Консультационно-технический центр «Профстандарт» организовал электронный архив документов

В силу своей деятельности КТЦ «Профстандарт» – компания, работающая в сфере охраны труда, санитарно-эпидемиологического обследования и экспертизы, а также замеров факторов окружающей среды, сталкивается с большим потоком различного вида инспекционной документации, проектной иной документации, объектов хозяйственной и иной деятельности и многие другие.

В связи этим было принято решение о создании надежного, интуитивно понятного хранилища всех видов документов компании с гибким и быстрым поиском. В качестве инструмента для решения данной задачи была выбрана система электронного архива «Этлас», так как данная система представляет собой решение, которое полностью подходит под установленные требования:

• простое создание и управление структурой архива документов;
• наличие возможности быстрого импорта документов, а также заведения в систему документов со сканера;
• удобный и настраиваемый поиск необходимых документов;
• поддержка версионности документов;
• наличие подсистемы работы с контрагентами;
• формирование карточек контрагентов с привязкой к ней договоров и связанных документов;
• организация и учет в системе хранения копий оригиналов документов;
• возможность простого самостоятельного внедрения системы за короткий срок.

Специалисты центра создали в системе структуру архива, настроили карточки для всех видов хранимых документов, сформировали требуемые справочники, настроили группы пользователей и установили права доступа этим группам к различным частям архива. Сформировали реестр контрагентов с историей взаимоотношений.

Внедрение электронного архива позволило компании кардинально изменить подход к работе с документами за счет получения надежного и прозрачного архива с быстрым поиском нужных документов и доступом к ним из любого места и с любого устройства. Также удалось снизить до нуля потерю различных версий документов, за счет чего значительно ускорилось формирование результатов экспертиз.

Ключевые слова: СЭД, Электронные архивы