Переводим филиал на электронный документооборот

Автор текста: Светлана Мягкова и Ольга Шпилевая, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Опубликовано на: www.klerk.ru

Как перейти на электронный документооборот? Этот вопрос может стать актуальным не только для фирм, но и для филиалов, решившихся на этот шаг. О том, может ли филиал сделать это самостоятельно, а также о применении электронных счетов-фактур рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Светлана Мягкова и Ольга Шпилевая.

Может ли филиал организации самостоятельно перейти на электронный документооборот? Каков порядок составления и выставления счетов-фактур в электронной форме? Что потребуется сделать, если организация примет решение перейти на электронный документооборот?

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

В силу ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Применяемые в настоящее время формы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Постановление N 1137).

На основании абзаца второго п. 1 ст. 169 НК РФ в настоящее время счет-фактура может быть составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Во исполнение п. 9 ст. 169 НК РФ приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н утвержден порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи. Согласно указанному порядку выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС) осуществляются через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Форматы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде утверждены приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@.

Итак, на сегодняшний день существует возможность составления счетов-фактур в электронном виде. Такой документооборот может существовать как параллельно, так и альтернативно бумажному документообороту. Кроме того, налогоплательщики могут не только использовать электронные счета-фактуры в своей деятельности, но и вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж, дополнительные листы книг покупок и продаж в электронном виде, не распечатывая документы на бумаге.

Согласно п. 1.2 Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота, утвержденного приказом Федеральной налоговой службы от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@ (далее - Временное положение), оператор электронного документооборота (далее - ОЭД) - организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи.

В соответствии с п.п. 1.3 и 1.5 Временного положения Сеть доверенных операторов электронного документооборота - добровольное объединение операторов электронного документооборота. Их основными задачами являются:

обеспечение возможности круглосуточного и бесперебойного осуществления юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по ТКС с использованием электронной подписи;
защита от фальсификации электронных счетов-фактур.
Счета-фактуры в электронном виде по ТКС могут быть выставлены и получены через ОЭД при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде.

На сайте ФНС размещен реестр операторов, которые обеспечивают электронный документооборот счетов-фактур между продавцом и покупателем (http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/el_schet/).

Выбрав оператора, нужно оформить и представить ему заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по ТКС. Затем заключить с ОЭД договор или соглашение и получить у него реквизиты доступа для подключения к системе.

По вопросу ведения электронного документооборота в филиале необходимо иметь в виду следующее.

Согласно п. 3 ст. 169 НК РФ обязанность составлять счета-фактуры, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж возложена на налогоплательщиков НДС.

В соответствии с п. 1 ст. 143 НК РФ организации признаются плательщиками НДС. Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ под организациями понимаются юридические лица, образованные в соответствии с законодательством РФ, а также иностранные юридические лица, компании и другие корпоративные образования, обладающие гражданской правоспособностью, созданные на основании законодательства иностранных государств, международные организации, их филиалы и представительства, созданные на территории РФ.

Пунктом 2 ст. 55 ГК РФ установлено, что филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. При этом филиал юридическим лицом не является. Филиал наделяется имуществом создавшим его юридическим лицом и действует на основании утвержденных им положений (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Таким образом, обязанность по уплате НДС возложена только на организации, а их обособленные подразделения (филиалы, представительства) плательщиками НДС не являются. Поэтому если товары реализуются организацией через свое обособленное подразделение, не являющееся юридическим лицом, то счета-фактуры по отгруженным товарам могут выписываться этим подразделением только от имени организации (письма Минфина России от 04.07.2012 N 03-07-14/61, от 13.04.2012 N 03-07-09/35, от 03.04.2012 N 03-07-09/32, от 10.02.2012 N 03-07-09/06).

Напомним, что порядок составления счетов-фактур филиалом (в том числе цифровой индекс для нумерации счетов-фактур), ведения им соответствующих разделов журнала учета, книги покупок и книги продаж, а также порядок документооборота и сроки передачи счетов-фактур должны быть разработаны и утверждены организацией в учетной политике. При этом согласно п. 9 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" учетная политика организации обязательна к применению всеми её филиалами, в том числе выделенными на отдельный баланс (письмо Минфина России от 10.08.2010 N 07-02-06/119).

Согласно ст. 153 ГК РФ сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Соответственно, так как филиал не является юридическим лицом, он не может быть самостоятельным субъектом правоотношений и, соответственно, стороной сделки.

Сделки могут совершаться руководителями филиалов на основании доверенностей, выданных юридическим лицом, при этом права и обязанности по таким сделкам будут возникать у самого юридического лица (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Поэтому в любом случае, даже если сделка будет совершена руководителем филиала (представительства) от имени филиала и без ссылки на то, что договор заключен от имени юридического лица и по его доверенности, суды будут считать такую сделку совершенной от имени юридического лица (п. 20 постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 01.07.1996 N 6/8 "О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации").

Таким образом, филиал не может самостоятельно перейти на электронный документооборот при отсутствии утверждения головной организацией электронного документооборота.

Учитывая изложенное, если организация решит перейти на электронный документооборот, для этого ей потребуется:

внести соответствующие изменения в учетную политику: указать, что документы по конкретным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде;
в договорах с контрагентами предусмотреть условие об обязательном электронном документообороте;
выбрать оператора ОЭД, определиться с условиями работы и заключить с ним соответствующий договор.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот