Конференция ЭОС в Ростове-на-Дону: общероссийский успех регионального мероприятия

Практическая конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе» прошла в Ростове-на-Дону на отличном технологическом уровне, при активной всесторонней поддержке региона и была оценена как максимально информативная. Об этом заявляют организаторы мероприятия, компания ЭОС, ссылаясь на мнение собственных экспертов и отзывы посетителей. Общая численность участников конференции составила около 470 человек из 22 субъектов, 6 округов РФ, что является очень высоким показателем для подобного мероприятия. Двухдневная программа включала доклады представителей органов власти и экспертов в области ЭД, круглые столы и демонстрации.

Организаторами конференции «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе» стали Министерство информационных технологий Ростовской области, компания «Электронные офисные системы» и группа компаний «Бизнес ИТ». Основной целью встречи был назван обмен накопленным опытом в сфере внедрения систем электронного документооборота, обсуждение новинок и современных тенденций в данной области (см. мероприятие раздела «ЭОС» от 23 мая 2014 г.).

Впервые в Ростове-на-Дону, впервые в таком составе

Организаторы отмечают, что подобного рода конференции проводятся ежегодно, начиная с 2007 года, но такой масштаб событие приняло впервые. В предыдущие годы количество участников составляло примерно 150-200 человек, в основном это были представители Южного и Северо-Кавказского федеральных округов. В этом году на конференцию приехали около 470 человек из 22 субъектов, 6 округов РФ, в их числе руководители и специалисты региональных и муниципальных государственных структур и бизнеса.

Если традиционным местом проведения конференции был Ставрополь, а прошлом году она прошла во Владикавказе, то в этом году - в Ростове-на-Дону. Выбор Ростовской области был не случаен. Напомним, что в Ростовской области реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации органов государственной власти на базе системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО». Проект охватывает региональные органы исполнительной власти и муниципальные образования. Ростовская область стала одним из первых регионов, подключившихся к федеральной системе межведомственного электронного документооборота (см, например, интервью раздела «ПО» от 16 ноября 2012 г.).

«Когда Правительство Ростовской области выразило заинтересованность в пропаганде своего передового опыта, мы самым активным образом поддержали инициативу. Сейчас, на разных уровнях, очень много говорится о важности электронного документооборота и тех задачах, которые в связи с ним нужно решить, но практически нет площадок, на которых можно было бы посмотреть успешные проекты со стороны их пользователей», - говорит председатель совета директоров компании «Электронные офисные системы», кандидат технических наук Владимир Баласанян.

День первый: ЭД в регионах, фактах и цифрах

Первый день мероприятия был посвящен выступлениям экспертов. После приветственного слова, с которым обратился к участникам заместитель Губернатора Ростовской области Александр Ищенко, слово взял заместитель директора департамента проектов по информатизации Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Валерий Барон. В своем докладе «О внедрении электронного документооборота в Федеральных органах исполнительной власти РФ», говоря об основании и цели развития электронного документооборота, он упомянул Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти», который подразумевает полный переход ФОИВ на обмен электронными документами при взаимодействии между собой и с Правительством РФ до 31 декабря 2016 года. Пока что, согласно результатам исследования систем электронного документооборота в 79 ФОИВ, СЭД в 20 ФОИВ не удовлетворяет современным требованиям, 34 ФОИВ используют в ведомственных СЭД электронную подпись, в субъектах используются 19 типов разнообразных систем документооборота, различные технологии создания электронных документов и форматы данных, в процессе делопроизводства ФОИВ преобладают ручные операции. В силу этого необходимо разработать единые технологии обмена, форматы электронных документов, а также процедуры подтверждения юридической значимости электронных документов с применением электронной подписи.

Валерий Барон рассказал, что в 2014-2015 годах Минкомсвязью России совместно с Росархивом планируется разработать инфраструктуру централизованного приема, хранения и доступа к электронным документам в составе информационных систем «Промежуточное хранилище документов» и «Государственный электронный архив». В целях совершенствования существующей нормативной базы в 2014 году предполагается утвердить Проект постановления Правительства РФ об утверждении порядка обмена электронными документами при организации информационного взаимодействии государственных органов и организаций и Проект перечня документов, передаваемых при взаимодействии государственных органов между собой исключительно в электронном виде посредством системы межведомственного электронного документооборота. Согласно поручениям и планам Минкомсвязи РФ, уже в июне 2014 года произойдет совершенствование существующей нормативной правовой базы в области электронного делопроизводства и архивного дела. В декабре 2014 года будут реализованы дополнительные пилотные проекты по обмену электронными документами, в том числе на уровне субъектов РФ. В апреле 2015 года ожидается подтверждение готовности систем электронного документооборота участников информационного взаимодействия к переходу на обмен электронными документами. А с 1 января 2017 года - переход 100 % ФОИВ на обмен электронными документами при взаимодействии между собой и с Правительством РФ.

Владимир Баласанян зачитал доклад «20 лет российскому рынку: Куда ведут тренды?» В своем выступлении он обозначил такие направления существующих трендов, как «от единичных внедрений в год – к тысячам», «от бумажных документов - к электронным, от документов – к контенту», «от делопроизводственных процессов – ко всем процессам и интеграции с другими приложениями», «от локальных решений - к облачно-мобильным», «от AS IS – к аналитике, консалтингу, стандартам и регламентам», «от персонала по работе с документами - ко всем исполнителям и руководителям», «от продажи лицензий - к продаже услуг», «от замкнутых систем и пересылки документов - к межкорпоративному взаимодействию», «от прямых продаж - к продажам через партнерскую сеть». Он отметил, что заказчик выбирает, как правило, между специализированным решением, собственной платформой поставщика/решением на ней или решением мирового поставщика/решением на ней. ЭОС может удовлетворить любое из этих пожеланий, предложив, соответственно, СЭД «ДЕЛО», собственную ECM-платформу eDocLib и решения на ней или решение ЭОС на платформе SharePoint от Microsoft – EOS for SP. Стимулами будущего роста Владимир Баласанян назвал Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 года №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти», стимулирующее переход к полноценному электронному документообороту, развитие системы МЭДО и решение вопросов архивного хранения электронных документов; госуслуги как процесс обработки и выпуска документов при взаимодействии физических лиц и организаций, а также Распоряжение Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р. «Дорожная карта» «Совершенствование налогового администрирования», в котором говорится о стимулировании перехода налогоплательщиков и налоговых органов на электронный документооборот.

Генеральный директор компании «Электронные офисные системы (Софт)» Андрей Козлов сделал выступление по теме «Крупнейшие проекты в государственных и коммерческих организациях». Согласно представленным им данным, 30 субъектов РФ приняли системы ЭОС как базовые для документационного обеспечения деятельности органов исполнительной власти. В их числе - Калининградская область (налажен обмен документами между Правительством и ОМСУ в электронном виде, применяется ЭП, сканирование, СЭВ, услуги переведены в электронный вид), Мэрия Новосибирска (внедрены около 2000 мест EOS4SP, имеется поточное сканирование и ЭП у руководителей отделов, реализована интеграция с другими системами, ведется переход на ЮЗД). Андрей Козлов упомянул и Совет федерации, где используются более 700 рабочих мест СЭД «ДЕЛО», организовано поточное сканирование, применяется ЭП, используются планшеты Win8, «Архивное ДЕЛО», Интернет-Приемная.

Доклад ведущего эксперта по управлению документацией компании «ЭОС», национального эксперта ИСО, члена Гильдии управляющих документацией, члена международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International Натальи Храмцовской носил название «Электронные документы. О текущих проблемах законодательного регулирования управления документацией и информацией». По ее оценке, в настоящее время в российском законодательстве законы информационного блока соответствуют мировому уровню - хотя их потенциал используется лишь частично. Суды (особенно арбитражные) разобрались с информационными технологиями и принимают разумные решения в «серых зонах», появилось прецедентное право. По отдельным направлением Россия выходит в мировые лидеры (по применению ЭП, электронным государственным закупкам), но при этом в отдельных «нишах» законодательства все ещё сохраняются представления «времен царя Гороха» (к сожалению, это касается и порядка работы с документами, содержащими служебную и государственную тайну). Архивное законодательство, теория делопроизводства и архивного дела далеко отстали от практики работы с документами, оставшись в «бумажном» веке, а Федеральное архивное агентство утратило авторитет в области делопроизводства и архивного дела: оно не имеет полномочий в сфере делопроизводства, в вопросах электронного делопроизводства и архивного дела так и не проявило себя. Вопросы работы с документами сейчас больше регулируется такими ведомствами, как Банк России, ФНС и т.д., и коммерческие структуры исполняют их требования.

В области архивного дела и делопроизводства на сегодня нет ни одного сколько-нибудь значимого вопроса, связанного с управлением документами, который был бы надлежащим образом урегулирован, продолжает Наталья Храмцовская. Везде существуют «серые зоны», а порой и вопиющие противоречия. В результате подрывается доверие к нормативным документам. Например, «Правила делопроизводства в ФОИВ» на практике часто игнорируются. Региональная законодательно-нормативная база направляет основные усилия на организацию межведомственного электронного документооборота. Она интересна тем, что часто используются свои подходы и свои технологии. Активность в сфере разработки своей региональной законодательно-нормативной базы может служить показателем того, насколько регион активно в этой сфере работает. Говоря о некоторых итогах законодательной работы, спикер отмечает, что сейчас непрерывно меняются как федеральное законодательство, так и технологии, и под них все время придется подстраиваться. По мнению эксперта, не так страшны ошибки - страшно, что они исправляются очень медленно.

Далее прозвучал доклад «Общий обзор решений по управлению корпоративным контентом, мобильные приложения и тенденции развития» главного специалиста управления маркетинга компании «Электронные офисные системы» Артема Андреева. Согласно озвученным им характеристикам, СЭД «ДЕЛО» – это «качество, проверенное временем». Он подчеркнул, что новая версия 13.1 полностью адаптирована для работы с документами, существующими только в электронном виде, в ней расширены возможности для работы в единой системе документооборота, объединяющей несколько самостоятельных организаций, добавлены дополнительные механизмы для взаимодействия пользователей при коллективной работе с документами, появились дополнительные функции, которые упрощают работу с контрольными документами и резолюциями, обновлен функционал ДЕЛО-Web. EOS for SharePoint – это «больше, чем просто СЭД», это комплексная система управления документами и процессами на платформе Microsoft SharePoint 2010/2013, иными словами, «палочка-выручалочка от Microsoft и ЭОС». Платформа eDocLib – «удобный архив, быстрый поиск» - это система управления информационными ресурсами организации. EDSIGN позволяет легко работать с ЭП.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин (который, кстати, взял на себя роль ведущего и модератора конференции) озвучил тему «Опыт перехода к электронному документообороту и использования мобильного решения. Взаимодействие государства и бизнеса». Его доклад был посвящен основным успехам и достижениям Ростовской области в деле внедрения ЭД. По его данным, количество пользователей электронного документооборота в Ростовской области увеличивалось от 205 человек в 2006 году к 777 в 2010 году, 2700 - в 2012 году и 6552 – в 2014 году. Спикер рассказал, что в МЭДО органы власти Ростовской области работают давно, но раньше была проблема с удостоверяющими центрами и электронными подписями. Сегодня эти проблемы разрешены. В электронную сеть включены аппарат правительства, территориальные органы, вплоть до администраций небольших поселений. Таким образом, проникновение ЭД и ЭЦП достигло 100 %. С 1 января 2014 года весь документооборот ведется в электронном виде, а бумажные документы, подписанные живыми подписями, могут служить только копиями. На данный момент все специалисты органов власти работают в корпоративной защищенной сети. К ней уже подключается корпоративный сектор – «Ростелекомом», «Почта России».

«Чуть больше 2 лет назад по вопросу становления Электронного правительства Ростовская область была аутсайдером. Мы были 79-ми из 83-х субъектов. Сегодня мы на 5 месте. Это большое достижение нашего коллектива», - отметил Герман Лопаткин. Сильными сторонами ЭД в Ростовской области он назвал запрет перерегистрации документов (когда нет входящих и исходящих номеров, есть один сквозной номер) и систему контроля за документооборотом (если раньше мониторинг писем и поручений проводился раз в месяц, то теперь - раз в неделю). Кроме того, спикер рассказал, что первые лица Ростовской области, в частности, Губернатор, его замы и все министры работают лично с документами на IPad в «Мобильном кабинете руководителя», разработанном на базе «Портфеля руководителя», а также продемонстрировал работу данной программы на реальном документе на своем планшете перед всем залом. «Приятно, что столько специалистов откликнулись на приглашение принять участие в конференции. Видя это, хочется работать и созидать. Мы приглашаем вас к сотрудничеству», - завершил выступление Герман Лопаткин.

«Электронный муниципалитет. Опыт Октябрьского района Ростовской области» - так назывался доклад заместителя главы Администрации Октябрьского района Ростовской области Людмилы Овчиевой. Октябрьский район получил статус пилотной площадки по развитию ИКТ и формированию электронного правительства согласно Постановлению Администрации Ростовской области от 29.09.2010 №206. В числе направлений проекта «Электронный муниципалитет» значатся реализация проекта «Электронный гражданин», внедрение и развитие системы «Электронная медицина», перевод муниципальных услуг в электронный вид, а также информатизация образования и развитие системы юридически значимого электронного документооборота. Спикер рассказала, что в 2007 году СЭД была установлена на 1 рабочем месте, возникла необходимость расширения системы «ДЕЛО». В июле 2010 года число мест достигло 10-ти, проводилась модернизация компьютерной техники и каналов связи, регистрация входящих и исходящих документов, учет поручений главы района и его заместителей. К 2012 году в системе было уже 74 рабочих места, состоялся перевод служебной переписки в электронный вид (проекты писем для служебной переписки подготавливаются в электронном виде), началось использование электронной подписи для визирования и подписи проектов. Сейчас в системе уже 103 рабочих места, в электронном виде происходит регистрация обращений граждан, согласование распоряжений и постановлений, внедрен «Мобильный кабинет руководителя».

«Переход на электронный документооборот - проблемы, решения, перспективы» - такую тему выбрал начальник отдела развития систем электронного документооборота министерства информационных технологий и связи Хабаровского края Вадим Малых. Он рассказал о следующих достижениях: число пользователей СЭД в Хабаровском крае достигло 5930 человек, СЭД используют 432 организации, доля ЭД составляет 40-45 %. В числе целей перехода на ЭДО он отметил упрощение контроля, увеличение скорости движения поручений и документов (мгновенная доставка), уменьшение нагрузки на руководителей, исключение случаев неправильного оформления и обработки документов. Он подчеркнул, что для достижения прочих целей и кардинального повышения эффективности деятельности самого по себе СЭД и перехода на ЭДО недостаточно. А также упомянул термин скевоморфизм (физический орнамент или элемент дизайна, который скопирован с формы другого объекта, но изготовлен из других материалов или иными методами). Шаблоны ЭД должны воспроизводить вид бумажных бланков - это ГОСТЫ, не надо ничего выдумывать, считает спикер.

Опыт внедрения и развития системы электронного документооборота в Тульской области стал темой выступления начальника отдела прохождения документов управления по делопроизводству и работе с обращениями граждан аппарата правительства Тульской области Татьяны Ждановой. Этапы внедрения электронного документооборота в Тульской области были таковы: в 2008 году электронным документооборотом была охвачена работа приемной (входящая и исходящая корреспонденция), в 2009 году - внутренняя корреспонденция, протоколы и обращения граждан, в 2010 году - законы и законопроекты, акты органов государственной власти, акты губернатора и администрации Тульской области, в 2011 году - договоры и соглашения, доверенности, учет гербовых бланков, факсимильная связь, документы по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Тульской области. Далее, в 2012-2013 годы, прошло внедрение квалифицированной электронной подписи, внутреннего безбумажного документооборота и МЭДО, создание личного кабинета для граждан и организаций на портале правительства Тульской области, обороты копирования документов сократились на 50 %.

Темой следующего выступления стало «Поэтапное внедрение и развитие системы электронного документооборота в Республике Северная Осетия-Алания» - об этом говорила заместитель председателя комитета Республики Северная Осетия-Алания по связи и информационным технологиям Хацаева Алла. На 1-м этапе проекта, в 2011 году, было установлено программное обеспечение системы «ДЕЛО», определены правила настройки по итогам проведенного обследования, проведена настройка системы и заполнение основных справочников, обучены администраторы и технологи «ДЕЛО», внедрено 10 рабочих мест системы «ДЕЛО» для изучения функционала, возможностей системы. На 2-м этапе, в августе-сентябре 2012 года, система «ДЕЛО» была запущена в тестовую эксплуатацию, дополнительно были установлены 69 клиентских мест системы «ДЕЛО», приобретены опции «Сканирование» (10 мест) и управление процессами, а также система «Портфель руководителя» (2 места), проведен курс прикладного программиста системы «ДЕЛО». Обучение пользователей проводилось сначала в группах, затем индивидуально на рабочих местах с реальными документами. Были разработаны технологические инструкции для специалистов участвующих в делопроизводстве и документообороте. По итогам 2-го этапа к системе были подключены все органы исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания (предоставлено по 1-2 рабочих места). В Администрации Главы РСО-А и Правительства РСО-А рабочие места были распределены всем специалистам канцелярии, отделу по работе с обращениями граждан и отделу документационно-протокольного обеспечения. А также по одному месту в каждый отдел.

3-й этап проходил с октября по декабрь 2013 года. В этот период было приобретено 430 дополнительных клиентских мест системы «ДЕЛО», что позволило увеличить количество пользователе в каждом ОИВ, на 100 % обеспечить рабочими местами Администрацию Главы РСО-А и Правительства РСО-А. Также было приобретено по 3 рабочих места для каждого органа местного самоуправления РСО-А, 5 мест опции сканирования для ОИВ, две опции «Сервер электронного взаимодействия» - для взаимодействия систем Администрации Главы РСО-А и Правительства РСО-А с Администрацией местного самоуправления г. Владикавказа. Обучение пользователей проводилось в группах, затем индивидуально на рабочих местах. Были разработаны 15 дополнительных отчетных и печатных форм и процесс периодичности поручений, внедрено ПО в части интеграции с «Личным кабинетом». 4-й этап начался в мае 2014 года и продолжается по сей день. В ходе него приобретено 320 дополнительных рабочих мест для ОИВ РСО-А и органов местного самоуправления РСО-А, 10 мест программы «Портфель руководителя», опции «Информер» (10 мест) и «Сканирование» (5 мест). База данных перенесена на новый сервер, проводится индивидуальное и групповое обучение пользователей.

Таким образом, сейчас в системе работают 829 пользователей. В единую базу данных объединены все органы исполнительной власти РСО-А, автоматизированы участки регистрации в каждом органе местного самоуправления РСО-А. Спикер отмечает повышение исполнительской дисциплины, уменьшение времени на поиск документов, прозрачность исполнения документов. Также благодаря проекту автоматизирован процесс получения отчетности, заложены основы для полноценной организации оказания услуг гражданам в электронном виде, сокращено время доставки и прохождения документов. В числе перспектив развития проекта - использование ЭЦП и криптографии, подключение к защищенной системе системы МЭДО для обмена документами в электронном виде между органами государственной власти РФ, внедрение мобильного приложения системы «ДЕЛО» для всех руководителей.

Начальник отдела «Электронное правительство» компании ЭОС Иван Скородумов говорил о решении по оказанию муниципальных и государственных услуг в электронном виде. В числе прочего, он привел такую статистику: количество зарегистрированных пользователей ЕПГУ в 2012 году было 3,7 млн человек, а в 2013 году – 7,1 млн человек, количество поданных заявлений через ЕПГУ в эти годы составило 7 млн и 14 млн заявлений соответственно. Он также вернулся к возможностям продуктов ЭОС и переводу услуг в Калининградской области (об этом проекте можно прочитать, например, новость раздела «ЭОС» от 19 мая 2014 г.).

«Эффективная организация электронных архивов и перевод бумажных документов в электронный вид. Новые возможности и практический опыт» - так звучала тема выступления руководителя направления современных ECM-решений компании «ЭОС» Сергея Полтева. Он говорил об основных этапах обработки данных, временных затратах при вводе данных, новых технологиях распознавания, хранении и обработке, обеспечении доступа с мобильных устройств. Рассказывая об опыте создания электронных архивов, он упомянул проекты в Совете Федерации, Судебном департаменте при Верховном Суде РФ, банках «ДельтаКредит» и «Петрокоммерц», ОАО «Татнефть». Спикер отметил актуальность таких технологий, как мобильное извлечение данных, облачные сервисы, обеспечение долговременного хранения электронных документов. Перспективы он видит в развитии технологий учета и хранения новых видов контента (обсуждений, постов в социальных сетях и т.п.), оперативного доступа и обработки данных, хранящихся в архиве (в том числе с новых устройств: «умные» часы, сенсорные панели, дополненная реальность), а также в повышении безопасности.

«Автоматизация подготовки заседаний органов законодательной власти. Опыт Законодательного Собрания Приморского края» - об этом говорил директор департамента систем электронного документооборота ООО «Дилемма» Юрий Кособринов. Основные цели этого проекта - систематизация законотворческого документооборота (автоматизация подготовки повестки заседаний, автоматизация публикации юридических актов на сайте, обеспечение on-line поддержки проведения заседаний в электронном виде) и обеспечение off-line работы депутатов с документами предстоящего заседания (автоматизация рассылки пакета законотворческих документов, подготовленных к заседаниям). В состав комплекса САЗД входит «Дело – Предприятие» (версия 12.0 или выше), подсистема «Заседания» и веб-система «Мониторинг». Законодательная Дума Хабаровского края подключилась к проекту с августа 2005 года, Законодательное собрание Приморского края - с февраля 2009 года, Дума города Владивостока - с января 2011 года, Государственное собрание (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) - с октября 2012 года, наконец, Законодательная Дума Томской области - с августа 2013 года. Эффект от использования САЗД в Законодательном Собрании Приморского края очевиден: более чем на 30 % сократились расходы на бумагу, упростился процесс формирования пакета документов при рассылки в ведомства, депутатам обеспечен дистанционный доступ к проектам законов и документам в электронном виде, автоматизирован процесс публикации принятых законов и постановлений на сайте ЗС.

Завершил первый день работы конференции доклад «Новый уровень ECM. Комплексная система управления документами и бизнес-процессами EOS for SharePoint» продакт-менеджера по направлению EOS for SharePoint компании «ЭОС» Александра Осипова. Он еще раз напомнил, что ECM EOS for SharePoint можно использовать не только для ЭД, но и как конструктор для решения других бизнес-задач. Спикер отметил отличия этого продукта от не платформенных СЭД и от других СЭД на SharePoint, а также сделал вывод, что система EOS for SharePoint идеально подходит для автоматизации документооборота государственных и муниципальных органов власти. Говоря о преимуществах решения, он, в частности, остановился на преимуществах модуля управления совещаниями. По его словам, автоматическая рассылка приглашений на совещания существенно ускоряет и упрощает процесс их подготовки. Функции автоматической генерации файлов протокола, отчета, экономят время за счет ликвидации рутинных операций по документальному оформлению результатов совещания. Автоматическая генерация заданий по решениям, принятым на совещании значительно сокращает промежуток времени от момента проведения совещания до получения задания исполнителем, временные затраты на исполнение поручения уменьшаются. Файлы протокола, отчета генерируются по настраиваемым шаблонам, появляется дополнительная возможность настройки представления информации. Работа с поручениями по совещаниям становится более оперативной и эффективной. Интеграция с СЭД, использование единых принципов при работе с задачами, возможность на «Рабочем столе» пользователя просматривать совещания позволяют удобно работать в единой информационной среде.

В этот день также прозвучали выступления менеджера по работе с партнерами компании Canon Тимура Керимбаева «Мы можем создать свое будущее сегодня», менеджера по работе с ключевыми заказчиками компании «Пирит», официального дистрибьютора сканеров Fujitsu по России Натальи Врублевской «Новое поколение сканеров Fujitsu» и продакт-менеджера по программным решениям Konica Minolta Николая Рыкова «Современные решения Konica Minolta для автоматизации документооборота».

День второй: визит в Правительство Ростовской области и круглые столы

Во второй день конференции прошла демонстрация работы системы электронного документооборота в Правительстве Ростовской области. Как рассказал Владимир Баласанян, внедрение СЭД в Ростовской области началось в 2006-2007 годах. Оно шло достаточно спокойно и демонстрировало постоянный рост, но не приводило к полному переходу на ЭД. Взрывообразное ускорение проекта началось около двух лет назад с назначения нового губернатора и Министра связи. ЭОС заключил прямой договор с Администрацией и привлек к работе над проектом одного из партнеров с условием, что он будет работать под ростовской юрисдикцией: откроет офис в Ростове-на-Дону, примет на работу местных специалистов. С тех пор проект стал бурно развиваться, а с января 2014 года в Ростовской области был запрещен прием бумажных документов, создана нормативная база по электронной подписи, ее юридической значимости, в СЭД работают все сотрудники Минсвязи. Важный момент – все правительства и муниципалитеты работают на едином сервере.

«На мой взгляд, эта площадка уникальна, ее можно назвать передовой по всем основным показателям. Благодаря поддержке руководства региона и позиции Министра связи в Ростовской области за короткий срок удалось создать, возможно, лучшую региональную систему электронного документооборота. Посетители конференции сегодня получили доступ к площадке, на которой можно было бы знакомиться с передовым опытом – другой такой возможности в России сейчас нет. Посмотреть уровень использования технологий электронного документооборота в Ростовской области оказалось интересно для разных сторон: и тем органам власти и бизнес-структурам, которые используют наши технологии, и тем, кто использует конкурентные решения», - говорит Владимир Баласанян.

Кроме этого, во второй день конференции были развернуты ряд круглых столов. Первый из них, модератором которого выступила Наталья Храмцовская, носил название «Проблемы организации архивного хранения документов в условиях электронного документооборота». На втором были затронуты такие темы, как «Система электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО», основные возможности, функции, преимущества», «Как сохранить удобство и наглядность подписания документов при переходе к электронным оригиналам. Возможности EDSIGN», а также была продемонстрирована работа современных устройств поточного сканирования. Третий круглый стол был посвящен теме «Мобильные инструменты для работы с документами и информацией», здесь прозвучали такие выступления, как «Мобильные решения: iEOS, АРМ Руководителя», «Портфель руководителя», «Особенности работы с приложением «Мобильный кабинет руководителя» в Правительстве Ростовской области». Четвертый круглый стол затрагивал проблемы использования средств криптографической защиты информации в электронном документообороте.

В этот же день прозвучали еще несколько докладов: «Автоматизация обработки архивных документов организации. Система архивного делопроизводства «Архивное дело». Современные устройства перевода бумажных архивов в электронный вид. Технология сканирования» заместителя начальника отдела автоматизации документооборота и делопроизводства ГК «Бизнес ИТ» Екатерины Уваровой, «eDocLib – корпоративный документальный сервер. Возможности по организации централизованного хранения данных и документов. Ответы на вопросы» Сергея Полтева, «Возможности EOS for SharePoint в автоматизации документооборота» Александра Осипова, «Обучение администраторов и технологов СЭД «ДЕЛО» ОИВ и администраций муниципальных образований Ростовской области по работе с «Мобильным кабинетом руководителя» начальника отдела автоматизации банковской деятельности ГК «Бизнес ИТ» Романа Ткачева и ведущего специалиста отдела автоматизации документооборота и делопроизводства ГК «Бизнес ИТ» Александры Савченко.

Итоги: оценка «пять»

Согласно анализу заполненных участниками конференции анкет, организация конференции была оценена большинством их них наивысшим баллом. «470 участников – это поразительная, фантастическая цифра: ни одно мероприятие, связанное с электронным документооборотом органов власти, не собирает такого количества специалистов. Тем более региональное мероприятие, организованное за короткий срок. На конференцию приехали люди из 6 федеральных округов, были представлены регионы от Дальнего Востока до Центральной части Европы. Действительно, подавляющее число участников, с которыми я беседовал, были очень довольны той информацией, которую смогли здесь получить», - комментирует Владимир Баласанян.

Интересно, что между представителями Ростовской области и ЭОС была достигнута договоренность об открытии на сайте Минсвязи раздела по конференциям, в котором каждой конференции будет посвящена отдельная папка, содержащая все документы, презентации, методические материалы, инструкции, разработанную нормативную базу, списки посетителей мероприятия с телефонами и адресами. «Таким образом, постепенно образуется портал, который будет продвигать идеи электронного документооборота», - говорит Владимир Баласанян.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: ЭОС