Об оценке эффективности сотрудников и перспективных технологиях в системах документооборота на заседании АПКИТ

25 ноября 2021 года комитет по перспективным технологиям АПКИТ провел заседание «Пульс Технологий», посвященное мониторингу развития ИТ-индустрии. Одним из приглашенных экспертов стал руководитель направления ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев, который выступил с презентацией «Цифровизация и/или эффективность процессов?»

Очередное заседание комитета АПКИТ по мониторингу развития ИТ-индустрии по теме «Пульс Технологий» прошло под председательством руководителя комитета и вице-президента IBM Кирилла Корнильева и при поддержке исполнительного директора АПКИТ Николая Комлева. Вела заседание координатор комитета, главный маркетолог публичного облака IBM в странах Центральной и Восточной Европы Наталья Бердыева.

В качестве приглашенных экспертов выступили представители трех компаний. Бренд-менеджер MONT Алена Устинова и менеджер по развитию направления дополненной реальности MONT Павел Суручан говорили о дополненной реальности и о том, как она помогает бизнесу. Руководитель группы развития сервисов сетевой безопасности «Ростелеком-Солар» Александр Баринов рассказал, как можно защитить бизнес с помощью облачного сервиса – своего рода «безопасности по подписке». Руководитель направления ECM-решений ЭОС Сергей Полтев выступил с презентацией про тенденции автоматизации процессов контроля исполнительской дисциплины в новых условиях.

Сергей Полтев отметил два наглядных факта, иллюстрирующих эпоху удаленной работы. Первый – рост сетевых сообществ, таких как overemployed, для обмена «лайфхаками» по одновременному трудоустройству в несколько компаний с целью «заработать» как можно больше до момента раскрытия обмана и увольнения. Другая иллюстрация - широкую огласку получил кейс об увольнении сотрудников в пермской компании на основе рекомендаций искусственного интеллекта. Похоже, что ситуация с оценкой эффективности работы сотрудников требует разумного технологического решения, тем более что удаленная работа становится не только возможной, но все более распространенной. Что же тут можно предпринять?

Руководитель направления ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев

Один из вариантов решения кроется в широком применении функциональности СЭД. Расширение контура ИТ-систем продолжается, и у заказчиков компании ЭОС система электронного документооборота нередко становится единым окном для доступа ко всей возможной информации. Очень актуальной становится интеграция СЭД с кадровыми системами, системами управления проектами и другими. Отдельная важная история – хранение электронных оригиналов в СЭД. Таким образом, современная система документооборота аккумулирует информацию обо всем, что происходит в организации, и если руководству компании нужны инструменты для мониторинга работы сотрудников и оценки эффективности, то идея опираться на данные из СЭД лежит на поверхности.

Однако, при этом важно «не наступать на грабли». Например, в практике ЭОС со стороны одного из заказчиков было предложение интегрировать СЭД с системой учета рабочего времени, позволяющей жестко контролировать все происходящее на рабочем месте сотрудника. Однако, разработчик смог убедить клиента, что эффектом создания такой системы, скорее всего, станет снижение результатов: отслеживание рабочего времени состоявшихся в профессии специалистов в лучшем случае не приводит к заметному улучшению.

Другой пример – клиент активно пользовался сводкой об исполнительской дисциплине, которая реализована в СЭД «ДЕЛО» в виде наглядных графиков. Но вскоре проект пришлось корректировать, так как сотрудники быстро поняли, как устроена часть KPI, и научились «вытягивать» статистику. Третья неудачная идея, которую доводилось слышать разработчикам – с помощью роботизации наладить рассылку запросов на дополнительные сведения по заведомо нереализуемым поручениям. К счастью, этот проект также не состоялся.

Сергей Полтев напомнил про «эффект наблюдателя»: измерение любого показателя изменяет сам показатель, что доказано физиками, психологами и экономистами. Но улучшать показатели, не улучшая при этом сами процессы, смысла не имеет. Спикер делает вывод: удаленная работа плюс технологии роботизации – делают бессмысленными средства контроля за рабочим временем и требуют еще более осторожного отношения к сводкам по исполнительской дисциплине.

Что же тогда делать? Готового решения нет. Однако, позитивной практикой можно назвать применение инструментов аналитики с целью построения многомерных зависимостей. С помощью средств роботизации можно обогащать данные из внешних источников. К тому же важно иметь в виду: если аналитически зависимости строятся на основе документов, то информация в буквальном смысле документально подтверждена и можно легко перейти от обобщенной картины к конкретному документу и деталям его обработки.

Что касается перспективных технологий искусственного интеллекта, то одной из интересных задач может быть применение ИИ для оценки эффективности проведенных совещаний. Можно, например, сравнивать протокол проведенного совещания с определенной моделью точности и достаточности информации или, что заметно проще, брать статистику по используемым словам: чем больше ничего не значащих слов в протоколе, тем, вероятно, хуже участники совещания работали. Можно также группировать задачи по типам, чтобы выяснить, например, сколько времени было затрачено на обработку типового соглашения, и сравнивать эффективность сотрудников, «отнормировав» ее по сложности задач.

Интересно также заметить, что среди участников заседания, большую часть которых составляли руководители ИТ разного уровня, мнение об эффективности работы удаленных команд разделились примерно поровну, есть очевидные плюсы, но есть и сложности, которые требуют решения.

В завершение своего выступления Сергей Полтев подчеркнул: экосистема ЭОС известна своей открытостью, компания готова к интеграции СЭД с новыми специализированными разработками, а запросы рынка подтверждают потенциальную востребованность специализированных решений на стыке HR и аналитического инструментария.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ЭОС, мероприятия, ЭДО