Компания "Бумфа Групп" выигрывает больше тендеров и вдвое быстрее выполняет полученные заказы с помощью системы документооборота

Специалисты группы компаний «Бизнес ИТ» автоматизировали документооборот трех предприятий группы компаний «Бумфа Групп». Новая система, созданная на основе решения «1С:Документооборот 8», охватила более 50 рабочих мест. В электронный вид переведены все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы компаний группы, усилен контроль за сроками их действия. Ускорилась подготовка тендерной документации. В 2 раза сокращено время на согласование документов. Количество выигранных тендеров увеличилось. Заказы клиентов выполняются вдвое быстрее.

«Бумфа Групп» — одно из предприятий по производству санитарно-гигиенической и косметической продукции. В структуре компании — собственный завод по производству полного цикла ватной продукции, автопарк, складские площади, терминалы во многих городах России. Кроме того, в группу компаний входят: крупнейшая нефтебаза в Северо-Кавказском регионе, и сельскохозяйственное предприятие.

Компании группы используют в своей работе около 2000 различных правоустанавливающих и правоподтверждающих документов — патентов, лицензий, разрешений и т.д. Например, в сельскохозяйственном предприятие регулярно оформляются технические паспорта и документы, подтверждающие право собственности на сельскохозяйственную технику, а в ООО «Бумфа Групп» — патенты на продукцию и торговые марки. Необходимо оперативно контролировать сроки действия этих документов и своевременно планировать их пролонгацию или переоформление. Кроме того, многие из этих документов используются при подготовке пакетов документации для участия в тендерах на поставку косметических средств, изделий санитарно-гигиенического назначения, автомобильного топлива, сельскохозяйственной продукции — ежемесячно таких мероприятий у группы компаний около 50.

Группе компаний стала необходима информационная система, которая позволила бы создать электронный архив договоров, правоустанавливающих и правоподтверждающих документов, обеспечить их быстрый поиск в электронном архиве, ускорить согласование, организовать оперативный контроль за сроками их действия.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП». Партнером по внедрению стала ГК «Бизнес ИТ».

Всего за один месяц система была развернута на 50 рабочих местах в юридических отделах и приемных трех предприятий группы.

Ключевые итоги проекта:

Создан единый для всех предприятий группы электронный архив документов. Систематизирована работа со всеми видами документов — входящими, исходящими, внутренними. Настроено разграничение прав пользователей: сотрудники видят в системе только те документы, которые относятся к их организации.
В системе настроены маршруты движения проектов договоров и документов, отправляемых на согласование, рассмотрение и исполнение. При регистрации документа система автоматически направляет ответственным лицам соответствующие задачи со сроками их выполнения. Это помогает более четко планировать и контролировать работу с документами. Все поручения выполняются вовремя. Согласование документов ускорилось на 50%.
Обеспечен оперативный контроль возврата документов. Передача документа сотруднику другого подразделения фиксируется в системе в журнале передачи, при этом устанавливается срок возврата документа. К записи в журнале прикрепляется отсканированный образ акта передачи документа, подписанный с двух сторон — адресат уже не может сказать, что он не получал документ. Кроме того, система уведомляет пользователей о наступлении срока возврата. Таким образом, документы не теряются и возвращаются вовремя.
Классифицированы и переведены в электронный вид все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы группы компаний: патенты, лицензии, разрешения.

Тематики: Интеграция, ПО