Про ECM и электронный документооборот. Поговорили на круглом столе в Петербурге

Вчера, 17 октября 2011 года, на площадке технопарка «Технополис» состоялся круглый стол, посвященный электронному документообороту, основными организаторами которого выступили редакция «Инфокоммуникации онлайн» (порталы spbIT.ru и ICT-Online.ru) и компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) – один из лидеров на отечественном рынке СЭД. Специалисты компаний-вендоров и интеграторов, участники петербургского клуба ИТ-директоров (SPb CIO Club) и представители администрации города обсудили основные тенденции отрасли, конкретные продукты, а также практические особенности и риски внедрения СЭД.

Отметим, что круглый стол «Лучшие практики внедрения корпоративных СЭД и систем ЕСМ-класса» состоялся на площадке технопарка «Технополис», где систематически проводятся встречи, направленные на формирование и развитие городской инновационной среды. В первой части заседания представители компаний Microsoft и «Электронные офисные системы» рассказали о возможностях платформы Microsoft SharePoint и сторонних решениях по документообороту на ее основе.

Консультант по технологиям Microsoft Павел Чужмаров обозначил общий подход корпорации к управлению рабочей информацией. Основная цель ECM-систем сводится к упорядочению «хаоса» всех корпоративных данных, отметил спикер и проиллюстрировал доклад примерами повышения эффективности работы организации уже на этапе перехода к структурированному хранилищу данных на SharePoint. Документы в интеллектуальном хранилище на SharePoint можно структурировать по названию отдела, имени клиента, по их статусу, размеру, виду (счет-фактура, отчет, договор) или даже по сумме договора. Благодаря этому, поиск файлов в общем хранилище занимает минимальное количество времени. При этом для всех данных можно устанавливать разные политики хранения, отмечая, сколько должен существовать тот или иной документ. Также система дает возможность оповещать пользователя при любом изменении того или иного файла. На этом же этапе предусмотрены инструменты контроля рабочих процессов, к примеру, контроля стадий согласования документов и многое другое. «Допустим, перед нами стоит задача поиска документов по какому-то ключевому слову, – объясняет г-н Чужмаров. – Если система выдала нам пару тысяч вариантов, в три клика мы можем их сузить до нужного результата за счет их индивидуальных параметров, их мета-данных. Мы можем сузить поиск по типу документа, или по автору, или по последней записи. Поиск в SharePoint очень эффективен и зачастую решает задачи, которые невозможно решить в обычном хранилище данных».

В целом платформа Microsoft SharePoint представляет собой платформу класса ЕСМ, предназначенную для управления корпоративной информацией. SharePoint объединяет в себе возможности портала, системы хранения контента, совместной работы с ним, встроенные средства автоматизации бизнес-процессов, а также мощные средства поиска и бизнес-аналитики. Преимущества этой платформы, по словам менеджера по продуктам компании ЭОС Александра Осипова, заключается в том, что весь ее функционал изначально находится «в коробке» и клиент не должен закупать дополнительные опции для реализации каких-либо сервисов. Удобно также, что систему можно обслуживать и развивать силами штатного ИТ-специалиста, а работать с ней можно в том числе с мобильных устройств. Кстати, платформа является мировым лидером рынка ECM по Gartner на сентябрь 2010 года.

Существует большое количество сторонних решений, расширяющих возможности Microsoft SharePoint. У компании ЭОС разработано специальное решение для реализации задач документооборота на базе SharePoint – EOS for SharePoint. «В типовом решении SharePoint не хватает функционала именно для автоматизации документооборота по требованиям российского рынка. Поэтому мы разработали продукт EOS for Sharepoint, и сейчас это самая популярная СЭД на данной платформе. Она отличается, прежде всего, гибкостью настроек и идеально подходит для территориально распределенных организаций. Система позволяет объединить документопоток, автоматизировать документооборот с разными филиалами и создать единое информационное пространство внутри компании», – объясняет Александр Осипов.

Вторая часть круглого стола была посвящена практикам внедрения систем электронного документооборота на SharePoint, а также особенностям и рискам реализации СЭД в целом. Специалисты компании «Офис-Док» – партнера ЭОС – рассказали о недавних проектах внедрения EOS for SharePoint.

Среди заказчиков на систему EOS for SharePoint у «Офис-Док» – петербургская фармацевтическая компания «Империя-Фарма» и «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания», а также несколько организаций. В первом случае особенностями проекта явилось максимальное использование стандартных возможностей продукта и короткие сроки реализации. Во втором – проект оказался интересен специфичными решениями автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей деятельности клиента.

Начальник отдела компании «Офис-Док» Андрей Крекотун представил обобщающий практический опыт внедрения СЭД. Так, отметил спикер, периодически случаются ситуации, когда запущенная система электронного документооборота не используется в полной мере. Зачастую это сопровождается активным противодействием со стороны отдельных сотрудников организации. Все это происходит в результате того, что различные группы персонала – руководители, сотрудники тех или иных отделов, ИТ-специалисты – имеют свои собственные ожидания от результатов внедрения системы, часто не совпадающие с ожиданиями другой группы. «Таким образом, большинство общих проблем в таких проектах лежат в области столкновений интересов отдельных групп в одной организации», – отмечает Андрей Крекотун.

Иные особенности и даже недостатки проектов электронного документооборота обозначил в своем выступлении начальник управления предпринимательства и поддержки промышленности КэрППиТ администрации Санкт-Петербурга Юрий Шойдин. По словам спикера, основной причиной неудачных внедрений СЭД является некорректное определение потребностей заказчика интегратором. «Я часто сталкиваюсь с аудитом систем электронного документооборота, – объясняет г-н Шойдин. – Первая проблема, которая проявляется практически при любом внедрении, заключается в том, что исполнитель некорректно определяет потребности клиента. Он не выявляет четких целей проекта и требований к проекту, в результате чего занимается решением неверно сформулированных проблем и сталкивается с действительным сопротивлением системы». Также, отмечает спикер, на предварительном этапе проверки инфраструктуры заказчика интегратор не всегда анализирует его готовность к проекту, определяет модели зрелости компании, полностью учитывает организационные и программно-технические особенности. Отметил г-н Шойдин и инструмент MOREQ2, облегчающий организациям выбор нужной СЭД.

Подробнее о MOREQ2 рассказала руководитель направления развития информационных систем ЗАО «ПетрозаводскМаш» Инна Сенчугова. MOREQ2 – это комплекс типовых требований к системам электронного документооборота, впервые переведенный на русский язык силами «Гильдии управляющих документацией» в 2008 году. Сборник содержит 716 требований к управлению электронными документами и разделен на 12 модулей – модуль системы классификации и организации дел, управления доступом и безопасности и проч. Основной его задачей является помощь компаниям, осознавшим необходимость внедрения СЭД, в формулировании всех задач, которые система будет призвана решить, и выборе на этой основе наиболее подходящего продукта. Таким образом, MOREQ2 сегодня является наиболее полным документом, фиксирующим требования к системам документооборота, неким стандартом СЭД.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг, ПО

Ключевые слова: автоматизация бизнес процессов, автоматизация документооборота, автоматизация делопроизводства, ECM