Биотехимпэкс выбрали документооборот от «Этлас-Софт»

30.08.2021

Компания «Биотехимпэкс» осуществляет поставки медицинского лабораторного оборудования и реагентов для лабораторной диагностики, клинической биохимии и электрофоретического анализа. Специфика этого бизнеса в том, что номенклатура реагентов достаточно велика, при этом многие клиенты покупают их в том или ином ассортименте регулярно или периодически.

Каждая поставка сопровождается объёмным пакетом документов. Для их подготовки компания «Биотехимпэкс» использует систему электронного документооборота «Этлас» версии 6.6.

В компании уже частично использовались электронные документы. Увеличение их объёма поставило вопрос о внедрении системы электронного документооборота, которая позволила бы полностью отказаться от бумажных документов и одновременно повысить эффективность работы. Многие партнёры и клиенты «Биотехимпэкс» уже внедрили электронный документооборот, поэтому совершенствование бизнес процессов в этом направлении — своевременное и экономически оправданное решение.

Выбор программного решения от компании «Этлас-Софт» был продиктован не только широким функционалом системы, но и возможностью гибко подстроить её под особенности бизнеса компании. Специалисты «Биотехимпэкс» составили техническое задание, в котором перечислили основные и дополнительные требования к системе электронного документооборота. В частности, было необходимо разработать дополнительный механизм регистрации заявок клиентов, отвечающий определённым требованиям, создать несколько специализированных связанных справочников в карточке документов и написать ряд автоматически запускаемых скриптов, которые будут проверять уникальность выбираемых значений справочников.

Стандартная версия системы электронного документооборота «Этлас» может работать «из коробки» и после минимальной настройки обеспечивает:

  • автоматическую обработку входящих заявок и другой корреспонденции;
  • создание электронных документов на основе имеющихся в программе или разработанных с помощью встроенного конструктора шаблонов;
  • совместную работу с документами;
  • интеграцию со складскими и бухгалтерскими программами;
  • подготовку отчётов;
  • подписание документов ЭЦП и передачу их контрагентам по электронной почте;
  • автоматическое помещение исполненных документов в архив.

Чтобы выполнить требования технического задания, специалисты Этлас-Софт изучили особенности документооборота «Биотехимпэкс»: как поступают заявки от клиентов, как они регистрируются и обрабатываются и т.п. На основании собранной информации были разработаны и написаны скрипты и все необходимые дополнения.

После установки СЭД «Этлас» на серверы и рабочие станции компании «Биотехимпэкс» была проведена настройка системы и всесторонняя проверка её работоспособности. Работу вели инженеры “Этлас-Софт” совместно с IT специалистами заказчика: они рассказали пользователям об особенностях функционирования системы электронного документооборота, продемонстрировали её возможности на конкретных примерах.

Сотрудники компании «Биотехимпэкс» с большим интересом встретили новацию и рассчитывают, что внедрение системы электронного документооборота сократит объём рутинной работы, связанной с обработкой заявок клиентов и подготовкой сопроводительных документов. Руководство «Биотехимпэкс» со своей стороны ожидает улучшения показателей эффективности компании.

Ключевые слова: электронный документооборот, Этлас-Софт

Дайджест


Другие новости


Фигура речи


Коммерческий директор «Логики Бизнеса» Владислав Полев о значении изменений в законодательстве для отечественного рынка СЭД/ECМ
...