Ответы на вопросы с вебинара Synerdocs «Переход на ЭДО. Кейс «Снежной Королевы»

09.11.2020

28 октября прошло онлайн-мероприятие, где представители сети магазинов и сервиса электронного документооборота поделились лайфхаками, как перейти на межкорпоративный ЭДО, пережить удаленку и выстроить работу с маркировкой. По традиции, мы подготовили развернутые ответы на вопросы, прозвучавшие в прямом эфире, и предлагаем ознакомиться с ними.

Межкорпоративный ЭДО

Алена Руденко: Уточните, сколько конкретно контрагентов у компании и насколько велик трафик документов?

Денис Закирков: Контрагенты измеряются тысячами, а документы — о десятками тысяч. Мы стремимся перевести на ЭДО всех партнеров и, соответственно, полностью отказаться от бумаги в таком взаимодействии.

Алена Руденко: Какой процент партнеров компании уже перешел на ЭДО?

Дмитрий Заузолков: В среднем, где-то 60 % от всех контрагентов мы уже перевели на ЭДО, включая партнёров с небольшим объем товарооборота, которые довольно тяжело отказываются от бумаги. Лайфхак от нашей компании — сейчас у нас устроено некое внутреннее соревнование между департаментами, кто больше в процентном соотношении переведет контрагентов на электронный документооборот.

Павел Штыков: Используется ли в «Снежной Королеве» мобильное приложение для подписания или мониторинга документов?

Дмитрий Заузолков: Да. Для подписания мы используем мобильное приложение и веб-доступ.

Сергей Беляев: Есть ли у вас кадровый ЭДО? Если да, то какой вид ЭП используется?

Дмитрий Заузолков: Это у нас в планах. Мы думаем использовать модуль Directum Ario, который благодаря искусственному интеллекту помогает распознавать документы, приходящие в компанию в бумажном виде. Первые шаги мы уже предприняли и сейчас занимаемся полноценным внедрением.

Иван Дмитроченко: Вы упоминали, что в рамках компании используется порядка 160 неквалифицированных ЭП — это относится к магазинам?

Дмитрий Заузолков: 160 подписей — это магазины и склады.

Оксана Вайтукевич: Когда товар перемещается между филиалами, его сопровождает бумажный документ ТОРГ-13?

Дмитрий Заузолков: Нет, процесс полностью выстроен в электронном виде.

Оксана Вайтукевич: Какие документы сопровождают груз? Как потом соединить электронные документы и бумажные в один пакет?

Дмитрий Заузолков: На первую часть вопроса я не могу ответить. Что касается формирования единого пакета документов, даже те оригиналы, которые создаются и подписываются на бумаге, хранятся у нас в системе Directum. Мы их оцифровываем и формируем для каждого экземпляра карточку с информацией. При необходимости можно прямо из системы выгрузить нужные нам данные и в электронном виде передать в организации по требованию.

Евгений Кузнецов: Насколько я знаю, в СК «трейд» формируются транспортная накладная, ТОРГ-13 с приложением, поручение экспедитору. Раньше в этот перечень документов входила товарно-транспортная накладная.

Александр Дулебенец: Подскажите, как обстоят дела с трансграничным ЭДО? Ведь явно у «Снежной Королевы» есть зарубежные контрагенты. Выстроен ли ЭДО с кем-то из зарубежных партнеров?

Дмитрий Заузолков: В эту сторону мы тоже смотрим. С некоторыми контрагентами ЭДО у нас выстроен, но посредством внутренних систем. Но такой обмен не подразумевает использование ЭП.

Евгений Кузнецов: Многие компании обращаются к нам с таким запросом, в текущей версии правок в Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» были внесены дополнения о доверенной третей стороне, которая как раз должна была утверждать подписи иностранных государств. На текущий момент правки временно отложены, они вступят в силу с 1 января 2021 года. Мы следим за всеми изменениями и думаем, что в скором времени будем готовы обмениваться в том числе и трансграничными партнерами.

Ирина Ступак: В собственном УЦ выпускаются ЭП только для сотрудников компании или для контрагентов в том числе?

Дмитрий Заузолков: В нашем корпоративном УЦ мы выпускаем подписи только для сотрудников. У нас нет возможности оказывать эту услугу, это прерогатива других организаций.

Электронная транспортная накладная

Сергей Беляев: Были ли уже судебные прецеденты по применению электронных ТрН?

Евгений Кузнецов: Судебные прецеденты были — ознакомиться с ними можно в статье «4 примера из практики. Как суды и ФНС принимают электронные транспортные накладные». Также существуют примеры представления ТрН в страховые компании. В том числе у нас есть подтверждение от ряда страховых компаний, что они готовы принимать ТрН в электронном виде.

Сергей Долгий: Готова ли ФНС принимать ТрН в электронном виде?

Сергей Беляев: Принимает ли налоговая электронные ТрН в качестве первичного документа, подтверждающего факт осуществления перевозки?

Евгений Кузнецов: Нужно отметить, что в этом вопросе сейчас видна активная позиция государства, в том числе принимаются предложения по улучшению процесса. Минтранс идет на общение как с представителями бизнеса, так и с операторами ЭДО. Возможность обмена и подачи в ФНС электронных ТрН есть уже сейчас. Текущее решение, которое представлено Synerdocs, не противоречит законодательству. Наши бизнес-аналитики отправляли соответствующие запросы в контролирующие органы и получили положительные ответы. Если у вас есть сомнения, мы рекомендуем написать в местную ФНС, в которую вы сдаете отчетность, чтобы получить официальный ответ. Шаблон запроса вы можете попросить у нас.

Сергей Беляев: Как ЭТрН встроена в схему с экспедитором, который не является фактическим перевозчиком?

Евгений Кузнецов: Здесь стоит отметить, что мы не только принимаем участие в эксперименте Минтранса, но и развиваем параллельно свое решение. Недавно у нас вышла новая версия сервиса, которая поддерживает участие экспедиторов в цепочке. Они могут выступать как в роли наблюдателя, иметь доступ к документу и прослеживать статус подписания, так и в роли полноценного участника документооборота, т.е. подписывать ЭТрН. При этом в форму документа добавляется соответствующая информация.

Кроме работы с ТрН, в сервисе Synerdocs также есть возможность обмениваться товарно-транспортной накладной.

Ян Незамутдинов: Кто и как будет выдавать ЭП перевозчику, если он ИП?

Евгений Кузнецов: Перевозчик создает учетную запись в Synerdocs при регистрации по КЭП. Далее сотрудник перевозчика/ИП проводит идентификацию водителя и в интерфейсе Synerdocs подключает возможность использования простой ЭП конкретным водителем.

Ирина Горелик: В каком регионе проводится эксперимент Минтранса по использованию ЭТрН?

Евгений Кузнецов: Данную информацию вы можете получить на официальном сайте Минтранса.

Маркировка в «Снежной Королеве»

Иван Дмитроченко: В чем принципиальная разница ЭДО Лайт от Честного Знака и сторонними операторами ЭДО?

Евгений Кузнецов: Честный ЗНАК — система маркировки, регистрация в которой обязательна для компаний, которые работают с маркированными товарами. В ней пользователи могут заказывать специальные коды идентификации, отслеживать их на балансе и передавать контрагенту и т.д. И сторонний оператор, и ЭДО Лайт имеют все необходимые лицензии для отправки УПД. Стоит обратить внимание, что ЭДО Лайт сейчас направлен на передачу именно формализованных документов и кодов маркировки, по другим документам есть ограничения. Здесь лучше сравнивать по дополнительному функционалу и возможностям, которые предоставляют операторы, в частности, по ценовой политике.

Иван Дмитроченко: Кто в компании выступает в роли подразделения по вводу в оборот? Есть ли у «Снежной Королевы» отдел по маркировке? Если есть, то сколько сотрудников было в начале и сейчас?

Дмитрий Заузолков: Выделенного отдела по маркировке у нас нет, но есть проектная команда. Она достаточно небольшая: руководитель проекта, бизнес-аналитик, разработчики и привлеченный эксперт со стороны бизнеса.

Иван Дмитроченко: Кто будет владельцем процесса после внедрения проекта Маркировка?

Дмитрий Заузолков: Владельцами процесса будут наши коллеги из бизнеса, со стороны коммерческого департамента, которые отвечают за закупку ассортимента товаров.

Татьяна Романова: Каким образом проверяли груз на наличие маркированного товара при перевозке, были ли такие прецеденты у «Снежной Королевы»?

Дмитрий Заузолков: Мы не сталкивались с такими ситуациями. Отмечу, что это были экспериментальные документы.

Электронный архив

Ирина Ступак: Какой объем хранилища электронных документов у компании на сегодняшний день, за какой период собраны оригиналы? Архив организован на собственных серверах?

Дмитрий Заузолков: Архив у нас организован на собственных серверах, построена система отказоустойчивости и на программном и на аппаратном уровне. В нашей системе собраны документы, начиная с 2012 года.

Денис Закирков: Разные документы у нас запускались в разное время, и как только мы их переводили на ЭДО, с этого момента они начинали храниться в электронном виде. Объем архива довольно существенный, точно сказать сложно, благодаря системе Directum у нас развернуто несколько файловых хранилищ, которые обеспечивают 100 % сохранность информации. В режиме online можно получить любой документ из системы.

Ирина Ступак: Как настроена индексация и поиск документов в электронном архиве?

Денис Закирков: Благодаря развернутым оперативному и архивному хранилищам в системе Directum, а также модулю Ario мы можем извлекать текстовый слой из сканов документов и в дальнейшем индексировать их стандартными механизмами системы, что позволяет осуществлять поиск как по электронным, так и по бумажным оригиналам. Для поиска документов мы используем различные механизмы, начиная от общего поиска по всей базе и заканчивая точечным поиском по заранее заданным критериям.

Оксана Вайтукевич: Есть ли у вас проблемы с распознаванием документов при сканировании (оцифровке)?

Денис Закирков: В данный момент мы активно занимаемся внедрением модуля Ario. Благодаря различным инструментам мы можем оценить точность распознавания документов и извлечения фактов из них и при необходимости дополнительно обучить механизм для более детального разбора.

Ключевые слова: электронный документооборот, Directum, Электронные архивы

Дайджест


Другие новости


Интервью


Начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений ЭОС Артем Андреев: «Движение - это жизнь, и мы двигаемся вперед и растем вместе с нашими заказчиками»
Линейка мобильных приложений EOSmobile компании ЭОС в начале 2020 года осуществила переход на 4-ый этап эволюции. О том, что это означает с то...

Внедрения

Создание единой системы документооборота Администрации г.Ульяновск на основе импортонезависимой СЭД CompanyMedia
В период с марта по сентябрь 2020 года в Администрации г.Ульяновск был реализован проект развертывания импортонезависимой СЭД CompanyMedia сил...

Фигура речи


Коммерческий директор «Логики Бизнеса» Владислав Полев о значении изменений в законодательстве для отечественного рынка СЭД/ECМ
...