Кто разрушит ECM-стереотипы?

Автор: Сергей Бобровский
25.02.2014
“В каждой отрасли конкурентное преимущество принадлежит компаниям, которые используют новейшие технологии и способы коммуникаций для разрушения стереотипов, ослабления конкурентов, сближения с заказчиками и в конечном итоге для полного отказа от привычных подходов к ведению бизнеса. Конкурировать с ними можно только взяв на вооружение их методы”. Это цитата из книги Джеймса Маккуивера “Digital Disruption”, которую главный аналитик Forrester Research Шерил Маккиннон выбрала в качестве эпиграфа к своему выступлению на февральской конференции “Экосистема ECM”.

Рынок ECM действительно созрел для “разрушительных” технологий, отметила Шерил, а главной такой технологией назначена Microsoft SharePoint, которую применяют уже 65% пользователей ECM-систем. Опросом Forrester допускались множественные ответы: на втором месте оказались системы IBM (28%), на третьем — продукты компании EMC (26%). SharePoint уверенно доминирует, и Microsoft фактически становится главным ECM-вендором.

Тенденции ECM -рынка на сегодня таковы:

- востребовано управление не “записями”, а информацией, поддержка полного жизненного цикла документов, ведение архивов, синхронизация с мобильными системами, удобный поиск, средства совместной работы;

- облачные технологии постепенно пробираются в сферу ECM, однако в силу своей консервативности она принимает их медленнее, чем рынок в среднем. Так, определение ECM шлифуется и уточняется не одно десятилетие, и модификации тут весьма редки (как исключение в последние годы из понятия ECM удалена веб-тематика);

- усложняется контент (VoIP, мультимедиа, сервисы мгновенных сообщений) — его всё труднее помещать в классические ECM-системы. К социальным сетям отношение пока опасливое (лишь 10% клиентов заинтересованы в соответствующем контенте);

- заметной проблемой становится долговременное хранение информации в соответствии с регуляторными требованиями. Например, кто помнит, какие форматы документов использовались двадцать лет назад? Как вести поиск в таких данных? Поэтому, внедряя новые системы, не забывайте о старом содержимом;

- однозначный тренд — растущий интерес к Open Source, к совместимости и открытым стандартам, включая пакет CMIS;

- ближайшей перспективой станет “интеллектуализация” ECM — автоматизация классификации, кластеризации, категоризации документов, контент-анализ, расширенный поиск и т. п.

Уровень удовлетворенности действующими ECM-продуктами растет, но медленно: только 36% опрошенных довольны ими, а 43% высказали минимальную удовлетворенность. Это связано с морально устаревшими подходами к ECM-автоматизации, базирующимися на ИТ-метриках, заказчику же интересны прежде всего бизнес-характеристики (развитый поиск, обмен контентом, автоматизация и мониторинг рутинных бизнес-процессов, ликвидация бумажной работы и т. п.). Что касается методологий внедрения ECM-систем, то большинство (39%) комбинирует классический “водопад” с гибкими подходами, 24% предпочитают исключительно agile и 19% — только “водопад”.

На что сегодня ориентироваться организации, в очередной раз подбирающей подходящую ECM-систему? В принципе относительно успешно управлять компанией можно и без ECM, поэтому руководителю важно понять, каким образом выбранное ECM-решение будет приносить пользу. Ведь у многих компаний сегодня накоплены огромные объемы контента, и тут полезно попробовать оценить, что же ECM сможет дать в плане обработки этих объёмов. Из технических моментов при выборе ECM-системы надо обратить внимание на совместимость с эксплуатируемой ИТ-инфраструктурой, простоту миграции, независимость от проприетарных стандартов, поддержку облачных подходов.

Лоуренс Харт, разработчик стратегии развития фирмы Alfresco, в своем выступлении попытался объединить довольно противоречивые вещи: идею Шерил Маккиннон о бизнес-метриках и технологическую важность ECM-платформы. Он согласился с отмеченными ею ECM-трендами: социальные сети, мобильные технологии, облака, большие данные, бизнес-аналитика — всё это общие эволюционные стратегии. Однако главная тенденция, по его мнению, — это переход от бизнес-приложений к платформам, когда пользователь выбирает только то, что ему непосредственно требуется. Иначе он попадает в заколдованный круг: купили ECM-систему, год внедряем, настраиваем-масштабируем, запускаем… И тут выясняется, что бизнес-проблемы никуда не делись. И в результате каждые три-четыре года начинаются поиски очередного ECM-вендора. А не лучше ли вообще не тратить деньги на ECM? Ведь 60% организаций по сей день для управления контентом используют файлообменники, как двадцать лет назад. Если же 34% тех, кто внедрил ECM-решение, снизили бумажный документооборот (хотя это и не самоцель), то в крупных компаниях он подчас вырастает еще сильнее. Поэтому при внедрении ECM-системы надо прежде всего думать о проблемах бизнеса, использовать соответствующие метрики — а для этого нужна поддержка открытых интерфейсов и стандартов (CMIS, REST, SOAP), гибкость платформы и простота расширений. Главное, хорошая ECM-система должна помогать бизнесу правильно и эффективно использовать корпоративный контент.

Секцию “Современные решения” открывал Алексей Асафьев, коммерческий директор НЦПР. По его словам, продукты “из коробки” сегодня плохо подходят рынку — избыточная функциональность и многократные изменения требований сводят на нет плюсы коробочных версий. Заказчики подчас ждут от ECM-системы революционных изменений, универсальную поддержку управления контентом и документооборота, соответствие отраслевым стандартам, стабильную работу в условиях нечеткой нормативной базы, — но ни одна система всем этим требованиям удовлетворить не может. Можно, конечно, заранее согласовать техническое задание и в соответствии с ним внедрить продукт — но такой процесс долог, а сегодня ключевой становится скорость внедрения ECM-системы. Тем не менее компания Alfresco утверждает, что их продукт максимально отвечает упомянутым требованиям, включая внедрение по частям, да и общая стоимость владения этой системой действительно невысока. Хорошо реализована в Alfresco гибридная модель: недалеко от места проведения конференции в Сокольниках есть крупный отель, где внедрено крупное гибридное облако Alfresco, да и клиентов сегодня с успехом удается переманивать на данную платформу.

Плюсы Alfresco отмечают и эксперты из Gartner — эта система в лидерских квадрантах продвигается быстрее всех! И вдобавок это единственный продукт в формате Open Source. Согласно опросу компаний, перешедших на Alfresco с других ECM-платформ, на первом месте в качестве причины такого перехода стоит хорошая поддержка открытых стандартов, а на втором — низкая стоимость владения (возможно неограниченное количество пользователей, так как лицензии привязываются к серверам). Кроме того, допускается менять “исходники” системы под свои нужды, что многие проприетарные вендоры не разрешают, даже поставляя исходные тексты продуктов.

Сергей Якимчук, специалист по решениям для управления корпоративным контентом IBM в России и СНГ, выделил типовые уровни документооборота в организации: это документы бумажные (они были, есть и никуда не денутся; в крупных компаниях “производятся” миллионы таких бумаг в год) и генерируемые компьютером — они быстро предоставляются пользователям как документы, но их не обязательно “промежуточно” размещать в хранилище ECM. Объемы генерации цифровых документов могут составлять миллионы экземпляров в сутки.

Традиционный подход ECM дорог, медлителен в плане поставки документов и сложен с точки зрения стыковки с бизнес-аналитикой. IBM предлагает в этой сфере свои решения, оперативно поставляющие нужные документы по запросу из любых источников. Они поддерживают пакет стандартов CMIS и мобильный доступ, выполняют автоматическую сегментацию и классификацию информации, их загрузку в хранилище, оптимизацию хранения (сжатие, уменьшающее требуемое дисковое пространство на порядок). Продукты IBM хорошо масштабируются, характеризуются низкой стоимостью владения (в сравнении, например, с биллинговыми комплексами ценой в миллионы долларов), внедряются за пару недель, а работают на современных мэйнфреймах. Вдобавок в системах IBM реализованы оригинальные протоколы взаимодействия с устаревшими решениями — в частности, возможна выгрузка данных из принтерного потока. В этой нише у IBM нет конкурентов, только одна фирма предлагает схожую технологию, и то основаннyю на лицензированном патенте Голубого гиганта.

Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса ECM компании TerraLink, напомнил историю концепции Enterprise Information Management (EIM). Когда-то, например, была популярна система Docs Open, потом появились специализированные системы управления контентом, зародилось направление EIM, где хорошо известен продукт Open Text, а сегодня многие тенденции перемешались. Клиенты желают управлять одновременно структурированной и неструктурированной информацией и при этом существенно экономить на внедрениях, а если уж рисковать, то разумно.

Александр Осипов, заместитель начальника управления маркетинга ЭОС, отметил слабые стороны российских СЭД: они сложны в развитии, требуют ручных доработок и программирования, характеризуются ограниченными функциональными возможностями, а пользовательский интерфейс статичен. Решают они малый круг задач, а ответственный за выбор такой системы рискует своей карьерой. Лучшей на сегодня ECM-платформой г-н Осипов назвал Microsoft SharePoint — она хорошо расширяема, легко найти соответствующих специалистов, всё нужное поставляется “в коробке”. На основе SharePoint, например, ЦБ РФ развернул систему на 30 тыс. пользователей. Правда, под подобные нагрузочные проекты инженеры из ЭОС заменяют оригинальное хранилище SharePoint на более мощное.

Олег Бейлезон, главный ECM-архитектор “Логики бизнеса”, правопреемника “Босс-Референта” и партнера IBM и Alfresco, сообщил, что его компания для каждого заказчика подбирает оптимальный вариант. Так, Alfresco хороша тем, что активно развивается, доступна в исходных текстах, легка и расширяема. Во многом это платформа бизнес-процессов, которые настраиваются для российских заказчиков. На её основе создано отечественное решение “Логика ЕСМ — Бизнес-платформа”, которое допускает конфигурирование на уровне модели данных, пользовательского интерфейса и бизнес-логики с помощью редактора форм, структуры и документов. Данный продукт уходит от концепции ECM как хранилища контента — он поддерживает организационно-штатную структуру, корпоративные справочники, рабочие календари, стандартизированное согласование документов, делегирование полномочий, систему уведомления и т. п. Это своеобразные строительные блоки, из которых формируется конкретное внедрение.

Александр Безбородов, руководитель отдела разработки программ документооборота “1C”, отметил интеграционные тонкости внедрения ECM-решения. Например, в системе “1C:Документооборот” неспроста имеются встроенная ECM-функциональность и дополнительные средства интеграции. Ведь можно внедрить автономную ECM-систему в редакции и она будет хранить статьи и фотографии, но эту информацию надо состыковывать с процессами выпуска номера, работы с авторами и т. п. Данная проблематика относится практически ко всем организациям, где подразумевается совместная работа сотрудников с контентом.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот