PDF/A становится официальным форматом межведомственного документооборота

Экспертный совет при Минкомсвязи рекомендовал использовать в межведомственном СЭД формат PDF/A. Министерство сообщило, что оно совместно с ФСО разрабатывает соответствующий приказ с требованиями к документообороту.

Экспертный совет при Минкомсвязи предложил использовать для межведомственного документооборота и постоянного хранения электронных документов формат PDF/А, сообщили в Минкомсвязи.

По мнению экспертов, сейчас именно PDF/A - оптимальное решение для перехода с бумажного на электронный документооборот. Наряду с PDF/A они предлагают в межведомственном документообороте использовать XML-файл с реквизитами электронного документа.

Как сообщает министерство, PDF/A был опробован в пилотных проектах на документобороте между аппаратом Правительства РФ, Минэкономразвития, Минкомсвязи, Минюстом, Минфином, Минпромторгом, Минспортом, Минкультуры, Минсельхозом и правительствами Татарстана, Московской и Ростовской областей, Хабаровского и Приморского края.

Минкомсвязи сообщило, что сейчас совместно с ФСО разрабатывает ведомственный приказ с основными техническими требованиями к порядку обмена электронными документами. Требования будут включать формат PDF/A, описание XML-файла с метаданными, использование усиленной квалифицированной подписи «и ряд других». Согласно решению правительственной комиссии, органы государственной власти должны привести свои системы электронного документооборота в соответствие требованиям до 27 апреля 2015 г.

Особенности формата PDF/A, отличающие его от других форматов семейства PDF - это запрет на вставку в документ аудио- и видеоконтента, запрет на шифрование, запрет на вставку кода JavaScript, а также внедрение в документ всех использованных в нем шрифтов, что позволяет воспроизводить документ независимо от ОС, в которой он открывается.

Экспертный совет по документообороту в госорганах - молодой орган, его первое заседание состоялось летом 2013 г. По данным сайта Минкомсвязи, совет заседает под председательством замглавы министерства Олега Пака и состоит из 22 специалистов по электронному документообороту.

Идея использовать формат PDF/A в совокупности с XML в качестве базового формата файла воспроизведения электронных документов при взаимодействии органов государственной власти прозвучала еще на первом заседании совета 15 июля 2013 г.

Ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные офисные системы» и член экспертного совета при Минкомсвязи Наталья Храмцовская замечает, что совет - это совещательный орган, «который сам ничего не определяет и не решает». Его задача - донести до руководства отрасли точку зрения и аргументированную позицию профессионального экспертного сообщества, в то время, как окончательные решения принимает министерство, которое и несет за них ответственность.

В данном случае, как рассказала Наталья Храмцовская, на экспертном совете обсуждался вопрос о том, какой формат из очень узкого списка «кандидатов» подходит для использования в межведомственной системе документооборота: PDF/A или XML.

Сама Храмцовская говорит, что PDF/A – хороший выбор для хранения, особенного длительного, готовых типовых офисных документов. Однако для оперативной коллективной работы над документами удобнее использовать обычные офисные форматы. Кроме того ряд электронных объектов, например, работоспособные электронные таблицы и презентации с динамическими элементами, не может быть адекватно представлен в формате PDF/A.

Храмцовская считает, что принимая решение о PDF/A в качестве типового формата для межведомственного документооборота, нужно ответить на вопросы о ПО, которое будет использоваться для создания файлов в формате PDF/A, а также о том, кто оплатит его покупку.

Второй важный вопрос - будет ли поступающая в госорганы документация проверяться на соответствие спецификациям формата PDF/A, какое ПО будет для этого использоваться, и каковы будут последствия несоответствия (если проверки на такое соответствие не будет, то непонятно, почему речь идет именно о PDF/A, а не о более общем формате PDF, который также открыт и стандартизован в ISO).

Наталья Храмцовская выразила сожаление, что Минкомсвязи не проявило интереса к зарубежному опыту регламентации форматов электронных документов в деятельности государственных органов. Как ей известно, ни одна страна мира не пошла по пути использования одного-единственного формата.

За рубежом, как правило, регуляторы составляют списки рекомендованных, допускаемых и нежелательных форматов, понимая, что ситуация меняется: некоторые старые форматы выходят из употребления, а новые виды электронных документов, требующие использования новых форматов, появляются.

Иван Бегтин, известный активист использования открытых данных в органах власти и глава НКО «Информационная культура», признает, что не слышал о работе экспертного совета по документообороту. Тем не менее, говорит он, подход Минкомсвязи с отдельным XML-файлом не выглядит проработанным.

ZIP или другой контейнер всегда лучше множества разбросанных файлов, говорит он. Форматы OpenDocument, MusicXML, IPA, APK, JAR, как и многие другие, как раз основаны на ZIP-контейнерах, это уже стандарт де-факто. Практику разбивать связанные сущности на файлы, в то время, как их можно упаковать, эксперт назвал «дурацкой».

Одним из общепризнанных недостатков XML можно назвать избыточность его разметки. При небольших объемах значимого контента в XML-файла его основной объем начинает занимать разметка, что приводит к излишней трате как трафика при пересылке файла, так и вычислительного ресурса при его обработке.

Стоит заметить, что в июле 2014 г. стало известно о приостановке на неопределенный срок разработки национальной системы документооборота. Контракт Минкомсвязи с НИИ «Восход» на соответствующие работы был расторгнут, и возможность заключения нового договора пока не рассматривается. Министерство сосредоточилось на подготовке правил обмена электронными документами.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот