на  решение  задач  автоматизации внутреннего электронного документооборота  МФЦ  и  призвано  повысить  качество и оперативность предоставления государственных и муниципальных услуг путем информационного объединения в рамках СЭД МФЦ участников МФЦ.

В ходе выбора подходящей системы под задачи центра был определен ряд систем. Среди широкого спектра требований к системе присутствовали следующие:

• централизованное и надежное хранение документы МФЦ в виде электронного архива документов;
• осуществление регистрации входящих, исходящих   и внутренних документов МФЦ путем регистрации в СЭД карточки документа;
• осуществление группового импорта и экспорта документов, а также импорта и экспорта папок документов с сохранением их структуры. 
• формирование произвольных карточек документов для любого типа документа;
• осуществление как индивидуальной, так и совместной разработки документов внутри СЭД;
• осуществление поиска документа по любым его атрибутам и их комбинациям, а также по его содержанию (для документов распространенных офисных форматов Microsoft Office, OpenOffice.org, LibreOffice и текстовых PDF);
• осуществление поиска папок по их названию, дате создания и автору;
• осуществление поиска процессов по различным атрибутам;
• наличие поддержки электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
• отправка документов в рассылки;
• отправка документов в процессы по заранее заданным маршрутам;
• наличие модуля контроля исполнения поручений;
• регистрация обращений граждан; 
• управление администраторами системы через отдельную подсистему:

 - Пользователями системы.

 - Группами пользователей системы.

 - Папками системы.

 - Правами доступа пользователей к папкам системы.

 - Списком отпускников системы.

 - Ролями пользователей в процессах. 

• ведение учета контрагентов МФЦ с помощью встроенных в систему средств;
• выполнение автоматического резервного копирования базы данных и базы документов, в том числе на сетевые хранилища. 
• оповещение администраторов о сбоях в резервном копировании с помощью электронной почты.

После проведения ряда консультаций специалистов центра со специалистами Этлас-Софт стороны пришли к выводу, что  платформа Этлас полностью подходит для решения поставленных задач. В результате чего компания Этлас-Софт попала в список рассматриваемых конкурсантов.

После проведения конкурса на создание системы электронного документооборота МФЦ (СЭД МФЦ) специалисты компании Этлас-Софт приступили к проекту внедрения системы.

Сам проект состоит из четырех этапов:

• Обследование и создания ЧТЗ
• Настройка и установка
• Обучение
• Опытная эксплуатация

На первом этапе обследования и создания частного технического задания была сформирована объединенная рабочая группа, был разработан и согласован детальный план-график всех работ проекта. Также было проведено как удаленное обследование, так  и  обследование на территории заказчика  с целью сбора и анализа информации о существующем внутреннем документообороте МФЦ. На основании полученных от заказчика всех необходимых данных: описаний бизнес-процессов, типов и подтипов документов, списка пользователей, групп пользователей, справочников и т.д., было создано и согласовано с заказчиком частное техническое задание. В результате обследования было выяснено, что для автоматизации внутреннего документооборота МФЦ необходимо реализовать регистрацию 62-х типов документов, настроить  соответствующие им правила автоматического наименования и нумерации, а также правил автоматического структурирования и размещения. А также настроить 41 бизнес-процесс. 

На данный момент идет второй этап адаптации СЭД МФЦ в соответствии утвержденным частным техническим заданием, в ходе которого будет выполнена:

• Настройка необходимых подсистем СЭД МФЦ.
• Наполнение базы-данных контентом по всем бизнес-процессам, типам и подтипам документов, пользователям и т.д.
• Внутреннее тестирование всех подсистем СЭД МФЦ.
• Установка программного обеспечения СЭД МФЦ на серверной группе заказчика.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронные услуги