Ответы на вопросы с вебинара Synerdocs «ЭТрН в торговой сети: кейс «ВкусВилл»

03.07.2020

25 июня прошел вебинар, где эксперты рассказали, как сеть магазинов продуктов питания отказалась от бумажных транспортных накладных, используя сервис Synerdocs. По традиции, мы подготовили развернутые ответы на вопросы, прозвучавшие в прямом эфире, и предлагаем ознакомиться с ними.

Как ведомства относятся к электронным документам

Александр Тимербулатов: Как при использовании электронных транспортных накладных (ЭТрН) решается вопрос с ГИБДД?

Ирина Ермакова: Законодательная база для ЭТрН отсутствует. Как решать вопрос с ГИБДД?

Елена Пунько: Каким образом решен вопрос отсутствия оригиналов ТрН для водителя? Расскажите подробнее, что он предъявляет при остановке сотрудником ГИБДД?

Никита Акшенцев: В официальном ответе ФНС нет ограничений на перевод транспортных накладных в электронный вид — Письмо ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@. Также 19.06.2020 Министерство Транспорта опубликовало проект Постановления Правительства РФ «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации». В четвертом и шестом абзацах пункта 2.1.1 указано, что добавляется возможность представлять документы на перевозимый груз в электронном виде. Что касается взаимодействии с ГИБДД, то при проверке демонстрируется бумажный экземпляр перевозочного документа с подписью грузоотправителя и водителя о принятии товара. В октябре Минтранс планирует провести эксперимент с использованием электронной транспортной накладной.

Марина Рудакова: Пока в Минтрансе не утвержден формат ЭТрН, мы рекомендуем предъявлять ГИБДД распечатанную бумажную копию. Что касается текущей законодательной базы, то наша аналитика, которая длилась в течение полутора лет, показывает, что выработанный формат, который уже активно используется на практике, не противоречит текущему законодательству. 

Марина Киселева: Что такое бумажная версия электронного документа? Она имеет ЭЦП (крипты), что будет на бумаге?

Никита Акшенцев: Бумажный экземпляр содержит стандартно подпись грузоотправителя и водителя о принятии груза, этот документ уничтожается перед перемещением груза на склад грузополучателя. 

Ирина Ермакова: Вопрос по взаимоотношениям с ГИБДД остался — есть официальный ответ, что до внесения изменений в законодательство при перевозках должны быть оформлены ТрН на бумажном носителе. Как «ВкусВилл» решает данную проблему?

Никита Акшенцев: На данный момент не было распоряжения об отмене бумажного экземпляра транспортной накладной. Наше решение предполагает наличие 1 распечатанной бумажной копии с подписью грузоотправителя и водителя о получении товара. 

Антонина Насонова: Как хранится ЭТрН? Как она предъявляется в ФНС?

Никита Акшенцев: Документы хранятся в сервисе бесплатно на протяжении 5 лет. Вы можете выгрузить их в любой момент с отметками оператора и представить в ФНС, распечатав из сервиса и заверив подписью руководителя. 

Семен Соколов: Если документы у налогоплательщика составлены в электронном виде по установленным ФНС форматам, то он вправе направить их в налоговый орган по ТКС в порядке, установленном Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Представление документов в электронной форме по неустановленным форматам и (или) на магнитных носителях информации НК РФ не предусмотрено (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).

Когда документ составлен в электронном виде не по установленным ФНС форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала электронной подписью. Вопрос: на основании чего документы передаются в ФНС в электронном виде? 

Ирина Ермакова: Как при работе с электронной транспортной накладной (ЭТрН) представляются документы при налоговых проверках?

Марина Рудакова: Со стороны ФНС процесс выстроен достаточно четко и прозрачно. Если мы имеем дело с неутвержденным форматом, то при запросе представить документ подписанный в электронном виде, мы его распечатываем, заверяем копию и предъявляем по требованию в налоговую. Сейчас, все документы, которые хранятся на бумаге необходимо консолидировать и собирать. Подготовить к отчетности ЭТрН намного проще, достаточно просто выгрузить накладную по одной кнопке из сервиса.

Семен Соколов: По поводу представления в ФНС — Оксана Сазонова упоминала, что не надо печатать документы. В рамках ответа на вопросы Марина озвучивает, что для ФНС все-таки печатать документы приходится. Поясните, насколько выгода по отсутствию необходимости печатать документы оказывается ощутимой? 

Марина Рудакова: На текущем проекте ключевые выгоды, которые для себя выделил «ВкусВилл», это:

  • оперативный доступ к информации о статусе документа (подписан/не подписан), за счет этого снижение трудоемкости работы бухгалтера;
  • упразднение бумажного финансового архива и расходов на его обслуживание.

Печать документов для ФНС требуется, но только по запросу. Даже в этом случае подготовка меньшего количества оригиналов снижает расходы компании.

Марина Киселева: По законодательству документ в ЭДО не может быть на бумаге. Получается это не ЭТрН, это pdf-формат с простой электронной подписью (ПЭП)?

Никита Акшенцев: Когда документ составлен в электронном виде не по установленным ФНС форматам, его представление производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа ЭП.

Электронная подпись 

Марина Глухова: Каким образом визуализируются подписи в ЭТрН? Используются простые или квалифицированные подписи?

Никита Акшенцев: Сервис использует квалифицированные электронные подписи (КЭП) грузоотправителя, грузополучателя и транспортной компании. Водитель при получении и сдаче груза визирует документ ПЭП. В сервисе можно заверить титул водителя, подписанного ПЭП, КЭП транспортной компании. 

Геннадий Олешко: На проекте «ВкусВилл» квалифицированная электронная подпись используется на распределительных центрах, а в магазинах документ визируется ПЭП.

Елена Пунько: Если есть акт о расхождениях, каким образом документ подписывается грузополучателям и ТЭ?

Людмила Саноцкая: Как учитываются разночтения (акт о приемке)? Что происходит технически?

Никита Акшенцев: Акты расхождения создаются на товарную накладную. На транспортную накладную формируется, как правило, акт о приемке груза. Оба документа могут быть созданы в электронном виде, как неформализованные.

Оксана Сазонова: Если при поставке товара выявлено расхождение, то это отражается в ЭТрН. Затем в документ вносятся вычерки и исправления. Добавление коррективов не составляет сложностей, например, это может сделать водитель через Viber. Если на пункт приема приехало меньше заявленного товара, то ответственным лицом указываются расхождения и согласовываются только фактически полученные единицы продукции. Эти данные автоматически отображаются в нашей учетной системе.

Марина Рудакова: ЭТрН разработана нами согласно 272 постановлению, в 17 пункт накладной вы можете вносить информацию на любом из участков. Если грузополучатель составил акт о расхождениях, в ЭТрН он может указать эти сведения. Информация будет видна всем участникам документооборота и отображаться в самом документе.

Дмитрий Мишурин: Какой ЭП подписывает «ВкусВилл»? Транспортная компания подтверждает КЭП только на этапе «перевозка завершена»?

Никита Акшенцев: Транспортная компания может заверить титул водителя сразу после визирования им ПЭП.

Геннадий Олешко: В случае «ВкусВилл» транспортная компания подписывает документ КЭП только на последнем этапе. 

Антонина Насонова: Что такое чат-бот Viber, для чего он нужен?

Марина Рудакова: Это чат в мобильном приложении, в котором происходит взаимодействие водителя с ЭТрН. Мини-программа, разработанная специально для нашего сервиса. В чат-боте водитель может подписывать документы, а также оставлять комментарии и добавлять фотографии. 

Марина Руденко: Если перевозчик — внешний контрагент, то как он может использовать ПЭП?

Никита Акшенцев: Решение Synerdocs делает упор на обмен ЭТрН как внутри одного моноклиента по внутренним перевозкам, так и на перевозки между внешними контрагентами с привлечением сторонних транспортных компаний или экспедиторов.

Марина Руденко: Получается, что простая электронная подпись используется водителем. В какой момент и кем на транспортную накладную ставится усиленная квалифицированная подпись? 

Никита Акшенцев: Общий регламент визирования документа выглядит следующим образом: 

  • грузоотправитель формирует ЭТрН и отправляет, подписывая своей КЭП, водителю, грузополучателю, транспортной компании;
  • водитель принимает груз с помощью ПЭП и везет его грузополучателю;
  • на приемке грузополучатель подписывает ЭТрН КЭП, после чего водитель может завизировать сдачу товара простой электронной подписью;
  • при наличии четырех подписанных титулов, транспортная компания визирует документ своей КЭП.
  • Илья Земсков: Для подписания транспортной накладной достаточно простой электронной подписи у всех сторон? КЭП необходима?

    Никита Акшенцев: На данный момент законодательство не определяет жесткие требования к подписанию ЭТрН. В нашем решении грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания используют усиленную КЭП, водитель при получении и сдаче груза — ПЭП. 

    Семен Соколов: В рамках обсуждаемого вопроса про ЭП упустили момент про визуализацию — сколько подписей отображается на экземпляре документа? Например, в той копии, которая печатается для ФНС.

    Никита Акшенцев: При завершенном документообороте, на печатной форме отображается пять ЭП.

    Ирина Ермакова: Водитель подписывает каждую ЭТрН отдельно или возможно массовое визирование, например, по нажатию одной кнопки?

    Никита Акшенцев: Для сокращения рисков возникновения ошибок при подписании транспортной накладной в сервисе каждый документ визируется отдельно. У нас было несколько запросов на массовое подписание, но в продуктив они не попали и находятся в разработке. Такие случаи уникальны и требуют дополнительного исследования.

    Дмитрий Мишурин: «ВкусВилл» работает в Viber или в мобильном приложении Synerdocs?

    Марина Рудакова: Сотрудники «ВкусВилл» выполняют все действия только в своей учетной системе 1С (как на складе, так и в торговых точках). В Viber-боте работают только водители перевозчиков.

    Кирилл Цыганков: Может ли грузоотправитель подписать ЭТрН с помощью ПЭП? 

    Никита Акшенцев: В нашем решении титул грузоотправителя подписывается усиленной КЭП. 

    Общие вопросы

    Дмитрий Воробьев: Возможно ли применить данное решение для доставки алкогольной продукции?

    Никита Акшенцев: Решение для перевозки алкогольной продукции с использованием электронных транспортных документов на данный момент прорабатывается, есть ограничения от Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (РАР). Сейчас мы проводим ряд экспертных встреч с компаниями, чтобы разработать отраслевое решение. 

    Марина Рудакова: Мы прорабатываем вопрос с Росалкогольрегулированием. При таких перевозках используют товарно-транспортные накладные (ТТН). Сейчас позиция РАР заключается в том, что ТТН нужно представлять только на бумаге. На текущий момент товарно-транспортная накладная уже запущена в электронном виде, и компании, которые не обмениваются алкогольной продукцией, применяют ее в своих процессах. 

    Александр: Если у организации несколько грузополучателей, например, десять, как тогда выстраивается работа с ЭТрН?

    Марина Рудакова: Если грузополучателей десять, то создается и десять транспортных накладных, при этом остается один перевозчик, грузополучатель и грузоотправитель. Таким образом выстраивается вся цепочка и полностью формируется пакет документов.

    Ирина Ермакова: Сторонним контрагентам (магазинам) доставка по такой схеме не производится?

    Оксана Сазонова: Партнеров тоже можно включить в эту схему.

    Марина Рудакова: Все магазины компании «ВкусВилл» являются одной структурной единицей, но имеют разные КПП, поэтому они не являются сторонними контрагентами. В данном проекте все перемещения идут в рамках одной организации. 

    Денис Афанасьев: Я правильно понимаю, что грузоотправитель, транспортная компания и грузополучатель должны работать в одном сервисе? Если у транспортной компании другой оператор ЭДО, то работает ли роуминг в этой ситуации?

    Наталья Пришлякова: Третьему лицу тоже необходимо иметь систему Synerdocs?

    Константин Голубков: Если поставщик — юридическое лицо А, перевозчик — юридическое лицо Б, плательщик — юридическое лицо В, получатель — юридическое лицо Г — все ЮЛ должны работать (зарегистрированы) в Synerdocs?

    Никита Акшенцев: На данный момент роуминга по транспортным документам нет. Это связано с тем, что у операторов разные подходы к реализации решения. В рамках рабочей группы мы обсуждаем этот вопрос с другими сервисами ЭДО. После проведения эксперимента Минтранса в октябре, мы будем договариваться о едином формате.

    Марина Глухова: Возможно ли использовать демонстрируемый продукт для других отраслей, не только в сфере ритейла?

    Никита Акшенцев: Наше решение уже используется в нескольких направлениях: интернет-магазины, ритейл, перевозки индустриальных и опасных грузов. Из ограничений на данный момент только перевозка алкоголя.

    Ирина Ермакова: Под маршрутным листом подразумевается путевой лист или это какой-то внутренний документ?

    Геннадий Олешко: Это внутренний документ, в нем перечислены распределяющий центр, грузоперевозчик, торговые точки. 

    Елена Пунько: Как заказчик вы не требуете сейчас от ТЭК ТТН и ТрН, верно?

    Марина Рудакова: При переходе полностью всех складов и торговых точек на электронные транспортные накладные планируется отказаться от бумажных экземпляров и не требовать их от ТЭК.

    Михаил Сальников: Какой функционал сервис имеет «из коробки»? Мобильные приложения, подписание электронной подписью и прочее — это дополнительные проекты?

    Никита Акшенцев: В зависимости от роли заказчика из «коробки» он получает готовое решение для организации ЭДО в грузоперевозках как для внутренних перевозок, так и для перевозок между контрагентами с привлечением сторонних транспортно-логистических компаний (ТЛК). Зарегистрироваться в сервисе вы можете по сертификату усиленной КЭП с помощью которого вы сдаете отчетность. Лицензия мобильного подписания нужна только ТЛК для водителей. 

    Марина Киселева: Во «ВкусВилл» обмен идет через оператора?

    Марина Рудакова: Да, «ВкусВилл» обмениваются через сервис ЭДО. Synerdocs является доверенным оператором ФНС. 

    Михаил Сальников: Как приглашать клиентов-грузополучателей? Кто платит за документы? Какова стоимость документа?

    Никита Акшенцев: Для грузополучателей решение бесплатно. Все что им надо сделать это зарегистрироваться в сервисе Synerdocs с помощью сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи.

    Елена Пунько: Если имеется несколько мест выгрузки, формируется ли понятие одной сделки или они идут каждая отдельно и идентифицировать, что это одна машина + один водитель + один рейс мы не можем?

    Никита Акшенцев: На каждое место выгрузки, как правило, формируется отдельная ЭТрН. В мобильном клиенте водитель видит только накладные, которые у него в работе. 

    Марина Руденко: В транспортной накладной указан артикул товара? Сама форма ЭТрН не предусматривает перечень товара.

    Никита Акшенцев: Все верно, в транспортной накладной указывается только наименование груза и количество грузомест, при желании вы можете расшифровать их, указав их перечислением в 3 разделе ЭТрН.

    Иван Кетов: Когда формат установят, что будет с текущими документами, которыми обменялись по вашему формату? Если просят предъявить оригинал документа (есть практика?), что нужно прописать в договоре для начала обмена данными электронными документами?

    Никита Акшенцев: Как известно закон обратной силы не имеет. «Старые документы» представляются в установленном порядке: печатные формы распечатываются из сервиса с отметками оператора, заверяются руководителем и предоставляются по месту истребования.

    Интеграция Synerdocs 

    Марина Глухова: Какая программа используется бухгалтерией (УПП, Оракл, ERP и т.д.). С какими программными продуктами возможна бесшовная интеграция?

    Никита Акшенцев: Инструментов предостаточно: самый простой вариант — работа через веб-клиент, так же есть внешние обработки для типовых конфигураций 1С, для любой другой УС\КИС доступны API, они предоставляются бесплатно и довольно полно задокументированы.

    Геннадий Олешко: Основная система, которая используется внутри компании «ВкусВилл» носит название «Финансы», это кастомизированное решение, которое включает огромное количество объектов и пользователей, работающих в нем, это не только сотрудники бухгалтерии. Платформа 1С позволяет такие модификации. При разработке мы основывались на типовом варианте, у нас было интеграционное решение Synerdocs, и мы на его основе выстраивали свои доработки. 

    Марина Рудакова: Бесшовная интеграция возможна с учетной системой 1С, вы можете сразу начать использовать это решение, дорабатывать его не требуется. Интеграционное решение уже включает ЭТрН. 

    Роза Булыгина: Какую систему использует «ВкусВилл» для согласования документов внутри организации после их получения в Synerdocs?

    Марина Рудакова: Весь процесс взаимодействия с электронной транспортной накладной выстроен в рамках учетной системы 1С.

    Марина Глухова: Оформление накладных на 3-е лицо возможно? Оно должно установить у себя какой-то программный продукт?

    Никита Акшенцев: Зависит от объема документооборота: если он несущественный, возможно использовать веб-клиент сервиса Synerdocs и создавать ЭТрН вручную. Если объем значительный и требует много ресурсов по формированию транспортных накладных, то мы предлагаем интеграционные решения для 1С в виде внешних обработок, сервис интеграции — коннектор к сервису позволяющий загружать документы из вашей учетной системы в веб-клиент, либо API для полноценной интеграции с любой учетной системой заказчика.

    Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Directum, вебинар

    Дайджест


    Другие новости


    Внедрения

    Внедрение СЭД «ДЕЛО» в аппарате Правительства, органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований
    В Ставропольском крае в органах власти и местного самоуправления реализуется комплексный проект автоматизации документооборота, предусматриваю...

    Фигура речи


    Коммерческий директор «Логики Бизнеса» Владислав Полев о значении изменений в законодательстве для отечественного рынка СЭД/ECМ
    ...