Российский рынок СЭД/ECM: история, современность, перспективы
Вся история современного этапа использования ИТ в России непосредственно связана в тематикой СЭД/ECM (системы электронного документооборота и управления корпоративным контентом). Более того, именно с этого ИТ-направления, хотя термины СЭД/ECM появились существенно позднее, начинался этот современный этап. Это было почти тридцать лет назад, в 1987–1988 гг., когда в СССР стали доступны персональные компьютеры IBM XP/AT, которые позволили вывести ЭВМ за пределы вычислительных центров и начать реальное продвижение ИТ в широкие массы конечных пользователей. Наверное, не будет преувеличением сказать, что не менее половины тех ПК использовалось для автоматизации подготовки документов с помощью текстовых редакторов. Это произвело настоящую революцию в области документотворчества, повысив эффективность этих важных и весьма трудоемких процессов в десятки раз! Стоит сказать, что в общей деятельности НИИ и государственных органов на долю этих процессов во времена до ПК приходилось от 20 до 50%.
Именно тогда, с конца 1980-х, начал формироваться электронный контент. Кстати, стоит обратить внимание в современном контексте обсуждения проблем долгосрочного хранения документов: никто тогда задачами хранения электронных документов специально не занимался, тем не менее архивы той поры и сегодня, спустя почти три десятка лет, вполне успешно хранятся в организациях и у частных лиц.
В начале 1990-х сфера применения ПК быстро расширялась, основным направлением стали системы для решения разного рода учетных задач, использование текстовых редакторов было уже почти само собой разумеющимся, некоторой фоновой темой, не требующей специальных усилий со стороны ИТ-специалистов. Однако к середине того десятилетия возник новый класс задач — управление бумажными документами, объем которых стремительно рос во многом именно из-за успехов в автоматизации их производства с помощью ПК. Возник реальный спрос на системы, которые сегодня мы называем СЭД/ECM. На этом месте воспоминаний об истоках СЭД/ECM мы передаем слово представителям российских компаний-разработчиков, которых мы попросили поделиться своим пониманием пройденного пути и видением будущего этого ИТ-направления.
Развитие направления СЭД/ECM — этапы пройденного пути
Начальник отдела развития ЕСМ-решений корпорации ЭЛАР Дмитрий Шмайлов считает, что истоки современных СЭД лежат еще в советских временах: «Первые системы такого класса появились еще в конце 1980-х, что было связано с необходимостью автоматизации делопроизводства для высших органов КПСС (Секретариата и Политбюро). Создаваемые же в начале 1990-х системы по сути оставались учетными, они хранили атрибутную часть — номер, тип документа, при том что сам термин „СЭД“ появился не так давно, в начале 2000-х. Сегодня отечественные СЭД кардинально изменились: их функции расширились от простого переноса в электронную форму регистрационных журналов до согласования документов в электронном виде, использования ЭП, коллективной работы над документами, контроля исполнения поручений, работы в масштабах крупных холдингов». По его словам, дальнейшее расширение возможностей стало очередным этапом к переходу от классических задач канцелярии к автоматизации договорной, тендерной, инжиниринговой, кадровой деятельности и процессам интеграции с различными системами в рамках компаний, а около пяти лет назад начался поворот в сторону перехода к безбумажным технологиям.
По мнению председателя совета директоров группы компаний «АйТи» Тагира Яппарова, понятие СЭД появилось в нашей стране в начале 1990-х и своим происхождением этот класс решений обязан началу внедрения корпоративных электронных почтовых систем, он вырос из первых заказных проектов по автоматизации исключительно канцелярских задач. Оглядываясь назад, он выделил такие ключевые этапы развития рынка СЭД/ЕСМ в России:
· 1992–1996 гг. Начало формирования рынка. Формулировка задач, стоящих перед предприятиями в области электронного документооборота, активное развитие частных решений не только с функциональностью СЭД, но и в целом предназначенных для работы с электронными документами: системы распознавания сканированных текстов, первые решения для электронных архивов, текстовые поисковые системы и пр.;
· 1997–2007 гг. Период канцелярско-управленческих СЭД. Российский рынок СЭД вырос из сугубо канцелярских задач: регистрация и хранение документов, рецензирование, отправка их по маршруту и т. п. Во второй половине 1990-х на рынке появились первые тиражные системы, реализующие такой достаточно несложный функционал. Их основными заказчиками выступали делопроизводители. Однако вскоре возникла потребность подключения к сугубо канцелярским также и управленческих задач: контроль исполнения приказов и поручений, хозяйственно-административных функций и даже учетных HR-задач. К середине 2000-х российские СЭД превратились в достаточно зрелые системы управления с развитым функционалом и аналитикой, однако этот функционал практически не выходил за рамки требований «автоматизации деятельности бюрократии» и не затрагивал других ключевых процессов организаций;
· 2007–2013 гг. Период «от СЭД к ЕСМ». С документами работает не только бюрократия. Деятельность любой организации базируется на многочисленных документоориентированных бизнес-процессах. Финансовый документооборот, управление заявками на кредиты, работа с претензиями, проектирование и эксплуатация инженерных систем — все эти сквозные процессы невозможны без коллективной работы сотрудников с разными документами: счетами-фактурами, заявками, чертежами и планами и т. п. Переход на работу с электронными документами позволяет существенно повысить эффективность и качество процессов, а также снизить затраты на их выполнение. ЕСМ-системы получают все большее распространение в области финансового и технического документооборота и архивного хранения, что позволило организациям решить задачи по централизации различных функций, повышению качества обслуживания клиентов и контрагентов, снижению затрат и др.;
· С 2013 г. На пути к цифровому предприятию. Принятые в последние годы законы и подзаконные акты практически уравняли в правах бумажный и электронный документы, что открыло дорогу к созданию процессов, полностью ориентированных на цифру как внутри предприятия, так и при взаимодействии с внешними контрагентами и органами государственного управления. Развиваются интеллектуальные системы текстовой аналитики, решения для мобильных сотрудников. В целом можно говорить о том, что ЕСМ-системы, используя быстро развивающий функционал для «цифрового предприятия», позволят в ближайшие годы существенно изменить многие традиционные процессы управления и производства.
Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев согласен с тем, что рынок СЭД/ECM-систем в России начал формироваться в середине 1990-х, отмечая при этом, что данное ИТ-направление и наш еженедельник PC Week/RE — ровесники. Он вспоминает, что всё тогда началось с трех типов внедрений — отечественных заказных разработок для автоматизации делопроизводства (из которых впоследствии выросли такие продукты, как «Дело», «Ландокс» и пр.), разработок на базе Lotus Notes и штучных внедрений западных DMS-систем (Document Management System). Владимир Андреев считает, что все основные лидеры рынка были созданы в конце 1990-х — начале 2000-х. За прошедшие 20 лет состав как продуктов и решений, так и компаний, которые их продвигают, существенно изменился, хотя некоторые «долгожители» (и продукты, и компании) до сих пор представлены на рынке. В первое десятилетие этого периода рынок активно рос и развивался, формировались продуктовые бренды, появились первые отечественные платформы, решающие не только задачи автоматизации делопроизводства, но и комплексной автоматизации процессов документооборота. Второе десятилетие характеризуется повышением зрелости рынка, конвергенцией систем классов СЭД — ECM — BPM и формированием единого рынка систем автоматизации процессов обработки документов, на котором активно конкурируют как отечественные, так и западные системы.
Исполнительный директор DIRECTUM Константин Истомин также считает точкой отсчета 1995 г., когда появились первые тиражные системы, ориентированные на делопроизводство («Евфрат» и «Дело»). При этом он подчеркивает, что российские СЭД изначально развивались во многом по своему собственному пути, отличному от западного, что обуславливалось российской традицией вертикального документооборота, при которой документ, перед тем как попасть к исполнителю, должен пройти через руководство. Основными задачами автоматизации были регистрация и контроль исполнения документов, подготовка отчетов. Работа в таких системах строилась на регистрационных карточках. Говорить об управлении контентом предприятия тогда было рано.
В качестве следующего этапа он называет 1997–2000 гг., когда на российском рынке появились электронные архивы документов (в частности, система DOCS Open), но особого развития в России это направление тогда не получило опять же ввиду специфических российских традиций в этой сфере. Примерно в тот же период появились первые workflow-системы, которые были направлены сугубо на автоматизацию взаимодействия и работали в отрыве от процессов управления документами. В качестве примеров Константин Истомин называет российскую систему OPTIMA WorkFlow и западную Staffware.
2002–2003 гг. — начало распространения комплексных систем, сочетавших механизмы workflow и возможности организации электронных архивов документов, это уже были полноценные системы электронного документооборота, позволявшие работать в том числе и с содержанием документов. Технологической вехой тогда, по мнению Константина Истомина, стало создание отечественных платформ разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и Oracle. Появился ряд новых комплексных российских систем, началось активное продвижение в России западной системы Documentum, отдельной веткой активно развивались отечественные системы на базе Lotus Notes. Изменение рынка было видно по характеру тематических мероприятий: если раньше посетители больше интересовались аппаратными средствами (принтеры, сканеры), то теперь фокус их внимания переместился на программные решения.
Годом становления современных ECM-систем, объединивших функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием, Константин Истомин называет 2006-й, когда в выходящих версиях российских комплексных систем нашли отражение новые концепции ECM, начали активно разрабатываться различные приложения, призванные решать самые разные задачи компаний на основе одной ECM-платформы. По его мнению, современный этап развития этого рынка ведет отсчет с 2011 г., он характеризуется (что типично для ИТ в целом) тенденцией ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Появились мобильные решения, которые стали за последние годы необходимым условием существования современных ECM-систем. Развиваются облачные продукты, рынок сигнализирует о готовности клиентов к SaaS-решениям и в области документооборота. Хотя здесь Россия отстает от западных рынков, по мнению Константина Истомина, на два-три года.
О чем говорит опыт пережитых кризисов
Российский ИТ-рынок, следуя за общеэкономической ситуацией, переживает затяжной спад. В этой ситуации полезно понять, какой опыт можно извлечь из подобных катаклизмов прошлых лет.
По мнению председателя совета директоров компании ЭОС Владимира Баласаняна, к моменту кризиса 1998 г. рынок СЭД/ECM еще не сложилcя, к тому времени лишь немногие организации осознали потребность в такого рода системах и потому именно финансирование направления СЭД подверглось резкому сокращению. «Когда грянул кризис и собственные средства нашей компании „зависли“ в обанкротившемся банке, выяснилось, что у нас всего пара платежеспособных заказчиков. Пришлось оставить в офисе только тех, кто был непосредственно вовлечен в разработку, а платить им по мере поступления оплаты от заказчиков», — вспоминает он.
А вот через десять лет все было уже совсем иначе, СЭД к тому времени стали критическим элементом информационной инфраструктуры крупных организаций, и сокращение бюджетов в минимальной степени коснулось затрат на их сопровождение и развитие. «Фактически кризис 2008 г. обошел нас стороной, — отметил Владимир Баласанян. — Мы к нему готовились, сокращали издержки, а в результате заработали больше, нежели в предыдущем году (конечно, в рублях). При этом важную роль сыграло то, что мы являемся отечественным разработчиком — наши цены и затраты в минимальной степени зависят от валютного курса. Пока влияние нынешнего кризиса напоминает, скорее, ситуацию 2008 г., хотя окончательные итоги можно будет подводить только в конце финансового года».
С такой трактовкой истории прошлых кризисов согласен Константин Истомин: «В 1998 г. российского СЭД/ECM-рынка как такового еще не существовало (он был весьма мал). В 2008-м же наблюдался активный рост сегмента СЭД/ЕСМ, большой интерес заказчиков, поэтому при общем экономическом спаде ИТ-отрасли этот сегмент пострадал меньше всего. Снизился объем продаж, однако серьезных потрясений не было, восстановление заняло около года». Он подчеркивает, что основной характеристикой любого отечественного кризиса является отказ пользователей от западных систем: сказывается падение рубля со всеми его последствиями.
«Предыдущие кризисы наша отрасль прошла достаточно гладко, — также считает Владимир Андреев. — Произошла фильтрация, некоторые слабые игроки ушли с рынка, но в целом для нашей отрасли кризисы прошли относительно безболезненно». СЭД/ECM стали уже намного более востребованными, сыграло свою позитивную роль и то, что на рынке появилось много систем в разных ценовых категориях, которые позволили удовлетворить данный спрос по адекватной цене в условиях ослабления рубля, отметил он. Но как раз в 2008–2009 гг. заказчики стали уделять внимание оптимизации корпоративных процессов, и эта задача сегодня является наиболее актуальной.
Экономический кризис характеризуется неизбежным спадом спроса, связанным с сокращением бюджетов. Однако такие урезания" касаются направления СЭД в минимальной степени, что свидетельствует о его важности для заказчиков, уверен Дмитрий Шмайлов: «Задачи остаются, количество и типы документов не уменьшаются, а подчас даже увеличиваются. Несмотря на обстоятельства, потребность избавиться от бумажных массивов, содержащих необходимую информацию об основной деятельности, приводит к постоянному развитию функционала данных систем».
Сегодня и завтра
В предыдущие кризисные годы основной фокус был направлен на автоматизацию «бюрократии», повышение исполнительской дисциплины. Соответственно предприятия, столкнувшись с трудностями, могли легко отказаться от планов по внедрению таких решений или заморозить/ограничить уже идущие проекты, напоминает Тагир Яппаров. Но сейчас ЕСМ-системы, уверен он, затрагивают главные аспекты деятельности предприятий: управление финансами, работу с клиентами и контрагентами, управление НИОКР и производством. Поэтому они внедряются уже не для трудно вычислимого повышения исполнительской дисциплины, а для автоматизации весьма конкретных и зачастую ключевых для предприятия задач, которые нельзя отложить на потом. «По итогам 2014 г. и первой половины 2015-го наши заказчики, понимая критичность перехода на цифровые процессы, не предпринимали действий по остановке ЕСМ-проектов, — делится своими наблюдениями наш эксперт. — Напротив, переход на цифру позволяет эффективно провести централизацию требуемых функций, снизить трудозатраты, повысить эффективность, гибко перенастраивать процессы в ответ на изменение ситуации на рынке. И хотя ситуация на ИТ-рынке в целом непростая, я вижу достаточно светлые перспективы для рынка современных ЕСМ-систем. Тем более что здесь работает импортозамещение: мы, например, в последние годы успешно вывели на рынок несколько полнофункциональных ЕСМ-систем на платформах свободного ПО».
Сегодняшняя ситуация по сравнению с предыдущими кризисными годами осложнена политическими условиями, считает Дмитрий Шмайлов. При этом он уверен, что развитие рынка будет продолжаться, в том числе потому, что усложняется контент (VoIP, мультимедиа, сервисы мгновенных сообщений), требующий в ближайшей перспективе развитых инструментов «интеллектуализации» ECM, таких как автоматическая классификация документов и данных, кластеризация, контент-анализ, расширенный поиск и т. п. «Но, учитывая сложившуюся экономическую и политическую ситуацию, темпы развития будут менее интенсивными, чем в предыдущие годы, — считает он. — Все зависит от того, насколько значительными будут инвестиции со стороны государства и отечественных компаний-разработчиков».
К настоящему времени российский рынок СЭД/ECM вышел на тот уровень зрелости, когда можно ожидать начало его консолидации, уже сейчас видны признаки этих процессов. Отмечая этот важный момент, Владимир Андреев говорит о том, что первичный спрос на СЭД/ECM-платформы в большинстве организаций удовлетворен, на рынке стабилизировалась группа производителей и интеграторов, произошло разделение систем по типам заказчиков и размерам проектов. Хотя в целом рынок не так быстро растет, как в предыдущие годы, но в последнее время параллельно с насыщением базовых потребностей формируются и новые задачи для систем документооборота. При этом он обращает внимание на существующие сегодня отраслевые тренды:
· укрупнение проектов, создание единых СЭД крупных холдингов, муниципальных структур, создание распределенных решений и проникновение процессов СЭД по всей вертикали организаций — от топ-менеджеров до рядовых исполнителей;
· появление нового класса задач СЭД, связанных с ситуативным управлением, автоматизация кейсов и задач процессного управления;
· переход на безбумажный кросс-организационный документооборот;
· автоматизация различных типовых отраслевых и горизонтальных задач на базе СЭД, например автоматизация документооборота юридических служб, закупочной деятельности, инвестиционных проектов и пр.
В целом же он делает вывод о том, что новые задачи, несмотря на определенное насыщение рынка, позволяют российским разработчикам СЭД/ECM с уверенностью смотреть в будущее и надеяться, что и текущий кризис не повлияет на отрасль критически.
Константин Истомин считает, что хотя сегодняшняя ситуация внешне похожа на кризис 2008 г. обычными кризисными проявлениями (общий спад деловой активности, снижение динамики продаж и пр.), по сути она заметно отличается от 2008 г.: «Во-первых, текущий кризис видится затяжным, так как фундаментальные причины для России — цены на нефть и санкции — быстро вряд ли изменятся, на восстановление потребуется два-три года. Во-вторых, сегодня ECM-рынок достиг своей зрелости: заказчики знают, что им нужно от систем, к решениям выдвигаются достаточно четкие требования. Изменился в целом подход к вопросу автоматизации: эффективность стала осязаемым показателем. И если заказчик видит в цифрах выгоду от внедрения ECM-системы, он принимает вполне осознанное, взвешенное решение».
Как и ранее, реальная потребность в автоматизации есть у крупных компаний, которым эффект масштаба позволяет лучше оценить выгоду от внедрения ECM-решений, считает Константин Истомин. При этом основными стимуляторами рынка выступают представители нефтегазовой отрасли, оборонной промышленности и государственных корпораций, а также экспортоориентированные предприятия. Поддержку оказывает и активная позиция государства в отношении ИТ-сектора: были значительно снижены барьеры использования электронных документов, тренд на импортозамещение на фоне роста курса доллара и западных санкций увеличивает шансы отечественных разработчиков.
В перспективе эксперт ожидает дальнейшего роста объемов рынка СЭД/ECM более быстрыми темпами, чем ИТ-рынка в целом, при этом темпы роста в кризисный период будут зависеть от состояния экономики. Главным образом, тенденция роста сохранится на крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более легким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгодно выглядят облачные технологии. В то же время Константин Истомин ожидает значительного спада спроса в органах государственной власти из-за сильного сокращения бюджетов. Рынок же межкорпоративного документооборота, стоящий немного в стороне от ECM, но имеющий к нему отношение, сейчас находится в начальной фазе своего развития, ожидается его резкий рост, что создает новые возможности.
Владимир Баласанян, стоявший у истоков использования ИТ для задач управления документами в нашей стране, обращает внимание на сугубо методологический аспект развития данного направления: «В середине 1990-х была изобретена метафора СЭД как некоего клона ЕСМ-системы, адаптированного под реалии советского/российского бумажного делопроизводства, сложившегося окончательно во второй половине прошлого века. Похоже, сегодня эта метафора себя исчерпала. Ведущие разработчики, по сути, уже давно реализовали сформулированный в прошлом веке функционал и сейчас преимущественно заняты технической модернизацией своих систем с учетом современных ИТ. А вот сам предмет автоматизации никакой модернизации не претерпел. Речь идет даже не о возможности совершенствования традиционных принципов делопроизводства, а о хотя бы пересмотре технологических стереотипов работы в условиях использования электронных документов и сетевых технологий коллективной работы».
При этом он уверен, что у рынка огромный потенциал развития. В качестве примера он говорит об известном проекте так называемого межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Уже не первый год Минкомсвязи пытается согласовать новый регламент почтового обмена электронными документами (а не электронными сканами, как это делается сейчас) между федеральными ведомствами. Однако в рамках этого регламента межведомственное взаимодействие по-прежнему сводится к... автоматизации приемки/отправки почты.
«А ведь существует такой нормативный акт — Регламент Правительства Российской Федерации, в котором описаны процессы взаимодействия федеральных органов исполнительной власти. И прием/отправка документов является лишь вспомогательным технологическим элементом такого взаимодействия, — напоминает эксперт. — Я уже не говорю о том, что сама физическая пересылка электронных документов абонентам, работающим в единой сетевой среде, выглядит архаично. Другим ключевым фактором развития рынка был бы самый широкий переход к созданию и работе с электронными подлинниками документов. Однако и здесь уже несколько лет не видно существенного продвижения, что связано с отсутствием нормативных и технических решений государства по архивному хранению электронных подлинников...»
Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция