"Металлоинвест” построил единую систему территориально распределённого электронного документооборота

Одна из современных бизнес-тенденций — развитие филиалов территориально распределенных компаний. В России создается все больше объединенных в корпорации и холдинги организаций, взаимодействующих друг с другом как единое целое для достижения общей стратегии развития. Это приводит к увеличению объемов документооборота и соответственно возникает необходимость внедрения автоматизированных технологий, которые позволяют унифицировать бизнес-процессы, уменьшить объем бумажных документов и сократить нагрузку на персонал. О решении этих задач сегодня и в перспективе рассказал на сентябрьском форуме Russian Enetreprise Content Summit (RECS) 2014 Вадим Волков, администратор приложений «1С» компании «Металлоинвест».

«В конце 2012 г. в ходе всестороннего анализа работы всех дочерних предприятий нашего холдинга были выявлены проблемы, связанные с полнотекстовым поиском, хранением документов, контролем исполнительской дисциплины и версий создаваемых документов. Кроме того, действующая регламентация процессов согласования договоров оставляла желать лучшего. В итоге руководством компании была поставлена задача унификации большинства внутренних процессов компании и перехода на единую автоматизированную платформу», — рассказал г-н Волков.

По его словам, в «Металлоинвесте» была создана рабочая группа и обозначены критерии выбора СЭД-решения: технологичность, которая обеспечила бы полную поддержку системы; удобство использования, мобильность и поддержка больших объемов данных, а также невысокая стоимость, известность на рынке, перспективность системы, возможность ее поддержки собственными силами. «Кроме того, в числе основополагающих критериев мы обозначили поддержку системой территориально распределенной работы и стандартов российского делопроизводства», — уточнил он.

Далее, по словам г-на Волкова, встал вопрос о варианте реализации системы: либо внедрять централизованное решение, которое будет располагаться в управляющей компании или на одном из комбинатов, либо строить систему на основе распределенного решения.

Преимущества централизованного решения сводились к общему контролю из одной точки плюс использованию единых стандартов. «Безусловно при таком варианте мы получаем минимизацию затрат на оборудование и поддержку системы, а также удобное администрирование и управление доступом. Но у этого варианта есть свои недостатки. Учитывая, что наше предприятие территориально распределено по всей России в часовых поясах, к недостаткам такого выбора можно отнести большую нагрузку, которая легла бы на плечи обслуживающего персонала. Также существенным недостатком явился бы недостаточно функциональный на тот момент времени канал связи. Кроме того, необходимо было учесть возможность аварийных ситуаций — если центральный сервер не работает, то все предприятие вынуждено простаивать в ожидании устранения неполадок», — рассказал г-н Волков.

Говоря о распределенном решении, он, сославшись на итоги проведенного исследования внутри компании, пояснил: «Было установлено, что 80% документов используются только на самих комбинатах и лишь 20% участвуют в обмене с управляющей компанией. Так что распределенное решение виделось разумным и перспективным вариантом. Кроме того, мы получали возможность минимизировать затраты на каналы связи, локальная обособленная работа исключала простой в случае аварийной ситуации в работе центрального сервера, гарантируя тем самым надежность функционирования. Также в этом случае каждый комбинат получал возможность самостоятельного администрирования системы и использования единого с управляющей компанией стандарта решения».

Среди недостатков использования распределенной системы он отметил более сложное управление распределенными процессами, а также затраты комбинатов на развертывание такой системы, а также на оборудование и его эксплуатацию.

«Рассмотрев все „за“ и „против“, мы поняли — распределенное решение для нас более приемлемо даже с учетом увеличения затрат. В итоге проектной группой было принято решение остановиться на варианте построения такой системы на базе „1С:Документооборот“», — пояснил г-н Волков.

Однако вне зависимости от выбора централизованной либо распределённой системы оставался вопрос — насколько она позволит решить все поставленные задачи, связанные с автоматизацией бизнес-процессов компании. «Поэтому, определившись с решением, мы обозначили временные рамки для предварительной проверки функционала системы, запустив пилотный проект, включив в него прототип распределённой архитектуры и сквозной процесс согласования, — уточнил он. — Вторым важным моментом было построение тиражируемого решения, в котором при настройке определённой конфигурации были бы учтены все функциональные требования предприятий и его последующий запуск на комбинатах холдинга».

Пилотный проект занял 34 дня. «По истечении этого срока мы убедились в работоспособности системы», — отметил г-н Волков. Общая длительность проекта составила 430 рабочих дней.

По словам г-на Волкова на текущий момент полностью автоматизирован документооборот управляющей компании, Лебединского и Михайловского горно-обогатительных комбинатов, комбинаты уже работают в системе, и между ними происходит обмен документами. Все документы, которые появляются в управляющей компании, доступны в электронном формате в системах этих комбинатов. На сегодняшний день автоматизированы все документопотоки. В системе работает до 200 пользователей, и их число будет увеличиваться. «В целом мы довольны решением. Есть, конечно, определенные сложности, но с ними можно бороться», — сообщил г-н Волков.

Кроме того, для руководящего состава компании было создано мобильное приложение под iPad, разработанное на основе типового решения «1С». «Реализована возможность удаленной работы, решены такие задачи, как ознакомление, рассмотрение и согласование документов, оформление резолюции, возможность перенаправления документов другим сотрудникам и т. д. Решение не полностью типовое, мы его немного доработали, дополнив функцией просмотра листа согласования, истории и списка замечаний», — рассказал г-н Волков. Говоря об использовании ЭП, он отметил, что для реализации удаленного доступа достаточно только идентификации пользователя.

Система продолжает расширять свой функционал. По словам г-на Волкова, среди первоочередных планов — автоматизация бухгалтерии: «Мы находимся на этапе рассмотрения решений для бухгалтерии: либо создавать отдельную систему по согласованию первичных документов, либо встраивать этот процесс в текущую систему».

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, ПО