RECS ’2013: переход на ЮЗЭД в условиях межкорпоративного обмена документами

Автор: Ольга Звонарева
24.09.2013
Несмотря на терминологический хаос и отсутствие нормативной базы в области юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭД), организацией его внедрения начинают интересоваться все больше компаний.

Вопросов и “серых пятен” в данной теме достаточно. И не всегда они связаны с правовым регулированием или сложностями технического характера. Разнящаяся трактовка понятий, в том числе связанных с темой ЮЗЭД, непонимание языка, на котором сегодня говорит мир ИТ, может явиться препятствием к внедрению программных решений в организациях, которые хотели бы и могли бы в полной мере приступить к использованию функционала информационных систем, стать участниками межкорпоративного обмена документами. Проблема заключается в том, что у непрофессионалов, соприкоснувшихся с областью электронного управления информацией, а зачастую и у специалистов нет единого понимания значений терминов ИТ-индустрии и, следовательно, понимания их корректного и уместного использования в разных контекстах. Недостаточно знают они специфику работы в области управления документами. Практически нет ресурсов, где можно было бы оперативно найти полную информацию.

Однако стремительное развитие новых технологий не только порождает многочисленные вопросы, но и способствует проявлению интереса представителей различных сфер деятельности к поиску ответов и формированию новых знаний. А обмениваться ими, вести диалог, вовлекая в него профессионалов, позволяют различные открытые мероприятия, ориентированные на широкий круг участников, в том числе и состоявшийся 12 сентября Russian Enterprise Content Summit '2013 (RECS '2013).

В мае прошлого года произошло важное событие: на законодательном уровне было разрешено обмениваться электронными счетами-фактурами. Этот факт вписал важную страницу в развитие электронного документооборота в стране и для многих стал отправной точкой в организации обмена электронными документами на межкорпоративном уровне. Построение такой информационной среды стало актуальным вопросом, которому было уделено внимание в рамках секции о ЮЗЭД на RECS '2013.

Как рассказал Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs, на сегодняшний день порядка 105 тыс. организаций заявили о готовности обмениваться электронными счетами-фактурами. “Это 2% от общего числа компаний, которые регулярно сдают отчетность. Вроде бы немного, но и не мало. Электронные счета-фактуры существуют чуть больше года и, на мой взгляд, 2% — это вполне приличная цифра. Но есть важный момент: многие компании, которые переходят на электронный документооборот, пробуют отправлять документ через веб-клиент или любую другую операторскую систему. Фактически это обычная электронная корреспонденция с добавлением электронной подписи. Но эффективность использования данного ресурса ограничивается сроками передачи документов. Чтобы добиться существенного эффекта, нужно рассматривать возможность интеграции внешнего электронного документооборота с внутренними процессами компании и, прежде всего, использовать те корпоративные системы, которые уже есть”.

Максим Еременко, руководитель направления “Обмен электронными документами” фирмы “1С”, рассказал, что в ряде пилотных проектов и промышленных внедрений, когда была получена обратная связь с бизнесом, стало очевидным, что использование единой учетной системы удобно для компаний и дает большие преимущества при работе с электронными документами, обмене юридически значимыми документами между компаниями.

В целом на сегодняшний день сомнений в необходимости внедрения систем электронного документооборота и управления информацией ни у кого не возникает. Эксперты не устают отмечать их преимущества перед традиционным бумажным аналогом, упоминая при этом сложности, которые решаются посредством СЭД .

“Я бы выделил две проблемы бумажного документооборота: передача и доставка документов в удаленно расположенные филиалы или контрагентам. Здесь имеется в виду не только скорость. Все знают о возможных задержках с доставкой бумажной почты. Но нередко вызывает вопросы и надежность этой доставки: корреспонденция регулярно теряется. И второй важный момент: частая необходимость ввода данных с полученного бумажного документа. По опыту компаний, которые используют учетную систему предприятия, отмечается 30%-ное снижение нагрузки на бухгалтеров и операторов, которые занимаются вводом информации с полученных бумажных документов”, — констатировал г-н Еременко.

По его словам, технология учетной системы позволяет работать в едином пространстве, не переключаясь на иные программные решения, осуществлять при этом быстрый поиск и автоматическое создание документов. Не возникает проблем, связанных с дублированием настроек прав доступа. Кроме того, повышается прозрачность бизнес-процессов за счет интеграции внешнего и внутреннего документооборота.

Говоря о сложностях, с которыми зачастую сталкивается корпоративный сектор — крупные, обладающие конкурентным преимуществом компании, именуемые не иначе как “генератор трафика”, Максим Еременко выделил следующие.

Отсутствие контролирующего лица. “Бич большинства неуспешных ИТ-проектов — это отсутствие бизнес-заказчика, когда никто не подгоняет и не контролирует ход решения задач и проект длится бесконечно. Данный факт фиксируется на каждом втором проекте”.
Неготовность контрагента перейти на межкорпоративный обмен информацией и документами.
Проблема роуминга — построения единого информационного пространства.
“Что касается роуминга, если говорить о нем в масштабах страны, то его, на мой взгляд, сегодня не существует. Всех волнует, что им делать в этих условиях. Есть разные варианты решения вопроса, скажем, некоммерческое партнерство, когда операторы электронного документооборота договариваются между собой, как передавать документы. На текущий момент есть один удачный вариант взаимодействия между операторами. То есть сами игроки рынка осуществляют роуминг и его развивают. Есть другие возможности, когда, например, представители корпоративной системы решают эту задачу за оператора”, — рассказал Иван Агапов.

Но в любом случае переход на межкорпоративный документооборот без подключения к нему контрагентов, по мнению г-на Агапова, невозможен. “Без них это не имеет смысла. Крупные компании могут влиять на своих контрагентов и должны мотивировать их. Например, наглядно показывая экономическую выгоду. Мотивация зависит и от заказчика, и от оператора электронного документооборота. И здесь важно действовать, объединяя усилия. Оператор часто берет на себя задачу подключения ваших контрагентов, он в этом прямо заинтересован. Задача компании заключается в том, чтобы предложить ту мотивацию, которая должна сработать”.

Неполное представление о точках затрат также является распространенной практикой. “Если компания не понимает, где она теряет деньги при ведении бумажного документооборота, то и быстро внедрить электронный документооборот сложно из-за слабой экономической мотивации”, — полагает Максим Еременко.

Проблему представляют также сложности интеграции. По словам г-на Ерёменко, дело в том, что информационные системы у большинства крупных компаний достаточно кастомизированы, и в этом тоже есть свои сложности: “Реинжиниринг осуществляется по принципу “работает — не трогай”. То есть далеко не всегда компании готовы к значительным изменениям бизнес-процессов, что может потребоваться при переходе на юридически значимый электронный документооборот”.

Распространенной проблемой являются задержки первичных документов от поставщиков, контрагентов. В данном случае сложность заключается в том, что электронный документ невозможно выставить задним числом.

Немало вопросов вызывает организация хранения электронных документов. И ключевой из них — обеспечение юридической силы. “Здесь много открытых вопросов. Однако уже сегодня многие из них решены теми же операторами. Хранение можно организовать локально или в облаке. Обычно облачный сервис больше подходит для малых компаний, вариант локального хранения — для крупных организаций”, — считает Иван Агапов.

“Подытоживая сказанное, хочу обозначить некоторую статистику. По огромному количеству проектов, которые мы либо вели сами, либо курировали, на принятие решения о начале пилотного проекта зачастую уходит до полугода, а иногда и до года. Сейчас мы отмечаем всплеск внедрений, а компании, которые год назад консультировались у нас, получали всю необходимую информацию, только сейчас подходят к пониманию, что подобные программные решения надо внедрять”, — прокомментировал Максим Еременко.

Опыт внедрений, который предполагал обмен ЮЗЭД, по его словам, показывает, что и пользователи, и операторы электронного документооборота отмечают дополнительные преимущества: лучшую управляемость, предсказуемость процесса.

“Во-первых, внедрение некого функционала в учетную или управленческую систему — это типовой бизнес-процесс для интеграторов, они знают, как доработать вашу учетную систему. Во-вторых, интеграция более комфортна для ИТ-служб компаний, поскольку не возникает так называемого “зоопарка решений”, нет необходимости нанимать других специалистов. И, в-третьих, интеграция способствует более быстрому принятию решений на уровне руководства, потому что включение нового функционала в имеющуюся систему обосновать значительно проще, нежели внедрение новой, дополнительной системы. Все эти проблемы и преимущества, о которых я рассказал, относятся не только к вам как потенциальным участникам юридически значимого электронного документооборота, но и к вашим контрагентам”, — резюмировал г-н Еременко.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот