В информационном агентстве ТАСС был проведен методологический проект для улучшения документооборота15.01.2021
В информационном агентстве ТАСС был проведен методологический проект для улучшения документооборота. Проект по технологии «1С:Методология управления документами» и заключался тщательном обследовании документооборота компании и выдаче рекомендаций по подготовке организации к внедрению «1С:Документооборот». Для этого специалисты 1С-КПД провели анализ существующего документооборота компании, провели интервью с представителями разных структурных подразделений, а также аудит IT-инфраструктуры организации. Цели и задачи Цель проекта: проанализировать существующий документооборот и разработать функциональные требования к дальнейшей автоматизации процессов работы с документами с помощью программы «1С:Документооборот». Задачи проекта:
В каждом отделе работа с документами велась по-своему. Одни и те же документы в разных подразделениях могли иметь разные маршруты. Регистрация документов была децентрализована, что не позволяло оценить количество входящих и исходящих документов в целом по организации. Это и прослужило предпосылкой к старту проекта по оптимизации процессов документооборота в зависимости от типов документов и обрабатывающих их подразделений, которая должна была быть выполнена с учетом дальнейшего внедрения программы «1С:Документооборот». Архитектура решения и масштаб проекта Масштаб проекта обуславливался тем, что организация крупная и ведёт свою деятельность уже очень долгий срок. Поэтому методологический проект по улучшению документооборота оказался комплексной задачей. В рамках проекта:
Методология выполнения работПроект выполнялся по технологии «1С:Методология управления документами». Технология представляет собой набор готовых алгоритмов для сбора и обработки первичных данных о документных процессах и метод проектирования целевой модели на основе проанализированных действующих документных процессов. Одна из особенностей примененной технологии, которая была использована — передача знаний Заказчику для повышения заинтересованности и вовлечения в проектные работы. До начала методического проекта автор методологии — Софья Ульянцева —провела корпоративное обучение по программе «Подготовка к автоматизации документооборота» для руководителей агентства и участников рабочей группы проекта. Особенности и уникальность проекта На момент реализации проекта работа с документами в каждом отделе велась по своим правилам. В зависимости от отдела, одни и те же документы могли иметь разные маршруты обработки, порой неоправданно сложные. Кроме того, в организации был очень сложный процесс согласования договорной документации, однако специалистов, которые бы хорошо знали все проходящие в организации маршруты не было, для согласования договоров использовалась значительно модифицированная система «1С:Бухгалтерия», и на момент проекта в организации отсутствовали специалисты, которые бы хорошо знали как проходят маршруты через эту систему. Это привело к необходимости анализа существующего документооборота и разработки функциональных требований к автоматизации процессов работы с документами. Результаты проектаВ результате проекта:
Кроме того, был составлен документ «Функциональные требования», который в дальнейшем может служить основанием для написания технического задания на автоматизацию.
Тематики: Интеграция Ключевые слова: электронный документооборот, 1С:КПД
|