Нужно ли переходить на электронный документооборот — опыт «Яндекс.Денег»

Команда «Яндекс.Денег» написала колонку о своем опыте перехода на электронный документооборот и рассказала, что для этого нужно сделать.

Идея перейти на электронный документооборот (ЭДО) возникла в «Яндекс.Деньгах» одновременно с ростом потока документации. Бумажки никто не любит, и постоянные охи над ними, а также известные ситуации вроде «Ваши акты где-то потерялись» и «Пришлите, пожалуйста, курьера для подписания договора» любого бизнесмена могут свести с ума. Но это лишь полбеды. Вторая половина в том, что со временем компания буквально обрастает макулатурой. Мы всё-таки сервис электронных платежей и вот уже пятнадцать лет помогаем людям платить без наличных. Решили и здесь одержать верх над бумагой, следуя принципу «Хочешь победить — возглавь процесс».

Наш путь к победе оказался непростым и поучительным. Сегодня у «Яндекс.Денег» больше 75 тысяч партнеров — интернет-магазинов, принимающих платежи через «Яндекс.Кассу». Мы также сотрудничаем с тысячами компаний, которые помогают делать наш сервис удобнее, — это банки, платёжные агенты и многие другие организации. Любой интернет-магазин постоянно получает платёжные реестры и акты — информацию обо всех совершённых за день платежах. А ещё есть внутренние документы — например, заявления на отпуск, больничные и приказы о переводе. В результате специалистам по делопроизводству и кадрам приходится обрабатывать тысячи и тысячи различных бумаг.

Начни с себя

Перед тем как выстроить весь процесс электронного документооборота, мы провели небольшое тестирование. Для этого на платформе «1С» наши разработчики создали программу, помогающую оформлять кадровые документы. Например, сотрудник может легко оформить в ней командировку — и больше не нужно подписывать приказ, а потом авансовый отчёт в бумажном виде. Кроме того, через программу можно подать заявление на отпуск или заказать дополнительный лимит на питание и сотовую связь.

Для подтверждения своих действий сотрудники используют электронную подпись, которую выдаёт сертифицированный удостоверяющий центр. Все согласования происходят в электронном виде, так что больше никаких бумажек, лишней траты времени и нервов. За два года штат компании вырос больше чем в два раза — до 530 человек, а с кадровым учётом до сих пор справляются всего трое.

Контрагенты

На втором этапе мы решили предложить похожий инструмент нашим партнёрам. Для этого нужно было выбрать оператора ЭДО. Крупных игроков на рынке немного, и обычно компании подключаются к «Диадоку» или «Контуру». Перед выбором оператора полезно почитать отзывы о нём, проверить работу службы поддержки и узнать у своих партнёров, чьими услугами пользуются они. В результате мы выбрали «Диадок» и подключились в мае 2015 года. Кстати, на это ушло всего три дня.

Операторы ЭДО берут плату только за отправку документов — все входящие бесплатны. Тарифы везде разные; как правило, есть годовая абонентская плата. Стоимость зависит от объёма отправляемых документов и варьируется от 3,5 до 120 тысяч рублей. За 1–3 тысячи документов надо будет заплатить примерно 10 тысяч рублей.

Для сравнения, на покупку бумаги мы за прошлый год потратили больше 170 тысяч рублей. В этом году наши расходы сократятся примерно на 10%. Кажется, это не очень много, но без ЭДО при нынешних темпах роста штата и числа контрагентов наши расходы на бумагу не снизились бы, а выросли раза в полтора.

К сожалению, некоторые документы по-прежнему приходится использовать в бумажном виде, но то, что часть бумаг можно отправлять в электронном виде, существенно упрощает жизнь нашим контрагентам. Раньше им приходилось ждать акты по почте и хранить их у себя. В нужный момент документ мог не найтись, и тогда не избежать претензий от налоговой. Сейчас контрагенты получают всё мгновенно и не ждут часами, а порой и днями, когда акты привезёт курьер или они придут по почте. Получатель может сразу подписать документ или отправить назад со своими пожеланиями по редактуре. Теперь на согласование одной бумаги у нас обычно уходит всего час, а не неделя, как раньше.

Сегодня уже около 300 компаний работают с нами по ЭДО, и каждый квартал подключается примерно 100 новых. Честно говоря, убедить партнёров было непросто: многие, не разобравшись, думают, что это слишком сложно и дорого, а кого-то просто-напросто пугает бухгалтер, привыкший работать по старинке.

Проверив электронный документооборот на себе, мы можем сказать: оно того стоит. Вот, например, ещё довод для тех, кто сомневается: 11 тысяч листов бумаги — это одно сохранённое дерево. За этот год мы потратили на 50 тысяч листов меньше, чем в прошлом году, — значит, мы с «Яндекс.Кассой» и партнёрами сохранили уже почти пять деревьев. Не так много, но, согласитесь, очень приятно.

Что нужно для подключения к ЭДО:
•Обзаведитесь электронной подписью. Получить её можно в удостоверяющем центре, список которых можно найти здесь.
•
Заключите договор с оператором ЭДО и начните обмениваться документами онлайн.
•
На ЭДО лучше переходить постепенно, привлекая одного контрагента за другим. Проверить, кто из них уже работает с конкретной системой, можно через её поиск: достаточно ввести ИНН или название компании. Если вашего партнёра нет в базе, ему можно отправить предложение перейти на электронный обмен документами. Если контрагент уже работает с другим оператором ЭДО, можно использовать роуминг, который позволяет обмениваться документами из разных систем.
•
С помощью ЭДО можно не только создавать новые документы, но и редактировать уже готовые, загрузив их из 1С или прямо со своего компьютера в любом формате, например pdf, doc или xml. Система распознает содержащиеся в файле данные, проанализирует их и укажет, какие поля нужно заполнить. Электронный контроль помогает избежать ошибок в документах и заполнить их в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского и налогового учёта.
•
Дальше документы отправляются на согласование или подпись контрагенту. Ему приходит уведомление о поступлении новых бумаг, и он может работать с ними прямо из веб-версии системы или из модуля 1С. А с «облачной» электронной подписью это можно делать даже со смартфона или планшета. Веб-версия позволяет легко создавать, отправлять и принимать электронные документы без установки дополнительных программ.

По закону документы с электронной квалифицированной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. Так что при запросе отчётности от налоговой вам не придётся собирать кипу актов — все документы будут отправляться из системы ЭДО.

Источник: https://vc.ru/p/edo-yandex-money

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ECM