RECS`2015: Проблемы юридически значимого документооборота

Одной из центральных тем на конференции Russian Enterprise Content Summit ‘2015 (RECS), проведенной 9 сентября в Москве еженедельником PC Week/RE, было обсуждение проблем юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО). Действительно, электронный документооборот (ЭДО) в нашу жизнь постепенно внедряется, но не такими быстрыми темпами, как хотелось бы. Что препятствует развитию ЭДО в России?

Организаторам конференции удалось выполнить сложную задачу: собрать вместе представителей операторов ЭДО — лидеров этого рынка (Сбербанка, «КОРУС Консалтинга», СКБ «Контур», «Такскома»), чтобы задать им интересующие всех вопросы.

Взгляд «1С»

Вводный доклад сделал руководитель проектов обмена электронными документами фирмы «1С» Артем Танан. Он рассказал о методических, технических и организационных проблемах ЮЗДО и о том, как они решаются. Докладчик отметил важность принятия ФЗ-382, который снял многие барьеры, препятствующие переходу компаний на ЮЗДО. Уже решенными он считает методические проблемы счета-фактуры на «стыке периодов», количества знаков после запятой и размерности адресных полей.

«Есть вопросы, которые всё ещё решаются. Мы до сих пор ждем электронный формат универсального передаточного документа и документа, корректирующего его, а также новые форматы актов и накладных, которые позволят перевести гораздо больший спектр бумажных документов в электронный вид», — отметил Артем Танан.

Введение новых форматов позволит решить вопросы применения ЭДО в бюджетных организациях, от которых сейчас требуют бумажные документы и их сканы. Отсутствие электронных форматов универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД), по мнению докладчика, — вот основная причина, препятствующая переходу Казначейства на ЮЗДО.

До сих пор нет четкого разъяснения, как быть, если акты и товарные накладные ТОРГ-12 по оказанным услугам невозможно выставить в том же периоде, когда услуга была оказана. Эта проблема «стыка периодов» типична для телекома и сбытовых компаний, когда биллинг производится по результатам месяца и выставить документы в том же месяце невозможно просто технически. Эту проблему надо решать, в том числе путём обсуждения в рабочих группах.

Основной технической проблемой Артем Танан считает отсутствие на предприятиях интеграции ЭДО с учетной системой. Что, конечно, не касается учетной системы «1С», которая не только интегрирована с системой «Такском», но и имеет шлюзы в системы остальных ведущих операторов рынка ЭДО, что можно считать одним из вариантов решения проблемы роуминга документов.

Другая техническая проблема — необходимость передачи дополнительной информации контрагентам, в том числе номера договора, ссылки на документ «основание», наименование номенклатуры, артикула.

Вендорам нужно договориться о типовых сценариях использования дополнительных полей при передаче электронных документов, считает Артем Танан.

Важной организационной проблемой является вовлечение клиентов в ЭДО. По данным докладчика, большинство пользователей практически не применяют ЮЗДО. Для их вовлечения нужно демонстрировать его преимущества, обучать пользователей, упростить процесс подключения и улучшить сопровождение. Большое значение имеют также вопросы разработки регламентов работы с электронными документами и их хранения. Другая организационная проблема, которая касается клиентов, использующих ЭДО, — выстраивание процессов работы одновременно с электронными и бумажными документами.

Что предлагают ведущие операторы ЭДО

Руководитель проектов управления развития удаленных каналов обслуживания Сбербанка России Сергей Машурин и генеральный директор «КОРУС Консалтинга» Илья Рубцов рассказали о межкорпоративном сервисе E-invoicing, который включает в себя обмен юридически значимыми документами с контрагентами и сдачу обязательной отчетности в госорганы в электронном виде.

Через систему E-invoicing можно отправлять структурированные документы (файлы xml по формату ФНС):

• счет-фактуру;

• корректировочную счет-фактуру;

• счет на оплату;

• товарную накладную (ТОРГ-12);

• акт сдачи-приемки оказанных услуг...

и неструктурированные, такие как:

• накладная на передачу товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на комиссию;

• акт передачи ТМЦ на хранение (МХ1), возврата хранения (МХ3), приемки (ТОРГ-1);

• договор, отчет, акт сверки, прайс-лист и другие документы различных форматов (excel, word, xml и пр.).

Операторы ЭДО не очень любят рассказывать о количестве клиентов своих систем. Тем интереснее были цифры, приведенные представителем Сбербанка: половина из существующих в настоящее время в стране 3,5 млн. юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ИП) являются клиентами Сбербанка, и 95% из них используют его системы дистанционного банковского обслуживания. Причем 95% клиентов — средний и малый бизнес.

Особый интерес у собравшихся вызвал вопрос роуминга. Сергей Машурин отметил, что в Сбербанке готовы к сотрудничеству в этой области, уже имеют роуминг с рядом операторов, в том числе с «СКБ Контур», и тестируют роуминг с другими ведущими операторами ЭДО, такими как «Тензор» и «Такском».

Руководитель группы «СКБ Контур» Андрей Гладких в своем докладе «Повышение эффективности бизнес-процессов компании за счет электронного документооборота» рассказал о показателях своей системы «Диадок», в которой уже зарегистрировано 850 тыс. компаний, и это не считая тестовые и пилотные ящики в сервисе.

За период с 01.08.2010 по 31.12.2014 через «Диадок» было передано 37,7 млн. электронных документов, из них 22 616 905 — в 2014-м. При этом 45% переданных в прошлом году документов приходится на счета-фактуры, 37% — на ТОРГ-12 и 4% на акты. По прогнозам компании, к концу 2015 г. системой будет передано более 35,5 млн. документов. В «Диадоке» есть интеграция с системами «1С», SAP, Oracle, Docsvision, Directum, MS Sharepoint, «Парус», ЭЛАР, EnSol. А кроме того, функционал «Диадока» можно с помощью API встроить в любую информационную систему.

Иван Пальчиков, руководитель департамента по работе с ключевыми и корпоративными клиентами компании «Такском», рассказал об особенностях проектной работы по организации и внедрению электронного документооборота в практике российских компаний. Он отметил высокую степень интеграции своего продукта с системой «1С». Модуль «1С-Такском» встроен во все продукты «1С» начиная с версии 8. Также докладчик рассказал о коннекторе SAP-Taxcom, об интеграции с системой через API и об интеграционных решениях партнеров — TerraLink xDE для SAP ERP и LegalDoc для Oracle e-Business Suite.

Подводя итоги, Иван Пальчиков сообщил, что электронный документооборот позволяет:

• за чашкой кофе подписать и отправить контрагентам тысячу первичных документов;

• в пять раз увеличить скорость предоставления документов в органы ФНС по истребованиям;

• снизить расходы на бумагу, почтовые и транспортные услуги, содержание бумажных архивов;

• увеличить в два раза эффективность работы сотрудников с первичными бухгалтерскими документами;

• исключить «ручные» ошибки в декларации по НДС.

Взгляд пользователей

В целом доклады ведущих операторов ЭДО внушали оптимизм. Но интересен был взгляд и «с другой стороны прилавка», мнение пользователей их систем. Народ в зале задавал много вопросов. Например, как операторы проверяют полномочия клиентов. У них нет сервиса по управлению доверенностями и проверки полномочий. Любой клиент с любой электронной подписью (ЭП) отправляет любые документы.

Наиболее типичный ответ операторов таков: «Мы — только транспорт. Нужны другие сервисы — платите деньги, и мы рассмотрим возможность их появления».

Другой вопрос: почему операторы не проверяют соответствие ЭП содержимому документа?

Ответ: проверка содержимого документа оператором может не понравиться клиенту и противоречит использованию агентской схемы, когда агент своей ЭП подписывает документы другой организации.

Позиция понятная. Никто же не требует от Почты России, чтобы она читала содержимое писем и проверяла их отправителя.

Иван Бородулин, главный специалист дирекции ЕВРАЗа по информационным системам, выступил представителем всех пользователей и рассказал об опыте внедрения и применения систем электронного обмена юридически значимыми документами на своём предприятии.

ЕВРАЗ — глобальная металлургическая и горнодобывающая компания, объединяющая около 100 тыс. сотрудников по всему миру. Сейчас здесь используют системы двух операторов — «Такском» и «Диадок» — и думают о дополнительном подключении других операторов ЭДО.

Компания очень большая, и сложности при внедрении ЮЗДО возникали. Были, например, проблемы с комиссионными схемами. Операторам пришлось делать доработки. Большой проблемой было начисление НДС за товары, поставляемые в конце месяца.

«Бизнес связан с доставкой грузов, в том числе по РЖД. И грузы могут идти долго. Как результат — их фактурируют в следующем месяце, и документы попадают в другой налоговый период. С переходом на ЭП в компании разово зависал приличный НДС. Юристы и налоговики некоторое время активно совещались, и в конечном итоге нам дали зеленый свет», — рассказал Иван Бородулин.

Важной докладчик считает возможность «пакетной отправки». Хочется видеть связку счет-фактуры и накладной. А не просто очередь входящих и исходящих документов. И это вопрос к операторам ЭДО.

К самым большим проблемам ЮЗДО наряду с налоговыми он относит юридические. Законодательство все время меняется. И даже если меняется оно в лучшую сторону — необходимы доработки систем, а это, учитывая размеры организации, приводит к большим проблемам. Приходится закладывать эти риски в сопровождение системы.

Далее. В законе написано одно, приходишь к оператору — он говорит другое. А самая большая проблема — позиция юристов компании. ЕВРАЗ обменивается электронными документами внутри своей огромной сети и со своими контрагентами, а вот с самим оператором ЭДО, в приведенном примере с «Такскомом», обмен идет в бумажном виде. Юристы ЕВРАЗа считают электронный документооборот в этом случае слишком рискованным. Недостаточно судебной практики, и непонятно, смогут ли они выиграть дело в суде в случае претензий.

Вопросы юридического характера

Юридические аспекты осветил Виктор Рассохин, управляющий партнер (ЮК «Частное право»), который рассказал о практике рассмотрения электронных документов в суде и привел конкретные примеры судебных решений. С некоторыми из них можно ознакомиться в статье «Электронный документооборот. Что нас ждет в суде?».

Если говорить кратко — суд принимает любые электронные документы, но рассматривает их в совокупности с остальными материалами дела. Грамотное использование ЭП практически гарантирует победу.

Выступление вызвало бурную дискуссию. Многие хотели получить разъяснения, как действовать в той или иной ситуации. Например, когда госорган принимает судебные документы только через сайт, а сайт фактически не работает и ничего отправить не получается. Ответ докладчика — послать документы в бумажном виде заказным письмом.

Были и более сложные ситуации. Компания проиграла судебный процесс. Да, документы ответчика были подписаны ЭП руководителя, но на суде он заявил, что документ не подписывал и не посылал, а просто случайно оставил флешку со своей подписью на столе, и ею воспользовалось неизвестное лицо. И суд принял это объяснение!

Юрист посоветовал обратиться в суд более высокой инстанции. И посетовал на низкую грамотность судей в вопросах, связанных с ЮЗДО. Это действительно проблема. Можно решить организационные, технические, методические вопросы. И они решаются. Но что делать с судами? И становится понятной позиция юристов многих компаний, которые настороженно относятся к использованию ЮЗДО и не желают рисковать, пока не будет наработана соответствующая судебная практика.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот