Как цифровизация процессов повышает устойчивость компании?

15.06.2020

Многие организации находят возможности для роста даже в условиях глобального сокращения издержек на волне кризиса. Стратегия бережливого производства, или кайдзен, становится центром корпоративной культуры. Отказ от всего лишнего и оптимизация процессов рассматриваются уже не в качестве разовой меры. В долгосрочной перспективе гибкие и понятные процессы не только снижают затраты, но и обеспечивают способность компании к адаптации и быстрому развитию.

Эти тенденции характерны не только для производства, в последние годы все больше внимания уделяется основному ресурсу любого предприятия — сотрудникам. И главным инструментом для улучшения взаимодействия является цифровизация процессов, которую часто ошибочно приравнивают к автоматизации или переводу в электронный вид.

Почему не автоматизация?

Разницу можно увидеть на простом примере с договором:

Все вручную и на бумаге - инициатор создает документ, распечатывает и лично относит на согласование юристу в соседний кабинет, по итогам согласования его подписывают, регистрируют в бумажном журнале в юридическом отделе.
Есть общий сервер и диск для всей компании - юристы хранят в общем доступе шаблоны договоров, а делопроизводители ведут журнал регистрации в Excel. Инициатору становится проще создать договор — достаточно заменить данные о контрагенте и условия в шаблоне, уже начинается автоматизация.
Согласование по электронной почте - договор создается из общего шаблона, а на согласование отправляется по электронной почте — можно сказать, что процессы переведены в электронный вид. Правда в этом случае, как и во всех вышеперечисленных, соблюдение контрактной политики, сроков и порядка согласования — остаются на ответственности сотрудников.
Цифровизация — это не просто отказ от бумаги и автоматизация процессов, это комплексный подход к их улучшению с помощью самых современных технологий, в том числе искусственного интеллекта.

Например, для того же процесса с договорами можно использовать более удобные механизмы для рутинных действий:

  • контроля соответствия процесса регламентам компании и его ускорения на всех этапах, своевременного подключения необходимых согласующих;
  • быстрого сравнения версий, выделения изменений;
  • автоматической регистрации и отправки контрагенту после подписания;
  • напоминания о сроках возврата исполнения обязательств.

Какие процессы цифровизировать сегодня?

Самые популярные для цифровизации процессы — делопроизводство и договорная работа. Решений на ИТ-рынке представлено много, методики внедрения опробованы, и компании довольно быстро получают измеримый эффект. Настало время обратить внимание на другие области.

Кадровые процессы

Традиционно это трудоемкая сфера, наполненная рутинными процедурами, с низким уровнем доверия к цифровизации. HR-процессы включают большой блок задач:

  • рекрутинг и прием сотрудников;
  • планирование и оформление отпусков;
  • оформление и организация командировок;
  • перемещение и увольнение сотрудников;
  • ознакомление с приказами и локальными нормативными актами (ЛНА);
  • оценка и обучение персонала.

Интеллектуальные решения для управления кадровыми процессами могут помочь с подбором резюме, составлением индивидуального плана обучения, подготовкой авансовых отчетов в командировках и даже прогнозированием увольнения.

Примеры использования таких технологий уже есть в России. Так цифровизация кадровых процессов в НПФ «Сургутнефтегаз» позволила снизить трудоемкость инспекторов по кадрам в 4-6 раз. В организации цифровизованы учет рабочего времени, составление графика отпусков и формирование приказов, проведение обучения и командировки.

Цифровая бухгалтерия

Наступает новый виток цифровизации процессов в бухгалтерии. Учетные системы уже несколько десятилетий помогают отслеживать перемещение денежных средств по счетам. Но документы поступают из разных источников: электронная почта, сервисы обмена юридически значимыми электронными документами, курьерская доставка или экспресс-почта. И если электронные оригиналы без особых усилий попадают в систему, иногда даже автоматически, то бумажные экземпляры заносятся вручную — в виде скан-копий. В таких условиях сложно поддерживать упорядоченное хранение документов, а налоговые проверки становятся серьезной головной болью, которая парализует всю работу отдела.

Сегодня работу бухгалтера можно сделать удобнее. Благодаря применению интеллектуальных механизмов первичные учетные документы могут обрабатываться без участия сотрудников. Специальные сервисы обеспечивают полный охват всех источников поступления документов, обработку сканов и отражение в учетной системе. А хранение документов в едином финансовом архиве позволяет легко подготовиться к финансовым и налоговым проверкам.

Интеллектуальные решения для обработки документов уже применяются для разных задач. Например, в ходе цифровизации бухгалтерии в КАО «Азот», одном из крупнейших предприятий химической отрасли России, обработка первичных документов по учету движения ТМЦ и платежных поручений организована с помощью интеллектуальных сервисов Directum Ario.

Создание общих центров обслуживания

Для сокращения затрат многие крупные компании передают часть функций (юридические и кадровые процессы, бухгалтерский учет, сервисные центры) в выделенные подразделения — общие центры обслуживания (ОЦО). Такие обособленные подразделения могут работать действительно эффективно только при наличии каналов быстрого взаимодействия с другими учреждениями и удобного доступа к документами организации.

Для цифровизации ОЦО предлагаются комплексы решений:

  • централизованная бухгалтерия: организация единого финансового архива, интеграция с учетными системами и интеллектуальная обработка первичных учетных документов, юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами;
  • HR-служба: полный цикл кадрового делопроизводства в цифровом виде — от рассмотрения и утверждения кандидатов до планирования и оформления отпусков, организация долговременного юридически значимого электронного архива документов и подключение к процессам неавтоматизированных сотрудников через чат-боты в мессенджерах;
  • юридический отдел: подготовка и регламентированное согласование договорных документов, упорядоченная работа с доверенностями и контроль их сроков действия, интеллектуальные сервисы для сравнения версий документов и контроля наличия обязательных реквизитов;

Единое окно поможет сотрудникам быстро оформить любой запрос — от заказа справок до оформления заявки на ремонт или получение\выдачу оборудование. Интеллектуальные механизмы ускорят формальные процедуры, помогут в классификации запросов и извлечении данных из обращения, заполнении карточки. А благодаря чат-ботам услуги доступны даже вдали от офиса всем сотрудникам. Они всегда могут получить актуальную информацию об этапах и результате работ по обращению.

Применение ИИ в управлении бизнес-процессами

Концепция непрерывных улучшений применима не только в производстве. Если вы давно используете информационные системы для основных бизнес-процессов, то всегда можно сосредоточиться на интенсивном развитии. То есть обратиться к действующим цифровым процессам и сделать их лучше: работать над сокращением ошибок и уменьшением рутинных операций. Здесь на помощь приходят интеллектуальные сервисы, такие как Directum Ario, которые способны:

  • разделить входящий поток на документы и классифицировать их, извлечь информацию и заполнить реквизиты в регистрационных карточках в системе;
  • определить ответственного сотрудника и направить документ ему на проверку;
  • готовить проекты резолюций и предлагать руководителю исполнителей по документу;
  • сравнить согласованный внутри компании договор с подписанной бумажной версией, полученной от контрагента, и выделить все расхождения;
  • упростить и ускорить поиск документов за счет обработки запросов на естественном языке без указания точных критериев.

Перевести взаимодействие в полностью цифровой вид невозможно без создания условий для длительного хранения электронных юридически значимых документов с соблюдением требований законодательства.

Только планомерная оптимизация всех процессов предприятия позволит выйти на путь к полностью цифровому взаимодействию как внутри компании, так и с контрагентами, минимальным издержкам и высокой конкурентоспособности.

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Directum

Дайджест


Другие новости


Внедрения

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в аппарате Правительства, органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований
В Ставропольском крае в органах власти и местного самоуправления реализуется комплексный проект автоматизации документооборота, предусматриваю...

Фигура речи


Коммерческий директор «Логики Бизнеса» Владислав Полев о значении изменений в законодательстве для отечественного рынка СЭД/ECМ
...